Guida al numero ITIN: cos’è, chi ne ha bisogno e come richiederlo

L’Individual Taxpayer Identification Number, o ITIN, è un numero di elaborazione fiscale emesso dall’Internal Revenue Service degli Stati Uniti per alcune persone che hanno bisogno di un numero fiscale statunitense ma non sono idonee a ottenere un Social Security Number. Per molti non residenti, investitori stranieri, coniugi, persone a carico e altri contribuenti con obblighi fiscali negli Stati Uniti, l’ITIN è la chiave che consente di presentare correttamente una dichiarazione dei redditi.

Se sei nuovo alle regole fiscali statunitensi, la differenza tra un ITIN, un Social Security Number e un Employer Identification Number può creare confusione. La buona notizia è che la funzione di ciascun numero è semplice una volta compresi i concetti di base.

Che cos’è un ITIN?

Un ITIN è un numero a nove cifre emesso dall’IRS per identificare le persone ai fini fiscali federali. Inizia sempre con il numero 9 e ha un formato simile a quello di un Social Security Number.

Un ITIN non è uno status di immigrazione, un permesso di lavoro o una prova dell’autorizzazione a lavorare negli Stati Uniti. È semplicemente un numero di identificazione fiscale usato quando una persona deve presentare, o essere indicata in, una dichiarazione dei redditi statunitense e non può ottenere un SSN.

Chi ha bisogno di un ITIN?

Potresti aver bisogno di un ITIN se devi presentare una dichiarazione dei redditi statunitense o essere incluso in una dichiarazione, ma non sei idoneo a ottenere un SSN. Gli esempi più comuni includono:

• Stranieri non residenti con obblighi di dichiarazione fiscale negli Stati Uniti
• Cittadini stranieri che percepiscono redditi di fonte statunitense
• Persone a carico o coniugi di contribuenti statunitensi non idonei a ottenere un SSN
• Investitori stranieri che devono dichiarare redditi collegati agli Stati Uniti
• Persone che richiedono determinati benefici previsti da trattati fiscali

Un ITIN è spesso rilevante quando reddito, proprietà o obblighi di dichiarazione creano un dovere fiscale anche se la persona non vive negli Stati Uniti.

Chi non ha bisogno di un ITIN?

Non tutti coloro che hanno un legame con gli Stati Uniti hanno bisogno di un ITIN. In genere non ne hai bisogno se:

• Sei idoneo a ottenere un Social Security Number
• Ti serve solo un numero di identificazione fiscale aziendale per una società, che di norma sarebbe invece un EIN
• Non hai un obbligo federale di dichiarazione o di reporting fiscale

Se il tuo obiettivo è costituire e gestire un’attività negli Stati Uniti, un ITIN non è automaticamente richiesto. Molti titolari di impresa hanno bisogno di un EIN per la società e solo in seguito scoprono se, per la propria situazione fiscale personale, serve anche un ITIN.

ITIN vs. SSN vs. EIN

I tre numeri hanno funzioni diverse:

ITIN

Usato dalle persone fisiche per la dichiarazione fiscale federale quando non sono idonee a ottenere un SSN.

SSN

Rilasciato ai cittadini statunitensi idonei e ad alcuni residenti autorizzati per lavoro, benefit e finalità fiscali.

EIN

Rilasciato a soggetti aziendali come LLC e corporation per l’amministrazione fiscale, il payroll, l’apertura di conti bancari e le pratiche aziendali.

Un errore comune è pensare che il titolare di un’impresa abbia bisogno di un solo numero. In realtà, una LLC può necessitare di un EIN per la società, mentre il titolare può aver bisogno separatamente di un ITIN o di un SSN a seconda delle proprie dichiarazioni fiscali personali.

Come richiedere un ITIN

L’IRS richiede ai richiedenti di presentare il Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number. Nella maggior parte dei casi, la domanda deve essere presentata insieme a una valida dichiarazione dei redditi federale, anche se esistono eccezioni per alcune categorie di richiedenti.

Passaggi base della richiesta

1. Compilare correttamente il Form W-7.
2. Allegare i documenti di supporto richiesti.
3. Includere la dichiarazione dei redditi federale, se richiesta.
4. Inviare il pacchetto all’IRS per posta, tramite un Acceptance Agent autorizzato dall’IRS o presso un IRS Taxpayer Assistance Center.

Documenti che potrebbero essere necessari

L’IRS richiede documenti originali o copie certificate dall’ente che li ha emessi. Un passaporto è spesso il documento singolo più semplice perché può provare sia l’identità sia lo status estero in un unico documento. In altri casi, possono essere necessari documenti aggiuntivi.

Poiché le regole sui documenti sono rigide, la precisione è fondamentale. Firme mancanti, documenti scaduti o differenze nell’ortografia dei nomi possono ritardare la pratica.

Motivi comuni dei ritardi nelle domande ITIN

Le domande ITIN vengono spesso ritardate per motivi evitabili. I problemi più comuni includono:

• Form W-7 incompleto
• Mancanza della dichiarazione dei redditi allegata quando richiesta
• Documenti di supporto non idonei
• Disallineamenti nel nome o nella data di nascita
• Invio di fotocopie quando sono richieste copie certificate
• Scelta errata del motivo della richiesta

Una revisione attenta prima dell’invio può far risparmiare settimane di ritardo.

Un ITIN scade?

Sì. Gli ITIN possono scadere se non vengono utilizzati in una dichiarazione dei redditi federale per un certo numero di anni oppure se l’IRS assegna una scadenza in base a specifiche serie di emissione. Se un ITIN scade, potrebbe essere necessario rinnovarlo prima che una dichiarazione dei redditi possa essere elaborata normalmente.

Se non hai utilizzato il tuo ITIN da un po’ di tempo, vale la pena verificare se sia ancora attivo prima di presentare la dichiarazione.

Perché gli ITIN sono importanti per i founder non residenti

Molti imprenditori internazionali si concentrano prima sulla costituzione di una LLC o corporation statunitense. È un ottimo punto di partenza, ma la costituzione dell’entità e l’identificazione fiscale personale non sono la stessa cosa.

Ad esempio, un founder non residente potrebbe aver bisogno di un EIN per l’attività e, allo stesso tempo, di un ITIN per dichiarazioni personali, richieste di trattato o pratiche fiscali legate alla proprietà o ai redditi. Comprendere questa distinzione fin dall’inizio aiuta a evitare ritardi con banca, conformità e dichiarazioni.

Zenind aiuta gli imprenditori a costituire entità societarie negli Stati Uniti in modo efficiente, e una buona pianificazione include sapere quale numero di identificazione federale serve alla società e quale alla persona fisica che la controlla.

Buone pratiche prima di presentare la domanda

Prima di inviare una richiesta ITIN, è utile seguire alcuni passaggi pratici:

• Verifica di aver realmente bisogno di un ITIN e non di un SSN o di un EIN
• Assicurati che il tuo obbligo di dichiarazione fiscale sia chiaro
• Raccogli esattamente i documenti accettati dall’IRS
• Controlla che tutti i dati personali siano coerenti
• Conserva copie di tutto ciò che invii

Se la tua situazione fiscale coinvolge un’attività, una proprietà straniera o redditi transfrontalieri, valuta di parlare con un professionista fiscale qualificato prima di presentare la domanda.

Domande frequenti

Posso lavorare negli Stati Uniti con un ITIN?

No. Un ITIN serve solo per l’elaborazione fiscale e non autorizza il lavoro.

Un ITIN è la stessa cosa di un EIN?

No. Un ITIN identifica un contribuente persona fisica, mentre un EIN identifica un’entità aziendale.

Posso aprire un’attività con solo un ITIN?

Di solito no. Un’entità aziendale generalmente necessita di un EIN per finalità fiscali federali e bancarie.

Posso richiedere un ITIN senza presentare una dichiarazione dei redditi?

In alcune situazioni speciali, sì. Tuttavia, la maggior parte dei richiedenti presenta il Form W-7 insieme a una dichiarazione federale.

Considerazioni finali

Un ITIN è uno strumento importante per le persone che devono adempiere agli obblighi fiscali negli Stati Uniti ma non possono ottenere un Social Security Number. Per non residenti, investitori stranieri e alcuni familiari di contribuenti statunitensi, può fare la differenza tra un invio respinto e una dichiarazione conforme.

Se stai anche costituendo un’attività negli Stati Uniti, ricorda che le esigenze di identificazione fiscale personali possono essere diverse da quelle della tua società. Una configurazione pianificata bene può far risparmiare tempo, ridurre gli errori di compilazione e semplificare la gestione della conformità transfrontaliera.