Licença de jogos beneficentes em Nova York: guia prático de conformidade para organizações sem fins lucrativos

Os jogos beneficentes em Nova York podem ser uma ferramenta confiável de arrecadação de fundos, mas não se tratam de uma captação casual. O estado considera bingo, rifas, jogos de bell jar e noites de cassino como atividades regulamentadas, com requisitos específicos de licenciamento, protocolo e prestação de contas. Se sua organização pretende realizar um desses eventos, a abordagem mais segura é planejar as etapas de conformidade antes de definir a data, vender ingressos ou imprimir um anúncio.

Para muitas organizações, o processo começa com um número de identificação da Comissão e termina com uma licença municipal. Entre essas duas etapas, talvez seja necessário reunir documentos constitutivos, comprovar o histórico da organização, confirmar a autorização local e preparar a rotina de registros contínuos. Isso faz com que os jogos beneficentes em Nova York sejam tanto um projeto de conformidade quanto um evento de arrecadação.

O que os jogos beneficentes abrangem em Nova York

Nova York regula vários formatos comuns de arrecadação beneficente sob suas regras de jogos beneficentes:

• Bingo
• Jogos de bell jar
• Rifas
• Noites de cassino, também chamadas de noites Las Vegas

Cada categoria tem seus próprios formulários, prazos e regras operacionais. Uma licença para um tipo de evento não autoriza automaticamente outro. Se sua organização pretende diversificar as atividades de arrecadação, você deve analisar cada jogo separadamente.

O princípio central é simples: apenas organizações autorizadas podem realizar jogos beneficentes, e os recursos devem ser usados para finalidades lícitas da organização.

Quem pode conduzir jogos beneficentes

Nova York espera que a organização que solicita a licença seja uma organização beneficente ou autorizada de boa-fé. Na prática, isso geralmente significa que a organização deve conseguir demonstrar:

• Que existe há pelo menos um ano
• Que mantém listas de membros atualizadas
• Que possui seus documentos de governança e registros em ordem
• Que consegue mostrar como os recursos anteriores foram administrados e gastos
• Que usará os recursos dos jogos para finalidades lícitas

O estado também limita quem pode operar os jogos. Em geral, espera-se que membros de boa-fé da organização licenciada, ou membros de seus grupos auxiliares ou afiliados, ajudem no bingo e nos jogos de chance.

Etapa 1: Obter o número de identificação da Comissão

Antes que a maioria dos municípios emita uma licença, o Estado de Nova York exige um número de identificação de Games of Chance and/or Bingo da Gaming Commission.

O processo básico é:

1. Preencher e reconhecer em cartório o Formulário 1A, a Application for Registration and Identification Number.
2. Enviar a solicitação e os documentos de apoio exigidos à Division of Charitable Gaming.
3. Aguardar a análise da Comissão e a aprovação ou recusa.
4. Depois que a Comissão emitir o número de identificação, solicitar a licença local junto ao município.

A Comissão informa que as solicitações normalmente levam de 8 a 10 semanas para serem processadas, portanto as organizações não devem deixar para a última hora.

Documentos comumente exigidos

A Comissão solicita documentação que comprove a estrutura, a liderança e o histórico financeiro da organização. Entre os itens comumente solicitados estão:

• Certificado de constituição e estatuto social, se a organização for constituída
• Constituição e estatuto social, se a organização não for constituída
• Carta constitutiva da organização
• Nomes e cargos dos membros do órgão de administração
• Nomes dos membros atuais
• Lista das despesas do ano anterior, incluindo os repasses beneficentes
• O livro razão geral mais recente ou o IRS Form 990, 990-EZ ou 990-N, com os anexos de suporte
• Carta de reconhecimento de isenção fiscal do IRS, se aplicável

É aqui que registros societários organizados fazem diferença. Se os documentos estiverem inconsistentes, desatualizados ou difíceis de localizar, o processo de protocolo desacelera rapidamente.

Etapa 2: Solicitar a licença municipal

O número de identificação da Comissão não é a aprovação final. Nova York também exige uma licença municipal para o evento propriamente dito.

Isso significa que o município onde a organização está domiciliada ou onde o evento será realizado deve analisar e emitir a licença aplicável. Em outras palavras, a Comissão coloca você no sistema, mas o município local concede a autorização operacional para realizar o evento.

Como os procedimentos locais podem variar, as organizações devem confirmar prazos de protocolo, formulários municipais e quaisquer normas locais antes de presumir que o evento está aprovado.

Noções básicas da licença de bingo em Nova York

O bingo é um dos formatos de jogos beneficentes mais estruturados em Nova York.

Regras principais do bingo

• Os municípios emitem licenças de bingo com validade de um ano
• A taxa da licença de bingo é de US$ 18,75 por ocasião, paga ao município
• O bingo só pode ser realizado em um município que tenha uma lei ou regulamento local de bingo
• O bingo é limitado a 18 dias por trimestre
• O prêmio máximo individual é de US$ 5.000
• O prêmio máximo por ocasião é de US$ 15.000

Etapas de protocolo do bingo

Em geral, as organizações precisam:

• Protocolar o Formulário 1A para obter o número de identificação de bingo
• Solicitar a licença de bingo com os Formulários BC-2, BC-2A e BC-2B
• Fazer com que o município analise a elegibilidade e emita o Formulário BC-5, se aprovado
• Protocolar o Formulário BC-7 dentro de 7 dias após cada sessão de bingo
• Protocolar o Formulário BC-7Q dentro de 15 dias após o fim de qualquer trimestre em que o bingo tenha sido realizado
• Pagar uma taxa adicional de licença igual a 3% dos recursos líquidos informados, se houver

O bingo também tem regras de pessoal e participação. Pessoas menores de 18 anos podem assistir, mas não podem jogar bingo, enquanto pessoas entre 16 e 18 anos podem desempenhar funções não ligadas ao jogo, como concessões, limpeza, manutenção e preparação do local.

Se sua organização está considerando o bingo como uma arrecadação recorrente, monte o calendário de relatórios antes de agendar o primeiro jogo. Os protocolos trimestrais e por sessão são fáceis de perder se a equipe do evento não definir responsabilidade cedo.

Noções básicas da licença de rifa em Nova York

As rifas costumam ser mais simples de executar do que o bingo, mas as regras de conformidade continuam importantes.

O limite mais importante é o valor líquido esperado dos recursos:

• Se os recursos líquidos esperados forem inferiores a US$ 5.000, a organização não precisa se registrar na Comissão
• Se os recursos líquidos esperados estiverem entre US$ 5.000 e US$ 29.999 por ano-calendário, a organização se enquadra na Categoria 1B
• Se a organização puder gerar US$ 30.000 ou mais, ela deve seguir os requisitos da Categoria 1A

Regras de protocolo e taxas para rifas

Para rifas da Categoria 1A, a organização normalmente deve:

• Protocolar os Formulários GC-2, GC-2A e GC-2B
• Pagar uma taxa anual de licença de US$ 25 ao escrivão municipal
• Obter a Games of Chance License municipal, Formulário GC-5
• Protocolar o Formulário GC-7R com o escrivão municipal e a Comissão até 30 de janeiro do ano seguinte
• Pagar uma taxa municipal adicional de licença equivalente a 2% dos lucros líquidos acima de US$ 30.000, se aplicável

Para rifas da Categoria 1B, a organização normalmente protocola o Formulário GCVS-1 com o escrivão municipal e a Comissão para certificar a faixa esperada de recursos líquidos anuais.

Se os recursos líquidos reais acabarem sendo maiores do que o esperado, a organização deve seguir as instruções de protocolo da categoria mais alta. Isso torna importante fazer uma projeção financeira realista antes de vender ingressos.

Nova York também permite vendas de rifas pela internet ou por dispositivos móveis, mas isso exige aprovação separada da Comissão antes que a organização possa prosseguir.

Jogos de bell jar e outras formas de jogos beneficentes

Os jogos de bell jar também são regulamentados pela Comissão e pelo município. As organizações que vendem bilhetes de bell jar devem seguir regras específicas de licenciamento e prestação de contas, e as organizações atualmente licenciadas podem usar o portal online da Comissão para determinados protocolos trimestrais.

As noites de cassino são outro formato regulamentado de jogos beneficentes em Nova York. Como as regras podem ser diferentes das de bingo e rifas, as organizações devem confirmar os requisitos atuais antes de promover o evento.

Ao planejar qualquer evento de jogos beneficentes, não presuma que uma permissão cubra todos os tipos de jogo. Confirme primeiro o formato exato do evento e, em seguida, ajuste o processo de protocolo a esse formato.

Relatórios, registros e uso dos recursos

Nova York espera que os recursos dos jogos beneficentes apoiem as finalidades lícitas da organização autorizada. Isso significa que a organização deve manter registros claros tanto das receitas quanto das despesas.

Boas práticas de registros de conformidade geralmente incluem:

• Cópias de todas as licenças e números de identificação
• Registros das sessões e listas de presença
• Cópias dos formulários protocolados e recibos municipais
• Listas de membros e trabalhadores
• Registros bancários e relatórios contábeis
• Registros que mostrem como os recursos foram gastos

A Comissão também observa que as licenças precisam ficar afixadas no local onde os jogos são realizados. Esse é um detalhe pequeno, mas faz parte da obrigação de conformidade e deve ser incluído na lista de verificação da preparação do evento.

Despesas que podem exigir atenção

Algumas despesas relacionadas ao jogo podem estar diretamente ligadas ao evento e exigir reporte, incluindo:

• Aluguel ou compra de equipamentos
• Aluguel de mesas e cadeiras
• Aluguel de locador licenciado
• Serviços de limpeza ou segurança
• Preparação dos formulários exigidos e da contabilidade
• Publicidade e outros custos operacionais

Como as taxas adicionais de licença e as regras de prestação de contas podem variar conforme o tipo de jogo, as organizações devem garantir que estejam usando os formulários corretos para cada evento e não misturando os relatórios de bingo e de jogos de chance.

Erros comuns de conformidade

Muitas organizações enfrentam os mesmos erros evitáveis:

• Agendar um evento antes de ter ambas as aprovações em mãos
• Achar que a aprovação da Comissão é suficiente sozinha
• Usar o conjunto errado de formulários para o tipo de jogo
• Perder os prazos de protocolo da sessão, do trimestre ou do ano
• Deixar de confirmar se o município aprovou a lei local exigida
• Vender ou anunciar rifas online sem a aprovação exigida
• Deixar que os documentos de governança ou as listas de membros fiquem desatualizados

Esses problemas geralmente não são causados por má intenção. Eles acontecem quando uma arrecadação é tratada como um evento de uma noite, em vez de um processo regulado de conformidade.

Como Zenind pode ajudar no trabalho de configuração

Zenind foi criada para formação de empresas e conformidade contínua, o que é útil quando sua atividade beneficente depende de registros organizados e de uma estrutura societária clara. Se sua organização ainda estiver constituindo a entidade jurídica que operará a arrecadação, manter o arquivo de formação organizado pode economizar tempo depois.

Um fluxo de trabalho prático é o seguinte:

1. Organizar os documentos de formação e o estatuto
2. Confirmar o órgão de governança e a lista atual de membros
3. Reunir o pacote de solicitação do ID da Comissão
4. Solicitar a licença municipal
5. Controlar os prazos de relatórios pós-evento

Esse tipo de estrutura reduz atrasos de protocolo e ajuda a evitar erros desnecessários.

Conclusão

Uma licença de jogos beneficentes em Nova York é, na prática, um processo de aprovação em camadas. A maioria das organizações precisa de um número de identificação da Comissão, de uma licença municipal e de uma prestação de contas disciplinada após o evento. Os formulários exatos dependem de você estar realizando bingo, rifas, jogos de bell jar ou outro jogo beneficente regulamentado.

Se você se planejar com antecedência, mantiver os registros organizados e adequar o processo de protocolo ao tipo de jogo, os jogos beneficentes em Nova York se tornam administráveis. O verdadeiro risco não é o evento em si. É deixar de tratá-lo como um processo de conformidade desde o início.