ITIN-Nummern-Guide: Was sie ist, wer sie braucht und wie man sie beantragt

Eine Individual Taxpayer Identification Number, kurz ITIN, ist eine Steuerverarbeitungsnummer, die vom U.S. Internal Revenue Service für bestimmte Personen vergeben wird, die eine US-Steuernummer benötigen, aber nicht für eine Social Security Number berechtigt sind. Für viele Nichtansässige, ausländische Investoren, Ehepartner, Unterhaltsberechtigte und andere Steuerpflichtige mit US-Steuerpflichten ist eine ITIN der Schlüssel, damit eine Steuererklärung korrekt eingereicht werden kann.

Wenn Sie neu bei den US-Steuervorschriften sind, kann der Unterschied zwischen einer ITIN, einer Social Security Number und einer Employer Identification Number verwirrend sein. Die gute Nachricht ist, dass der Zweck jeder Nummer einfach ist, sobald Sie die Grundlagen verstehen.

Was ist eine ITIN?

Eine ITIN ist eine neunstellige Nummer, die vom IRS ausgegeben wird, um Personen für bundessteuerliche Zwecke zu identifizieren. Sie beginnt immer mit der Zahl 9 und hat ein ähnliches Format wie eine Social Security Number.

Eine ITIN ist kein Einwanderungsstatus, keine Arbeitserlaubnis und kein Nachweis dafür, dass Sie in den Vereinigten Staaten arbeiten dürfen. Es handelt sich lediglich um eine Steueridentifikationsnummer, die verwendet wird, wenn eine Person eine US-Steuererklärung abgeben oder darin aufgeführt werden muss und keine SSN erhalten kann.

Wer braucht eine ITIN?

Sie benötigen möglicherweise eine ITIN, wenn Sie verpflichtet sind, eine US-Steuererklärung abzugeben oder in einer solchen aufgeführt zu werden, aber nicht für eine SSN berechtigt sind. Häufige Beispiele sind:

• Ausländische Personen ohne US-Wohnsitz, die US-Steuererklärungspflichten haben
• Ausländische Staatsangehörige, die Einkommen aus US-Quellen erhalten
• Unterhaltsberechtigte oder Ehepartner von US-Steuerpflichtigen, die nicht für eine SSN berechtigt sind
• Ausländische Investoren, die mit den Vereinigten Staaten verbundenes Einkommen melden müssen
• Personen, die bestimmte Vorteile aus Steuerabkommen geltend machen

Eine ITIN ist oft relevant, wenn Einkommen, Eigentum oder Meldepflichten eine Abgabepflicht auslösen, auch wenn die Person nicht in den Vereinigten Staaten lebt.

Wer braucht keine ITIN?

Nicht jeder mit Bezug zu den Vereinigten Staaten benötigt eine ITIN. In der Regel brauchen Sie keine, wenn:

• Sie für eine Social Security Number berechtigt sind
• Sie nur eine geschäftliche Steuernummer für ein Unternehmen benötigen, also in der Regel eine EIN
• Sie keine bundessteuerliche Abgabe- oder Meldepflicht haben

Wenn Ihr Ziel die Gründung und Führung eines US-Unternehmens ist, wird nicht automatisch eine ITIN benötigt. Viele Unternehmer benötigen zunächst eine EIN für das Unternehmen und stellen erst später fest, ob sie persönlich für ihre eigene Steuersituation eine ITIN brauchen.

ITIN vs. SSN vs. EIN

Die drei Nummern haben unterschiedliche Zwecke:

ITIN

Wird von Privatpersonen für die bundessteuerliche Meldung verwendet, wenn sie nicht für eine SSN berechtigt sind.

SSN

Wird an berechtigte US-Bürger und bestimmte zugelassene Einwohner für Arbeit, Leistungen und Steuerzwecke vergeben.

EIN

Wird an Unternehmen wie LLCs und Kapitalgesellschaften für Steuerverwaltung, Lohnabrechnung, Bankgeschäfte und Unternehmensmeldungen vergeben.

Ein häufiger Fehler besteht darin anzunehmen, dass ein Unternehmer nur eine Nummer benötigt. In der Realität kann eine LLC eine EIN für das Unternehmen benötigen, während der Eigentümer je nach persönlicher Steuererklärung zusätzlich eine ITIN oder SSN benötigt.

Wie beantragt man eine ITIN?

Der IRS verlangt, dass Antragsteller das Formular W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number, einreichen. In den meisten Fällen muss der Antrag zusammen mit einer gültigen bundessteuerlichen Steuererklärung eingereicht werden, es gibt jedoch Ausnahmen für bestimmte Antragstellerkategorien.

Grundlegende Schritte zur Antragstellung

1. Formular W-7 korrekt ausfüllen.
2. Die erforderlichen Nachweisdokumente beifügen.
3. Falls erforderlich, die bundessteuerliche Steuererklärung beilegen.
4. Das Paket per Post, über einen vom IRS autorisierten Acceptance Agent oder bei einem IRS Taxpayer Assistance Center einreichen.

Möglicherweise benötigte Dokumente

Der IRS verlangt Originaldokumente oder beglaubigte Kopien der ausstellenden Behörde. Ein Reisepass ist oft das einfachste Einzel-Dokument, da er Identität und ausländischen Status gleichzeitig nachweisen kann. In anderen Fällen können zusätzliche Dokumente erforderlich sein.

Da die Dokumentenregeln streng sind, ist Genauigkeit wichtig. Fehlende Unterschriften, abgelaufene Dokumente oder unterschiedliche Schreibweisen von Namen können den Antrag verzögern.

Häufige Gründe für Verzögerungen bei ITIN-Anträgen

ITIN-Anträge verzögern sich oft aus vermeidbaren Gründen. Die häufigsten Probleme sind:

• Unvollständiges Formular W-7
• Fehlende beigefügte Steuererklärung, wenn diese erforderlich ist
• Ungeeignete Nachweisdokumente
• Abweichungen bei Name oder Geburtsdatum
• Einreichen von Fotokopien, wenn beglaubigte Kopien erforderlich sind
• Falsche Auswahl des Antragsgrundes

Eine sorgfältige Prüfung vor der Einreichung kann Wochen an Verzögerung sparen.

Läuft eine ITIN ab?

Ja. ITINs können ablaufen, wenn sie über einen Zeitraum von Jahren nicht in einer bundessteuerlichen Steuererklärung verwendet werden oder wenn der IRS je nach bestimmtem Ausgabebereich ein Ablaufdatum festlegt. Wenn eine ITIN abgelaufen ist, muss sie möglicherweise erneuert werden, bevor eine Steuererklärung ordnungsgemäß verarbeitet werden kann.

Wenn Sie Ihre ITIN längere Zeit nicht verwendet haben, sollten Sie vor der Einreichung prüfen, ob sie noch aktiv ist.

Warum ITINs für nicht ansässige Gründer wichtig sind

Viele internationale Unternehmer konzentrieren sich zunächst auf die Gründung einer US-LLC oder Corporation. Das ist ein guter Ausgangspunkt, aber die Gründung der Gesellschaft und die persönliche steuerliche Identifikationsnummer sind nicht dasselbe Thema.

Ein nicht ansässiger Gründer benötigt beispielsweise möglicherweise eine EIN für das Unternehmen und zusätzlich eine ITIN für persönliche Meldungen, Anträge auf Steuerabkommensvorteile oder Steuererklärungen im Zusammenhang mit Beteiligungen oder Einkommen. Diese Unterscheidung früh zu verstehen, hilft, Verzögerungen bei Bankgeschäften, Compliance und Einreichungen zu vermeiden.

Zenind unterstützt Unternehmer bei der effizienten Gründung von US-Unternehmen, und zu einer guten Planung gehört zu wissen, welche bundessteuerliche Identifikationsnummer das Unternehmen benötigt und welche der dahinterstehende Einzelne braucht.

Best Practices vor der Antragstellung

Bevor Sie einen ITIN-Antrag einreichen, sollten Sie einige praktische Schritte beachten:

• Prüfen Sie, ob Sie tatsächlich eine ITIN und nicht eine SSN oder EIN benötigen
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Steuerabgabepflicht klar ist
• Sammeln Sie genau die Dokumente, die der IRS akzeptiert
• Überprüfen Sie alle persönlichen Angaben auf Konsistenz
• Bewahren Sie Kopien von allem auf, was Sie einreichen

Wenn Ihre Steuersituation ein Unternehmen, ausländische Beteiligungen oder grenzüberschreitende Einkünfte betrifft, sollten Sie vor der Einreichung mit einer qualifizierten Steuerfachkraft sprechen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mit einer ITIN in den Vereinigten Staaten arbeiten?

Nein. Eine ITIN dient nur der Steuerverarbeitung und berechtigt nicht zur Beschäftigung.

Ist eine ITIN dasselbe wie eine EIN?

Nein. Eine ITIN identifiziert eine einzelne steuerpflichtige Person, während eine EIN ein Unternehmen identifiziert.

Kann ich ein Unternehmen nur mit einer ITIN gründen?

Normalerweise nicht. Eine Unternehmensgesellschaft benötigt in der Regel eine EIN für Bundessteuer- und Bankzwecke.

Kann ich eine ITIN beantragen, ohne eine Steuererklärung einzureichen?

In einigen Sonderfällen ja. Die meisten Antragsteller reichen das Formular W-7 jedoch zusammen mit einer bundessteuerlichen Steuererklärung ein.

Abschließende Gedanken

Eine ITIN ist ein wichtiges Instrument für Personen, die US-Steuerpflichten erfüllen müssen, aber keine Social Security Number erhalten können. Für Nichtansässige, ausländische Investoren und bestimmte Familienangehörige von US-Steuerpflichtigen kann sie den Unterschied zwischen einer abgelehnten Einreichung und einer ordnungsgemäßen Steuererklärung ausmachen.

Wenn Sie zusätzlich ein US-Unternehmen gründen, denken Sie daran, dass Ihre persönlichen steuerlichen Identifikationsanforderungen sich von denen Ihres Unternehmens unterscheiden können. Eine gut geplante Struktur kann Zeit sparen, Fehler bei der Einreichung reduzieren und die grenzüberschreitende Compliance leichter handhabbar machen.