ITIN-nummergids: wat het is, wie er een nodig heeft en hoe u zich aanmeldt

Een Individual Taxpayer Identification Number, of ITIN, is een fiscaal verwerkingsnummer dat wordt uitgegeven door de U.S. Internal Revenue Service voor bepaalde personen die een Amerikaans belastingnummer nodig hebben, maar niet in aanmerking komen voor een Social Security Number. Voor veel niet-ingezetenen, buitenlandse investeerders, echtgenoten, afhankelijken en andere belastingplichtigen met Amerikaanse aangifteverplichtingen is een ITIN de sleutel om een belastingaangifte correct in te dienen.

Als u nieuw bent met de Amerikaanse belastingregels, kan het verschil tussen een ITIN, een Social Security Number en een Employer Identification Number verwarrend zijn. Het goede nieuws is dat het doel van elk nummer eenvoudig is zodra u de basis begrijpt.

Wat is een ITIN?

Een ITIN is een negencijferig nummer dat door de IRS wordt uitgegeven om personen te helpen identificeren voor federale belastingdoeleinden. Het begint altijd met het cijfer 9 en heeft een formaat dat lijkt op een Social Security Number.

Een ITIN is geen immigratiestatus, werkvergunning of bewijs dat iemand bevoegd is om in de Verenigde Staten te werken. Het is eenvoudigweg een fiscaal identificatienummer dat wordt gebruikt wanneer iemand een Amerikaanse belastingaangifte moet indienen of daarop moet worden vermeld en geen SSN kan verkrijgen.

Wie heeft een ITIN nodig?

U heeft mogelijk een ITIN nodig als u verplicht bent een Amerikaanse belastingaangifte in te dienen of daarop moet worden opgenomen, maar niet in aanmerking komt voor een SSN. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Niet-ingezeten vreemdelingen met Amerikaanse aangifteverplichtingen
• Buitenlandse staatsburgers die inkomsten uit de Verenigde Staten ontvangen
• Afhankelijken of echtgenoten van Amerikaanse belastingplichtigen die niet in aanmerking komen voor een SSN
• Buitenlandse investeerders die inkomsten moeten rapporteren die verband houden met de Verenigde Staten
• Personen die bepaalde verdragsvoordelen claimen

Een ITIN is vaak relevant wanneer inkomen, eigendom of rapportage een aangifteplicht creëert, ook al woont de persoon niet in de Verenigde Staten.

Wie heeft geen ITIN nodig?

Niet iedereen met een band met de Verenigde Staten heeft een ITIN nodig. U heeft er meestal geen nodig als:

• U in aanmerking komt voor een Social Security Number
• U alleen een fiscaal bedrijfsnummer voor een onderneming nodig heeft, wat doorgaans een EIN zou zijn
• U geen federale aangifte- of rapportageverplichting heeft

Als uw doel is om een Amerikaanse onderneming op te richten en te runnen, is een ITIN niet automatisch vereist. Veel ondernemers hebben een EIN nodig voor het bedrijf en ontdekken pas later of zij persoonlijk een ITIN nodig hebben voor hun eigen belastingsituatie.

ITIN vs. SSN vs. EIN

De drie nummers hebben verschillende doelen:

ITIN

Gebruikt door particulieren voor federale belastingrapportage wanneer zij niet in aanmerking komen voor een SSN.

SSN

Uitgegeven aan in aanmerking komende Amerikaanse burgers en bepaalde geautoriseerde inwoners voor werk, uitkeringen en belastingdoeleinden.

EIN

Uitgegeven aan zakelijke entiteiten zoals LLC's en vennootschappen voor belastingadministratie, loonadministratie, bankzaken en bedrijfsregistraties.

Een veelgemaakte fout is aannemen dat een bedrijfseigenaar slechts één nummer nodig heeft. In werkelijkheid kan een LLC een EIN nodig hebben voor de onderneming, terwijl de eigenaar afzonderlijk een ITIN of SSN nodig kan hebben, afhankelijk van persoonlijke belastingaangiften.

Hoe u een ITIN aanvraagt

De IRS vereist dat aanvragers Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number, indienen. In de meeste gevallen moet de aanvraag samen met een geldige federale belastingaangifte worden ingediend, hoewel er uitzonderingen zijn voor bepaalde categorieën aanvragers.

Basisstappen voor de aanvraag

1. Vul Form W-7 nauwkeurig in.
2. Voeg de vereiste ondersteunende documenten toe.
3. Voeg de federale belastingaangifte toe, indien vereist.
4. Dien het pakket in bij de IRS per post, via een door de IRS geautoriseerde acceptance agent of bij een IRS Taxpayer Assistance Center.

Documenten die u mogelijk nodig heeft

De IRS vereist originele documenten of gewaarmerkte kopieën van de uitgevende instantie. Een paspoort is vaak het eenvoudigste enkele document omdat het zowel identiteit als buitenlandse status kan bewijzen. In andere gevallen kunnen extra documenten nodig zijn.

Omdat de documentregels strikt zijn, is nauwkeurigheid belangrijk. Ontbrekende handtekeningen, verlopen documenten of niet-overeenkomende naamspellingen kunnen de aanvraag vertragen.

Veelvoorkomende redenen waarom ITIN-aanvragen vertraging oplopen

ITIN-aanvragen lopen vaak vertraging op door vermijdbare fouten. De meest voorkomende problemen zijn:

• Onvolledig Form W-7
• Ontbrekende belastingaangiften wanneer die vereist zijn
• Ongeschikte ondersteunende documenten
• Mismatches in naam of geboortedatum
• Kopieën indienen terwijl gewaarmerkte kopieën vereist zijn
• Niet de juiste reden voor de aanvraag selecteren

Zorgvuldige controle vóór indiening kan weken vertraging besparen.

Vervalt een ITIN?

Ja. ITIN's kunnen verlopen als ze gedurende een periode van jaren niet op een federale belastingaangifte zijn gebruikt of als de IRS een vervaldatum toekent op basis van specifieke uitgiftereeksen. Als een ITIN is verlopen, moet het mogelijk worden verlengd voordat een belastingaangifte normaal kan worden verwerkt.

Als u uw ITIN een tijd niet heeft gebruikt, is het verstandig te controleren of deze nog actief is voordat u aangifte doet.

Waarom ITIN's belangrijk zijn voor niet-ingezeten oprichters

Veel internationale ondernemers richten zich eerst op het oprichten van een Amerikaanse LLC of vennootschap. Dat is een verstandige eerste stap, maar de oprichting van de entiteit en de persoonlijke fiscale identificatie zijn niet hetzelfde.

Een niet-ingezeten oprichter kan bijvoorbeeld een EIN nodig hebben voor het bedrijf, terwijl diezelfde persoon ook een ITIN nodig kan hebben voor persoonlijke rapportage, verdragsclaims of belastingaangiften die verband houden met eigendom of inkomen. Als u dat onderscheid vroeg begrijpt, voorkomt u vertragingen bij bankzaken, compliance en aangiften.

Zenind helpt ondernemers efficiënt Amerikaanse bedrijfsentiteiten op te richten, en goed plannen betekent ook weten welk federaal identificatienummer nodig is voor het bedrijf en welk nummer nodig is voor de persoon achter de onderneming.

Best practices vóór uw aanvraag

Voordat u een ITIN-aanvraag indient, neemt u best enkele praktische stappen:

• Controleer of u echt een ITIN nodig heeft en niet een SSN of EIN
• Zorg dat uw aangifteplicht duidelijk is
• Verzamel exact de documenten die de IRS accepteert
• Controleer alle persoonlijke gegevens op consistentie
• Bewaar kopieën van alles wat u indient

Als uw belastingsituatie betrekking heeft op een bedrijf, buitenlandse eigendom of grensoverschrijdend inkomen, overweeg dan om een gekwalificeerde belastingprofessional te raadplegen voordat u indient.

Veelgestelde vragen

Kan ik in de Verenigde Staten werken met een ITIN?

Nee. Een ITIN is alleen voor belastingverwerking en geeft geen toestemming om te werken.

Is een ITIN hetzelfde als een EIN?

Nee. Een ITIN identificeert een individuele belastingplichtige, terwijl een EIN een zakelijke entiteit identificeert.

Kan ik een bedrijf openen met alleen een ITIN?

Meestal niet. Een bedrijfsentiteit heeft doorgaans een EIN nodig voor federale belasting- en bankdoeleinden.

Kan ik een ITIN aanvragen zonder belastingaangifte in te dienen?

In sommige bijzondere situaties wel. De meeste aanvragers dienen Form W-7 echter samen met een federale aangifte in.

Slotgedachte

Een ITIN is een belangrijk hulpmiddel voor personen die aan Amerikaanse belastingverplichtingen moeten voldoen maar geen Social Security Number kunnen krijgen. Voor niet-ingezetenen, buitenlandse investeerders en bepaalde familieleden van Amerikaanse belastingplichtigen kan het het verschil maken tussen een afgewezen aangifte en een conforme aangifte.

Als u ook een Amerikaans bedrijf opricht, bedenk dan dat uw persoonlijke fiscale identificatiebehoeften anders kunnen zijn dan die van uw onderneming. Een goed doordachte opzet kan tijd besparen, aangiftefouten verminderen en grensoverschrijdende compliance makkelijker beheersbaar maken.