ترخيص الألعاب الخيرية في نيويورك: دليل عملي للامتثال للمنظمات غير الربحية
يمكن أن تكون الألعاب الخيرية في نيويورك وسيلة موثوقة لجمع التبرعات، لكنها ليست جمعًا للتبرعات بشكل عابر. فالمقاطعة تتعامل مع البنغو، وألعاب الأوعية الزجاجية، واليانصيب، وفعاليات الكازينو الليلية باعتبارها أنشطة خاضعة للتنظيم ولها متطلبات محددة للترخيص والإيداع والتقارير. وإذا كانت منظمتك ترغب في تنظيم أحد هذه الفعاليات، فإن النهج الأكثر أمانًا هو التخطيط لخطوات الامتثال قبل تحديد الموعد أو بيع أي تذكرة أو طباعة أي إعلان.
بالنسبة إلى كثير من المنظمات، تبدأ العملية برقم تعريف من اللجنة وتنتهي بترخيص بلدي. وبين هاتين الخطوتين، قد تحتاج إلى جمع المستندات الحاكمة، وإثبات تاريخ المنظمة، وتأكيد التفويض المحلي، والاستعداد لحفظ السجلات بشكل مستمر. وهذا يجعل الألعاب الخيرية في نيويورك مشروع امتثال بقدر ما هي فعالية لجمع التبرعات.
ما الذي تغطيه الألعاب الخيرية في نيويورك
تنظم نيويورك عدة صيغ شائعة لجمع التبرعات الخيرية ضمن قواعد الألعاب الخيرية لديها:
- البنغو
- ألعاب الأوعية الزجاجية
- اليانصيب
- فعاليات الكازينو الليلية، وتسمى أيضًا فعاليات لاس فيغاس الليلية
لكل فئة نماذجها ومهلها الزمنية وقواعد التشغيل الخاصة بها. ولا يجيز ترخيص نوع واحد من الفعاليات تلقائيًا نوعًا آخر. وإذا كانت منظمتك تخطط لتنويع أنشطة جمع التبرعات، فيجب مراجعة كل لعبة على حدة.
المبدأ الأساسي بسيط: لا يجوز سوى للمنظمات المصرح لها ممارسة الألعاب الخيرية، ويجب استخدام العائدات لأغراض قانونية تخص المنظمة.
من يحق له تنظيم الألعاب الخيرية
تتوقع نيويورك أن تكون المنظمة التي تطلب الترخيص منظمة خيرية حقيقية أو منظمة مخولة بذلك. عمليًا، يعني ذلك عادةً أن تكون المنظمة قادرة على إثبات ما يلي:
- أنها قائمة منذ سنة واحدة على الأقل
- أنها تحتفظ بقوائم عضوية محدثة
- أن مستنداتها وسجلاتها الحاكمة منظمة بشكل صحيح
- أنها تستطيع توضيح كيفية التعامل مع الأموال السابقة وكيفية إنفاقها
- أنها ستستخدم عائدات الألعاب لأغراض قانونية
كما تقيد الولاية من يمكنه تشغيل الألعاب. وعادةً ما يُتوقع من الأعضاء الفعليين في المنظمة المرخصة، أو أعضاء المجموعات المساعدة أو التابعة لها، المساعدة في البنغو وألعاب الحظ.
الخطوة 1: الحصول على رقم تعريف اللجنة
قبل أن تصدر معظم البلديات الترخيص، تشترط ولاية نيويورك الحصول على رقم تعريف للألعاب الحظية و/أو البنغو من لجنة الألعاب.
وتكون العملية الأساسية على النحو التالي:
- إكمال النموذج 1A وتوثيقه لدى كاتب العدل، وهو طلب التسجيل ورقم التعريف.
- تقديم الطلب والمستندات الداعمة المطلوبة إلى قسم الألعاب الخيرية.
- انتظار مراجعة اللجنة ثم الموافقة أو الرفض.
- بعد إصدار اللجنة لرقم التعريف، التقدم إلى البلدية للحصول على الترخيص المحلي.
وتذكر اللجنة أن معالجة الطلبات تستغرق عادةً من 8 إلى 10 أسابيع، لذلك لا ينبغي للمنظمات الانتظار حتى اللحظة الأخيرة.
المستندات المطلوبة عادةً
تطلب اللجنة مستندات تثبت هيكل المنظمة وقيادتها وتاريخها المالي. ومن العناصر التي يطلبها النظام عادةً:
- عقد التأسيس واللوائح الداخلية، إذا كانت المنظمة مسجلة
- الدستور واللوائح الداخلية، إذا كانت المنظمة غير مسجلة
- ميثاق المنظمة
- أسماء وألقاب أعضاء الهيئة الحاكمة
- أسماء الأعضاء الحاليين
- قائمة بمصروفات السنة السابقة، بما في ذلك المساهمات الخيرية
- أحدث دفتر أستاذ عام أو نموذج مصلحة الضرائب 990 أو 990-EZ أو 990-N والجداول الداعمة
- خطاب تحديد الإعفاء الضريبي من مصلحة الضرائب، إن وجد
وهنا تبرز أهمية دقة سجلات الكيان. فإذا كانت مستنداتك غير متسقة أو قديمة أو يصعب العثور عليها، فإن عملية التقديم ستتباطأ بسرعة.
الخطوة 2: التقدم للحصول على الترخيص البلدي
إن رقم تعريف اللجنة ليس الموافقة النهائية. فولاية نيويورك تشترط أيضًا ترخيصًا بلديًا للفعالية نفسها.
وهذا يعني أن البلدية التي تتخذ فيها المنظمة مقرها أو التي ستقام فيها الفعالية يجب أن تراجع الطلب وتصدر الترخيص المناسب. وبعبارة أخرى، فإن اللجنة تُدخل طلبك إلى النظام، لكن البلدية المحلية تمنحك الإذن التشغيلي لإقامة الفعالية.
وبما أن الإجراءات المحلية قد تختلف، ينبغي للمنظمات التأكد من مهل التقديم، ونماذج البلدية، وأي لوائح محلية قبل افتراض أن الفعالية قد تمت الموافقة عليها.
أساسيات ترخيص البنغو في نيويورك
يُعد البنغو أحد أكثر أشكال الألعاب الخيرية تنظيمًا في نيويورك.
القواعد الرئيسية للبنغو
- تمنح البلديات تراخيص بنغو لمدة سنة واحدة
- رسوم ترخيص البنغو هي 18.75 دولارًا لكل مناسبة، وتُدفع للبلدية
- لا يجوز تنظيم البنغو إلا في بلدية لديها قانون أو لائحة محلية خاصة بالبِنغو
- يقتصر البنغو على 18 يومًا في كل ربع سنة
- الحد الأقصى للجائزة الواحدة هو 5,000 دولار
- الحد الأقصى للجوائز في المناسبة الواحدة هو 15,000 دولار
خطوات تقديم البنغو
عادةً ما تحتاج المنظمات إلى:
- تقديم النموذج 1A للحصول على رقم تعريف البنغو
- التقدم بطلب ترخيص البنغو باستخدام النماذج BC-2 وBC-2A وBC-2B
- أن تراجع البلدية الأهلية وتصدر النموذج BC-5 إذا تمت الموافقة
- تقديم النموذج BC-7 خلال 7 أيام بعد كل جلسة بنغو
- تقديم النموذج BC-7Q خلال 15 يومًا بعد نهاية أي ربع سنة تم تنظيم البنغو فيه
- دفع رسم ترخيص إضافي يعادل 3% من صافي العائدات المبلغ عنها، إن وجد
كما يخضع البنغو لقواعد تتعلق بالموظفين والمشاركة. فيجوز لمن هم دون 18 عامًا الحضور لكن لا يجوز لهم اللعب، بينما يجوز لمن تتراوح أعمارهم بين 16 و18 عامًا أداء مهام غير متعلقة باللعب مثل المبيعات الجانبية والتنظيف والصيانة وتجهيز الموقع.
إذا كانت منظمتك تفكر في البنغو كجمع متكرر للتبرعات، فأنشئ تقويم التقارير قبل جدولة أول لعبة. فالنماذج الفصلية ونماذج كل جلسة يسهل تفويتها إذا لم تُحدَّد المسؤولية عنها مبكرًا.
أساسيات ترخيص اليانصيب في نيويورك
غالبًا ما يكون اليانصيب أسهل في التنفيذ من البنغو، لكن قواعد الامتثال تظل مهمة.
وأهم معيار هو صافي العائدات المتوقعة:
- إذا كانت صافي العائدات المتوقعة أقل من 5,000 دولار، فلا تحتاج المنظمة إلى التسجيل لدى اللجنة
- إذا كانت صافي العائدات المتوقعة بين 5,000 و29,999 دولارًا في السنة التقويمية، فتقع المنظمة ضمن الفئة 1B
- إذا كان من الممكن أن تحقق المنظمة 30,000 دولار أو أكثر، فيجب أن تتبع متطلبات الفئة 1A
قواعد تقديم ورسوم اليانصيب
بالنسبة إلى يانصيب الفئة 1A، يجب على المنظمة عادةً:
- تقديم النماذج GC-2 وGC-2A وGC-2B
- دفع رسم ترخيص سنوي قدره 25 دولارًا إلى كاتب البلدية
- الحصول على ترخيص الألعاب الحظية البلدي، النموذج GC-5
- تقديم النموذج GC-7R إلى كاتب البلدية واللجنة بحلول 30 يناير من العام التالي
- دفع رسم ترخيص بلدي إضافي يعادل 2% من صافي الأرباح التي تزيد على 30,000 دولار، إذا انطبق ذلك
أما بالنسبة إلى يانصيب الفئة 1B، فتقوم المنظمة عادةً بتقديم النموذج GCVS-1 إلى كاتب البلدية واللجنة لتأكيد نطاق صافي العائدات السنوية المتوقعة.
إذا انتهت صافي العائدات الفعلية إلى مستوى أعلى من المتوقع، فيجب على المنظمة اتباع تعليمات التقديم الخاصة بالفئة الأعلى. وهذا يجعل التنبؤ المالي الواقعي مهمًا قبل بيع التذاكر.
وتسمح نيويورك أيضًا ببيع تذاكر اليانصيب عبر الإنترنت أو عبر الأجهزة المحمولة، لكن ذلك يتطلب موافقة منفصلة من اللجنة قبل المضي قدمًا.
ألعاب الأوعية الزجاجية وغيرها من أشكال الألعاب الخيرية
تخضع ألعاب الأوعية الزجاجية أيضًا لتنظيم اللجنة والبلدية. ويجب على المنظمات التي تبيع تذاكر الأوعية الزجاجية الالتزام بقواعد ترخيص وتقارير محددة، ويمكن للمنظمات المرخصة حاليًا استخدام البوابة الإلكترونية التابعة للجنة لبعض الإيداعات الفصلية.
كما تُعد فعاليات الكازينو الليلية شكلًا آخر من أشكال الألعاب الخيرية المنظمة في نيويورك. وبما أن القواعد قد تختلف عن البنغو واليانصيب، ينبغي للمنظمات تأكيد المتطلبات الحالية قبل الترويج للفعالية.
وعند التخطيط لأي فعالية ألعاب خيرية، لا تفترض أن ترخيصًا واحدًا يغطي جميع أنواع الألعاب. تأكد أولًا من صيغة الفعالية الدقيقة، ثم طابق عملية الإيداع مع تلك الصيغة.
التقارير والسجلات واستخدام العائدات
تتوقع نيويورك أن تدعم عائدات الألعاب الخيرية الأغراض القانونية للمنظمة المخولة. وهذا يعني أن المنظمة يجب أن تحتفظ بسجلات واضحة لكل من الإيرادات والمصروفات.
وتشمل سجلات الامتثال الجيدة عادةً:
- نسخًا من جميع التراخيص وأرقام التعريف
- سجلات الجلسات وسجلات الحضور
- نسخًا من النماذج المقدمة وإيصالات البلدية
- قوائم الأعضاء والعاملين
- سجلات بنكية وتقارير محاسبية
- سجلات توضح كيفية إنفاق العائدات
كما تشير اللجنة إلى أن التراخيص يجب أن تُعلق في المكان الذي تُقام فيه الألعاب. وقد تبدو هذه تفصيلة صغيرة، لكنها جزء من عبء الامتثال ويجب تضمينها في قائمة تجهيز الفعالية.
مصروفات قد تحتاج إلى انتباه
قد تكون بعض المصروفات المرتبطة بالألعاب مرتبطة مباشرةً بالفعالية وتحتاج إلى الإبلاغ، ومنها:
- استئجار المعدات أو شراؤها
- استئجار الطاولات والكراسي
- إيجار المؤجر المرخص
- خدمات النظافة أو الأمن
- إعداد النماذج المطلوبة وحفظ السجلات المحاسبية
- الإعلان والتكاليف التشغيلية الأخرى
وبما أن رسوم الترخيص الإضافية وقواعد التقارير قد تختلف بحسب نوع اللعبة، ينبغي للمنظمات التأكد من استخدام النماذج الصحيحة لكل فعالية وعدم خلط تقارير البنغو مع تقارير ألعاب الحظ.
أخطاء الامتثال الشائعة
تقع العديد من المنظمات في المشكلات نفسها التي يمكن تجنبها بسهولة:
- جدولة الفعالية قبل الحصول على كلا الموافقتين
- الافتراض بأن موافقة اللجنة وحدها كافية
- استخدام مجموعة النماذج الخاطئة لنوع اللعبة
- تفويت مهل التقارير الخاصة بالجلسات أو الفصول أو السنة
- عدم التأكد من أن البلدية قد أصدرت القانون المحلي المطلوب
- بيع أو الإعلان عن تذاكر اليانصيب عبر الإنترنت دون الموافقة المطلوبة
- ترك مستندات الحوكمة أو قوائم العضوية قديمة
وعادةً لا تنتج هذه المشكلات عن سوء نية، بل عن التعامل مع فعالية جمع التبرعات على أنها ليلة واحدة فقط بدلًا من كونها عملية امتثال منظمة.
كيف يمكن لـ Zenind المساعدة في أعمال الإعداد
تم تصميم Zenind لخدمة التأسيس التجاري والامتثال المستمر، وهذا مفيد عندما يعتمد نشاطك الخيري على سجلات نظيفة وهيكل كيان واضح. وإذا كانت منظمتك لا تزال في مرحلة إعداد الكيان القانوني الذي سيُدير جمع التبرعات، فإن الحفاظ على ملف التأسيس منظمًا يمكن أن يوفر الوقت لاحقًا.
ويكون سير العمل العملي على النحو التالي:
- تنظيم مستندات التأسيس واللوائح الداخلية
- تأكيد الهيئة الحاكمة وقائمة العضوية الحالية
- تجميع حزمة طلب رقم تعريف اللجنة
- التقدم للحصول على الترخيص البلدي
- تتبع مهل التقارير بعد الفعالية
هذا النوع من التنظيم يقلل من تأخير الإيداعات ويساعد على تجنب الأخطاء القابلة للتفادي.
الخلاصة النهائية
إن ترخيص الألعاب الخيرية في نيويورك هو في الواقع عملية موافقات متعددة الطبقات. فمعظم المنظمات تحتاج إلى رقم تعريف من اللجنة، وترخيص بلدي، وانضباط في التقارير بعد الفعالية. وتختلف النماذج الدقيقة بحسب ما إذا كنت تدير البنغو أو اليانصيب أو ألعاب الأوعية الزجاجية أو أي لعبة خيرية أخرى خاضعة للتنظيم.
إذا خططت مسبقًا، وحافظت على سجلاتك منظمة، وطابقت عملية الإيداع مع نوع اللعبة، تصبح الألعاب الخيرية في نيويورك قابلة للإدارة. والخطر الحقيقي ليس الفعالية نفسها، بل عدم التعامل معها كعملية امتثال منذ البداية.
لا توجد أسئلة متاحة. يُرجى التحقق مرة أخرى لاحقًا.