Чи надсилають 1099 до LLC? Пояснення правил IRS

Якщо ви платите LLC за роботу, коротка відповідь така: іноді.

LLC — це юридична форма, але IRS не однаково трактує кожну LLC для цілей подання інформаційної звітності. Чи потрібно надсилати 1099, залежить від того, як LLC оподатковується, за що саме ви платили та яким способом було здійснено платіж.

Для бізнесу в США це більше, ніж питання документації. Помилки в звітності можуть створити зайві податкові проблеми, плутанину з постачальниками та питання щодо backup withholding. Найбезпечніший підхід — правильно класифікувати платіж до кінця року та отримати Form W-9 від кожного постачальника, якому ви плануєте платити за звітні послуги.

Коротка відповідь

Зазвичай ви надсилаєте 1099 до LLC, коли:

• Платіж був за послуги, надані в межах вашого бізнесу
• Загальна сума виплат за рік становила щонайменше $600
• LLC не оподатковується як C corporation або S corporation
• Платіж не було здійснено кредитною карткою, дебетовою карткою чи через сторонню платіжну мережу, яка звітує за Form 1099-K

Зазвичай ви не надсилаєте 1099 до LLC, коли:

• LLC оподатковується як C corporation або S corporation
• Ви платили за товари, доставку або подібні не звітні позиції
• Платіж було здійснено через процесинг, який видає Form 1099-K
• Загальна звітна сума не досягла відповідного порога

Чому LLC викликають плутанину

Термін LLC описує бізнес-структуру за законодавством штату, а не податкову класифікацію.

Для федеральних податкових цілей LLC може оподатковуватися як:

• Disregarded entity
• Partnership
• C corporation
• S corporation

Ця відмінність має значення, оскільки IRS загалом вимагає інформаційні форми для виплат непрацівникам, але зазвичай не вимагає Form 1099-NEC або Form 1099-MISC для виплат корпораціям, включно з LLC, які вважаються C corporation або S corporation.

Отже, питання не лише в тому, «це LLC чи ні?». Правильніше запитати: «Як оподатковується ця LLC і за який саме платіж я заплатив?»

Яка форма застосовується?

Для більшості власників бізнесу питання зводиться до того, чи використовувати Form 1099-NEC або Form 1099-MISC.

Ситуація	Типова форма	Поширений поріг
Послуги від непрацівника, включно з багатьма виплатами підрядникам	1099-NEC	$600 або більше
Оренда	1099-MISC	$600 або більше
Роялті	1099-MISC	$10 або більше
Призи, нагороди та інші доходи	1099-MISC	Зазвичай $600 або більше
Медичні та охоронні виплати	1099-MISC	$600 або більше
Валова виручка, виплачена адвокатам	1099-MISC	$600 або більше
Продаж споживчих товарів для перепродажу в комісійній схемі	1099-MISC або 1099-NEC	$5,000 або більше

Для оплат за послуги підрядного типу зазвичай застосовується Form 1099-NEC. Form 1099-MISC використовується для окремих категорій, таких як оренда, роялті та деякі інші звітні виплати.

Коли зазвичай надсилають 1099 до LLC

1. Ви платили за послуги

Якщо ваш бізнес платить LLC за послуги, і платіж є звітним, LLC може потребувати 1099-NEC.

Типові приклади:

• Маркетингові послуги
• Вебдизайн і веброзробка
• Ландшафтні роботи для комерційної нерухомості
• Консалтинг
• Фотографія або відеозйомка
• Фриланс-райтинг або редагування
• Бухгалтерські або облікові послуги
• Монтажні або ремонтні роботи, виконані незалежним підрядником

Якщо загальна сума, виплачена цьому постачальнику, досягає $600 або більше за рік, вимога звітування часто застосовується, якщо немає винятку.

2. Ви платили оренду LLC

Комерційні орендні платежі можуть бути звітними у Form 1099-MISC, коли платіж здійснюється орендодавцю, власнику або належному одержувачу звітної виплати.

Це може траплятися, коли:

• Ви орендуєте офісне приміщення у LLC, що володіє нерухомістю
• Ви сплачуєте оренду за складське приміщення бізнес-структурі
• Ви робите інші звітні орендні платежі в межах бізнесу

Пам’ятайте, що правила звітування можуть залежати від того, хто фактично володіє майном і хто є належним отримувачем за W-9.

3. Ви платили роялті або інші звітні доходи

Деякі виплати LLC можуть належати до Form 1099-MISC, а не до 1099-NEC.

Приклади:

• Роялті
• Призи та нагороди
• Деякі інші виплати доходу
• Деякі медичні або охоронні виплати
• Валова виручка, виплачена адвокатам

Ці категорії трапляються рідше, ніж виплати підрядникам, але їх важливо враховувати, коли вони виникають.

4. Ви платили через комісійну або перепродажну схему

Якщо ви працюєте за схемою купівлі-продажу або комісійної винагороди, пов’язаною зі споживчими товарами для перепродажу, можуть застосовуватися спеціальні правила звітності після досягнення порога IRS.

Це менш поширено для звичайних постачальників, але варто звернути увагу, якщо ваш бізнес працює з торговими представниками, реферальними схемами або оптовими перепродавцями.

Коли зазвичай не надсилають 1099 до LLC

1. LLC оподатковується як корпорація

IRS зазвичай не вимагає Form 1099-NEC або Form 1099-MISC для виплат корпораціям, включно з LLC, які оподатковуються як C corporation або S corporation.

Це один із найважливіших винятків, який слід пам’ятати. Багато власників бізнесу припускають, що всі LLC отримують 1099. Це не так.

2. Ви платили за товари або продукцію

Платежі за товари, матеріали, доставку, зберігання та подібні позиції зазвичай не є звітними у Form 1099-NEC або Form 1099-MISC.

Отже, якщо ви купуєте продукцію у LLC, зазвичай не потрібно видавати 1099 лише тому, що продавець є LLC.

3. Ви платили карткою або через сторонню мережу

Якщо ви платите кредитною карткою, дебетовою карткою або через багато сторонніх платіжних платформ, обов’язок звітування зазвичай переходить до платіжного процесора, який може видати Form 1099-K.

Це важлива відмінність. Ви не хочете видавати дубльовані форми для одного й того самого потоку транзакцій, якщо правила IRS прямо цього не вимагають.

4. Платіж не досяг порога

Найпоширеніший поріг для виплат підрядникам становить $600 за рік.

Якщо загальна сума звітних виплат цьому постачальнику залишилася нижче порога, 1099 зазвичай не потрібна.

Чому Form W-9 має значення

Перед тим як платити постачальнику, попросіть Form W-9.

Form W-9 надає юридичну назву постачальника, податкову класифікацію, адресу та податковий ідентифікаційний номер. Ця інформація допомагає визначити, чи LLC оподатковується як корпорація і чи потрібна 1099.

Для disregarded entity інструкції IRS вимагають, щоб W-9 відображала ім’я власника в рядку 1 і назву disregarded entity в рядку 2. Для звітності це значно полегшує зіставлення одержувача з правильним податковим записом.

Чіткий процес роботи з W-9 допомагає уникнути:

• Помилок у поданні через неправильне ім’я
• Проблем із відсутнім TIN
• Відхилених e-file подань
• Проблем із backup withholding
• Поспіху наприкінці року, коли потрібно виправляти записи постачальників

Що робити, якщо LLC не надає W-9?

Якщо одержувач відмовляється надати правильний податковий ідентифікаційний номер, вашому бізнесу може знадобитися розглянути backup withholding.

Поточна ставка backup withholding становить 24% для звітних виплат.

Це не означає, що кожна відсутня W-9 автоматично призводить до утримання в кожній ситуації, але це означає, що проблему не можна ігнорувати. Якщо постачальник не співпрацює, задокументуйте запит і уважно дотримуйтеся правил IRS.

Терміни подання, які варто знати

Строк подання залежить від форми.

Form 1099-NEC

• Надати отримувачу до 31 січня
• Подати до IRS до 31 січня

Цей строк діє незалежно від того, подаєте ви на папері чи електронно.

Form 1099-MISC

• Надати копії отримувачу до 31 січня у більшості випадків
• Подати до IRS до 28 лютого при поданні на папері
• Подати до IRS до 31 березня при електронному поданні

Для деяких ситуацій із Form 1099-MISC можуть діяти спеціальні строки для отримувача, тому завжди перевіряйте поточні інструкції IRS, якщо застосовується box 8 або box 10.

Поріг для e-file

Для інформаційних форм, які потрібно подати 1 січня 2024 року або пізніше, IRS загалом знизив поріг e-file до 10 інформаційних форм, якщо їх підсумовувати за всіма типами форм, на які поширюється це правило.

Це означає, що багатьом малим бізнесам, які раніше подавали паперові форми, тепер потрібно подавати їх електронно.

Простий процес ухвалення рішення

Якщо ви не впевнені, чи надсилати 1099 до LLC, скористайтеся таким процесом.

Крок 1: Перевірте, як оподатковується LLC

Перегляньте W-9 постачальника та визначте, чи LLC є:

• Disregarded
• Partnership
• C corporation
• S corporation

Якщо LLC оподатковується як корпорація, 1099 зазвичай не потрібна для звичайних оплат за послуги.

Крок 2: Визначте тип платежу

З’ясуйте, чи платіж був за:

• Послуги
• Оренду
• Роялті
• Гонорари адвокатам
• Товари або продукцію
• Платіж через картку або процесор

Тип платежу часто визначає форму, а не лише назва юридичної особи.

Крок 3: Перевірте грошовий поріг

Підсумуйте всі звітні виплати за календарний рік.

Якщо загальна сума не досягає відповідного порога, 1099 зазвичай не потрібна.

Крок 4: Перевірте винятки за способом оплати

Якщо платіж пройшов через карткову мережу або сторонню платформу, замість цього можуть застосовуватися правила 1099-K.

Крок 5: Подайте вчасно

Збирайте W-9 заздалегідь, звіряйте річні суми виплат постачальникам і подавайте правильну інформаційну форму до дедлайну.

Типові помилки бізнесу

Припускати, що кожна LLC отримує 1099

Це найпоширеніша помилка. LLC, яка оподатковується як корпорація, зазвичай не звітується так само, як фізична особа-підприємець або partnership.

Використовувати неправильну форму

Платежі за послуги зазвичай належать до Form 1099-NEC, а не до Form 1099-MISC.

Забувати запитати W-9

Без W-9 у вас може не бути юридичної назви, TIN або класифікації entity, потрібних для правильного подання.

Видавати дубльовані форми

Не видавайте і 1099, і не покладайтеся на 1099-K, видану процесором, для одного й того самого потоку платежів, якщо факти справді цього не вимагають.

Пропускати дедлайн

Запізніле подання може спричинити штрафи та додаткову роботу з виправлення, якої легко уникнути завдяки базовому річному процесу.

Що варто впровадити засновникам

Якщо ви керуєте бізнесом, що зростає, побудуйте процес звітності постачальників ще до початку податкового сезону.

Практичний робочий процес виглядає так:

• Збирайте W-9 до першого платежу
• Відстежуйте спосіб платежу та тип платежу
• Окремо враховуйте витрати на підрядників і на товари
• Щомісяця переглядайте накопичені суми з початку року
• Перевіряйте податкову класифікацію LLC перед кінцем року
• Надсилайте форми до дедлайну

Для засновників, які створюють нові юридичні особи, акуратні звички щодо комплаєнсу з самого початку економлять час пізніше. Zenind допомагає підприємцям будувати й підтримувати основу бізнесу, яка сприяє впорядкованим записам, зрозумілішому управлінню постачальниками та більш плавній річній звітності.

Поширені запитання

Чи надсилати 1099 до single-member LLC?

Часто так, якщо LLC є disregarded entity, а платіж є звітним. Податкова класифікація власника та тип платежу все одно мають значення.

Чи надсилати 1099 до LLC, яка оподатковується як S corporation?

Зазвичай ні для звичайних платежів підрядникам, оскільки IRS загалом виключає виплати корпораціям, включно з LLC, які оподатковуються як S corporation.

Чи надсилати 1099 до LLC, яка оподатковується як C corporation?

Зазвичай ні для звичайних платежів підрядникам з тієї самої причини.

Чи потрібна 1099, якщо я платив кредитною карткою?

Зазвичай ні. Платежі карткою та через сторонні мережі зазвичай обробляються через звітність Form 1099-K від процесора.

Чи потрібна 1099 за товари, які я купив у LLC?

Зазвичай ні, оскільки товари та подібні позиції зазвичай не є звітними у Form 1099-NEC або Form 1099-MISC.

Що, якщо я вже заплатив постачальнику, не зібравши W-9?

Негайно запросіть W-9, задокументуйте запит і врегулюйте класифікацію постачальника до сезону подання звітності. Якщо TIN і далі відсутній, можуть застосовуватися правила backup withholding.

Висновок

Ви не надсилаєте 1099 кожній LLC.

Ви надсилаєте її, коли платіж є звітним, LLC не оподатковується як корпорація, а сума досягає відповідного порога. У багатьох випадках оплата послуг підрядників належить до Form 1099-NEC, тоді як оренда та інші спеціальні категорії належать до Form 1099-MISC.

Найбезпечніший підхід простий: збирайте W-9 заздалегідь, перевіряйте податкову класифікацію LLC, відстежуйте загальні суми виплат протягом року та вчасно подавайте правильну форму.