Guía del número ITIN: qué es, quién lo necesita y cómo solicitarlo

Un Número de Identificación Personal del Contribuyente, o ITIN, es un número de tramitación fiscal emitido por el Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos para determinadas personas que necesitan un número de contribuyente en EE. UU. pero no pueden obtener un Número de Seguro Social. Para muchos no residentes, inversores extranjeros, cónyuges, dependientes y otros contribuyentes con obligaciones fiscales en EE. UU., un ITIN es la clave que permite presentar correctamente una declaración de impuestos.

Si es la primera vez que se enfrenta a las normas fiscales de Estados Unidos, la diferencia entre un ITIN, un Número de Seguro Social y un Número de Identificación del Empleador puede resultar confusa. La buena noticia es que la finalidad de cada número es sencilla una vez que se entienden los conceptos básicos.

¿Qué es un ITIN?

Un ITIN es un número de nueve dígitos emitido por el IRS para ayudar a identificar a las personas a efectos fiscales federales. Siempre empieza por el número 9 y tiene un formato similar al de un Número de Seguro Social.

Un ITIN no es un estatus migratorio, un permiso de trabajo ni una prueba de autorización para trabajar en Estados Unidos. Es simplemente un número de identificación fiscal que se utiliza cuando una persona debe presentar una declaración de impuestos de EE. UU. o figurar en ella y no puede obtener un SSN.

¿Quién necesita un ITIN?

Es posible que necesite un ITIN si está obligado a presentar una declaración de impuestos de EE. UU. o a figurar en una, pero no puede obtener un SSN. Algunos ejemplos habituales son:

• Extranjeros no residentes con obligaciones de declaración fiscal en EE. UU.
• Personas extranjeras que reciben ingresos procedentes de EE. UU.
• Dependientes o cónyuges de contribuyentes estadounidenses que no pueden obtener un SSN
• Inversores extranjeros que deben declarar ingresos vinculados a Estados Unidos
• Personas que solicitan determinados beneficios de tratados fiscales

Un ITIN suele ser relevante cuando los ingresos, la titularidad o la obligación de información generan una obligación de presentación, aunque la persona no resida en Estados Unidos.

¿Quién no necesita un ITIN?

No todas las personas con una conexión con Estados Unidos necesitan un ITIN. Por lo general, no lo necesitará si:

• Puede obtener un Número de Seguro Social
• Solo necesita un identificador fiscal empresarial para una sociedad, que normalmente sería un EIN
• No tiene una obligación federal de presentación o información fiscal

Si su objetivo es constituir y operar una empresa en EE. UU., no se requiere automáticamente un ITIN. Muchos propietarios de empresas necesitan un EIN para la sociedad y solo más adelante descubren si personalmente necesitan un ITIN para su propia situación fiscal.

ITIN frente a SSN frente a EIN

Los tres números cumplen funciones distintas:

ITIN

Se utiliza por personas físicas para la declaración fiscal federal cuando no pueden obtener un SSN.

SSN

Se asigna a ciudadanos estadounidenses elegibles y a determinados residentes autorizados con fines laborales, de prestaciones y fiscales.

EIN

Se asigna a entidades empresariales como LLC y corporaciones para la gestión fiscal, las nóminas, la banca y las gestiones empresariales.

Un error habitual es pensar que un empresario solo necesita un número. En realidad, una LLC puede necesitar un EIN para la empresa, mientras que el propietario puede necesitar por separado un ITIN o un SSN según sus declaraciones fiscales personales.

Cómo solicitar un ITIN

El IRS exige que los solicitantes presenten el Formulario W-7, Solicitud de Número de Identificación Personal del Contribuyente del IRS. En la mayoría de los casos, la solicitud debe presentarse junto con una declaración de impuestos federales válida, aunque existen excepciones para determinadas categorías de solicitantes.

Pasos básicos de la solicitud

1. Cumplimente correctamente el Formulario W-7.
2. Adjunte la documentación acreditativa requerida.
3. Incluya la declaración de impuestos federales, si es necesaria.
4. Presente el paquete al IRS por correo, a través de un agente de aceptación autorizado por el IRS o en un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS.

Documentos que puede necesitar

El IRS exige documentos originales o copias certificadas por la entidad emisora. Un pasaporte suele ser el documento único más sencillo, ya que puede acreditar identidad y condición de extranjero al mismo tiempo. En otros casos, pueden ser necesarios documentos adicionales.

Como las normas sobre documentación son estrictas, la exactitud es importante. Las firmas omitidas, los documentos caducados o las diferencias en la forma de escribir el nombre pueden retrasar la solicitud.

Motivos habituales de retraso en las solicitudes de ITIN

Las solicitudes de ITIN suelen retrasarse por motivos evitables. Los problemas más comunes incluyen:

• Formulario W-7 incompleto
• Falta de la declaración de impuestos adjunta cuando es obligatoria
• Documentación acreditativa inadecuada
• Desajustes en el nombre o en la fecha de nacimiento
• Envío de fotocopias cuando se exigen copias certificadas
• No seleccionar correctamente el motivo de la solicitud

Revisar cuidadosamente antes de presentar la solicitud puede ahorrar semanas de retraso.

¿Caduca un ITIN?

Sí. Los ITIN pueden caducar si no se utilizan en una declaración de impuestos federal durante un periodo de años o si el IRS asigna una caducidad en función de determinados rangos de emisión. Si un ITIN caduca, puede ser necesario renovarlo antes de que una declaración de impuestos pueda tramitarse con normalidad.

Si no ha utilizado su ITIN en mucho tiempo, conviene comprobar si sigue activo antes de presentar la declaración.

Por qué los ITIN son importantes para los fundadores no residentes

Muchos emprendedores internacionales se centran primero en constituir una LLC o una corporación en EE. UU. Ese es un buen punto de partida, pero la constitución de la entidad y la identificación fiscal personal no son lo mismo.

Por ejemplo, un fundador no residente puede necesitar un EIN para la empresa y, al mismo tiempo, necesitar un ITIN para declaraciones personales, reclamaciones de tratados o trámites fiscales relacionados con la titularidad o los ingresos. Entender esa diferencia desde el principio ayuda a evitar retrasos con la banca, el cumplimiento y las presentaciones.

Zenind ayuda a los emprendedores a constituir entidades empresariales en EE. UU. de forma eficiente, y una buena planificación también implica saber qué número de identificación federal necesita la empresa y cuál necesita la persona que está detrás de ella.

Buenas prácticas antes de solicitarlo

Antes de presentar una solicitud de ITIN, conviene dar algunos pasos prácticos:

• Confirme que realmente necesita un ITIN y no un SSN o un EIN
• Asegúrese de que su obligación de presentar declaraciones fiscales está clara
• Reúna exactamente los documentos que acepta el IRS
• Revise toda la información personal para comprobar que es coherente
• Conserve copias de todo lo que envíe

Si su situación fiscal implica una empresa, propiedad extranjera o ingresos transfronterizos, considere hablar con un profesional fiscal cualificado antes de presentar la solicitud.

Preguntas frecuentes

¿Puedo trabajar en Estados Unidos con un ITIN?

No. Un ITIN es solo para tramitación fiscal y no autoriza el empleo.

¿Un ITIN es lo mismo que un EIN?

No. Un ITIN identifica a un contribuyente individual, mientras que un EIN identifica a una entidad empresarial.

¿Puedo abrir una empresa solo con un ITIN?

Normalmente no. Una entidad empresarial suele necesitar un EIN para fines fiscales federales y bancarios.

¿Puedo solicitar un ITIN sin presentar una declaración de impuestos?

En algunas situaciones especiales, sí. Sin embargo, la mayoría de los solicitantes presentan el Formulario W-7 junto con una declaración federal.

Reflexión final

Un ITIN es una herramienta importante para las personas que deben cumplir obligaciones fiscales en EE. UU. pero no pueden obtener un Número de Seguro Social. Para los no residentes, los inversores extranjeros y determinados familiares de contribuyentes estadounidenses, puede ser la diferencia entre una presentación rechazada y una declaración conforme.

Si también está constituyendo una empresa en EE. UU., recuerde que sus necesidades de identificación fiscal personal pueden ser distintas de las de su sociedad. Una configuración bien planificada puede ahorrar tiempo, reducir errores de presentación y facilitar la gestión del cumplimiento transfronterizo.