ITIN-nummerguide: Hva det er, hvem som trenger det, og hvordan du søker

Et Individual Taxpayer Identification Number, eller ITIN, er et skattebehandlingsnummer utstedt av det amerikanske skatteetaten IRS for enkelte personer som trenger et amerikansk skatteidentifikasjonsnummer, men som ikke er kvalifisert for et Social Security Number. For mange ikke-bosatte, utenlandske investorer, ektefeller, forsørgede og andre skattytere med amerikanske innleveringsplikter, er et ITIN nøkkelen som gjør at en skattemelding kan leveres korrekt.

Hvis du er ny til amerikanske skatteregler, kan forskjellen mellom et ITIN, et Social Security Number og et Employer Identification Number være forvirrende. Den gode nyheten er at formålet med hvert nummer er enkelt når du først forstår grunnprinsippene.

Hva er et ITIN?

Et ITIN er et ni-sifret nummer utstedt av IRS for å identifisere personer i føderale skattesaker. Det begynner alltid med tallet 9 og har et format som ligner på et Social Security Number.

Et ITIN er ikke en innvandringsstatus, arbeidstillatelse eller bevis på autorisasjon til å arbeide i USA. Det er ganske enkelt et skatteidentifikasjonsnummer som brukes når en person må levere eller stå oppført på en amerikansk skattemelding og ikke kan få et SSN.

Hvem trenger et ITIN?

Du kan trenge et ITIN hvis du er pliktig til å levere en amerikansk skattemelding eller skal inkluderes i en, men ikke er kvalifisert for et SSN. Vanlige eksempler inkluderer:

• Ikke-bosatte utlendinger som har amerikanske skattemeldingsplikter
• Utenlandske personer som mottar inntekt fra amerikanske kilder
• Forsørgede eller ektefeller til amerikanske skattytere som ikke er kvalifisert for et SSN
• Utenlandske investorer som må rapportere inntekt knyttet til USA
• Personer som krever visse fordeler etter skatteavtaler

Et ITIN er ofte relevant når inntekt, eierskap eller rapportering skaper en innleveringsplikt, selv om personen ikke bor i USA.

Hvem trenger ikke et ITIN?

Ikke alle med tilknytning til USA trenger et ITIN. Du trenger vanligvis ikke ett hvis:

• Du er kvalifisert for et Social Security Number
• Du bare trenger et skattemessig ID-nummer for et selskap, som vanligvis vil være et EIN i stedet
• Du ikke har en føderal plikt til å levere skattemelding eller rapportere

Hvis målet ditt er å etablere og drive en amerikansk virksomhet, er ikke et ITIN automatisk nødvendig. Mange bedriftseiere trenger et EIN for selskapet og finner først senere ut om de personlig trenger et ITIN for sin egen skattesituasjon.

ITIN vs. SSN vs. EIN

De tre numrene har ulike formål:

ITIN

Brukes av enkeltpersoner ved føderal skatterapportering når de ikke er kvalifisert for et SSN.

SSN

Utstedes til kvalifiserte amerikanske borgere og enkelte autoriserte bosatte for arbeid, ytelser og skatteformål.

EIN

Utstedes til virksomheter som LLC-er og aksjeselskaper for skatteadministrasjon, lønn, banktjenester og foretaksregistreringer.

En vanlig feil er å anta at en bedriftseier bare trenger ett nummer. I praksis kan en LLC trenge et EIN for selskapet, mens eieren separat kan trenge et ITIN eller SSN avhengig av personlige skattemeldinger.

Hvordan søke om et ITIN

IRS krever at søkere leverer skjema W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number. I de fleste tilfeller må søknaden sendes inn sammen med en gyldig føderal skattemelding, selv om det finnes unntak for enkelte søkerkategorier.

Grunnleggende trinn for søknaden

1. Fyll ut skjema W-7 korrekt.
2. Legg ved nødvendige støttedokumenter.
3. Inkluder føderal skattemelding, hvis det kreves.
4. Send pakken til IRS per post, via en IRS-autorisert acceptance agent eller ved et IRS Taxpayer Assistance Center.

Dokumenter du kan trenge

IRS krever originale dokumenter eller bekreftede kopier fra utstedende myndighet. Et pass er ofte det enkleste enkeltstående dokumentet fordi det kan bevise både identitet og utenlandsk status samtidig. I andre tilfeller kan det være nødvendig med flere dokumenter.

Siden dokumentreglene er strenge, er nøyaktighet viktig. Manglende signaturer, utløpte dokumenter eller avvik i skrivemåten av navn kan forsinke søknaden.

Vanlige grunner til at ITIN-søknader blir forsinket

ITIN-søknader blir ofte forsinket av unngåelige årsaker. De vanligste problemene er:

• Ufullstendig skjema W-7
• Manglende vedlegg av skattemelding når det kreves
• Uegnede støttedokumenter
• Avvik i navn eller fødselsdato
• Innsending av fotokopier når bekreftede kopier kreves
• Manglende valg av korrekt årsak til søknaden

En grundig gjennomgang før innsending kan spare flere ukers forsinkelse.

Utløper et ITIN?

Ja. ITIN-er kan utløpe hvis de ikke brukes på en føderal skattemelding i en periode på flere år, eller hvis IRS tildeler en utløpsdato basert på bestemte utstedelsesintervaller. Hvis et ITIN har utløpt, må det kanskje fornyes før en skattemelding kan behandles normalt.

Hvis du ikke har brukt ITIN-et ditt på en stund, er det lurt å sjekke om det fortsatt er aktivt før du leverer skattemelding.

Hvorfor ITIN-er er viktige for ikke-bosatte gründere

Mange internasjonale entreprenører fokuserer først på å etablere en amerikansk LLC eller et aksjeselskap. Det er en god start, men selskapsdannelse og personlig skatteidentifikasjon er ikke det samme.

For eksempel kan en ikke-bosatt gründer trenge et EIN for virksomheten, samtidig som vedkommende også trenger et ITIN for personlig rapportering, krav etter skatteavtaler eller skattemeldinger knyttet til eierskap eller inntekt. Å forstå denne forskjellen tidlig bidrar til å unngå forsinkelser med banktjenester, samsvar og innleveringer.

Zenind hjelper entreprenører med å etablere amerikanske selskaper effektivt, og en del av god planlegging er å vite hvilket føderalt identifikasjonsnummer som trengs for selskapet, og hvilket som trengs for personen bak det.

Beste praksis før du søker

Før du sender inn en ITIN-søknad, bør du ta noen praktiske steg:

• Bekreft at du faktisk trenger et ITIN og ikke et SSN eller EIN
• Sørg for at skattepliktet ditt er klart
• Samle de nøyaktige dokumentene som IRS godtar
• Kontroller at all personlig informasjon er konsekvent
• Behold kopier av alt du sender inn

Hvis skattesituasjonen din involverer en virksomhet, utenlandsk eierskap eller grensekryssende inntekt, bør du vurdere å snakke med en kvalifisert skatteekspert før du leverer.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg arbeide i USA med et ITIN?

Nei. Et ITIN er kun for skattebehandling og gir ikke arbeidstillatelse.

Er et ITIN det samme som et EIN?

Nei. Et ITIN identifiserer en individuell skattyter, mens et EIN identifiserer en virksomhet.

Kan jeg starte en virksomhet med bare et ITIN?

Vanligvis ikke. En virksomhet trenger som regel et EIN for føderale skatteformål og banktjenester.

Kan jeg søke om et ITIN uten å levere skattemelding?

I noen spesielle situasjoner, ja. De fleste søkere leverer imidlertid skjema W-7 sammen med en føderal skattemelding.

Avsluttende tanker

Et ITIN er et viktig verktøy for personer som må oppfylle amerikanske skatteforpliktelser, men som ikke kan få et Social Security Number. For ikke-bosatte, utenlandske investorer og enkelte familiemedlemmer til amerikanske skattytere kan det være forskjellen mellom en avvist innsending og en korrekt levert skattemelding.

Hvis du også etablerer en amerikansk virksomhet, må du huske at dine personlige behov for skatteidentifikasjon kan være forskjellige fra selskapets behov. En godt planlagt struktur kan spare tid, redusere feil i innleveringer og gjøre grensekryssende samsvar enklere å håndtere.