ITIN-nummerguide: Vad det är, vem som behöver ett och hur man ansöker

Ett Individual Taxpayer Identification Number, eller ITIN, är ett skattehanteringsnummer som utfärdas av den amerikanska skattemyndigheten IRS för vissa personer som behöver ett amerikanskt skattenummer men inte är berättigade till ett Social Security Number. För många utländska personer som inte är bosatta i USA, utländska investerare, makar, anhöriga och andra skattebetalare med amerikanska deklarationsskyldigheter är ett ITIN nyckeln som gör att en deklaration kan lämnas in korrekt.

Om du är ny inför amerikanska skatteregler kan skillnaden mellan ett ITIN, ett Social Security Number och ett Employer Identification Number vara förvirrande. Den goda nyheten är att syftet med varje nummer är tydligt när du väl förstår grunderna.

Vad är ett ITIN?

Ett ITIN är ett nioställigt nummer som utfärdas av IRS för att hjälpa till att identifiera personer för federala skatteändamål. Det börjar alltid med siffran 9 och har ett format som liknar ett Social Security Number.

Ett ITIN är inte en immigrationsstatus, ett arbetstillstånd eller bevis på att man är auktoriserad att arbeta i USA. Det är helt enkelt ett skatteidentifikationsnummer som används när en person måste lämna in eller anges i en amerikansk skattedeklaration och inte kan få ett SSN.

Vem behöver ett ITIN?

Du kan behöva ett ITIN om du är skyldig att lämna in en amerikansk deklaration eller ska ingå i en sådan, men inte är berättigad till ett SSN. Vanliga exempel inkluderar:

• Utländska personer som inte är bosatta i USA men har amerikanska deklarationskrav
• Utländska medborgare som får inkomster från USA
• Anhöriga eller makar till amerikanska skattebetalare som inte är berättigade till ett SSN
• Utländska investerare som måste redovisa inkomster med koppling till USA
• Personer som gör anspråk på vissa skatteavtalsförmåner

Ett ITIN är ofta relevant när inkomst, ägande eller rapporteringsskyldighet skapar en deklarationsplikt även om personen inte bor i USA.

Vem behöver inte ett ITIN?

Alla med anknytning till USA behöver inte ett ITIN. Du behöver vanligtvis inte ett om:

• Du är berättigad till ett Social Security Number
• Du bara behöver ett skatte-ID för ett företag, vilket normalt skulle vara ett EIN i stället
• Du inte har någon federal deklarations- eller rapporteringsskyldighet

Om ditt mål är att bilda och driva ett amerikanskt företag krävs inte ett ITIN automatiskt. Många företagare behöver ett EIN för bolaget och upptäcker först senare om de personligen behöver ett ITIN för sin egen skattesituation.

ITIN jämfört med SSN och EIN

De tre numren har olika syften:

ITIN

Används av privatpersoner för federal skatterapportering när de inte är berättigade till ett SSN.

SSN

Utfärdas till berättigade amerikanska medborgare och vissa auktoriserade bosatta för arbete, förmåner och skatt.

EIN

Utfärdas till företagsenheter som LLC-bolag och aktiebolag för skatteadministration, lönehantering, bankärenden och företagsregistreringar.

Ett vanligt misstag är att anta att en företagare bara behöver ett nummer. I praktiken kan ett LLC-bolag behöva ett EIN för företaget, medan ägaren separat kan behöva ett ITIN eller SSN beroende på personliga deklarationer.

Hur man ansöker om ett ITIN

IRS kräver att sökande lämnar in Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number. I de flesta fall måste ansökan skickas in tillsammans med en giltig federal deklaration, även om det finns undantag för vissa kategorier av sökande.

Grundläggande ansökningssteg

1. Fyll i Form W-7 noggrant.
2. Bifoga de styrkande handlingar som krävs.
3. Inkludera den federala deklarationen, om det krävs.
4. Skicka paketet till IRS per post, via en IRS-auktoriserad acceptance agent eller till ett IRS Taxpayer Assistance Center.

Dokument du kan behöva

IRS kräver originalhandlingar eller bestyrkta kopior från den myndighet som utfärdat dem. Ett pass är ofta det enklaste enskilda dokumentet eftersom det kan styrka både identitet och utländsk status samtidigt. I andra fall kan ytterligare dokument behövas.

Eftersom dokumentreglerna är strikta är noggrannhet viktig. Saknade underskrifter, utgångna dokument eller inkonsekventa stavningar av namn kan fördröja ansökan.

Vanliga orsaker till att ITIN-ansökningar försenas

ITIN-ansökningar försenas ofta av orsaker som kan undvikas. De vanligaste problemen är:

• Ofullständigt ifylld Form W-7
• Saknade bilagor till deklarationen när de krävs
• Olämpliga styrkande handlingar
• Avvikelser i namn eller födelsedatum
• Att skicka in fotokopior när bestyrkta kopior krävs
• Att inte välja rätt orsak för ansökan

En noggrann genomgång före insändning kan spara veckor av förseningar.

Förfaller ett ITIN?

Ja. ITIN kan förfalla om de inte används i en federal deklaration under en period av år eller om IRS tilldelar ett utgångsdatum baserat på särskilda intervall för utfärdande. Om ett ITIN har förfallit kan det behöva förnyas innan en deklaration kan behandlas normalt.

Om du inte har använt ditt ITIN på ett tag är det värt att kontrollera om det fortfarande är aktivt innan du lämnar in deklarationen.

Varför ITIN är viktigt för grundare som inte är bosatta i USA

Många internationella entreprenörer fokuserar först på att bilda ett amerikanskt LLC-bolag eller aktiebolag. Det är en klok början, men bolagsbildning och personlig skatteidentifiering är inte samma sak.

Till exempel kan en grundare som inte är bosatt i USA behöva ett EIN för bolaget och samtidigt behöva ett ITIN för personlig rapportering, skatteavtal eller skattedeklarationer kopplade till ägande eller inkomster. Att förstå skillnaden tidigt hjälper till att undvika förseningar med bankärenden, efterlevnad och deklarationer.

Zenind hjälper entreprenörer att bilda amerikanska företagsenheter effektivt, och en del av god planering är att veta vilket federalt identifieringsnummer som behövs för bolaget och vilket som behövs för individen bakom det.

Bästa praxis innan du ansöker

Innan du skickar in en ITIN-ansökan bör du ta några praktiska steg:

• Bekräfta att du verkligen behöver ett ITIN och inte ett SSN eller EIN
• Säkerställ att din deklarationsskyldighet är tydlig
• Samla exakt de dokument som IRS accepterar
• Granska all personlig information så att den stämmer överens överallt
• Spara kopior av allt du skickar in

Om din skattesituation involverar ett företag, utländskt ägande eller gränsöverskridande inkomster bör du överväga att tala med en kvalificerad skatteexpert innan du lämnar in.

Vanliga frågor

Kan jag arbeta i USA med ett ITIN?

Nej. Ett ITIN används endast för skattehantering och ger inte rätt att arbeta.

Är ett ITIN samma sak som ett EIN?

Nej. Ett ITIN identifierar en privat skattebetalare, medan ett EIN identifierar en företagsenhet.

Kan jag starta ett företag med endast ett ITIN?

Vanligtvis inte. En företagsenhet behöver normalt ett EIN för federala skatte- och bankändamål.

Kan jag ansöka om ett ITIN utan att lämna in en deklaration?

I vissa särskilda situationer, ja. De flesta sökande skickar dock in Form W-7 tillsammans med en federal deklaration.

Slutord

Ett ITIN är ett viktigt verktyg för personer som måste uppfylla amerikanska skatteskyldigheter men inte kan få ett Social Security Number. För personer som inte är bosatta i USA, utländska investerare och vissa familjemedlemmar till amerikanska skattebetalare kan det vara skillnaden mellan en avvisad deklaration och en korrekt inlämnad deklaration.

Om du också bildar ett amerikanskt företag, kom ihåg att dina personliga behov av skatteidentifiering kan skilja sig från företagets behov. En välplanerad struktur kan spara tid, minska fel i deklarationen och göra gränsöverskridande efterlevnad enklare att hantera.