Guia do Número ITIN: o que é, quem precisa de um e como solicitar

Um Número de Identificação Individual do Contribuinte, ou ITIN, é um número de processamento fiscal emitido pelo Internal Revenue Service dos Estados Unidos para determinadas pessoas que precisam de um número de contribuinte dos EUA, mas não são elegíveis para um Social Security Number. Para muitos não residentes, investidores estrangeiros, cônjuges, dependentes e outros contribuintes com obrigações de declaração nos EUA, o ITIN é a chave que permite apresentar corretamente uma declaração de imposto.

Se você está começando a entender as regras tributárias dos EUA, a diferença entre um ITIN, um Social Security Number e um Employer Identification Number pode ser confusa. A boa notícia é que a finalidade de cada número é simples quando você entende o básico.

O que é um ITIN?

O ITIN é um número de nove dígitos emitido pelo IRS para ajudar a identificar indivíduos para fins fiscais federais. Ele sempre começa com o número 9 e tem um formato semelhante ao de um Social Security Number.

O ITIN não é status imigratório, autorização de trabalho nem prova de permissão para trabalhar nos Estados Unidos. Ele é simplesmente um número de identificação fiscal usado quando uma pessoa precisa declarar impostos nos EUA ou ser incluída em uma declaração e não pode obter um SSN.

Quem precisa de um ITIN?

Você pode precisar de um ITIN se for obrigado a apresentar uma declaração de imposto dos EUA ou a ser incluído nela, mas não for elegível para um SSN. Exemplos comuns incluem:

• Estrangeiros não residentes com obrigações de declaração fiscal nos EUA
• Estrangeiros que recebem renda de fonte americana
• Dependentes ou cônjuges de contribuintes dos EUA que não são elegíveis para um SSN
• Investidores estrangeiros que precisam declarar renda vinculada aos Estados Unidos
• Pessoas que reivindicam determinados benefícios de tratados tributários

O ITIN costuma ser relevante quando renda, propriedade ou obrigações de reporte criam uma exigência de declaração, mesmo que a pessoa não resida nos Estados Unidos.

Quem não precisa de um ITIN?

Nem toda pessoa com alguma conexão com os Estados Unidos precisa de um ITIN. Em geral, você não precisa de um se:

• Você for elegível para um Social Security Number
• Você só precisar de um número de identificação fiscal empresarial para uma empresa, que normalmente seria um EIN
• Você não tiver obrigação federal de declaração ou reporte fiscal

Se o seu objetivo é constituir e operar uma empresa nos EUA, um ITIN não é automaticamente necessário. Muitos empresários precisam de um EIN para a empresa e só depois descobrem se precisam de um ITIN pessoalmente para a própria situação fiscal.

ITIN vs. SSN vs. EIN

Os três números têm finalidades diferentes:

ITIN

Usado por indivíduos para reporte fiscal federal quando não são elegíveis para um SSN.

SSN

Emitido para cidadãos dos EUA elegíveis e certos residentes autorizados para fins de trabalho, benefícios e impostos.

EIN

Emitido para entidades empresariais, como LLCs e corporações, para administração fiscal, folha de pagamento, serviços bancários e registros empresariais.

Um erro comum é presumir que o proprietário de uma empresa precisa apenas de um número. Na prática, uma LLC pode precisar de um EIN para a empresa, enquanto o proprietário pode precisar separadamente de um ITIN ou SSN, dependendo das declarações fiscais pessoais.

Como solicitar um ITIN

O IRS exige que os solicitantes apresentem o Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number. Na maioria dos casos, a solicitação deve ser enviada junto com uma declaração federal de imposto válida, embora existam exceções para determinadas categorias de solicitantes.

Etapas básicas da solicitação

1. Preencha o Form W-7 com precisão.
2. Anexe os documentos comprobatórios exigidos.
3. Inclua a declaração federal de imposto, se for necessário.
4. Envie o pacote ao IRS por correio, por meio de um agente de aceitação autorizado pelo IRS ou em um IRS Taxpayer Assistance Center.

Documentos que você pode precisar

O IRS exige documentos originais ou cópias certificadas pelo órgão emissor. Um passaporte costuma ser o documento único mais simples, porque pode comprovar identidade e condição de estrangeiro ao mesmo tempo. Em outros casos, podem ser necessários documentos adicionais.

Como as regras sobre documentos são rígidas, a precisão é importante. Assinaturas ausentes, documentos vencidos ou variações na grafia do nome podem atrasar a solicitação.

Motivos comuns para atrasos em solicitações de ITIN

As solicitações de ITIN costumam atrasar por motivos que poderiam ser evitados. Os problemas mais comuns incluem:

• Form W-7 incompleto
• Falta de anexo da declaração de imposto quando exigido
• Documentos comprobatórios inadequados
• Divergências em nome ou data de nascimento
• Envio de fotocópias quando cópias certificadas são exigidas
• Falha ao selecionar o motivo correto da solicitação

Uma revisão cuidadosa antes do envio pode economizar semanas de atraso.

O ITIN expira?

Sim. Os ITINs podem expirar se não forem usados em uma declaração federal de imposto por um período de anos ou se o IRS atribuir uma expiração com base em faixas específicas de emissão. Se um ITIN expirar, pode ser necessário renová-lo antes que uma declaração de imposto seja processada normalmente.

Se você não usou seu ITIN há algum tempo, vale verificar se ele ainda está ativo antes de declarar.

Por que o ITIN é importante para fundadores não residentes

Muitos empreendedores internacionais se concentram primeiro em constituir uma LLC ou corporação nos EUA. Esse é um bom ponto de partida, mas a formação da entidade e a identificação fiscal pessoal não são a mesma questão.

Por exemplo, um fundador não residente pode precisar de um EIN para a empresa e, ao mesmo tempo, de um ITIN para reporte pessoal, reivindicação de tratado ou declarações fiscais relacionadas à participação societária ou à renda. Entender essa distinção desde o início ajuda a evitar atrasos com serviços bancários, conformidade e declarações.

A Zenind ajuda empreendedores a constituir entidades empresariais nos EUA de forma eficiente, e um bom planejamento inclui saber qual número de identificação federal é necessário para a empresa e qual é necessário para a pessoa por trás dela.

Boas práticas antes de solicitar

Antes de enviar uma solicitação de ITIN, siga algumas etapas práticas:

• Confirme se você realmente precisa de um ITIN e não de um SSN ou EIN
• Certifique-se de que sua obrigação de declaração fiscal esteja clara
• Reúna exatamente os documentos aceitos pelo IRS
• Revise todos os dados pessoais para garantir consistência
• Guarde cópias de tudo o que enviar

Se sua situação fiscal envolver uma empresa, propriedade estrangeira ou renda internacional, considere falar com um profissional qualificado em impostos antes de protocolar.

Perguntas frequentes

Posso trabalhar nos Estados Unidos com um ITIN?

Não. O ITIN é apenas para processamento fiscal e não autoriza emprego.

ITIN é o mesmo que EIN?

Não. O ITIN identifica um contribuinte individual, enquanto o EIN identifica uma entidade empresarial.

Posso abrir uma empresa apenas com um ITIN?

Normalmente, não. Uma entidade empresarial geralmente precisa de um EIN para fins fiscais federais e bancários.

Posso solicitar um ITIN sem apresentar uma declaração de imposto?

Em algumas situações especiais, sim. No entanto, a maioria dos solicitantes envia o Form W-7 junto com uma declaração federal.

Considerações finais

O ITIN é uma ferramenta importante para pessoas que precisam cumprir obrigações fiscais nos EUA, mas não podem obter um Social Security Number. Para não residentes, investidores estrangeiros e certos familiares de contribuintes dos EUA, ele pode ser a diferença entre uma declaração rejeitada e uma declaração em conformidade.

Se você também estiver constituindo uma empresa nos EUA, lembre-se de que suas necessidades pessoais de identificação fiscal podem ser diferentes das necessidades da sua empresa. Uma estrutura bem planejada pode economizar tempo, reduzir erros de preenchimento e facilitar o gerenciamento da conformidade internacional.