ต้องออกแบบฟอร์ม 1099 ให้ LLC หรือไม่? อธิบายกฎของ IRS

หากคุณจ่ายเงินให้ LLC สำหรับงานที่ทำ คำตอบสั้น ๆ คือ: บางครั้งต้องออก บางครั้งไม่ต้อง

LLC เป็นโครงสร้างทางกฎหมาย แต่ IRS ไม่ได้ปฏิบัติต่อ LLC ทุกแห่งเหมือนกันในเรื่องการรายงานข้อมูลว่าใครต้องได้รับแบบฟอร์มใด การตัดสินใจว่าจะส่ง 1099 หรือไม่ขึ้นอยู่กับว่า LLC นั้นถูกจัดเก็บภาษีอย่างไร คุณจ่ายเงินสำหรับอะไร และคุณจ่ายด้วยวิธีใด

สำหรับธุรกิจในสหรัฐฯ เรื่องนี้ไม่ใช่แค่เรื่องเอกสารเท่านั้น หากรายงานผิด อาจทำให้เกิดปัญหาการยื่นภาษี ความสับสนของผู้ขาย และปัญหาเรื่องการหักภาษี ณ ที่จ่ายเพิ่มเติมได้ ทางที่ปลอดภัยที่สุดคือจำแนกการจ่ายเงินให้ถูกต้องก่อนสิ้นปี และเก็บแบบฟอร์ม W-9 จากผู้ขายทุกรายที่คุณคาดว่าจะจ่ายเงินสำหรับบริการที่ต้องรายงาน

คำตอบสั้น ๆ

โดยทั่วไปคุณควรออก 1099 ให้ LLC เมื่อ:

• การจ่ายเงินนั้นเป็นค่าบริการที่ทำในกิจกรรมทางธุรกิจของคุณ
• ยอดรวมที่จ่ายตลอดปีอยู่ที่อย่างน้อย 600 ดอลลาร์
• LLC นั้นไม่ได้ถูกจัดเก็บภาษีเป็น C corporation หรือ S corporation
• การจ่ายเงินไม่ได้ทำผ่านบัตรเครดิต บัตรเดบิต หรือเครือข่ายการชำระเงินของบุคคลที่สามที่รายงานบนฟอร์ม 1099-K

โดยทั่วไปคุณไม่ต้องออก 1099 ให้ LLC เมื่อ:

• LLC นั้นถูกจัดเก็บภาษีเป็น C corporation หรือ S corporation
• คุณจ่ายค่าสินค้า ค่าขนส่ง หรือรายการอื่นที่โดยทั่วไปไม่ต้องรายงาน
• การจ่ายเงินทำผ่านผู้ประมวลผลที่ออกฟอร์ม 1099-K
• ยอดที่ต้องรายงานทั้งหมดไม่ถึงเกณฑ์ที่ใช้บังคับ

ทำไม LLC จึงทำให้สับสน

คำว่า LLC หมายถึงนิติบุคคลตามกฎหมายของรัฐ ไม่ใช่การจัดประเภทภาษี

สำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลาง LLC อาจถูกจัดเก็บภาษีเป็น:

• นิติบุคคลที่ถูกมองข้ามเพื่อวัตถุประสงค์ภาษี
• ห้างหุ้นส่วน
• C corporation
• S corporation

ความแตกต่างนี้สำคัญ เพราะโดยทั่วไป IRS กำหนดให้มีการยื่นข้อมูลสำหรับการจ่ายเงินให้บุคคลที่ไม่ใช่ลูกจ้าง แต่โดยทั่วไปจะไม่กำหนดให้ต้องออก Form 1099-NEC หรือ Form 1099-MISC สำหรับการจ่ายเงินให้บริษัท รวมถึง LLC ที่ถูกจัดเป็น C corporation หรือ S corporation

ดังนั้นคำถามไม่ใช่แค่ว่า “เป็น LLC หรือไม่” แต่คำถามที่ดีกว่าคือ “LLC นี้ถูกจัดเก็บภาษีอย่างไร และฉันจ่ายเงินประเภทใด”

ฟอร์มใดที่ใช้?

สำหรับเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ ประเด็นจริงคือควรใช้ Form 1099-NEC หรือ Form 1099-MISC

สถานการณ์	ฟอร์มที่ใช้โดยทั่วไป	เกณฑ์ขั้นต่ำที่พบบ่อย
ค่าบริการจากผู้ที่ไม่ใช่ลูกจ้าง รวมถึงค่าจ้างผู้รับเหมาหลายประเภท	1099-NEC	600 ดอลลาร์ขึ้นไป
ค่าเช่า	1099-MISC	600 ดอลลาร์ขึ้นไป
ค่าสิทธิ์	1099-MISC	10 ดอลลาร์ขึ้นไป
เงินรางวัล รางวัล และรายได้อื่น ๆ	1099-MISC	โดยทั่วไป 600 ดอลลาร์ขึ้นไป
ค่ารักษาพยาบาลและบริการด้านสุขภาพ	1099-MISC	600 ดอลลาร์ขึ้นไป
เงินขั้นต้นที่จ่ายให้ทนายความ	1099-MISC	600 ดอลลาร์ขึ้นไป
การขายสินค้าผู้บริโภคเพื่อจำหน่ายต่อภายใต้ข้อตกลงแบบคอมมิชชัน	1099-MISC หรือ 1099-NEC	5,000 ดอลลาร์ขึ้นไป

สำหรับการจ่ายค่าบริการลักษณะผู้รับเหมา โดยทั่วไป Form 1099-NEC เป็นฟอร์มที่เหมาะสม ส่วน Form 1099-MISC ใช้สำหรับหมวดเฉพาะ เช่น ค่าเช่า ค่าสิทธิ์ และการจ่ายเงินที่ต้องรายงานบางประเภทอื่น ๆ

เมื่อใดจึงควรออก 1099 ให้ LLC

1. คุณจ่ายค่าบริการ

หากธุรกิจของคุณจ่ายเงินให้ LLC สำหรับบริการ และการจ่ายเงินนั้นเป็นรายการที่ต้องรายงาน LLC นั้นอาจต้องได้รับ Form 1099-NEC

ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่:

• บริการการตลาด
• ออกแบบและพัฒนาเว็บไซต์
• จัดภูมิทัศน์สำหรับทรัพย์สินของธุรกิจ
• ให้คำปรึกษา
• ถ่ายภาพหรือวิดีโอ
• เขียนหรือแก้ไขงานฟรีแลนซ์
• ทำบัญชีหรือบริการด้านการเงิน
• งานติดตั้งหรือซ่อมแซมที่ดำเนินการโดยผู้รับเหมาอิสระ

หากยอดรวมที่จ่ายให้ผู้ขายรายนั้นถึง 600 ดอลลาร์ขึ้นไปในระหว่างปี โดยทั่วไปข้อกำหนดการรายงานจะมีผล เว้นแต่จะมีข้อยกเว้น

2. คุณจ่ายค่าเช่าให้ LLC

การจ่ายค่าเช่าสำหรับพื้นที่เชิงพาณิชย์อาจต้องรายงานใน Form 1099-MISC เมื่อจ่ายให้ผู้ให้เช่า เจ้าของ หรือผู้รับรายงานที่ถูกต้อง

กรณีนี้อาจเกิดขึ้นเมื่อ:

• คุณเช่าสำนักงานจาก LLC ที่เป็นเจ้าของทรัพย์สิน
• คุณจ่ายค่าเช่าพื้นที่เก็บของให้กับนิติบุคคลทางธุรกิจ
• คุณจ่ายค่าเช่าอื่น ๆ ที่ต้องรายงานในกิจกรรมทางธุรกิจ

โปรดทราบว่ากฎการรายงานอาจขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นเจ้าของทรัพย์สินจริง และใครคือผู้รับที่ถูกต้องตาม W-9

3. คุณจ่ายค่าสิทธิ์หรือรายได้ที่ต้องรายงานประเภทอื่น

การจ่ายบางประเภทให้ LLC อาจต้องใส่ใน Form 1099-MISC แทน 1099-NEC

ตัวอย่างเช่น:

• ค่าสิทธิ์
• เงินรางวัลและรางวัล
• การจ่ายรายได้อื่น ๆ บางประเภท
• การจ่ายค่ารักษาพยาบาลหรือบริการด้านสุขภาพบางประเภท
• เงินขั้นต้นที่จ่ายให้ทนายความ

หมวดเหล่านี้ไม่เกิดขึ้นบ่อยเท่าการจ่ายค่าบริการผู้รับเหมา แต่เมื่อเกิดขึ้นก็สำคัญ

4. คุณจ่ายผ่านข้อตกลงแบบคอมมิชชันหรือเพื่อการจำหน่ายต่อ

หากคุณอยู่ในข้อตกลงซื้อขายต่อหรือข้อตกลงแบบคอมมิชชันที่เกี่ยวข้องกับสินค้าผู้บริโภคเพื่อจำหน่ายต่อ อาจมีกฎการรายงานพิเศษเมื่อยอดรวมถึงเกณฑ์ของ IRS

กรณีนี้พบไม่บ่อยในการทำธุรกิจกับผู้ขายทั่วไป แต่ควรระวังหากธุรกิจของคุณทำงานกับตัวแทนขาย การแนะนำลูกค้า หรือผู้ค้าส่ง

เมื่อใดที่โดยทั่วไปไม่ต้องออก 1099 ให้ LLC

1. LLC ถูกจัดเก็บภาษีเป็นบริษัท

โดยทั่วไป IRS ไม่กำหนดให้ต้องออก Form 1099-NEC หรือ Form 1099-MISC สำหรับการจ่ายเงินให้บริษัท รวมถึง LLC ที่ถูกจัดเก็บภาษีเป็น C corporation หรือ S corporation

นี่เป็นข้อยกเว้นสำคัญที่ควรจำไว้ เจ้าของธุรกิจจำนวนมากคิดว่า LLC ทุกแห่งต้องได้รับ 1099 แต่ความจริงไม่ใช่เช่นนั้น

2. คุณจ่ายค่าสินค้าหรือสินค้าโภคภัณฑ์

การจ่ายสำหรับสินค้า วัตถุดิบ ค่าขนส่ง ค่าจัดเก็บ และรายการคล้ายกัน โดยทั่วไปไม่ต้องรายงานใน Form 1099-NEC หรือ Form 1099-MISC

ดังนั้นหากคุณซื้อสินค้าจาก LLC โดยทั่วไปคุณจะไม่ออก 1099 เพียงเพราะผู้ขายเป็น LLC

3. คุณจ่ายผ่านบัตรหรือผ่านเครือข่ายบุคคลที่สาม

หากคุณจ่ายด้วยบัตรเครดิต บัตรเดบิต หรือแพลตฟอร์มชำระเงินของบุคคลที่สามหลายประเภท ภาระการรายงานโดยทั่วไปจะย้ายไปยังผู้ประมวลผลการชำระเงิน ซึ่งอาจออก Form 1099-K แทน

ความแตกต่างนี้สำคัญมาก คุณไม่ควรออกแบบฟอร์มซ้ำซ้อนสำหรับธุรกรรมชุดเดียวกัน เว้นแต่กฎของ IRS จะกำหนดไว้โดยเฉพาะ

4. ยอดเงินไม่ถึงเกณฑ์

เกณฑ์ที่พบบ่อยที่สุดสำหรับการจ่ายค่าบริการผู้รับเหมาคือ 600 ดอลลาร์ต่อปี

หากยอดรวมที่ต้องรายงานให้ผู้ขายรายนั้นตลอดปีไม่ถึงเกณฑ์ โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องออก 1099

ทำไมแบบฟอร์ม W-9 จึงสำคัญ

ก่อนจ่ายเงินให้ผู้ขาย ควรขอแบบฟอร์ม W-9

แบบฟอร์ม W-9 จะให้ชื่อทางกฎหมาย การจัดประเภทภาษี ที่อยู่ และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณพิจารณาได้ว่า LLC ถูกจัดเก็บภาษีเป็นบริษัทหรือไม่ และจำเป็นต้องออก 1099 หรือไม่

สำหรับนิติบุคคลที่ถูกมองข้ามเพื่อวัตถุประสงค์ภาษี คำแนะนำของ IRS กำหนดให้ W-9 แสดงชื่อเจ้าของในบรรทัดที่ 1 และชื่อของนิติบุคคลที่ถูกมองข้ามในบรรทัดที่ 2 สำหรับการรายงานข้อมูล วิธีนี้ช่วยให้เชื่อมโยงผู้รับเงินกับบันทึกภาษีที่ถูกต้องได้ง่ายขึ้น

กระบวนการ W-9 ที่เป็นระเบียบช่วยให้คุณหลีกเลี่ยง:

• ข้อผิดพลาดในการยื่นชื่อผิด
• ปัญหาเลขประจำตัวผู้เสียภาษีขาดหาย
• การยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกปฏิเสธ
• ปัญหาการหักภาษี ณ ที่จ่ายเพิ่มเติม
• การต้องเร่งแก้ไขข้อมูลผู้ขายช่วงปลายปี

ถ้า LLC ไม่ยอมให้ W-9 ล่ะ?

หากผู้รับเงินปฏิเสธที่จะให้หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ถูกต้อง ธุรกิจของคุณอาจต้องพิจารณาการหักภาษี ณ ที่จ่ายเพิ่มเติม

อัตราการหักภาษี ณ ที่จ่ายเพิ่มเติมในปัจจุบันคือ 24% สำหรับการจ่ายเงินที่ต้องรายงาน

นั่นไม่ได้หมายความว่าการไม่มี W-9 ทุกกรณีจะต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายเสมอไป แต่หมายความว่าคุณไม่ควรละเลยปัญหานี้ หากผู้ขายไม่ให้ความร่วมมือ ควรบันทึกคำขอของคุณและปฏิบัติตามกฎของ IRS อย่างรอบคอบ

กำหนดเวลายื่นที่ควรรู้

กำหนดเวลายื่นขึ้นอยู่กับประเภทฟอร์ม

Form 1099-NEC

• ส่งสำเนาให้ผู้รับภายในวันที่ 31 มกราคม
• ยื่นต่อ IRS ภายในวันที่ 31 มกราคม

กำหนดเวลานี้ใช้ทั้งกรณียื่นกระดาษและยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์

Form 1099-MISC

• ส่งสำเนาให้ผู้รับภายในวันที่ 31 มกราคมในกรณีส่วนใหญ่
• ยื่นต่อ IRS ภายในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ หากยื่นแบบกระดาษ
• ยื่นต่อ IRS ภายในวันที่ 31 มีนาคม หากยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์

บางกรณีของ 1099-MISC อาจมีกำหนดเวลาสำหรับผู้รับเป็นพิเศษ ดังนั้นควรตรวจสอบคำแนะนำปัจจุบันของ IRS เสมอหากมีการใช้ช่อง 8 หรือช่อง 10

เกณฑ์การยื่นอิเล็กทรอนิกส์

สำหรับข้อมูลที่ต้องยื่นตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2024 เป็นต้นไป โดยทั่วไป IRS ได้ลดเกณฑ์การยื่นอิเล็กทรอนิกส์เหลือ 10 แบบฟอร์มข้อมูล เมื่อรวมทุกประเภทของแบบฟอร์มที่อยู่ภายใต้กฎนี้

นั่นหมายความว่าธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากที่เคยยื่นเป็นกระดาษ ตอนนี้จำเป็นต้องยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์

กระบวนการตัดสินใจแบบง่าย

หากคุณไม่แน่ใจว่าควรส่ง 1099 ให้ LLC หรือไม่ ให้ใช้กระบวนการนี้

ขั้นตอนที่ 1: ยืนยันว่า LLC ถูกจัดเก็บภาษีอย่างไร

ตรวจสอบ W-9 ของผู้ขายและดูว่า LLC นั้นเป็น:

• นิติบุคคลที่ถูกมองข้าม
• ห้างหุ้นส่วน
• C corporation
• S corporation

หาก LLC ถูกจัดเก็บภาษีเป็นบริษัท โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องออก 1099 สำหรับการจ่ายค่าบริการทั่วไป

ขั้นตอนที่ 2: ระบุประเภทของการจ่ายเงิน

พิจารณาว่าการจ่ายเงินนั้นเป็น:

• ค่าบริการ
• ค่าเช่า
• ค่าสิทธิ์
• ค่าธรรมเนียมทนายความ
• สินค้าหรือสินค้าโภคภัณฑ์
• ธุรกรรมที่ชำระผ่านบัตรหรือผ่านผู้ประมวลผล

ประเภทของการจ่ายเงินมักเป็นตัวกำหนดฟอร์ม ไม่ใช่แค่ชื่อของนิติบุคคล

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบเกณฑ์ยอดเงิน

รวมการจ่ายเงินที่ต้องรายงานทั้งหมดสำหรับปีปฏิทิน

หากยอดรวมไม่ถึงเกณฑ์ที่ใช้บังคับ โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องออก 1099

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบข้อยกเว้นตามวิธีชำระเงิน

หากการจ่ายเงินผ่านเครือข่ายบัตรหรือแพลตฟอร์มของบุคคลที่สาม กฎ 1099-K อาจมีผลแทน

ขั้นตอนที่ 5: ยื่นให้ทันเวลา

เก็บ W-9 ตั้งแต่เนิ่น ๆ ตรวจสอบยอดรวมของผู้ขายเมื่อสิ้นปี และยื่นข้อมูลให้ถูกต้องก่อนกำหนด

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยของธุรกิจ

คิดว่า LLC ทุกแห่งต้องได้รับ 1099

นี่คือข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด LLC ที่ถูกจัดเก็บภาษีเป็นบริษัท โดยทั่วไปจะไม่ถูกรายงานเหมือนกับเจ้าของคนเดียวหรือห้างหุ้นส่วน

ใช้ฟอร์มผิด

การจ่ายค่าบริการโดยทั่วไปควรอยู่ใน Form 1099-NEC ไม่ใช่ Form 1099-MISC

ลืมขอ W-9

หากไม่มี W-9 คุณอาจไม่มีชื่อทางกฎหมาย หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือการจัดประเภทนิติบุคคลที่ต้องใช้ในการยื่นให้ถูกต้อง

ออกฟอร์มซ้ำซ้อน

อย่าออกทั้ง 1099 และนับรวมกับรายงาน 1099-K ที่ผู้ประมวลผลออกให้สำหรับกระแสการจ่ายเงินเดียวกัน เว้นแต่ข้อเท็จจริงจะกำหนดไว้จริง ๆ

พลาดกำหนดเวลา

การยื่นล่าช้าอาจก่อให้เกิดค่าปรับและงานแก้ไขที่สามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยกระบวนการสิ้นปีที่เป็นระบบ

สิ่งที่ผู้ก่อตั้งควรเตรียมไว้

หากคุณกำลังบริหารธุรกิจที่เติบโต ควรสร้างกระบวนการรายงานผู้ขายก่อนถึงฤดูภาษี

เวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานได้จริงมีลักษณะดังนี้:

• เก็บ W-9 ก่อนการจ่ายเงินครั้งแรก
• ติดตามวิธีชำระเงินและประเภทการจ่ายเงิน
• แยกค่าใช้จ่ายผู้รับเหมาจากค่าสินค้า
• ตรวจสอบยอดรวมตั้งแต่ต้นปีถึงปัจจุบันทุกเดือน
• ยืนยันการจัดประเภทภาษีของ LLC ก่อนสิ้นปี
• ส่งแบบฟอร์มภายในกำหนดเวลา

สำหรับผู้ก่อตั้งที่กำลังก่อตั้งนิติบุคคลใหม่ นิสัยด้านการปฏิบัติตามกฎตั้งแต่ต้นจะช่วยประหยัดเวลาในภายหลัง Zenind ช่วยผู้ประกอบการสร้างและดูแลรากฐานของธุรกิจ ซึ่งสนับสนุนการเก็บบันทึกที่เป็นระเบียบ การจัดการผู้ขายที่ชัดเจนขึ้น และการรายงานสิ้นปีที่ราบรื่นกว่าเดิม

คำถามที่พบบ่อย

ฉันต้องออก 1099 ให้ single-member LLC หรือไม่?

โดยทั่วไปต้องออก หาก LLC นั้นเป็นนิติบุคคลที่ถูกมองข้ามเพื่อวัตถุประสงค์ภาษี และการจ่ายเงินเป็นรายการที่ต้องรายงาน อย่างไรก็ตาม การจัดประเภทภาษีของเจ้าของและประเภทของการจ่ายเงินก็ยังมีความสำคัญ

ฉันต้องออก 1099 ให้ LLC ที่ถูกจัดเก็บภาษีเป็น S corporation หรือไม่?

โดยทั่วไปไม่ต้อง สำหรับค่าบริการผู้รับเหมาทั่วไป เพราะ IRS โดยทั่วไปยกเว้นการจ่ายเงินให้บริษัท รวมถึง LLC ที่ถูกจัดเก็บภาษีเป็น S corporation

ฉันต้องออก 1099 ให้ LLC ที่ถูกจัดเก็บภาษีเป็น C corporation หรือไม่?

โดยทั่วไปไม่ต้อง สำหรับค่าบริการผู้รับเหมาทั่วไป ด้วยเหตุผลเดียวกัน

ถ้าฉันจ่ายด้วยบัตรเครดิต ยังต้องออก 1099 หรือไม่?

โดยทั่วไปไม่ต้อง การชำระผ่านบัตรและเครือข่ายของบุคคลที่สามมักจะถูกรายงานผ่าน Form 1099-K โดยผู้ประมวลผล

ฉันต้องออก 1099 สำหรับสินค้าที่ซื้อจาก LLC หรือไม่?

โดยทั่วไปไม่ต้อง เพราะสินค้าและรายการที่คล้ายกันโดยทั่วไปไม่ต้องรายงานใน Form 1099-NEC หรือ Form 1099-MISC

ถ้าฉันจ่ายเงินให้ผู้ขายไปแล้วแต่ยังไม่ได้เก็บ W-9 ต้องทำอย่างไร?

ขอ W-9 ทันที บันทึกคำขอ และแก้ไขการจัดประเภทผู้ขายก่อนถึงฤดูกาลยื่นภาษี หากยังไม่มี TIN อาจต้องใช้กฎการหักภาษี ณ ที่จ่ายเพิ่มเติม

สรุป

คุณไม่ได้ต้องออก 1099 ให้ LLC ทุกแห่ง

คุณควรออกเมื่อการจ่ายเงินนั้นเป็นรายการที่ต้องรายงาน LLC นั้นไม่ได้ถูกจัดเก็บภาษีเป็นบริษัท และยอดเงินถึงเกณฑ์ที่ใช้บังคับ ในหลายกรณี ค่าบริการผู้รับเหมาควรอยู่ใน Form 1099-NEC ขณะที่ค่าเช่าและหมวดเฉพาะอื่น ๆ ควรอยู่ใน Form 1099-MISC

แนวทางที่ปลอดภัยที่สุดนั้นเรียบง่าย: เก็บ W-9 ตั้งแต่เนิ่น ๆ ตรวจสอบการจัดประเภทภาษีของ LLC ติดตามยอดการจ่ายตลอดทั้งปี และยื่นฟอร์มที่ถูกต้องให้ทันเวลา