Có phải gửi mẫu 1099 cho LLC không? Giải thích các quy định của IRS

Nếu bạn trả tiền cho một LLC để thực hiện công việc, câu trả lời ngắn gọn là: đôi khi có.

LLC là một cấu trúc pháp lý, nhưng IRS không xem mọi LLC giống nhau khi nói đến báo cáo thông tin. Việc bạn có gửi 1099 hay không phụ thuộc vào cách LLC đó được đánh thuế, bạn đã thanh toán cho khoản gì và bạn đã thực hiện thanh toán như thế nào.

Đối với các doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, đây không chỉ là một câu hỏi về giấy tờ. Báo cáo sai có thể dẫn đến các vấn đề khai thuế không cần thiết, nhà cung cấp bị nhầm lẫn và các vấn đề khấu trừ dự phòng. Cách an toàn nhất là phân loại đúng khoản thanh toán trước khi kết thúc năm và thu thập Mẫu W-9 từ mọi nhà cung cấp mà bạn dự kiến sẽ trả cho các dịch vụ thuộc diện phải báo cáo.

Câu trả lời ngắn gọn

Bạn thường gửi 1099 cho một LLC khi:

• Khoản thanh toán là cho các dịch vụ được thực hiện trong hoạt động kinh doanh của bạn
• Tổng số tiền đã trả trong năm đạt ít nhất 600 USD
• LLC đó không bị đánh thuế như một C corporation hoặc S corporation
• Khoản thanh toán không được thực hiện bằng thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc mạng thanh toán bên thứ ba báo cáo trên Mẫu 1099-K

Bạn thường không gửi 1099 cho một LLC khi:

• LLC đó bị đánh thuế như một C corporation hoặc S corporation
• Bạn đã trả cho hàng hóa, cước vận chuyển hoặc các khoản tương tự không thuộc diện báo cáo
• Khoản thanh toán được thực hiện thông qua một bộ xử lý phát hành Mẫu 1099-K
• Tổng số tiền thuộc diện báo cáo không đạt ngưỡng áp dụng

Vì sao LLC dễ gây nhầm lẫn

Thuật ngữ LLC mô tả một loại hình pháp nhân theo luật của tiểu bang, chứ không phải một phân loại thuế.

Đối với mục đích thuế liên bang, một LLC có thể bị đánh thuế như:

• Một thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế
• Một partnership
• Một C corporation
• Một S corporation

Sự khác biệt này rất quan trọng vì IRS thường yêu cầu tờ khai thông tin đối với các khoản thanh toán cho người không phải nhân viên, nhưng nhìn chung không yêu cầu Mẫu 1099-NEC hoặc Mẫu 1099-MISC cho các khoản thanh toán cho corporation, bao gồm LLC được đánh thuế như C corporation hoặc S corporation.

Vì vậy, câu hỏi không chỉ đơn giản là: “Đó có phải là LLC không?” Câu hỏi đúng hơn là: “LLC đó đang bị đánh thuế như thế nào, và tôi đã thanh toán cho khoản gì?”

Mẫu nào được áp dụng?

Đối với hầu hết chủ doanh nghiệp, vấn đề thực sự là nên dùng Mẫu 1099-NEC hay 1099-MISC.

Tình huống	Mẫu thường dùng	Ngưỡng phổ biến
Dịch vụ do người không phải nhân viên thực hiện, bao gồm nhiều khoản thanh toán cho nhà thầu	1099-NEC	Từ 600 USD trở lên
Tiền thuê	1099-MISC	Từ 600 USD trở lên
Tiền bản quyền	1099-MISC	Từ 10 USD trở lên
Tiền thưởng, giải thưởng và các khoản thu nhập khác	1099-MISC	Thường từ 600 USD trở lên
Thanh toán dịch vụ y tế và chăm sóc sức khỏe	1099-MISC	Từ 600 USD trở lên
Số tiền gộp trả cho luật sư	1099-MISC	Từ 600 USD trở lên
Bán sản phẩm tiêu dùng để bán lại theo thỏa thuận hoa hồng	1099-MISC hoặc 1099-NEC	Từ 5.000 USD trở lên

Đối với các khoản thanh toán dịch vụ theo kiểu nhà thầu, Mẫu 1099-NEC thường là mẫu đúng. Mẫu 1099-MISC được dành cho các nhóm thanh toán cụ thể như tiền thuê, tiền bản quyền và một số khoản thanh toán thuộc diện báo cáo khác.

Khi nào bạn thường gửi 1099 cho LLC

1. Bạn đã thanh toán cho dịch vụ

Nếu doanh nghiệp của bạn trả tiền cho một LLC để cung cấp dịch vụ và khoản thanh toán thuộc diện phải báo cáo, LLC đó có thể cần Mẫu 1099-NEC.

Ví dụ phổ biến gồm:

• Dịch vụ tiếp thị
• Thiết kế và phát triển website
• Dịch vụ cảnh quan cho tài sản kinh doanh
• Tư vấn
• Nhiếp ảnh hoặc quay video
• Viết hoặc biên tập tự do
• Dịch vụ kế toán hoặc ghi sổ
• Công việc lắp đặt hoặc sửa chữa do nhà thầu độc lập thực hiện

Nếu tổng số tiền trả cho nhà cung cấp đó đạt 600 USD trở lên trong năm, nghĩa vụ báo cáo thường sẽ áp dụng trừ khi có ngoại lệ.

2. Bạn đã trả tiền thuê cho một LLC

Thanh toán tiền thuê thương mại có thể được báo cáo trên Mẫu 1099-MISC khi khoản thanh toán được thực hiện cho bên cho thuê, chủ sở hữu hoặc đúng bên nhận cần báo cáo.

Điều này có thể phát sinh khi:

• Bạn thuê văn phòng từ một LLC sở hữu bất động sản
• Bạn trả tiền thuê kho bãi cho một pháp nhân kinh doanh
• Bạn thực hiện các khoản thanh toán tiền thuê khác thuộc diện báo cáo trong quá trình kinh doanh

Lưu ý rằng quy tắc báo cáo có thể phụ thuộc vào việc ai thực sự sở hữu tài sản và ai là người nhận đúng trên Mẫu W-9.

3. Bạn đã thanh toán tiền bản quyền hoặc các khoản thu nhập thuộc diện báo cáo khác

Một số khoản thanh toán cho LLC có thể thuộc Mẫu 1099-MISC thay vì 1099-NEC.

Ví dụ gồm:

• Tiền bản quyền
• Tiền thưởng và giải thưởng
• Một số khoản thu nhập khác
• Một số khoản thanh toán dịch vụ y tế hoặc chăm sóc sức khỏe
• Số tiền gộp trả cho luật sư

Các nhóm này không xuất hiện thường xuyên như khoản thanh toán cho nhà thầu, nhưng khi có thì rất quan trọng.

4. Bạn đã thanh toán theo mô hình hoa hồng hoặc bán lại

Nếu bạn tham gia một thỏa thuận mua-bán hoặc theo hoa hồng liên quan đến sản phẩm tiêu dùng để bán lại, các quy tắc báo cáo đặc biệt có thể áp dụng khi tổng số tiền đạt ngưỡng của IRS.

Trường hợp này ít phổ biến hơn đối với các nhà cung cấp thông thường, nhưng cần lưu ý nếu doanh nghiệp của bạn làm việc với đại diện bán hàng, thỏa thuận giới thiệu hoặc nhà bán buôn.

Khi nào bạn thường không gửi 1099 cho LLC

1. LLC đó bị đánh thuế như một corporation

IRS nhìn chung không yêu cầu Mẫu 1099-NEC hoặc 1099-MISC cho các khoản thanh toán cho corporation, bao gồm LLC bị đánh thuế như C corporation hoặc S corporation.

Đây là một trong những ngoại lệ quan trọng nhất cần nhớ. Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng mọi LLC đều nhận 1099. Thực tế không phải vậy.

2. Bạn đã trả cho hàng hóa hoặc sản phẩm

Các khoản thanh toán cho hàng hóa, vật liệu, cước vận chuyển, lưu kho và các khoản tương tự thường không phải báo cáo trên Mẫu 1099-NEC hoặc 1099-MISC.

Điều đó có nghĩa là nếu bạn mua sản phẩm từ một LLC, thông thường bạn không phát hành 1099 chỉ vì người bán là LLC.

3. Bạn đã thanh toán bằng thẻ hoặc qua mạng bên thứ ba

Nếu bạn thanh toán bằng thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc nhiều nền tảng thanh toán bên thứ ba, nghĩa vụ báo cáo thường được chuyển sang cho đơn vị xử lý thanh toán, và họ có thể phát hành Mẫu 1099-K.

Sự khác biệt này rất quan trọng. Bạn không muốn phát hành trùng lặp cho cùng một dòng giao dịch trừ khi quy tắc của IRS yêu cầu cụ thể.

4. Khoản thanh toán không đạt ngưỡng

Ngưỡng phổ biến nhất cho khoản thanh toán cho nhà thầu là 600 USD trong năm.

Nếu tổng số tiền thuộc diện báo cáo bạn trả cho nhà cung cấp đó vẫn dưới ngưỡng, thông thường không cần 1099.

Vì sao Mẫu W-9 rất quan trọng

Trước khi thanh toán cho nhà cung cấp, hãy yêu cầu Mẫu W-9.

Mẫu W-9 cung cấp tên pháp lý, phân loại thuế, địa chỉ và mã số người nộp thuế của nhà cung cấp. Thông tin này giúp bạn xác định liệu LLC có bị đánh thuế như corporation hay không và liệu có cần 1099 hay không.

Đối với một thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế, hướng dẫn của IRS yêu cầu W-9 phải thể hiện tên chủ sở hữu ở dòng 1 và tên của thực thể bị bỏ qua ở dòng 2. Về mặt báo cáo, điều này giúp khớp người nhận với hồ sơ thuế đúng dễ dàng hơn.

Một quy trình W-9 gọn gàng giúp bạn tránh:

• Sai tên khi nộp hồ sơ
• Thiếu mã số thuế
• Hồ sơ nộp điện tử bị từ chối
• Vấn đề khấu trừ dự phòng
• Cuối năm phải xử lý gấp để sửa hồ sơ nhà cung cấp

Nếu LLC không cung cấp W-9 thì sao?

Nếu bên nhận thanh toán từ chối cung cấp mã số người nộp thuế chính xác, doanh nghiệp của bạn có thể cần xem xét khấu trừ dự phòng.

Tỷ lệ khấu trừ dự phòng hiện tại là 24% đối với các khoản thanh toán thuộc diện báo cáo.

Điều đó không có nghĩa là mọi trường hợp thiếu W-9 đều tự động phát sinh khấu trừ trong mọi tình huống, nhưng có nghĩa là bạn không nên bỏ qua vấn đề này. Nếu nhà cung cấp không hợp tác, hãy ghi lại yêu cầu của bạn và tuân thủ cẩn thận các quy định của IRS.

Thời hạn nộp hồ sơ bạn nên biết

Thời hạn nộp phụ thuộc vào từng mẫu.

Mẫu 1099-NEC

• Gửi cho người nhận trước ngày 31 tháng 1
• Nộp cho IRS trước ngày 31 tháng 1

Thời hạn này áp dụng dù bạn nộp giấy hay nộp điện tử.

Mẫu 1099-MISC

• Gửi bản cho người nhận trước ngày 31 tháng 1 trong hầu hết các trường hợp
• Nộp cho IRS trước ngày 28 tháng 2 nếu nộp giấy
• Nộp cho IRS trước ngày 31 tháng 3 nếu nộp điện tử

Một số tình huống trên Mẫu 1099-MISC có thể có thời hạn gửi cho người nhận đặc biệt, vì vậy hãy luôn kiểm tra hướng dẫn hiện hành của IRS nếu áp dụng ô 8 hoặc ô 10.

Ngưỡng nộp điện tử

Đối với các tờ khai thông tin phải nộp vào hoặc sau ngày 1 tháng 1 năm 2024, IRS nhìn chung đã hạ ngưỡng nộp điện tử xuống còn 10 tờ khai thông tin khi tính gộp trên các loại tờ khai thuộc phạm vi quy định.

Điều đó có nghĩa là nhiều doanh nghiệp nhỏ trước đây nộp giấy nay phải nộp điện tử.

Một quy trình ra quyết định đơn giản

Nếu bạn không chắc có nên gửi 1099 cho một LLC hay không, hãy làm theo quy trình này.

Bước 1: Xác nhận LLC được đánh thuế như thế nào

Xem Mẫu W-9 của nhà cung cấp và xác định LLC đó là:

• Thực thể bị bỏ qua
• Partnership
• C corporation
• S corporation

Nếu LLC bị đánh thuế như corporation, thường không cần 1099 đối với các khoản thanh toán dịch vụ thông thường.

Bước 2: Xác định loại khoản thanh toán

Hãy xem khoản thanh toán là cho:

• Dịch vụ
• Tiền thuê
• Tiền bản quyền
• Phí luật sư
• Hàng hóa hoặc sản phẩm
• Giao dịch qua thẻ hoặc qua bộ xử lý thanh toán

Loại khoản thanh toán thường quyết định mẫu nào được dùng, chứ không chỉ dựa vào tên pháp nhân.

Bước 3: Kiểm tra ngưỡng tiền

Cộng tất cả các khoản thanh toán thuộc diện báo cáo trong năm dương lịch.

Nếu tổng số không đạt ngưỡng áp dụng, thường không cần 1099.

Bước 4: Kiểm tra ngoại lệ theo phương thức thanh toán

Nếu khoản thanh toán đi qua mạng thẻ hoặc nền tảng bên thứ ba, các quy tắc 1099-K có thể được áp dụng thay thế.

Bước 5: Nộp đúng hạn

Thu thập W-9 sớm, đối chiếu tổng thanh toán cuối năm và nộp đúng tờ khai thông tin trước hạn.

Những lỗi phổ biến của doanh nghiệp

Cho rằng mọi LLC đều nhận 1099

Đây là lỗi thường gặp nhất. Một LLC bị đánh thuế như corporation thường không được báo cáo giống như một sole proprietor hoặc partnership.

Dùng sai mẫu

Các khoản thanh toán dịch vụ thường thuộc Mẫu 1099-NEC, không phải 1099-MISC.

Quên yêu cầu W-9

Không có W-9, bạn có thể không có tên pháp lý, mã số thuế hoặc phân loại pháp nhân cần thiết để khai đúng.

Phát hành trùng lặp

Đừng vừa phát hành 1099 vừa dựa vào 1099-K do bộ xử lý phát hành cho cùng một dòng thanh toán, trừ khi thực tế bắt buộc như vậy.

Bỏ lỡ thời hạn

Nộp chậm có thể dẫn đến tiền phạt và công việc xử lý lại, điều mà bạn có thể tránh bằng một quy trình cuối năm cơ bản.

Các founder nên thiết lập gì

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp đang phát triển, hãy xây dựng quy trình báo cáo nhà cung cấp trước khi mùa thuế đến.

Một quy trình thực tế có thể như sau:

• Thu thập W-9 trước lần thanh toán đầu tiên
• Theo dõi phương thức thanh toán và loại thanh toán
• Tách riêng chi phí nhà thầu với chi phí hàng hóa
• Rà soát tổng lũy kế theo tháng
• Xác nhận phân loại thuế của LLC trước khi kết thúc năm
• Gửi mẫu đúng hạn

Đối với các founder đang thành lập pháp nhân mới, việc xây dựng thói quen tuân thủ ngay từ đầu sẽ tiết kiệm thời gian về sau. Zenind giúp các doanh nhân xây dựng và duy trì nền tảng kinh doanh hỗ trợ hồ sơ có tổ chức, quản lý nhà cung cấp rõ ràng hơn và báo cáo cuối năm suôn sẻ hơn.

Câu hỏi thường gặp

Có cần gửi 1099 cho single-member LLC không?

Thường là có, nếu LLC đó là thực thể bị bỏ qua và khoản thanh toán thuộc diện phải báo cáo. Phân loại thuế của chủ sở hữu và loại khoản thanh toán vẫn rất quan trọng.

Có cần gửi 1099 cho LLC bị đánh thuế như S corporation không?

Thường là không đối với các khoản thanh toán dịch vụ thông thường, vì IRS nhìn chung loại trừ các khoản thanh toán cho corporation, bao gồm LLC bị đánh thuế như S corporation.

Có cần gửi 1099 cho LLC bị đánh thuế như C corporation không?

Thường là không đối với các khoản thanh toán dịch vụ thông thường, vì lý do tương tự.

Tôi có cần 1099 nếu đã trả bằng thẻ tín dụng không?

Thường là không. Các khoản thanh toán bằng thẻ và qua mạng bên thứ ba thường được xử lý thông qua báo cáo trên Mẫu 1099-K của đơn vị xử lý thanh toán.

Có cần 1099 cho sản phẩm tôi mua từ LLC không?

Thường là không, vì hàng hóa và các khoản tương tự nhìn chung không thuộc diện báo cáo trên Mẫu 1099-NEC hoặc 1099-MISC.

Nếu tôi đã trả cho nhà cung cấp nhưng chưa thu được W-9 thì sao?

Hãy yêu cầu W-9 ngay lập tức, ghi lại yêu cầu và xử lý việc phân loại nhà cung cấp trước mùa khai thuế. Nếu vẫn thiếu mã số thuế, các quy định về khấu trừ dự phòng có thể áp dụng.

Kết luận

Bạn không gửi 1099 cho mọi LLC.

Bạn gửi khi khoản thanh toán thuộc diện báo cáo, LLC đó không bị đánh thuế như corporation và số tiền đạt ngưỡng áp dụng. Trong nhiều trường hợp, dịch vụ nhà thầu thuộc Mẫu 1099-NEC, còn tiền thuê và các nhóm đặc biệt khác thuộc Mẫu 1099-MISC.

Cách an toàn nhất rất đơn giản: thu thập W-9 sớm, xác minh phân loại thuế của LLC, theo dõi tổng thanh toán trong năm và nộp đúng mẫu đúng hạn.