New Yorkin hyväntekeväisyysarpajaislupa: käytännönmukainen vaatimustenmukaisuuden opas voittoa tavoittelemattomille yhteisöille

New Yorkin hyväntekeväisyysarpajaiset voivat olla luotettava varainhankinnan keino, mutta kyse ei ole epämuodollisesta keräyksestä. Osavaltio käsittelee bingon, rafflien, bell jar -pelit ja casino night -tapahtumat säänneltyinä toimintoina, joihin liittyy omat lupansa, ilmoituksensa ja raportointivaatimuksensa. Jos organisaatiosi haluaa järjestää jonkin näistä tapahtumista, turvallisin tapa on suunnitella vaatimustenmukaisuuden vaiheet ennen kuin asetat päivämäärän, myyt lippuja tai painatat mainoksen.

Monille organisaatioille prosessi alkaa Commissionin tunnistenumerolla ja päättyy kunnalliseen lupaan. Näiden kahden vaiheen välissä saatat joutua kokoamaan hallintoasiakirjat, osoittamaan organisaation historian, vahvistamaan paikallisen luvituksen ja valmistautumaan jatkuvaan kirjanpitoon. Siksi New Yorkin hyväntekeväisyysarpajaiset ovat yhtä paljon vaatimustenmukaisuusprojekti kuin varainhankintatapahtuma.

Mitä hyväntekeväisyysarpajaiset tarkoittavat New Yorkissa

New York säätelee useita yleisiä hyväntekeväisyyden varainhankintamuotoja arpajaisäännöissään:

• Bingo
• Bell jar -pelit
• Raffle-arvonnat
• Casino night -tapahtumat, joita kutsutaan myös Las Vegas night -tapahtumiksi

Jokaisella kategorialla on omat lomakkeensa, määräaikansa ja toimintaa koskevat sääntönsä. Yksi tapahtumalupa ei automaattisesti oikeuta järjestämään toista. Jos organisaatiosi aikoo monipuolistaa varainhankintaansa, jokainen pelimuoto on arvioitava erikseen.

Perusperiaate on yksinkertainen: vain hyväksytyt organisaatiot saavat järjestää hyväntekeväisyysarpajaisia, ja tuotot on käytettävä lainmukaisiin organisaation tarkoituksiin.

Kuka voi järjestää hyväntekeväisyysarpajaisia

New York edellyttää, että lupaa hakeva organisaatio on aito hyväntekeväisyys- tai muu hyväksytty organisaatio. Käytännössä tämän pitäisi yleensä tarkoittaa, että organisaatio voi osoittaa:

• Sen toiminta on jatkunut vähintään vuoden ajan
• Se ylläpitää ajantasaisia jäsenluetteloita
• Sen hallintoasiakirjat ja tiedot ovat kunnossa
• Se pystyy osoittamaan, miten aiemmat varat on käsitelty ja käytetty
• Se käyttää arpajaistuotot lainmukaisiin tarkoituksiin

Osavaltio myös rajoittaa sitä, kuka saa osallistua pelien järjestämiseen. Luvan saaneen organisaation aitojen jäsenten tai sen apu- tai yhteistyöryhmien jäsenten odotetaan yleensä avustavan bingon ja arpajaispelien järjestämisessä.

Vaihe 1: Hanki Commissionin tunnistenumero

Ennen kuin useimmat kunnat myöntävät luvan, New York State edellyttää Games of Chance and/or Bingo Identification Number -tunnistenumeroa Gaming Commissionilta.

Perusprosessi on seuraava:

1. Täytä ja vahvista notaarilla lomake 1A, Application for Registration and Identification Number.
2. Toimita hakemus ja vaaditut liiteasiakirjat Division of Charitable Gaming -yksikköön.
3. Odota Commissionin käsittelyä ja hyväksyntää tai hylkäystä.
4. Kun Commission on myöntänyt tunnistenumeron, hae paikallinen lupa kunnalta.

Commissionin mukaan hakemusten käsittely kestää yleensä 8–10 viikkoa, joten hakemusta ei kannata jättää viime tippaan.

Yleisesti vaadittavat asiakirjat

Commission pyytää asiakirjoja, joilla osoitetaan organisaation rakenne, johto ja taloudellinen historia. Yleisesti pyydettyjä asiakirjoja ovat muun muassa:

• Perustamiskirjat ja säännöt, jos organisaatio on rekisteröity
• Peruskirja ja säännöt, jos organisaatio on rekisteröimätön
• Organisaation charter-asiakirja
• Hallintoelimen jäsenten nimet ja tehtävänimikkeet
• Nykyisten jäsenten nimet
• Luettelo edellisen vuoden kuluista, mukaan lukien hyväntekeväisyysavustukset
• Viimeisin pääkirja tai IRS Form 990, 990-EZ tai 990-N liitteineen
• IRS:n verovapautuspäätöskirje, jos sovellettavissa

Tässä kohtaa siistit organisaatiotiedot ovat ratkaisevia. Jos asiakirjat ovat epäjohdonmukaisia, vanhentuneita tai vaikeita löytää, hakuprosessi hidastuu nopeasti.

Vaihe 2: Hae kunnallista lupaa

Commissionin tunnistenumero ei ole lopullinen hyväksyntä. New York edellyttää myös kunnallista lupaa itse tapahtumalle.

Se tarkoittaa, että sen kunnan, jossa organisaatio on kotipaikkainen tai jossa tapahtuma järjestetään, on tarkastettava hakemus ja myönnettävä soveltuva lupa. Toisin sanoen Commission päästää sinut järjestelmän sisään, mutta paikallinen kunta antaa varsinaisen toiminnallisen luvan tapahtuman järjestämiseen.

Koska paikalliset menettelyt voivat vaihdella, organisaatioiden kannattaa varmistaa hakemusten määräajat, kunnalliset lomakkeet ja mahdolliset paikalliset määräykset ennen kuin ne olettavat tapahtuman olevan hyväksytty.

New Yorkin bingo-luvan perusteet

Bingo on yksi New Yorkin tarkimmin säännellyistä hyväntekeväisyysarpajaisten muodoista.

Keskeiset bingosäännöt

• Kunnat myöntävät yhden vuoden voimassa olevia bingo-lupia
• Bingo-lupamaksu on 18,75 dollaria per tapahtuma, ja se maksetaan kunnalle
• Bingoa saa järjestää vain kunnassa, jossa on bingoa koskeva paikallinen laki tai määräys
• Bingo on rajoitettu 18 päivään vuosineljänneksessä
• Yksittäisen palkinnon enimmäisarvo on 5 000 dollaria
• Yhden tapahtuman palkintojen enimmäisarvo on 15 000 dollaria

Bingon hakuvaiheet

Organisaatioiden on yleensä:

• Haettava tunnistenumeroa lomakkeella 1A
• Haettava bingo-lupaa lomakkeilla BC-2, BC-2A ja BC-2B
• Saatettava kunnan tarkastettavaksi kelpoisuus ja saatava hyväksynnän jälkeen lomake BC-5
• Toimitettava lomake BC-7 7 päivän kuluessa jokaisen bingo-istunnon jälkeen
• Toimitettava lomake BC-7Q 15 päivän kuluessa sen vuosineljänneksen päättymisestä, jonka aikana bingoa järjestettiin
• Maksettava lisälupamaksu, joka on 3 prosenttia raportoiduista nettotuotoista, jos sellaisia on

Bingoon liittyy myös henkilöstöä ja osallistumista koskevia sääntöjä. Alle 18-vuotiaat voivat osallistua, mutta eivät pelata bingoa, kun taas 16–18-vuotiaat voivat hoitaa muita kuin pelitoimintoihin liittyviä tehtäviä, kuten myyntipisteitä, siivousta, ylläpitoa ja tapahtumapaikan valmistelua.

Jos organisaatiosi harkitsee bingoa toistuvana varainhankintana, laadi raportointikalenteri ennen ensimmäisen pelin aikatauluttamista. Neljännesvuosittaiset ja istuntokohtaiset ilmoitukset on helppo unohtaa, ellei niille nimetä vastuuhenkilöä ajoissa.

New Yorkin raffle-luvan perusteet

Rafflet ovat usein helpompia toteuttaa kuin bingo, mutta vaatimustenmukaisuuden säännöt ovat silti tärkeitä.

Tärkein kynnys on odotetut nettotuotot:

• Jos odotetut nettotuotot ovat alle 5 000 dollaria, organisaation ei tarvitse rekisteröityä Commissionille
• Jos odotetut nettotuotot ovat 5 000 ja 29 999 dollarin välillä kalenterivuodessa, organisaatio kuuluu kategoriaan 1B
• Jos organisaatio voi tuottaa 30 000 dollaria tai enemmän, sen on noudatettava kategoria 1A:n vaatimuksia

Rafflejen ilmoitus- ja maksusäännöt

Kategoria 1A -raffleissa organisaation on yleensä:

• Toimitettava lomakkeet GC-2, GC-2A ja GC-2B
• Maksettava 25 dollarin vuosilupamaksu kunnansihteerille
• Saatava kunnallinen Games of Chance License, lomake GC-5
• Toimitettava lomake GC-7R kunnansihteerille ja Commissionille seuraavan vuoden 30. tammikuuta mennessä
• Maksettava lisäkunnallinen lupamaksu, joka on 2 prosenttia yli 30 000 dollarin nettovoitoista, jos sovellettavissa

Kategoria 1B -raffleissa organisaatio toimittaa yleensä lomakkeen GCVS-1 kunnansihteerille ja Commissionille vahvistaakseen odotettujen vuotuisten nettotuottojen luokan.

Jos todelliset nettotuotot ovat odotettua suuremmat, organisaation on noudatettava korkeamman kategorian ilmoitusohjeita. Siksi realistinen taloussuunnittelu on tärkeää ennen lippujen myyntiä.

New York sallii myös internetissä tai mobiililaitteella tehtävät raffle-myynnit, mutta ne edellyttävät erillistä Commissionin hyväksyntää ennen toiminnan aloittamista.

Bell jar -pelit ja muut hyväntekeväisyysarpajaisten muodot

Bell jar -pelit ovat myös Commissionin ja kunnan sääntelemiä. Organisaatioiden, jotka myyvät bell jar -lippuja, on noudatettava tiettyjä lupa- ja raportointisääntöjä, ja nykyiset luvan saaneet organisaatiot voivat käyttää Commissionin verkkopalvelua tiettyihin neljännesvuosittaisiin ilmoituksiin.

Casino night -tapahtumat ovat toinen säännelty hyväntekeväisyysarpajaisten muoto New Yorkissa. Koska säännöt voivat poiketa bingosta ja raffleista, organisaatioiden kannattaa varmistaa nykyiset vaatimukset ennen tapahtuman markkinointia.

Kun suunnittelet mitä tahansa hyväntekeväisyysarpajaistapahtumaa, älä oleta, että yksi lupa kattaa kaikki pelimuodot. Varmista ensin tarkka tapahtumamuoto ja sovita sitten ilmoitusprosessi siihen muotoon.

Raportointi, kirjanpito ja varojen käyttö

New York edellyttää, että hyväntekeväisyysarpajaisten tuotot tukevat hyväksytyn organisaation lainmukaisia tarkoituksia. Tämä tarkoittaa, että organisaation on pidettävä selkeää kirjanpitoa sekä tuloista että menoista.

Hyvä vaatimustenmukaisuuskirjanpito sisältää yleensä:

• Kopiot kaikista luvista ja tunnistenumeroista
• Istuntolokit ja osallistujaluettelot
• Kopiot toimitetuista lomakkeista ja kunnallisista kuiteista
• Jäsen- ja työntekijäluettelot
• Pankkitilitiedot ja kirjanpitoraportit
• Tiedot siitä, miten tuotot käytettiin

Commission huomauttaa myös, että luvat on asetettava näkyville sinne, jossa pelejä järjestetään. Se on pieni yksityiskohta, mutta osa vaatimustenmukaisuutta, ja se kannattaa sisällyttää tapahtuman valmistelun tarkistuslistaan.

Kulut, jotka voivat vaatia huomiota

Jotkin peliin liittyvät kulut voivat olla suoraan tapahtumaan sidottuja ja vaatia raportointia, kuten:

• Laitteiden vuokra tai ostot
• Pöytä- ja tuolivuokra
• Lisensoidun vuokranantajan vuokra
• Siivous- tai vartiointipalvelut
• Vaadittujen pelilomakkeiden valmistelu ja kirjanpito
• Mainonta ja muut toimintakulut

Koska lisälupamaksut ja raportointisäännöt voivat vaihdella pelimuodon mukaan, organisaatioiden on varmistettava, että ne käyttävät oikeita lomakkeita jokaiseen tapahtumaan eivätkä sekoita bingon ja games of chance -pelien raportointia.

Yleisiä vaatimustenmukaisuusvirheitä

Monet organisaatiot joutuvat vaikeuksiin samojen ehkäistävissä olevien virheiden vuoksi:

• Tapahtuman aikatauluttaminen ennen kuin molemmat hyväksynnät ovat kunnossa
• Olettaminen, että Commissionin hyväksyntä yksin riittää
• Väärän lomakesarjan käyttäminen pelimuodolle
• Istunto-, neljännesvuosi- tai vuosiraporttien määräaikojen laiminlyönti
• Sen varmistamatta jättäminen, että kunta on antanut vaaditun paikallisen määräyksen
• Raffle-lippujen myyminen tai mainostaminen verkossa ilman vaadittua hyväksyntää
• Hallintoasiakirjojen tai jäsenluetteloiden vanheneminen

Nämä ongelmat johtuvat yleensä eivät pahasta tahdosta vaan siitä, että varainhankintaa kohdellaan yhden illan tapahtumana eikä säänneltynä vaatimustenmukaisuusprosessina.

Miten Zenind voi auttaa valmistelussa

Zenind on rakennettu yrityksen perustamista ja jatkuvaa vaatimustenmukaisuuden organisointia varten, mikä on hyödyllistä silloin, kun hyväntekeväisyystoiminta riippuu siisteistä tiedoista ja selkeästä yhtiörakenteesta. Jos organisaatiosi perustaa edelleen oikeushenkilöä, joka järjestää varainhankinnan, perustamisasiakirjojen pitäminen järjestyksessä voi säästää aikaa myöhemmin.

Käytännöllinen työnkulku näyttää tältä:

1. Järjestä perustamisasiakirjat ja säännöt
2. Vahvista hallintoelin ja ajantasainen jäsenluettelo
3. Kokoa Commission ID -hakemuspaketti
4. Hae kunnallista lupaa
5. Seuraa tapahtuman jälkeisiä raportointimääräaikoja

Tällainen rakenne vähentää hakemusten viivästyksiä ja auttaa välttämään vältettävissä olevia virheitä.

Lopputulos

New Yorkin hyväntekeväisyysarpajaislupa on käytännössä monivaiheinen hyväksyntäprosessi. Useimmat organisaatiot tarvitsevat Commissionin tunnistenumeron, kunnallisen luvan ja kurinalaisen raportoinnin tapahtuman jälkeen. Tarkat lomakkeet riippuvat siitä, järjestätkö bingoa, raffleja, bell jar -pelejä vai jotakin muuta säänneltyä hyväntekeväisyyspeliä.

Kun suunnittelet etukäteen, pidät asiakirjat järjestyksessä ja sovitat ilmoitusprosessin pelimuotoon, New Yorkin hyväntekeväisyysarpajaiset muuttuvat hallittaviksi. Todellinen riski ei ole itse tapahtuma, vaan se, että tapahtumaa ei käsitellä alusta alkaen vaatimustenmukaisuusprosessina.