Trebuie să trimiți un formular 1099 către un SRL? Regulile IRS explicate

Dacă plătești un SRL pentru muncă, răspunsul scurt este: uneori.

Un SRL este o structură juridică, dar IRS nu tratează fiecare SRL la fel în ceea ce privește raportarea informativă. Dacă trimiți sau nu un formular 1099 depinde de modul în care este impozitat SRL-ul, pentru ce ai plătit și cum ai făcut plata.

Pentru afacerile din SUA, aceasta este mai mult decât o simplă întrebare administrativă. Dacă raportezi greșit, poți crea probleme evitabile la depunerea taxelor, confuzie pentru furnizori și probleme legate de reținerea la sursă în lipsa formularului corect. Cea mai sigură abordare este să clasifici corect plata înainte de sfârșitul anului și să colectezi un formular W-9 de la fiecare furnizor pe care te aștepți să îl plătești pentru servicii raportabile.

Răspunsul pe scurt

De obicei, trimiți un formular 1099 către un SRL atunci când:

• Plata a fost pentru servicii prestate în cadrul activității tale comerciale
• Suma totală plătită a fost de cel puțin 600 USD în timpul anului
• SRL-ul nu este impozitat ca o corporație C sau o corporație S
• Plata nu a fost făcută cu un card de credit, card de debit sau printr-o rețea de plată terță care raportează pe formularul 1099-K

De obicei, nu trimiți un formular 1099 către un SRL atunci când:

• SRL-ul este impozitat ca o corporație C sau o corporație S
• Ai plătit pentru mărfuri, transport sau alte elemente similare neraportabile
• Plata a fost făcută printr-un procesator care emite formularul 1099-K
• Suma totală raportabilă nu a atins pragul aplicabil

De ce SRL-urile creează confuzie

Termenul SRL descrie o entitate comercială reglementată de legislația statală, nu o clasificare fiscală.

În scopuri fiscale federale, un SRL poate fi impozitat ca:

• Entitate ignorată fiscal
• Parteneriat
• Corporație C
• Corporație S

Această distincție contează deoarece IRS solicită, în general, formulare informative pentru plăți către neangajați, dar, de regulă, nu solicită formularul 1099-NEC sau 1099-MISC pentru plăți către corporații, inclusiv SRL-uri tratate ca corporații C sau S.

Așadar, întrebarea nu este pur și simplu „Este un SRL?”. Întrebarea mai bună este: „Cum este impozitat acest SRL și pentru ce tip de plată am făcut?”

Ce formular se aplică?

Pentru majoritatea proprietarilor de afaceri, problema este de fapt dacă trebuie folosit formularul 1099-NEC sau 1099-MISC.

Situație	Formular tipic	Prag obișnuit
Servicii prestate de un neangajat, inclusiv multe plăți către contractori	1099-NEC	600 USD sau mai mult
Chirie	1099-MISC	600 USD sau mai mult
Redevențe	1099-MISC	10 USD sau mai mult
Premii, recompense și alte venituri	1099-MISC	De obicei 600 USD sau mai mult
Plăți medicale și de îngrijire a sănătății	1099-MISC	600 USD sau mai mult
Venituri brute plătite avocaților	1099-MISC	600 USD sau mai mult
Vânzări de produse de consum pentru revânzare într-o relație de comision	1099-MISC sau 1099-NEC	5.000 USD sau mai mult

Pentru plățile de servicii de tip contractor, formularul 1099-NEC este de obicei formularul corect. Formularul 1099-MISC este rezervat unor categorii specifice, precum chiria, redevențele și anumite alte plăți raportabile.

Când trimiți de obicei un 1099 către un SRL

1. Ai plătit pentru servicii

Dacă afacerea ta plătește un SRL pentru servicii și plata este raportabilă, SRL-ul poate avea nevoie de un formular 1099-NEC.

Exemple frecvente includ:

• Servicii de marketing
• Design și dezvoltare web
• Servicii de amenajare peisagistică pentru proprietăți comerciale
• Consultanță
• Fotografie sau videografie
• Redactare sau editare freelance
• Servicii de contabilitate sau evidență contabilă
• Lucrări de instalare sau reparații efectuate de un contractor independent

Dacă suma totală plătită acelui furnizor ajunge la 600 USD sau mai mult în cursul anului, obligația de raportare se aplică adesea, cu excepția cazului în care există o excepție.

2. Ai plătit chirie unui SRL

Plățile de chirie comercială pot fi raportabile pe formularul 1099-MISC atunci când plata este făcută către proprietar, deținător sau către destinatarul corect raportabil.

Aceasta poate apărea atunci când:

• Închiriezi spațiu de birouri de la un SRL care deține proprietatea
• Plătești chirie pentru depozitare unei entități comerciale
• Faci alte plăți de chirie raportabile în cadrul activității comerciale

Ține cont că regulile de raportare pot depinde de cine deține efectiv proprietatea și cine este destinatarul corect conform formularului W-9.

3. Ai plătit redevențe sau alte venituri raportabile

Unele plăți către un SRL pot fi raportate pe formularul 1099-MISC și nu pe 1099-NEC.

Exemplele includ:

• Redevențe
• Premii și recompense
• Anumite alte plăți de venit
• Anumite plăți medicale sau de îngrijire a sănătății
• Venituri brute plătite avocaților

Aceste categorii nu apar la fel de des ca plățile către contractori, dar sunt importante atunci când apar.

4. Ai plătit printr-un acord de comision sau revânzare

Dacă ai un acord de tip cumpărare-vânzare sau bazat pe comision care implică produse de consum pentru revânzare, se pot aplica reguli speciale de raportare odată ce suma totală atinge pragul IRS.

Acest lucru este mai puțin frecvent pentru furnizorii obișnuiți, dar merită reținut dacă afacerea ta lucrează cu reprezentanți de vânzări, parteneri de recomandare sau revânzători de tip en-gros.

Când de obicei nu trimiți un 1099 către un SRL

1. SRL-ul este impozitat ca o corporație

IRS, în general, nu solicită formularul 1099-NEC sau 1099-MISC pentru plăți către o corporație, inclusiv un SRL impozitat ca o corporație C sau S.

Aceasta este una dintre cele mai importante excepții de reținut. Mulți proprietari de afaceri presupun că toate SRL-urile primesc formulare 1099. Nu este așa.

2. Ai plătit pentru mărfuri sau bunuri

Plățile pentru mărfuri, materiale, transport, depozitare și elemente similare, în general, nu sunt raportabile pe formularul 1099-NEC sau 1099-MISC.

Asta înseamnă că, dacă cumperi produse de la un SRL, de obicei nu emiți un 1099 doar pentru că vânzătorul este un SRL.

3. Ai plătit cu cardul sau printr-o rețea terță

Dacă plătești cu card de credit, card de debit sau prin multe platforme de plată terțe, obligația de raportare este, în general, transferată procesatorului de plăți, care poate emite formularul 1099-K.

Această distincție este importantă. Nu vrei să emiți formulare duplicat pentru același flux de tranzacții, cu excepția cazului în care regulile IRS cer în mod specific acest lucru.

4. Plata nu a atins pragul

Cel mai comun prag pentru plățile către contractori este 600 USD pe an.

Dacă totalul plăților raportabile către acel furnizor a rămas sub prag, un 1099, în general, nu este necesar.

De ce contează formularul W-9

Înainte să plătești un furnizor, solicită formularul W-9.

Formularul W-9 îți oferă numele legal al furnizorului, clasificarea fiscală, adresa și numărul de identificare fiscală. Aceste informații te ajută să determini dacă SRL-ul este impozitat ca o corporație și dacă este necesar un 1099.

Pentru o entitate ignorată fiscal, instrucțiunile IRS cer ca formularul W-9 să includă numele proprietarului pe linia 1 și numele entității ignorate pe linia 2. În scopuri de raportare, acest lucru facilitează potrivirea beneficiarului cu înregistrarea fiscală corectă.

Un proces W-9 bine organizat te ajută să eviți:

• Erori de depunere cu nume greșit
• Probleme legate de lipsa numărului de identificare fiscală
• Trimiteri electronice respinse
• Probleme cu reținerea la sursă în lipsa formularului corect
• Graba de la sfârșitul anului pentru a corecta înregistrările furnizorilor

Ce se întâmplă dacă SRL-ul nu furnizează un W-9?

Dacă un beneficiar refuză să furnizeze un număr de identificare fiscală corect, afacerea ta poate trebui să ia în considerare reținerea la sursă în lipsa formularului corect.

Cota actuală de reținere la sursă în lipsa formularului corect este 24% pentru plățile raportabile.

Asta nu înseamnă că fiecare W-9 lipsă creează automat reținere în orice situație, dar înseamnă că nu ar trebui să ignori problema. Dacă furnizorul nu cooperează, documentează solicitarea și respectă cu atenție regulile IRS.

Termene limită de depunere pe care trebuie să le cunoști

Termenul limită depinde de formular.

Formularul 1099-NEC

• Furnizează copie destinatarului până la 31 ianuarie
• Depune la IRS până la 31 ianuarie

Acest termen se aplică indiferent dacă depui pe hârtie sau electronic.

Formularul 1099-MISC

• Furnizează copiile destinatarilor până la 31 ianuarie, în majoritatea cazurilor
• Depune la IRS până la 28 februarie dacă depui pe hârtie
• Depune la IRS până la 31 martie dacă depui electronic

Unele situații de tip 1099-MISC pot avea termene speciale pentru destinatari, așa că verifică întotdeauna instrucțiunile IRS actuale dacă se aplică caseta 8 sau caseta 10.

Prag pentru depunerea electronică

Pentru formularele informative care trebuie depuse la sau după 1 ianuarie 2024, IRS a redus, în general, pragul pentru depunerea electronică la 10 formulare informative cumulate între tipurile de formulare supuse regulii.

Asta înseamnă că multe afaceri mici care înainte depuneau pe hârtie trebuie acum să depună electronic.

Un proces simplu de decizie

Dacă nu ești sigur dacă trebuie să trimiți un 1099 către un SRL, folosește acest proces.

Pasul 1: Confirmă modul în care este impozitat SRL-ul

Revizuiește formularul W-9 al furnizorului și stabilește dacă SRL-ul este:

• Entitate ignorată fiscal
• Parteneriat
• Corporație C
• Corporație S

Dacă SRL-ul este impozitat ca o corporație, de obicei nu este necesar un 1099 pentru plățile obișnuite pentru servicii.

Pasul 2: Identifică tipul plății

Întreabă-te dacă plata a fost pentru:

• Servicii
• Chirie
• Redevențe
• Onorarii către avocați
• Bunuri sau mărfuri
• O tranzacție făcută cu cardul sau printr-un procesator

Tipul plății determină adesea formularul, nu doar numele entității.

Pasul 3: Verifică pragul valoric

Adună toate plățile raportabile pentru anul calendaristic.

Dacă totalul nu atinge pragul aplicabil, de obicei nu este necesar un 1099.

Pasul 4: Verifică excepțiile legate de metoda de plată

Dacă plata a trecut printr-o rețea de carduri sau o platformă terță, regulile privind 1099-K se pot aplica în schimb.

Pasul 5: Depune la timp

Colectează din timp formularele W-9, reconciliază totalurile furnizorilor la sfârșit de an și trimite formularul informativ corect înainte de termen.

Greșeli frecvente ale afacerilor

A presupune că fiecare SRL primește un 1099

Aceasta este cea mai frecventă eroare. Un SRL impozitat ca o corporație nu este, de obicei, raportat la fel ca un proprietar unic sau un parteneriat.

Folosirea formularului greșit

Plățile pentru servicii apar, în general, pe formularul 1099-NEC, nu pe 1099-MISC.

Uitarea solicitării unui W-9

Fără un W-9, este posibil să nu ai numele legal, TIN-ul sau clasificarea entității de care ai nevoie pentru a depune corect.

Emiterea de formulare duplicate

Nu emite atât un 1099, cât și un 1099-K emis de procesator pentru același flux de plăți, cu excepția cazului în care situația o cere cu adevărat.

Raterea termenului limită

Depunerea întârziată poate genera penalități și muncă suplimentară de corectare, lucru ușor de evitat cu un proces simplu de sfârșit de an.

Ce ar trebui să implementeze fondatorii

Dacă administrezi o afacere în creștere, construiește un proces de raportare a furnizorilor înainte de sezonul fiscal.

Un flux de lucru practic arată astfel:

• Colectează un W-9 înainte de prima plată
• Urmărește metoda de plată și tipul plății
• Separă cheltuielile pentru contractori de cheltuielile pentru produse
• Verifică lunar totalurile cumulative
• Confirmă clasificarea fiscală a SRL-ului înainte de sfârșitul anului
• Trimite formularele până la termenul limită

Pentru fondatorii care își înființează noi entități, obiceiurile bune de conformitate create devreme economisesc timp mai târziu. Zenind ajută antreprenorii să construiască și să mențină baza de afaceri care susține evidențe organizate, o gestionare mai clară a furnizorilor și o raportare de sfârșit de an mai simplă.

Întrebări frecvente

Trimit un 1099 către un SRL cu un singur asociat?

Adesea da, dacă SRL-ul este o entitate ignorată fiscal și plata este raportabilă. Totuși, clasificarea fiscală a proprietarului și tipul plății contează în continuare.

Trimit un 1099 către un SRL impozitat ca o corporație S?

De obicei nu pentru plățile obișnuite către contractori, deoarece IRS exclude în general plățile către corporații, inclusiv SRL-uri impozitate ca corporații S.

Trimit un 1099 către un SRL impozitat ca o corporație C?

De obicei nu pentru plățile obișnuite către contractori, din același motiv.

Am nevoie de un 1099 dacă am plătit cu cardul de credit?

De obicei nu. Plățile făcute cu cardul și prin rețele terțe sunt, în general, gestionate prin raportarea pe formularul 1099-K de către procesator.

Am nevoie de un 1099 pentru produsele cumpărate de la un SRL?

De obicei nu, deoarece mărfurile și elementele similare, în general, nu sunt raportabile pe formularul 1099-NEC sau 1099-MISC.

Ce fac dacă am plătit deja furnizorul fără să colectez un W-9?

Solicită imediat W-9-ul, documentează solicitarea și clarifică clasificarea furnizorului înainte de sezonul de depunere. Dacă TIN-ul lipsește în continuare, se pot aplica regulile de reținere la sursă în lipsa formularului corect.

Concluzia

Nu trimiți un 1099 fiecărui SRL.

Trimiți unul atunci când plata este raportabilă, SRL-ul nu este impozitat ca o corporație și suma atinge pragul aplicabil. În multe cazuri, serviciile de contractor se raportează pe formularul 1099-NEC, iar chiria și alte categorii speciale se raportează pe formularul 1099-MISC.

Cea mai sigură abordare este simplă: colectează W-9-urile din timp, verifică clasificarea fiscală a SRL-ului, urmărește totalurile plăților pe parcursul anului și depune formularul corect la timp.