ใบอนุญาตการจัดกิจกรรมการกุศลในนิวยอร์ก: คู่มือปฏิบัติด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร
กิจกรรมการกุศลในนิวยอร์กอาจเป็นเครื่องมือระดมทุนที่เชื่อถือได้ แต่ไม่ใช่การระดมทุนแบบทั่วไป รัฐมอง bingo, raffle, bell jar games และ casino night เป็นกิจกรรมที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลและมีข้อกำหนดเฉพาะด้านการขออนุญาต การยื่นเอกสาร และการรายงาน หากองค์กรของคุณต้องการจัดกิจกรรมเหล่านี้ แนวทางที่ปลอดภัยที่สุดคือวางแผนขั้นตอนด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบก่อนกำหนดวันงาน ขายบัตร หรือพิมพ์โฆษณา
สำหรับหลายองค์กร กระบวนการเริ่มต้นด้วยหมายเลขประจำตัวจาก Commission และสิ้นสุดด้วยใบอนุญาตจากเทศบาล ระหว่างสองขั้นตอนนี้ คุณอาจต้องรวบรวมเอกสารกำกับดูแล ยืนยันประวัติองค์กร ตรวจสอบการอนุมัติในระดับท้องถิ่น และเตรียมการเก็บบันทึกอย่างต่อเนื่อง ทำให้การจัดกิจกรรมการกุศลในนิวยอร์กเป็นทั้งโครงการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและกิจกรรมระดมทุน
กิจกรรมการกุศลที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลในนิวยอร์ก
นิวยอร์กกำกับดูแลรูปแบบการระดมทุนเพื่อการกุศลที่พบบ่อยหลายประเภทภายใต้กฎกิจกรรมการกุศล ได้แก่:
- Bingo
- Bell jar games
- Raffle
- Casino night หรือที่เรียกอีกอย่างว่า Las Vegas night
แต่ละประเภทมีแบบฟอร์ม กำหนดเวลา และกฎการดำเนินงานของตนเอง ใบอนุญาตสำหรับกิจกรรมประเภทหนึ่งไม่ได้อนุญาตให้จัดอีกประเภทหนึ่งโดยอัตโนมัติ หากองค์กรของคุณวางแผนจะกระจายกิจกรรมระดมทุน ควรตรวจสอบแต่ละเกมแยกกัน
หลักการสำคัญมีเพียงข้อเดียว: มีเพียงองค์กรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถจัดกิจกรรมการกุศลได้ และรายได้ต้องนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่ชอบด้วยกฎหมายขององค์กร
ใครสามารถจัดกิจกรรมการกุศลได้
นิวยอร์กคาดหวังให้องค์กรที่ขอใบอนุญาตเป็นองค์กรการกุศลหรือองค์กรที่ได้รับอนุญาตโดยชอบธรรม ในทางปฏิบัติ นั่นมักหมายความว่าองค์กรควรแสดงให้เห็นว่า:
- มีการดำเนินงานมาแล้วอย่างน้อยหนึ่งปี
- มีรายชื่อสมาชิกปัจจุบันที่เป็นปัจจุบัน
- มีเอกสารกำกับดูแลและบันทึกที่เรียบร้อย
- สามารถแสดงได้ว่าเงินทุนในอดีตถูกจัดการและใช้จ่ายอย่างไร
- จะนำรายได้จากกิจกรรมไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่ชอบด้วยกฎหมาย
รัฐยังจำกัดว่าใครสามารถดำเนินกิจกรรมได้ โดยทั่วไปคาดหวังให้สมาชิกที่แท้จริงขององค์กรที่ได้รับใบอนุญาต หรือสมาชิกของกลุ่มย่อยหรือกลุ่มในเครือ ช่วยดำเนิน bingo และ games of chance
ขั้นตอนที่ 1: ขอหมายเลขประจำตัวจาก Commission
ก่อนที่เทศบาลส่วนใหญ่จะออกใบอนุญาตให้ นิวยอร์กกำหนดให้ต้องมีหมายเลขประจำตัว Games of Chance and/or Bingo Identification Number จาก Gaming Commission ก่อน
ขั้นตอนพื้นฐานมีดังนี้:
- กรอกและรับรองลายมือชื่อใน Form 1A ซึ่งเป็น Application for Registration and Identification Number
- ยื่นใบสมัครพร้อมเอกสารประกอบที่กำหนดต่อ Division of Charitable Gaming
- รอให้ Commission พิจารณาและอนุมัติหรือปฏิเสธ
- หลังจาก Commission ออกหมายเลขประจำตัวแล้ว จึงยื่นขอใบอนุญาตท้องถิ่นกับเทศบาล
Commission ระบุว่าโดยทั่วไปใบสมัครใช้เวลาพิจารณา 8 ถึง 10 สัปดาห์ องค์กรจึงไม่ควรรอจนใกล้ถึงกำหนด
เอกสารที่มักต้องใช้
Commission ขอเอกสารที่พิสูจน์โครงสร้างองค์กร ผู้นำ และประวัติทางการเงิน เอกสารที่มักถูกขอ ได้แก่:
- หนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับ หากองค์กรจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล
- ธรรมนูญและข้อบังคับ หากองค์กรไม่ได้จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล
- กฎบัตรขององค์กร
- ชื่อและตำแหน่งของสมาชิกคณะกรรมการบริหาร
- รายชื่อสมาชิกปัจจุบัน
- รายการค่าใช้จ่ายของปีก่อน รวมถึงการจ่ายเงินเพื่อการกุศล
- สมุดบัญชีแยกประเภทล่าสุด หรือ IRS Form 990, 990-EZ หรือ 990-N พร้อมตารางประกอบ
- หนังสือรับรองการยกเว้นภาษีจาก IRS หากมี
นี่คือจุดที่การเก็บเอกสารของนิติบุคคลให้เรียบร้อยมีความสำคัญ หากเอกสารของคุณไม่สอดคล้องกัน ล้าสมัย หรือหาไม่เจอ กระบวนการยื่นจะช้าลงอย่างมาก
ขั้นตอนที่ 2: ยื่นขอใบอนุญาตจากเทศบาล
หมายเลขประจำตัวจาก Commission ไม่ใช่การอนุมัติขั้นสุดท้าย นิวยอร์กยังต้องใช้ใบอนุญาตจากเทศบาลสำหรับตัวกิจกรรมจริงด้วย
นั่นหมายความว่าเทศบาลที่องค์กรมีภูมิลำเนาอยู่ หรือเทศบาลที่กิจกรรมจะเกิดขึ้น จะต้องพิจารณาและออกใบอนุญาตที่เกี่ยวข้อง กล่าวอีกอย่างคือ Commission ทำให้คุณเข้าสู่ระบบได้ แต่เทศบาลท้องถิ่นเป็นผู้อนุญาตให้คุณดำเนินกิจกรรมได้จริง
เนื่องจากขั้นตอนในแต่ละพื้นที่อาจแตกต่างกัน องค์กรควรตรวจสอบกำหนดส่งเอกสาร แบบฟอร์มของเทศบาล และข้อบัญญัติท้องถิ่นอื่น ๆ ก่อนจะสรุปว่าได้รับอนุญาตแล้ว
พื้นฐานของใบอนุญาต Bingo ในนิวยอร์ก
Bingo เป็นหนึ่งในรูปแบบกิจกรรมการกุศลที่มีโครงสร้างมากที่สุดในนิวยอร์ก
กฎสำคัญของ Bingo
- เทศบาลออกใบอนุญาต bingo ได้ครั้งละ 1 ปี
- ค่าธรรมเนียมใบอนุญาต bingo คือ 18.75 ดอลลาร์ต่อหนึ่งครั้ง ชำระให้เทศบาล
- สามารถจัด bingo ได้เฉพาะในเทศบาลที่มีกฎหมายหรือข้อบัญญัติท้องถิ่นเกี่ยวกับ bingo
- Bingo จำกัดไม่เกิน 18 วันต่อไตรมาส
- มูลค่ารางวัลสูงสุดต่อรางวัลคือ 5,000 ดอลลาร์
- มูลค่ารางวัลสูงสุดต่อหนึ่งกิจกรรมคือ 15,000 ดอลลาร์
ขั้นตอนการยื่นสำหรับ Bingo
โดยทั่วไปองค์กรต้อง:
- ยื่น Form 1A เพื่อขอหมายเลขประจำตัวสำหรับ bingo
- ยื่นขอใบอนุญาต bingo ด้วย Forms BC-2, BC-2A และ BC-2B
- ให้เทศบาลตรวจสอบคุณสมบัติและออก Form BC-5 หากอนุมัติ
- ยื่น Form BC-7 ภายใน 7 วันหลังการจัด bingo แต่ละครั้ง
- ยื่น Form BC-7Q ภายใน 15 วันหลังสิ้นไตรมาสใดก็ตามที่มีการจัด bingo
- ชำระค่าธรรมเนียมใบอนุญาตเพิ่มเติมเท่ากับ 3% ของรายได้สุทธิที่รายงาน หากมี
Bingo ยังมีกฎเกี่ยวกับการปฏิบัติงานและการมีส่วนร่วมด้วย บุคคลอายุต่ำกว่า 18 ปีสามารถเข้าร่วมได้ แต่ไม่สามารถเล่น bingo ได้ ขณะที่บุคคลอายุระหว่าง 16 ถึง 18 ปีสามารถทำงานที่ไม่เกี่ยวกับการเล่นเกมได้ เช่น งานขายอาหาร เครื่องดื่ม ทำความสะอาด บำรุงรักษา และเตรียมสถานที่
หากองค์กรของคุณกำลังพิจารณา bingo เป็นกิจกรรมระดมทุนที่ทำซ้ำได้ ควรวางปฏิทินการรายงานก่อนกำหนดรอบแรก เพราะการยื่นรายงานรายไตรมาสและรายรอบสามารถหลุดกำหนดได้ง่ายหากทีมงานไม่ได้มอบหมายหน้าที่ตั้งแต่ต้น
พื้นฐานของใบอนุญาต Raffle ในนิวยอร์ก
Raffle มักดำเนินการได้ง่ายกว่า bingo แต่กฎการปฏิบัติตามยังคงสำคัญ
เกณฑ์ที่สำคัญที่สุดคือรายได้สุทธิที่คาดไว้:
- หากรายได้สุทธิที่คาดไว้ต่ำกว่า 5,000 ดอลลาร์ องค์กรไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนกับ Commission
- หากรายได้สุทธิที่คาดไว้ระหว่าง 5,000 ถึง 29,999 ดอลลาร์ต่อปีปฏิทิน องค์กรอยู่ใน Category 1B
- หากองค์กรอาจสร้างรายได้ตั้งแต่ 30,000 ดอลลาร์ขึ้นไป ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Category 1A
กฎการยื่นและค่าธรรมเนียมสำหรับ Raffle
สำหรับ raffle ประเภท Category 1A โดยทั่วไปองค์กรต้อง:
- ยื่น Forms GC-2, GC-2A และ GC-2B
- ชำระค่าธรรมเนียมใบอนุญาตรายปี 25 ดอลลาร์ให้เสมียนเทศบาล
- ขอรับ Games of Chance License ของเทศบาล ใน Form GC-5
- ยื่น Form GC-7R ต่อเสมียนเทศบาลและ Commission ภายในวันที่ 30 มกราคมของปีถัดไป
- ชำระค่าธรรมเนียมใบอนุญาตเพิ่มเติมให้เทศบาลเท่ากับ 2% ของกำไรสุทธิที่เกิน 30,000 ดอลลาร์ หากมี
สำหรับ raffle ประเภท Category 1B โดยทั่วไปองค์กรจะยื่น Form GCVS-1 ต่อเสมียนเทศบาลและ Commission เพื่อรับรองช่วงรายได้สุทธิประจำปีที่คาดไว้
หากรายได้สุทธิจริงสูงกว่าที่คาดไว้ องค์กรต้องปฏิบัติตามคำแนะนำการยื่นสำหรับหมวดที่สูงกว่า ดังนั้นการประเมินทางการเงินอย่างสมจริงก่อนขายบัตรจึงสำคัญมาก
นิวยอร์กยังอนุญาตให้ขายบัตร raffle ผ่านอินเทอร์เน็ตหรืออุปกรณ์มือถือได้ แต่ต้องได้รับอนุมัติแยกจาก Commission ก่อนจึงจะดำเนินการต่อได้
Bell Jar Games และรูปแบบอื่นของกิจกรรมการกุศล
Bell jar games ก็อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของ Commission และเทศบาลเช่นกัน องค์กรที่ขายตั๋ว bell jar ต้องปฏิบัติตามกฎการขออนุญาตและการรายงานที่เฉพาะเจาะจง และองค์กรที่มีใบอนุญาตปัจจุบันอาจใช้พอร์ทัลออนไลน์ของ Commission สำหรับการยื่นรายงานรายไตรมาสบางประเภทได้
Casino night เป็นอีกรูปแบบหนึ่งของกิจกรรมการกุศลที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลในนิวยอร์ก เนื่องจากกฎอาจแตกต่างจาก bingo และ raffle องค์กรควรตรวจสอบข้อกำหนดปัจจุบันก่อนประชาสัมพันธ์กิจกรรม
เมื่อวางแผนกิจกรรมการกุศลใด ๆ อย่าสมมติว่าใบอนุญาตหนึ่งใบครอบคลุมเกมทุกประเภท ตรวจสอบรูปแบบกิจกรรมที่แน่นอนก่อน แล้วจับคู่กระบวนการยื่นให้ตรงกับรูปแบบนั้น
การรายงาน การเก็บบันทึก และการใช้รายได้
นิวยอร์กคาดหวังให้รายได้จากกิจกรรมการกุศลสนับสนุนวัตถุประสงค์ที่ชอบด้วยกฎหมายขององค์กรที่ได้รับอนุญาต ดังนั้นองค์กรต้องเก็บบันทึกทั้งรายรับและรายจ่ายอย่างชัดเจน
บันทึกการปฏิบัติตามที่ดีโดยทั่วไปควรมี:
- สำเนาใบอนุญาตและหมายเลขประจำตัวทั้งหมด
- บันทึกรอบกิจกรรมและรายชื่อผู้เข้าร่วม
- สำเนาแบบฟอร์มที่ยื่นและใบเสร็จจากเทศบาล
- รายชื่อสมาชิกและผู้ปฏิบัติงาน
- รายงานบัญชีธนาคารและบันทึกการทำบัญชี
- บันทึกที่แสดงว่ารายได้ถูกใช้ไปอย่างไร
Commission ยังระบุว่าใบอนุญาตต้องติดแสดง ณ สถานที่จัดกิจกรรม นี่เป็นรายละเอียดเล็กน้อย แต่ก็เป็นส่วนหนึ่งของภาระการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และควรใส่ไว้ในรายการตรวจสอบการเตรียมงาน
ค่าใช้จ่ายที่อาจต้องให้ความสนใจ
ค่าใช้จ่ายบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการจัดเกมอาจเชื่อมโยงโดยตรงกับกิจกรรมและต้องรายงาน ได้แก่:
- ค่าเช่าหรือค่าซื้ออุปกรณ์
- ค่าเช่าโต๊ะและเก้าอี้
- ค่าเช่าสถานที่จากผู้ให้เช่าที่มีใบอนุญาต
- ค่าบริการทำความสะอาดหรือรักษาความปลอดภัย
- ค่าจัดทำแบบฟอร์มเกมที่กำหนดและการทำบัญชี
- ค่าโฆษณาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานอื่น ๆ
เนื่องจากค่าธรรมเนียมใบอนุญาตเพิ่มเติมและกฎการรายงานอาจแตกต่างกันไปตามประเภทเกม องค์กรควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้แบบฟอร์มที่ถูกต้องสำหรับแต่ละกิจกรรม และไม่ปะปนการรายงานระหว่าง bingo และ games of chance
ข้อผิดพลาดด้านการปฏิบัติตามที่พบบ่อย
หลายองค์กรประสบปัญหาจากข้อผิดพลาดเดิม ๆ ที่สามารถป้องกันได้:
- กำหนดวันงานก่อนจะได้ทั้งสองการอนุมัติ
- เข้าใจผิดว่าได้รับอนุมัติจาก Commission อย่างเดียวก็เพียงพอ
- ใช้ชุดแบบฟอร์มผิดสำหรับประเภทเกม
- พลาดกำหนดส่งรายงานรายรอบ รายไตรมาส หรือรายปี
- ไม่ตรวจสอบว่าเทศบาลได้ออกกฎหมายท้องถิ่นที่จำเป็นแล้วหรือยัง
- ขายหรือโฆษณาตั๋ว raffle ทางออนไลน์โดยไม่มีอนุมัติที่กำหนด
- ปล่อยให้เอกสารกำกับดูแลหรือรายชื่อสมาชิกล้าสมัย
ปัญหาเหล่านี้โดยมากไม่ได้เกิดจากเจตนาที่ไม่ดี แต่เกิดจากการมองว่างานระดมทุนเป็นเพียงงานคืนเดียว แทนที่จะเป็นกระบวนการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่มีการควบคุม
Zenind ช่วยงานเตรียมการได้อย่างไร
Zenind ถูกออกแบบมาสำหรับการจัดตั้งธุรกิจและการดูแลการปฏิบัติตามอย่างต่อเนื่อง ซึ่งมีประโยชน์เมื่อกิจกรรมการกุศลของคุณต้องพึ่งพาบันทึกที่เรียบร้อยและโครงสร้างนิติบุคคลที่ชัดเจน หากองค์กรของคุณยังอยู่ระหว่างการจัดตั้งนิติบุคคลที่จะใช้ดำเนินการระดมทุน การเก็บไฟล์การจัดตั้งให้เป็นระเบียบสามารถช่วยประหยัดเวลาในภายหลังได้
ขั้นตอนการทำงานที่เป็นประโยชน์มีดังนี้:
- จัดระเบียบเอกสารการจัดตั้งและข้อบังคับ
- ยืนยันคณะกรรมการกำกับดูแลและรายชื่อสมาชิกปัจจุบัน
- รวบรวมชุดเอกสารสำหรับยื่นขอหมายเลขประจำตัวกับ Commission
- ยื่นขอใบอนุญาตจากเทศบาล
- ติดตามกำหนดส่งรายงานหลังจัดกิจกรรม
โครงสร้างแบบนี้ช่วยลดความล่าช้าในการยื่นและป้องกันข้อผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงได้
สรุปสุดท้าย
ใบอนุญาตการจัดกิจกรรมการกุศลในนิวยอร์กแท้จริงแล้วเป็นกระบวนการอนุมัติหลายชั้น องค์กรส่วนใหญ่ต้องมีหมายเลขประจำตัวจาก Commission ใบอนุญาตจากเทศบาล และการรายงานหลังจัดกิจกรรมอย่างมีวินัย แบบฟอร์มที่ต้องใช้จะขึ้นอยู่กับว่าคุณจัด bingo, raffle, bell jar games หรือเกมการกุศลที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลรูปแบบอื่น
หากคุณวางแผนล่วงหน้า เก็บบันทึกให้เป็นระเบียบ และจับคู่กระบวนการยื่นให้ตรงกับประเภทเกม การจัดกิจกรรมการกุศลในนิวยอร์กก็จะจัดการได้ไม่ยาก ความเสี่ยงที่แท้จริงไม่ใช่ตัวกิจกรรม แต่คือการไม่มองว่ากิจกรรมนั้นเป็นกระบวนการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบตั้งแต่ต้น
ยังไม่มีคำถามในขณะนี้ โปรดกลับมาตรวจสอบอีกครั้งในภายหลัง