Άδεια Φιλανθρωπικών Παιχνιδιών στη Νέα Υόρκη: Ένας πρακτικός οδηγός συμμόρφωσης για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς

Τα φιλανθρωπικά παιχνίδια στη Νέα Υόρκη μπορούν να αποτελέσουν αξιόπιστο εργαλείο συγκέντρωσης πόρων, αλλά δεν πρόκειται για απλή συγκέντρωση χρημάτων. Η πολιτεία αντιμετωπίζει το bingo, τις κληρώσεις, τα bell jar games και τις βραδιές καζίνο ως ρυθμιζόμενες δραστηριότητες με συγκεκριμένες απαιτήσεις αδειοδότησης, υποβολής και αναφοράς. Αν ο οργανισμός σας θέλει να διοργανώσει μία από αυτές τις εκδηλώσεις, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να σχεδιάσετε τα βήματα συμμόρφωσης πριν ορίσετε ημερομηνία, πουλήσετε εισιτήρια ή τυπώσετε διαφήμιση.

Για πολλούς οργανισμούς, η διαδικασία ξεκινά με έναν αριθμό ταυτοποίησης της Επιτροπής και ολοκληρώνεται με δημοτική άδεια. Ανάμεσα σε αυτά τα δύο βήματα, ίσως χρειαστεί να συγκεντρώσετε ιδρυτικά έγγραφα, να αποδείξετε το ιστορικό του οργανισμού, να επιβεβαιώσετε την τοπική έγκριση και να προετοιμαστείτε για συνεχή τήρηση αρχείων. Αυτό καθιστά τα φιλανθρωπικά παιχνίδια στη Νέα Υόρκη περισσότερο έργο συμμόρφωσης παρά απλή εκδήλωση συγκέντρωσης πόρων.

Τι καλύπτουν τα φιλανθρωπικά παιχνίδια στη Νέα Υόρκη

Η Νέα Υόρκη ρυθμίζει αρκετές συνηθισμένες μορφές φιλανθρωπικής συγκέντρωσης πόρων στο πλαίσιο των κανόνων για τα φιλανθρωπικά παιχνίδια:

• Bingo
• Bell jar games
• Κληρώσεις
• Βραδιές καζίνο, γνωστές και ως Las Vegas nights

Κάθε κατηγορία έχει τα δικά της έντυπα, προθεσμίες και κανόνες λειτουργίας. Μια άδεια για έναν τύπο εκδήλωσης δεν επιτρέπει αυτόματα έναν άλλο. Αν ο οργανισμός σας σχεδιάζει να διαφοροποιήσει τις δραστηριότητες συγκέντρωσης πόρων, θα πρέπει να εξετάσει ξεχωριστά κάθε παιχνίδι.

Η βασική αρχή είναι απλή: μόνο εξουσιοδοτημένοι οργανισμοί μπορούν να διεξάγουν φιλανθρωπικά παιχνίδια και τα έσοδα πρέπει να χρησιμοποιούνται για νόμιμους οργανωτικούς σκοπούς.

Ποιος μπορεί να διεξάγει φιλανθρωπικά παιχνίδια

Η Νέα Υόρκη αναμένει ότι ο οργανισμός που ζητά την άδεια είναι πραγματικός φιλανθρωπικός ή εξουσιοδοτημένος οργανισμός. Στην πράξη, αυτό συνήθως σημαίνει ότι ο οργανισμός θα πρέπει να μπορεί να αποδείξει ότι:

• Υπάρχει τουλάχιστον για ένα έτος
• Διατηρεί ενημερωμένους καταλόγους μελών
• Έχει σε τάξη τα ιδρυτικά και διοικητικά έγγραφα και τα αρχεία του
• Μπορεί να δείξει πώς διαχειρίστηκαν και δαπανήθηκαν προηγούμενα κεφάλαια
• Θα χρησιμοποιήσει τα έσοδα από τα παιχνίδια για νόμιμους σκοπούς

Η πολιτεία περιορίζει επίσης ποιοι μπορούν να λειτουργούν τα παιχνίδια. Συνήθως αναμένεται ότι μέλη του αδειοδοτημένου οργανισμού, ή μέλη των βοηθητικών ή συνδεδεμένων ομάδων του, θα συνδράμουν στο bingo και στα games of chance.

Βήμα 1: Λήψη αριθμού ταυτοποίησης της Επιτροπής

Πριν οι περισσότερες δημοτικές αρχές εκδώσουν άδεια, η Πολιτεία της Νέας Υόρκης απαιτεί αριθμό ταυτοποίησης Games of Chance και/ή Bingo από τη Gaming Commission.

Η βασική διαδικασία είναι η εξής:

1. Συμπληρώστε και επικυρώστε συμβολαιογραφικά το Έντυπο 1A, την Αίτηση Εγγραφής και Αριθμού Ταυτοποίησης.
2. Υποβάλετε την αίτηση και τα απαιτούμενα δικαιολογητικά στο Division of Charitable Gaming.
3. Περιμένετε την εξέταση της Επιτροπής και την έγκριση ή απόρριψη.
4. Αφού η Επιτροπή εκδώσει τον αριθμό ταυτοποίησης, υποβάλετε αίτηση για την τοπική άδεια στον δήμο.

Η Επιτροπή αναφέρει ότι οι αιτήσεις συνήθως χρειάζονται 8 έως 10 εβδομάδες για να επεξεργαστούν, επομένως οι οργανισμοί δεν πρέπει να περιμένουν μέχρι την τελευταία στιγμή.

Έγγραφα που συνήθως απαιτούνται

Η Επιτροπή ζητά τεκμηρίωση που αποδεικνύει τη δομή, τη διοίκηση και το οικονομικό ιστορικό του οργανισμού. Τα συχνότερα ζητούμενα στοιχεία περιλαμβάνουν:

• Καταστατικό και εσωτερικούς κανονισμούς, αν ο οργανισμός είναι νομικό πρόσωπο
• Σύνταγμα και εσωτερικούς κανονισμούς, αν ο οργανισμός δεν είναι νομικό πρόσωπο
• Χάρτη του οργανισμού
• Ονόματα και τίτλους των μελών του διοικητικού οργάνου
• Ονόματα των τρεχόντων μελών
• Κατάλογο δαπανών του προηγούμενου έτους, συμπεριλαμβανομένων φιλανθρωπικών διανομών
• Το πιο πρόσφατο γενικό καθολικό ή το IRS Form 990, 990-EZ ή 990-N και τα συνοδευτικά παραρτήματα
• Επιστολή προσδιορισμού φορολογικής απαλλαγής του IRS, εφόσον υπάρχει

Εδώ είναι που η καθαρή τήρηση αρχείων του νομικού προσώπου έχει σημασία. Αν τα έγγραφα είναι ασύμβατα, παρωχημένα ή δύσκολο να εντοπιστούν, η διαδικασία υποβολής επιβραδύνεται γρήγορα.

Βήμα 2: Υποβολή αίτησης για δημοτική άδεια

Ο αριθμός ταυτοποίησης της Επιτροπής δεν είναι η τελική έγκριση. Η Νέα Υόρκη απαιτεί επίσης δημοτική άδεια για την ίδια την εκδήλωση.

Αυτό σημαίνει ότι ο δήμος όπου εδρεύει ο οργανισμός ή όπου θα διεξαχθεί η εκδήλωση πρέπει να εξετάσει και να εκδώσει την αντίστοιχη άδεια. Με άλλα λόγια, η Επιτροπή σας βάζει στο σύστημα, αλλά ο τοπικός δήμος σας δίνει την επιχειρησιακή άδεια να πραγματοποιήσετε την εκδήλωση.

Επειδή οι τοπικές διαδικασίες μπορεί να διαφέρουν, οι οργανισμοί θα πρέπει να επιβεβαιώσουν προθεσμίες υποβολής, δημοτικά έντυπα και τυχόν τοπικούς κανονισμούς πριν θεωρήσουν ότι η εκδήλωση έχει εγκριθεί.

Βασικά στοιχεία άδειας Bingo στη Νέα Υόρκη

Το bingo είναι μία από τις πιο δομημένες μορφές φιλανθρωπικών παιχνιδιών στη Νέα Υόρκη.

Κύριοι κανόνες για το Bingo

• Οι δήμοι εκδίδουν ετήσιες άδειες bingo
• Το τέλος της άδειας bingo είναι $18.75 ανά περίσταση, πληρωτέο στον δήμο
• Το bingo μπορεί να διεξαχθεί μόνο σε δήμο με τοπικό νόμο ή διάταξη για bingo
• Το bingo περιορίζεται σε 18 ημέρες ανά τρίμηνο
• Το μέγιστο έπαθλο για μία μόνο νίκη είναι $5,000
• Το μέγιστο συνολικό έπαθλο ανά περίσταση είναι $15,000

Βήματα υποβολής για το Bingo

Οι οργανισμοί συνήθως χρειάζεται να:

• Υποβάλουν το Έντυπο 1A για να λάβουν τον αριθμό ταυτοποίησης bingo
• Υποβάλουν αίτηση για την άδεια bingo με τα Έντυπα BC-2, BC-2A και BC-2B
• Να ζητήσουν από τον δήμο να εξετάσει την επιλεξιμότητα και να εκδώσει το Έντυπο BC-5 εφόσον εγκριθεί
• Να υποβάλουν το Έντυπο BC-7 εντός 7 ημερών μετά από κάθε συνεδρία bingo
• Να υποβάλουν το Έντυπο BC-7Q εντός 15 ημερών μετά τη λήξη κάθε τριμήνου στο οποίο διεξήχθη bingo
• Να καταβάλουν επιπλέον τέλος άδειας ίσο με 3% των δηλωμένων καθαρών εσόδων, εφόσον υπάρχει

Το bingo έχει επίσης κανόνες στελέχωσης και συμμετοχής. Άτομα κάτω των 18 ετών μπορούν να παρευρίσκονται αλλά όχι να παίζουν bingo, ενώ άτομα μεταξύ 16 και 18 ετών μπορούν να εκτελούν μη τυχερές εργασίες όπως εξυπηρέτηση, καθαριότητα, συντήρηση και προετοιμασία του χώρου.

Αν ο οργανισμός σας σκέφτεται το bingo ως επαναλαμβανόμενη εκδήλωση συγκέντρωσης πόρων, δημιουργήστε το ημερολόγιο αναφορών πριν προγραμματιστεί το πρώτο παιχνίδι. Οι υποβολές ανά συνεδρία και ανά τρίμηνο είναι εύκολο να χαθούν αν η ομάδα της εκδήλωσης δεν ορίσει υπεύθυνο από νωρίς.

Βασικά στοιχεία άδειας κληρώσεων στη Νέα Υόρκη

Οι κληρώσεις είναι συχνά ευκολότερες στην οργάνωση από το bingo, αλλά οι κανόνες συμμόρφωσης εξακολουθούν να έχουν σημασία.

Το πιο σημαντικό όριο είναι τα αναμενόμενα καθαρά έσοδα:

• Αν τα αναμενόμενα καθαρά έσοδα είναι κάτω από $5,000, ο οργανισμός δεν χρειάζεται να εγγραφεί στην Επιτροπή
• Αν τα αναμενόμενα καθαρά έσοδα είναι μεταξύ $5,000 και $29,999 ανά ημερολογιακό έτος, ο οργανισμός εντάσσεται στην Κατηγορία 1B
• Αν ο οργανισμός ενδέχεται να παράγει $30,000 ή περισσότερα, πρέπει να ακολουθήσει τις απαιτήσεις της Κατηγορίας 1A

Κανόνες υποβολής και τελών για κληρώσεις

Για κληρώσεις Κατηγορίας 1A, ο οργανισμός συνήθως πρέπει να:

• Υποβάλει τα Έντυπα GC-2, GC-2A και GC-2B
• Καταβάλει ετήσιο τέλος άδειας $25 στον δημοτικό γραμματέα
• Λάβει τη δημοτική άδεια Games of Chance, Έντυπο GC-5
• Υποβάλει το Έντυπο GC-7R στον δημοτικό γραμματέα και στην Επιτροπή έως τις 30 Ιανουαρίου του επόμενου έτους
• Καταβάλει επιπλέον δημοτικό τέλος άδειας ίσο με 2% των καθαρών κερδών πάνω από $30,000, εφόσον ισχύει

Για κληρώσεις Κατηγορίας 1B, ο οργανισμός συνήθως υποβάλλει το Έντυπο GCVS-1 στον δημοτικό γραμματέα και στην Επιτροπή για να πιστοποιήσει το αναμενόμενο εύρος ετήσιων καθαρών εσόδων.

Αν τα πραγματικά καθαρά έσοδα τελικά ξεπεράσουν τα αναμενόμενα, ο οργανισμός πρέπει να ακολουθήσει τις οδηγίες υποβολής για την υψηλότερη κατηγορία. Αυτό καθιστά την ρεαλιστική οικονομική πρόβλεψη σημαντική πριν από την πώληση εισιτηρίων.

Η Νέα Υόρκη επιτρέπει επίσης πωλήσεις εισιτηρίων κληρώσεων μέσω διαδικτύου ή κινητής συσκευής, αλλά αυτές απαιτούν ξεχωριστή έγκριση από την Επιτροπή πριν προχωρήσει ο οργανισμός.

Bell Jar Games και άλλες μορφές φιλανθρωπικών παιχνιδιών

Τα bell jar games ρυθμίζονται επίσης από την Επιτροπή και τον δήμο. Οι οργανισμοί που πωλούν εισιτήρια bell jar πρέπει να ακολουθούν συγκεκριμένους κανόνες αδειοδότησης και αναφοράς, και οι τρέχοντες αδειοδοτημένοι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιούν την ηλεκτρονική πύλη της Επιτροπής για ορισμένες τριμηνιαίες υποβολές.

Οι βραδιές καζίνο είναι μια ακόμη ρυθμιζόμενη μορφή φιλανθρωπικών παιχνιδιών στη Νέα Υόρκη. Επειδή οι κανόνες μπορεί να διαφέρουν από το bingo και τις κληρώσεις, οι οργανισμοί θα πρέπει να επιβεβαιώνουν τις τρέχουσες απαιτήσεις πριν προωθήσουν την εκδήλωση.

Όταν σχεδιάζετε οποιαδήποτε εκδήλωση φιλανθρωπικού παιχνιδιού, μην υποθέτετε ότι μία άδεια καλύπτει κάθε τύπο παιχνιδιού. Επιβεβαιώστε πρώτα το ακριβές είδος της εκδήλωσης και στη συνέχεια αντιστοιχίστε τη διαδικασία υποβολής σε αυτό το είδος.

Αναφορές, αρχεία και χρήση των εσόδων

Η Νέα Υόρκη αναμένει ότι τα έσοδα από τα φιλανθρωπικά παιχνίδια θα υποστηρίζουν τους νόμιμους σκοπούς του εξουσιοδοτημένου οργανισμού. Αυτό σημαίνει ότι ο οργανισμός πρέπει να τηρεί σαφή αρχεία τόσο των εσόδων όσο και των εξόδων.

Τα καλά αρχεία συμμόρφωσης συνήθως περιλαμβάνουν:

• Αντίγραφα όλων των αδειών και των αριθμών ταυτοποίησης
• Αρχεία συνεδριών και παρουσιολόγια
• Αντίγραφα των εντύπων που υποβλήθηκαν και των αποδείξεων του δήμου
• Καταλόγους μελών και εργαζομένων
• Τραπεζικά αρχεία και λογιστικές αναφορές
• Αρχεία που δείχνουν πώς δαπανήθηκαν τα έσοδα

Η Επιτροπή σημειώνει επίσης ότι οι άδειες πρέπει να αναρτώνται στον χώρο όπου διεξάγονται τα παιχνίδια. Αυτή είναι μια μικρή λεπτομέρεια, αλλά αποτελεί μέρος του βάρους συμμόρφωσης και πρέπει να ενσωματωθεί στη λίστα ελέγχου προετοιμασίας της εκδήλωσης.

Έξοδα που μπορεί να χρειάζονται προσοχή

Ορισμένα έξοδα που σχετίζονται με το παιχνίδι μπορεί να συνδέονται άμεσα με την εκδήλωση και να απαιτούν αναφορά, όπως:

• Ενοικίαση ή αγορά εξοπλισμού
• Ενοικίαση τραπεζιών και καρεκλών
• Ενοίκιο αδειοδοτημένου εκμισθωτή
• Υπηρεσίες καθαρισμού ή ασφάλειας
• Προετοιμασία των απαιτούμενων εντύπων και λογιστικής παρακολούθησης
• Διαφήμιση και άλλα λειτουργικά έξοδα

Επειδή τα πρόσθετα τέλη άδειας και οι κανόνες αναφοράς μπορεί να διαφέρουν ανά τύπο παιχνιδιού, οι οργανισμοί θα πρέπει να βεβαιώνονται ότι χρησιμοποιούν τα σωστά έντυπα για κάθε εκδήλωση και να μην αναμειγνύουν την αναφορά bingo και games of chance.

Συνηθισμένα λάθη συμμόρφωσης

Πολλοί οργανισμοί αντιμετωπίζουν προβλήματα με τα ίδια αποτρέψιμα λάθη:

• Προγραμματίζουν μια εκδήλωση πριν έχουν και τις δύο εγκρίσεις
• Υποθέτουν ότι η έγκριση της Επιτροπής αρκεί από μόνη της
• Χρησιμοποιούν λανθασμένο πακέτο εντύπων για τον τύπο παιχνιδιού
• Χάνουν προθεσμίες υποβολής ανά συνεδρία, τρίμηνο ή έτος
• Δεν επιβεβαιώνουν ότι ο δήμος έχει θεσπίσει τον απαιτούμενο τοπικό νόμο
• Πωλούν ή διαφημίζουν εισιτήρια κληρώσεων online χωρίς την απαιτούμενη έγκριση
• Αφήνουν τα διοικητικά έγγραφα ή τους καταλόγους μελών να ξεπεραστούν χρονικά

Αυτά τα προβλήματα συνήθως δεν προκαλούνται από κακή πρόθεση. Συμβαίνουν όταν μια εκδήλωση συγκέντρωσης πόρων αντιμετωπίζεται ως βραδιά μιας μόνο χρήσης και όχι ως ρυθμιζόμενη διαδικασία συμμόρφωσης.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind με το σκέλος της προετοιμασίας

Η Zenind έχει σχεδιαστεί για σύσταση επιχειρήσεων και συνεχή οργάνωση συμμόρφωσης, κάτι που είναι χρήσιμο όταν η φιλανθρωπική σας δραστηριότητα εξαρτάται από καθαρά αρχεία και σαφή δομή νομικού προσώπου. Αν ο οργανισμός σας εξακολουθεί να δημιουργεί το νομικό πρόσωπο που θα διαχειριστεί τη συγκέντρωση πόρων, η διατήρηση ενός οργανωμένου φακέλου σύστασης μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο αργότερα.

Ένα πρακτικό ροή εργασίας μοιάζει ως εξής:

1. Οργανώστε τα έγγραφα σύστασης και τους εσωτερικούς κανονισμούς
2. Επιβεβαιώστε το διοικητικό όργανο και τον τρέχοντα κατάλογο μελών
3. Συγκεντρώστε το πακέτο αίτησης για το ID της Επιτροπής
4. Υποβάλετε αίτηση για τη δημοτική άδεια
5. Παρακολουθήστε τις προθεσμίες αναφορών μετά την εκδήλωση

Αυτού του είδους η δομή μειώνει τις καθυστερήσεις υποβολής και βοηθά να αποφεύγονται τα αποτρέψιμα λάθη.

Τελικό συμπέρασμα

Η άδεια φιλανθρωπικών παιχνιδιών στη Νέα Υόρκη είναι στην πραγματικότητα μια πολυεπίπεδη διαδικασία έγκρισης. Οι περισσότεροι οργανισμοί χρειάζονται αριθμό ταυτοποίησης της Επιτροπής, δημοτική άδεια και πειθαρχημένη υποβολή αναφορών μετά την εκδήλωση. Τα ακριβή έντυπα εξαρτώνται από το αν διοργανώνετε bingo, κληρώσεις, bell jar games ή άλλο ρυθμιζόμενο φιλανθρωπικό παιχνίδι.

Αν σχεδιάσετε εκ των προτέρων, διατηρήσετε τα αρχεία σας οργανωμένα και αντιστοιχίσετε τη διαδικασία υποβολής στο είδος του παιχνιδιού, τα φιλανθρωπικά παιχνίδια στη Νέα Υόρκη γίνονται διαχειρίσιμα. Ο πραγματικός κίνδυνος δεν είναι η ίδια η εκδήλωση. Είναι το να μην αντιμετωπίσετε την εκδήλωση ως διαδικασία συμμόρφωσης από την αρχή.