Guia do Número ITIN: O que é, quem precisa de um e como se candidatar

Um Número de Identificação Individual do Contribuinte, ou ITIN, é um número de processamento fiscal emitido pelo Serviço de Receita Interna dos EUA para determinadas pessoas que precisam de um número de contribuinte dos EUA mas não são elegíveis para um Número de Segurança Social. Para muitos não residentes, investidores estrangeiros, cônjuges, dependentes e outros contribuintes com obrigações fiscais nos EUA, um ITIN é a chave para apresentar corretamente uma declaração fiscal.

Se é novo nas regras fiscais dos EUA, a diferença entre um ITIN, um Número de Segurança Social e um Número de Identificação do Empregador pode ser confusa. A boa notícia é que a finalidade de cada número é simples quando percebe os princípios básicos.

O que é um ITIN?

Um ITIN é um número de nove dígitos emitido pelo IRS para ajudar a identificar pessoas para efeitos fiscais federais. Começa sempre pelo número 9 e tem um formato semelhante ao de um Número de Segurança Social.

Um ITIN não é um estatuto de imigração, uma autorização de trabalho nem prova de permissão para trabalhar nos Estados Unidos. É simplesmente um número de identificação fiscal utilizado quando uma pessoa tem de apresentar, ou ser incluída numa, declaração fiscal dos EUA e não pode obter um SSN.

Quem precisa de um ITIN?

Pode precisar de um ITIN se tiver de apresentar uma declaração fiscal nos EUA ou ser incluído numa, mas não for elegível para um SSN. Exemplos comuns incluem:

• Estrangeiros não residentes com obrigações de declaração fiscal nos EUA
• Cidadãos estrangeiros que recebem rendimentos de fonte norte-americana
• Dependentes ou cônjuges de contribuintes dos EUA que não são elegíveis para um SSN
• Investidores estrangeiros que têm de declarar rendimentos ligados aos Estados Unidos
• Pessoas que reclamam determinados benefícios ao abrigo de tratados fiscais

Um ITIN é frequentemente relevante quando o rendimento, a titularidade ou a obrigação de reporte criam uma obrigação de declaração, mesmo que a pessoa não viva nos Estados Unidos.

Quem não precisa de um ITIN?

Nem toda a pessoa com ligação aos Estados Unidos precisa de um ITIN. Normalmente, não precisa de um se:

• For elegível para um Número de Segurança Social
• Só precisar de um número fiscal empresarial para uma sociedade, que em geral seria um EIN
• Não tiver obrigação federal de declaração ou reporte fiscal

Se o seu objetivo for constituir e operar um negócio nos EUA, um ITIN não é automaticamente necessário. Muitos empresários precisam de um EIN para a empresa e só mais tarde descobrem se precisam pessoalmente de um ITIN para a sua situação fiscal.

ITIN vs. SSN vs. EIN

Os três números servem propósitos diferentes:

ITIN

Utilizado por pessoas singulares para reporte fiscal federal quando não são elegíveis para um SSN.

SSN

Emitido a cidadãos norte-americanos elegíveis e a certos residentes autorizados para fins de trabalho, benefícios e impostos.

EIN

Emitido a entidades empresariais, como LLCs e sociedades anónimas, para administração fiscal, processamento salarial, banca e declarações empresariais.

Um erro comum é assumir que o proprietário de uma empresa precisa apenas de um número. Na realidade, uma LLC pode precisar de um EIN para a empresa, enquanto o proprietário pode precisar separadamente de um ITIN ou SSN, consoante as suas declarações fiscais pessoais.

Como se candidatar a um ITIN

O IRS exige que os candidatos apresentem o Formulário W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number. Na maioria dos casos, o pedido deve ser submetido juntamente com uma declaração fiscal federal válida, embora existam exceções para determinadas categorias de requerentes.

Passos básicos da candidatura

1. Preencha corretamente o Formulário W-7.
2. Anexe os documentos comprovativos exigidos.
3. Inclua a declaração fiscal federal, se for necessária.
4. Envie o processo ao IRS por correio, através de um agente de aceitação autorizado pelo IRS ou num IRS Taxpayer Assistance Center.

Documentos de que poderá precisar

O IRS exige documentos originais ou cópias certificadas pelo organismo emissor. Um passaporte é muitas vezes o documento único mais simples, porque pode comprovar identidade e estatuto de estrangeiro ao mesmo tempo. Noutros casos, podem ser necessários documentos adicionais.

Como as regras documentais são rigorosas, a precisão é importante. Assinaturas em falta, documentos expirados ou grafias diferentes do nome podem atrasar o pedido.

Razões comuns para atrasos nos pedidos de ITIN

Os pedidos de ITIN são frequentemente atrasados por motivos evitáveis. Os problemas mais comuns incluem:

• Formulário W-7 incompleto
• Falta de anexos da declaração fiscal quando necessários
• Documentos comprovativos inadequados
• Divergências no nome ou na data de nascimento
• Envio de fotocópias quando são exigidas cópias certificadas
• Não selecionar o motivo correto da candidatura

Uma revisão cuidadosa antes da submissão pode poupar semanas de atraso.

Um ITIN expira?

Sim. Os ITINs podem expirar se não forem utilizados numa declaração fiscal federal durante um período de anos ou se o IRS lhes atribuir uma data de expiração com base em intervalos específicos de emissão. Se um ITIN expirar, pode ser necessário renová-lo antes de uma declaração fiscal poder ser processada normalmente.

Se não utilizou o seu ITIN recentemente, vale a pena verificar se continua ativo antes de apresentar a declaração.

Porque é que os ITINs são importantes para fundadores não residentes

Muitos empreendedores internacionais concentram-se primeiro na constituição de uma LLC ou sociedade anónima nos EUA. Esse é um bom ponto de partida, mas a constituição da entidade e a identificação fiscal pessoal não são a mesma questão.

Por exemplo, um fundador não residente pode precisar de um EIN para a empresa e, ao mesmo tempo, de um ITIN para reporte pessoal, pedidos ao abrigo de tratados ou declarações fiscais relacionadas com a titularidade ou com rendimentos. Compreender essa distinção desde cedo ajuda a evitar atrasos em banca, conformidade e declarações.

A Zenind ajuda os empreendedores a constituir entidades empresariais nos EUA de forma eficiente, e uma boa planificação inclui saber qual o número de identificação federal necessário para a empresa e qual o necessário para a pessoa por trás dela.

Boas práticas antes de se candidatar

Antes de submeter um pedido de ITIN, siga alguns passos práticos:

• Confirme que realmente precisa de um ITIN e não de um SSN ou EIN
• Certifique-se de que a sua obrigação de declaração fiscal está clara
• Reúna exatamente os documentos aceites pelo IRS
• Reveja todas as informações pessoais para garantir consistência
• Guarde cópias de tudo o que submeter

Se a sua situação fiscal envolver uma empresa, propriedade estrangeira ou rendimento transfronteiriço, considere falar com um profissional de impostos qualificado antes de apresentar o pedido.

Perguntas frequentes

Posso trabalhar nos Estados Unidos com um ITIN?

Não. Um ITIN serve apenas para processamento fiscal e não autoriza emprego.

Um ITIN é o mesmo que um EIN?

Não. Um ITIN identifica um contribuinte individual, enquanto um EIN identifica uma entidade empresarial.

Posso abrir uma empresa apenas com um ITIN?

Normalmente, não. Uma entidade empresarial geralmente precisa de um EIN para fins fiscais federais e bancários.

Posso candidatar-me a um ITIN sem apresentar uma declaração fiscal?

Em algumas situações especiais, sim. No entanto, a maioria dos candidatos apresenta o Formulário W-7 juntamente com uma declaração federal.

Considerações finais

Um ITIN é uma ferramenta importante para pessoas que têm de cumprir obrigações fiscais nos EUA mas não podem obter um Número de Segurança Social. Para não residentes, investidores estrangeiros e certos familiares de contribuintes dos EUA, pode ser a diferença entre uma declaração rejeitada e uma declaração em conformidade.

Se também estiver a constituir uma empresa nos EUA, lembre-se de que as suas necessidades de identificação fiscal pessoal podem ser diferentes das necessidades da sua empresa. Uma configuração bem planeada pode poupar tempo, reduzir erros de apresentação e tornar a conformidade transfronteiriça mais fácil de gerir.