Guide du numéro ITIN : ce que c’est, qui en a besoin et comment en faire la demande

Un numéro d’identification de contribuable individuel, ou ITIN, est un numéro de traitement fiscal délivré par l’Internal Revenue Service des États-Unis à certaines personnes qui ont besoin d’un numéro de contribuable américain sans être admissibles à un numéro d’assurance sociale (NAS). Pour de nombreux non-résidents, investisseurs étrangers, conjoints, personnes à charge et autres contribuables ayant des obligations de production de déclarations aux États-Unis, un ITIN est l’élément clé qui permet de produire correctement une déclaration de revenus.

Si vous découvrez les règles fiscales américaines, la différence entre un ITIN, un numéro d’assurance sociale et un numéro d’identification d’employeur peut sembler complexe. La bonne nouvelle, c’est que le rôle de chaque numéro devient simple une fois les bases comprises.

Qu’est-ce qu’un ITIN?

Un ITIN est un numéro à neuf chiffres délivré par l’IRS pour aider à identifier des personnes à des fins fiscales fédérales. Il commence toujours par le chiffre 9 et présente un format semblable à celui d’un numéro d’assurance sociale.

Un ITIN n’est pas un statut d’immigration, ni un permis de travail, ni une preuve d’autorisation de travailler aux États-Unis. Il s’agit simplement d’un numéro d’identification fiscale utilisé lorsqu’une personne doit produire une déclaration de revenus américaine ou y figurer, sans pouvoir obtenir de NAS.

Qui a besoin d’un ITIN?

Vous pourriez avoir besoin d’un ITIN si vous devez produire une déclaration de revenus américaine ou y être inclus, mais que vous n’êtes pas admissible à un NAS. Voici des exemples courants :

• Non-résidents ayant des obligations de déclaration fiscale aux États-Unis
• Ressortissants étrangers qui reçoivent des revenus provenant des États-Unis
• Personnes à charge ou conjoints de contribuables américains qui ne sont pas admissibles à un NAS
• Investisseurs étrangers qui doivent déclarer des revenus liés aux États-Unis
• Personnes qui demandent certains avantages prévus par une convention fiscale

Un ITIN est souvent pertinent lorsque des revenus, une participation ou des obligations de déclaration créent une obligation de production même si la personne ne vit pas aux États-Unis.

Qui n’a pas besoin d’un ITIN?

Toute personne ayant un lien avec les États-Unis n’a pas nécessairement besoin d’un ITIN. Vous n’en avez généralement pas besoin si :

• Vous êtes admissible à un numéro d’assurance sociale
• Vous avez seulement besoin d’un numéro d’identification fiscale d’entreprise pour une société, auquel cas il s’agirait généralement plutôt d’un EIN
• Vous n’avez aucune obligation de production ou de déclaration fiscale fédérale

Si votre objectif est de constituer et d’exploiter une entreprise américaine, un ITIN n’est pas automatiquement requis. De nombreux propriétaires d’entreprise ont besoin d’un EIN pour leur société et découvrent seulement plus tard s’ils ont personnellement besoin d’un ITIN pour leur propre situation fiscale.

ITIN, NAS et EIN

Ces trois numéros ont des fonctions différentes :

ITIN

Utilisé par des particuliers pour la déclaration fiscale fédérale lorsqu’ils ne sont pas admissibles à un NAS.

NAS

Attribué aux citoyens américains admissibles et à certains résidents autorisés à des fins de travail, de prestations et de fiscalité.

EIN

Attribué aux entités commerciales comme les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés par actions pour l’administration fiscale, la paie, les opérations bancaires et les déclarations d’entreprise.

Une erreur fréquente consiste à croire qu’un propriétaire d’entreprise n’a besoin que d’un seul numéro. En réalité, une société à responsabilité limitée peut avoir besoin d’un EIN pour l’entreprise, tandis que le propriétaire peut aussi avoir besoin, séparément, d’un ITIN ou d’un NAS selon ses déclarations personnelles.

Comment faire une demande d’ITIN

L’IRS exige que les demandeurs remplissent le formulaire W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number. Dans la plupart des cas, la demande doit être soumise avec une déclaration de revenus fédérale valide, bien qu’il existe des exceptions pour certaines catégories de demandeurs.

Étapes de base de la demande

1. Remplissez le formulaire W-7 avec exactitude.
2. Joignez les documents justificatifs requis.
3. Incluez la déclaration de revenus fédérale, si cela est exigé.
4. Soumettez le dossier à l’IRS par la poste, par l’entremise d’un agent d’acceptation autorisé par l’IRS ou dans un centre d’assistance aux contribuables de l’IRS.

Documents qui peuvent être nécessaires

L’IRS exige des documents originaux ou des copies certifiées conformes par l’organisme émetteur. Un passeport est souvent le document unique le plus simple, car il peut prouver à la fois l’identité et le statut étranger. Dans d’autres cas, des documents supplémentaires peuvent être nécessaires.

Comme les exigences documentaires sont strictes, l’exactitude est essentielle. Les signatures manquantes, les documents expirés ou les variations dans l’orthographe des noms peuvent retarder la demande.

Raisons courantes des retards dans les demandes d’ITIN

Les demandes d’ITIN sont souvent retardées pour des raisons évitables. Les problèmes les plus courants sont les suivants :

• Formulaire W-7 incomplet
• Déclarations de revenus jointes manquantes lorsqu’elles sont exigées
• Documents justificatifs inappropriés
• Différences dans le nom ou la date de naissance
• Soumission de photocopies alors que des copies certifiées conformes sont requises
• Sélection du mauvais motif de demande

Une révision attentive avant l’envoi peut éviter des semaines de retard.

Un ITIN expire-t-il?

Oui. Les ITIN peuvent expirer s’ils ne sont pas utilisés sur une déclaration de revenus fédérale pendant plusieurs années ou si l’IRS attribue une date d’expiration selon certaines plages d’émission. Si un ITIN expire, il peut devoir être renouvelé avant qu’une déclaration de revenus puisse être traitée normalement.

Si vous n’avez pas utilisé votre ITIN depuis un certain temps, il est utile de vérifier s’il est encore actif avant de produire une déclaration.

Pourquoi les ITIN sont importants pour les fondateurs non-résidents

De nombreux entrepreneurs internationaux commencent par constituer une LLC ou une société aux États-Unis. C’est un excellent point de départ, mais la constitution d’une entité et l’identification fiscale personnelle ne sont pas la même chose.

Par exemple, un fondateur non-résident peut avoir besoin d’un EIN pour l’entreprise, tout en ayant aussi besoin d’un ITIN pour ses déclarations personnelles, ses demandes de bénéfices prévus par une convention fiscale ou ses obligations fiscales liées à la propriété ou aux revenus. Comprendre cette distinction tôt aide à éviter des retards en matière bancaire, de conformité et de production de déclarations.

Zenind aide les entrepreneurs à constituer efficacement des entités commerciales américaines, et une bonne planification consiste notamment à savoir quel numéro d’identification fédéral est nécessaire pour l’entreprise et lequel est requis pour la personne derrière celle-ci.

Bonnes pratiques avant de faire une demande

Avant de soumettre une demande d’ITIN, prenez quelques mesures pratiques :

• Confirmez que vous avez vraiment besoin d’un ITIN et non d’un NAS ou d’un EIN
• Assurez-vous que votre obligation de production de déclaration est claire
• Rassemblez exactement les documents acceptés par l’IRS
• Vérifiez la cohérence de toutes vos informations personnelles
• Conservez des copies de tout ce que vous soumettez

Si votre situation fiscale implique une entreprise, une détention étrangère ou des revenus transfrontaliers, envisagez de consulter un professionnel de la fiscalité qualifié avant de produire la déclaration.

Foire aux questions

Puis-je travailler aux États-Unis avec un ITIN?

Non. Un ITIN sert uniquement au traitement fiscal et n’autorise pas l’emploi.

Un ITIN est-il la même chose qu’un EIN?

Non. Un ITIN identifie un contribuable individuel, tandis qu’un EIN identifie une entité commerciale.

Puis-je ouvrir une entreprise avec seulement un ITIN?

Généralement non. Une entité commerciale a habituellement besoin d’un EIN pour les fins fiscales fédérales et bancaires.

Puis-je demander un ITIN sans produire de déclaration de revenus?

Dans certaines situations particulières, oui. Toutefois, la plupart des demandeurs soumettent le formulaire W-7 avec une déclaration fédérale.

Conclusion

Un ITIN est un outil important pour les personnes qui doivent respecter des obligations fiscales américaines sans pouvoir obtenir un numéro d’assurance sociale. Pour les non-résidents, les investisseurs étrangers et certains membres de la famille de contribuables américains, il peut faire la différence entre une déclaration rejetée et une déclaration conforme.

Si vous constituez aussi une entreprise aux États-Unis, rappelez-vous que vos besoins en matière d’identification fiscale personnelle peuvent être différents de ceux de votre société. Une structure bien planifiée peut faire gagner du temps, réduire les erreurs de production et simplifier la gestion de la conformité transfrontalière.