New Yorks licens för välgörenhetsspel: En praktisk efterlevnadsguide för ideella organisationer

Välgörenhetsspel i New York kan vara ett pålitligt sätt att samla in pengar, men det är inte enkel insamling. Delstaten behandlar bingo, lotterier med biljettpåsar (bell jar games), lotterier och casino nights som reglerade aktiviteter med särskilda krav på licenser, anmälningar och rapportering. Om din organisation vill genomföra ett sådant evenemang är det säkraste tillvägagångssättet att planera efterlevnadsstegen innan du sätter ett datum, säljer en biljett eller trycker en annons.

För många organisationer börjar processen med ett identifikationsnummer från Commission och slutar med en kommunal licens. Mellan dessa två steg kan du behöva samla in styrande dokument, visa organisationens historik, bekräfta lokal behörighet och förbereda löpande dokumentation. Det gör att välgörenhetsspel i New York är lika mycket ett efterlevnadsprojekt som ett insamlingsevenemang.

Vad välgörenhetsspel omfattar i New York

New York reglerar flera vanliga former av insamling genom välgörenhetsspelreglerna:

• Bingo
• Bell jar games
• Lotterier
• Casino nights, även kallat Las Vegas nights

Varje kategori har sina egna blanketter, tidsfrister och operativa regler. En licens för en typ av evenemang ger inte automatiskt tillstånd för en annan. Om din organisation planerar att bredda sina insamlingsaktiviteter bör du gå igenom varje speltyp separat.

Grundprincipen är enkel: endast behöriga organisationer får anordna välgörenhetsspel, och intäkterna måste användas för lagliga organisationsändamål.

Vem som får anordna välgörenhetsspel

New York förväntar sig att organisationen som söker licensen är en faktisk välgörenhetsorganisation eller annan behörig organisation. I praktiken innebär det vanligtvis att organisationen ska kunna visa att den:

• Har funnits i minst ett år
• För aktuella medlemsregister
• Har ordning på styrande dokument och register
• Kan visa hur tidigare medel hanterades och användes
• Kommer att använda spelintäkterna för lagliga ändamål

Delstaten begränsar också vilka som får driva spelen. Faktiska medlemmar i den licensierade organisationen, eller medlemmar i dess hjälpföreningar eller anslutna grupper, förväntas i allmänhet hjälpa till med bingo och spelverksamhet.

Steg 1: Skaffa identifikationsnumret från Commission

Innan de flesta kommuner utfärdar en licens kräver New York ett Games of Chance- och/eller Bingo Identification Number från Gaming Commission.

Den grundläggande processen är:

1. Fyll i och låt Form 1A, Application for Registration and Identification Number, bevittnas av notarius publicus.
2. Skicka in ansökan och de styrkande handlingar som krävs till Division of Charitable Gaming.
3. Vänta på granskning samt godkännande eller avslag från Commission.
4. När Commission har utfärdat identifikationsnumret, ansök om den lokala licensen hos kommunen.

Commission uppger att ansökningar vanligtvis tar 8 till 10 veckor att behandla, så organisationer bör inte vänta till sista minuten.

Dokument som ofta krävs

Commission begär dokumentation som visar organisationens struktur, ledning och ekonomiska historik. Vanligt efterfrågade handlingar är bland annat:

• Bolagsordning och stadgar, om organisationen är bildad som juridisk person
• Konstitution och stadgar, om organisationen är obildad
• Stadga för organisationen
• Namn och befattningar för ledamöter i styrande organ
• Namn på nuvarande medlemmar
• En lista över föregående års kostnader, inklusive välgörenhetsutbetalningar
• Senaste huvudbok eller IRS Form 990, 990-EZ eller 990-N samt tillhörande bilagor
• IRS-brev som visar skattebefrielse, om tillämpligt

Det är här ordning och reda i enhetens register spelar roll. Om dina dokument är motstridiga, inaktuella eller svåra att hitta går ansökningsprocessen snabbt långsammare.

Steg 2: Ansök om den kommunala licensen

Commission-identifikationsnumret är inte det slutliga godkännandet. New York kräver också en kommunal licens för själva evenemanget.

Det innebär att kommunen där organisationen har sitt säte eller där evenemanget ska genomföras måste granska och utfärda den tillämpliga licensen. Med andra ord tar Commission in dig i systemet, men den lokala kommunen ger det operativa tillståndet att genomföra evenemanget.

Eftersom lokala rutiner kan variera bör organisationer bekräfta tidsfrister, kommunala blanketter och eventuella lokala föreskrifter innan de antar att evenemanget är godkänt.

Grundläggande regler för bingo i New York

Bingo är en av de mest reglerade formerna av välgörenhetsspel i New York.

Viktiga bingoregler

• Kommuner utfärdar bingolicenser som gäller i ett år
• Avgiften för bingolicens är 18,75 dollar per tillfälle och betalas till kommunen
• Bingo får endast bedrivas i en kommun som har en lokal lag eller förordning för bingo
• Bingo är begränsat till 18 dagar per kvartal
• Högsta enskilda vinst är 5 000 dollar
• Högsta vinst per tillfälle är 15 000 dollar

Steg för bingofiling

Organisationer behöver vanligtvis:

• Lämna in Form 1A för att få bingoidentifikationsnumret
• Ansöka om bingolicensen med Forms BC-2, BC-2A och BC-2B
• Låta kommunen pröva behörigheten och utfärda Form BC-5 om ansökan godkänns
• Lämna in Form BC-7 inom 7 dagar efter varje bingotillfälle
• Lämna in Form BC-7Q inom 15 dagar efter utgången av det kvartal då bingo bedrivits
• Betala en ytterligare licensavgift motsvarande 3 procent av redovisade nettointäkter, om sådana finns

Bingo har också regler för bemanning och deltagande. Personer under 18 år får närvara men får inte spela bingo, medan personer mellan 16 och 18 år får utföra icke-spelrelaterade uppgifter som försäljning, städning, underhåll och förberedelse av lokalen.

Om din organisation överväger bingo som en återkommande insamling bör du bygga rapporteringskalendern innan det första spelet planeras. Kvartals- och sessionbaserade inlämningar är lätta att missa om evenemangsteamet inte fördelar ansvar tidigt.

Grundläggande regler för lotterier i New York

Lotterier är ofta enklare att genomföra än bingo, men efterlevnadsreglerna är fortfarande viktiga.

Den viktigaste tröskeln är förväntade nettointäkter:

• Om förväntade nettointäkter är mindre än 5 000 dollar behöver organisationen inte registrera sig hos Commission
• Om förväntade nettointäkter är mellan 5 000 och 29 999 dollar per kalenderår omfattas organisationen av kategori 1B
• Om organisationen kan generera 30 000 dollar eller mer måste den följa kraven för kategori 1A

Regler för inlämning och avgifter för lotterier

För lotterier i kategori 1A måste organisationen vanligtvis:

• Lämna in Forms GC-2, GC-2A och GC-2B
• Betala en årlig licensavgift på 25 dollar till kommunens kansli
• Få den kommunala Games of Chance License, Form GC-5
• Lämna in Form GC-7R till kommunens kansli och Commission senast den 30 januari följande år
• Betala en ytterligare kommunal licensavgift motsvarande 2 procent av nettoresultatet över 30 000 dollar, om tillämpligt

För lotterier i kategori 1B lämnar organisationen vanligtvis in Form GCVS-1 till kommunens kansli och Commission för att intyga den förväntade årliga nettointäktsnivån.

Om de faktiska nettointäkterna blir högre än väntat måste organisationen följa inlämningskraven för den högre kategorin. Det gör realistisk ekonomisk planering viktig innan biljetter säljs.

New York tillåter också försäljning av lotterier via internet eller mobila enheter, men dessa kräver separat godkännande från Commission innan organisationen får gå vidare.

Bell jar games och andra former av välgörenhetsspel

Bell jar games regleras också av Commission och kommunen. Organisationer som säljer bell jar-biljetter måste följa särskilda licens- och rapporteringsregler, och nuvarande licensierade organisationer kan använda Commissionens onlineportal för vissa kvartalsvisa inlämningar.

Casino nights är en annan reglerad form av välgörenhetsspel i New York. Eftersom reglerna kan skilja sig från bingo och lotterier bör organisationer bekräfta de aktuella kraven innan evenemanget marknadsförs.

När du planerar ett välgörenhetsspelevenemang ska du inte anta att ett tillstånd gäller för alla speltyper. Bekräfta först exakt evenemangsformat och matcha sedan inlämningsprocessen med det formatet.

Rapportering, register och användning av intäkter

New York förväntar sig att intäkter från välgörenhetsspel ska stödja den behöriga organisationens lagliga syften. Det innebär att organisationen måste föra tydliga register över både intäkter och kostnader.

Bra efterlevnadsregister innehåller vanligtvis:

• Kopior av alla licenser och identifikationsnummer
• Loggar från spelomgångar och närvaroregister
• Kopior av inlämnade blanketter och kommunala kvitton
• Listor över medlemmar och arbetsinsatser
• Bankunderlag och bokföringsrapporter
• Register som visar hur intäkterna användes

Commissionen noterar också att licenser måste vara synligt uppsatta där spelen genomförs. Det är en liten detalj, men den ingår i efterlevnadskraven och bör tas med i checklistan för evenemangets uppsättning.

Kostnader som kan kräva uppmärksamhet

Vissa spelrelaterade kostnader kan vara direkt kopplade till evenemanget och behöva rapporteras, bland annat:

• Hyra eller inköp av utrustning
• Hyra av bord och stolar
• Hyra till licensierad uthyrningspart
• Städ- eller säkerhetstjänster
• Framtagning av obligatoriska spelblanketter och bokföring
• Marknadsföring och andra driftskostnader

Eftersom ytterligare licensavgifter och rapporteringsregler kan variera beroende på speltyp bör organisationer se till att de använder rätt blanketter för varje evenemang och inte blandar rapportering för bingo och games of chance.

Vanliga efterlevnadsmisstag

Många organisationer stöter på samma förebyggbara fel:

• Att schemalägga ett evenemang innan båda godkännandena är på plats
• Att anta att Commission-godkännande i sig räcker
• Att använda fel blankettpaket för speltypen
• Att missa tidsfrister för sessioner, kvartal eller årsredovisning
• Att underlåta att kontrollera att kommunen har antagit den nödvändiga lokala lagen
• Att sälja eller marknadsföra lotteribiljetter online utan nödvändigt godkännande
• Att låta styrande dokument eller medlemslistor bli inaktuella

Dessa problem beror vanligtvis inte på dåliga avsikter. De uppstår när en insamling behandlas som ett kvällsevenemang i stället för som en reglerad efterlevnadsprocess.

Hur Zenind kan hjälpa till med uppstartsarbetet

Zenind är byggt för företagsbildning och löpande efterlevnad, vilket är användbart när din välgörenhetsverksamhet är beroende av ordnade register och en tydlig juridisk struktur. Om din organisation fortfarande håller på att etablera den juridiska enhet som ska driva insamlingen kan det spara tid senare att hålla bildningsakten välorganiserad.

Ett praktiskt arbetsflöde ser ut så här:

1. Organisera bildningsdokument och stadgar
2. Bekräfta styrelsen och aktuellt medlemsregister
3. Samla ansökningspaketet för Commission ID
4. Ansök om den kommunala licensen
5. Följ upp tidsfrister för rapportering efter evenemanget

En sådan struktur minskar förseningar i handläggningen och hjälper till att förebygga undvikbara fel.

Slutsats

En licens för välgörenhetsspel i New York är i praktiken en process med flera lager av godkännande. De flesta organisationer behöver ett identifikationsnummer från Commission, en kommunal licens och disciplin i rapporteringen efter evenemanget. De exakta blanketterna beror på om du genomför bingo, lotterier, bell jar games eller en annan reglerad form av välgörenhetsspel.

Om du planerar i förväg, håller ordning på dina register och matchar inlämningsprocessen med speltypen blir välgörenhetsspel i New York hanterbart. Den verkliga risken är inte evenemanget i sig. Det är att inte behandla evenemanget som en efterlevnadsprocess från början.