Licenza per il gioco benefico a New York: una guida pratica alla conformità per le nonprofit

Il gioco benefico a New York può essere uno strumento affidabile per la raccolta fondi, ma non si tratta di una semplice attività occasionale. Lo Stato considera bingo, lotterie, giochi con bell jar e serate casino come attività regolamentate, con requisiti specifici di licenza, deposito e rendicontazione. Se la vostra organizzazione intende organizzare uno di questi eventi, l’approccio più sicuro è pianificare i passaggi di conformità prima di fissare una data, vendere un biglietto o stampare un annuncio.

Per molte organizzazioni, il processo inizia con un numero di identificazione della Commissione e termina con una licenza comunale. Tra questi due passaggi, potrebbe essere necessario raccogliere documenti costitutivi, dimostrare la storia dell’organizzazione, confermare l’autorizzazione locale e predisporre una gestione continua della documentazione. Per questo motivo, il gioco benefico a New York è tanto un progetto di conformità quanto un evento di raccolta fondi.

Cosa comprende il gioco benefico a New York

New York disciplina diversi formati comuni di raccolta fondi benefica nell’ambito delle regole sul gioco benefico:

• Bingo
• Giochi con bell jar
• Lotterie
• Serate casino, dette anche serate Las Vegas

Ogni categoria ha moduli, scadenze e regole operative proprie. Una licenza per un tipo di evento non autorizza automaticamente un altro. Se la vostra organizzazione intende diversificare le attività di raccolta fondi, è opportuno esaminare separatamente ciascun gioco.

Il principio fondamentale è semplice: solo le organizzazioni autorizzate possono svolgere attività di gioco benefico e i proventi devono essere utilizzati per finalità lecite dell’organizzazione.

Chi può svolgere il gioco benefico

New York prevede che l’organizzazione che richiede la licenza sia una vera organizzazione benefica o un’organizzazione autorizzata. In pratica, ciò significa di norma che l’organizzazione dovrebbe poter dimostrare:

• Di esistere da almeno un anno
• Di mantenere aggiornati gli elenchi dei membri
• Di avere in ordine documenti di governance e registri
• Di poter mostrare come sono stati gestiti e spesi i fondi precedenti
• Di utilizzare i proventi del gioco per finalità lecite

Lo Stato limita inoltre chi può gestire i giochi. In genere, per bingo e giochi d’azzardo autorizzati, ci si aspetta che collaborino membri effettivi dell’organizzazione titolare della licenza, oppure membri di gruppi ausiliari o affiliati.

Passo 1: ottenere il numero di identificazione della Commissione

Prima che la maggior parte dei comuni rilasci una licenza, lo Stato di New York richiede un numero di identificazione per Games of Chance e/o Bingo dalla Gaming Commission.

Il processo di base è il seguente:

1. Compilare e autenticare il Form 1A, Application for Registration and Identification Number.
2. Presentare la domanda e la documentazione di supporto richiesta alla Division of Charitable Gaming.
3. Attendere la revisione della Commissione e l’approvazione o il rigetto.
4. Dopo il rilascio del numero di identificazione da parte della Commissione, richiedere la licenza locale presso il comune.

La Commissione indica che le domande richiedono in genere dalle 8 alle 10 settimane per essere elaborate, quindi le organizzazioni non dovrebbero attendere l’ultimo momento.

Documenti comunemente richiesti

La Commissione richiede documentazione che dimostri la struttura, la leadership e la storia finanziaria dell’organizzazione. Gli elementi richiesti più spesso includono:

• Atto costitutivo e statuto, se l’organizzazione è costituita in forma societaria
• Statuto e regolamento interno, se l’organizzazione non è costituita in forma societaria
• Carta dell’organizzazione
• Nomi e ruoli dei membri dell’organo direttivo
• Nomi dei membri attuali
• Elenco delle spese dell’anno precedente, comprese le erogazioni benefiche
• Libro mastro generale più recente oppure modulo IRS 990, 990-EZ o 990-N con i relativi prospetti di supporto
• Lettera di riconoscimento dell’esenzione fiscale IRS, se applicabile

È qui che avere registri societari ordinati fa la differenza. Se i documenti sono incoerenti, obsoleti o difficili da reperire, il processo di deposito rallenta rapidamente.

Passo 2: presentare domanda per la licenza comunale

Il numero di identificazione della Commissione non rappresenta l’approvazione finale. New York richiede anche una licenza comunale per l’evento effettivo.

Ciò significa che il comune in cui l’organizzazione ha sede o in cui si terrà l’evento deve esaminare e rilasciare la licenza applicabile. In altre parole, la Commissione vi inserisce nel sistema, ma è il comune a concedere l’autorizzazione operativa per svolgere l’evento.

Poiché le procedure locali possono variare, le organizzazioni dovrebbero verificare scadenze di deposito, moduli comunali ed eventuali ordinanze locali prima di presumere che l’evento sia approvato.

Nozioni di base sulla licenza Bingo a New York

Il bingo è uno dei formati di gioco benefico più strutturati a New York.

Regole principali del bingo

• I comuni rilasciano licenze bingo valide per un anno
• La tariffa della licenza bingo è di 18,75 dollari per occasione, pagabile al comune
• Il bingo può essere svolto solo in un comune che abbia una legge o ordinanza locale sul bingo
• Il bingo è limitato a 18 giorni per trimestre
• Il premio massimo per singolo evento è di 5.000 dollari
• Il premio massimo per occasione è di 15.000 dollari

Passaggi di deposito per il bingo

In genere le organizzazioni devono:

• Presentare il Form 1A per ottenere il numero di identificazione per il bingo
• Richiedere la licenza bingo con i Form BC-2, BC-2A e BC-2B
• Far esaminare dal comune l’idoneità e, se approvata, ottenere il Form BC-5
• Presentare il Form BC-7 entro 7 giorni dopo ogni sessione di bingo
• Presentare il Form BC-7Q entro 15 giorni dalla fine di qualsiasi trimestre in cui si è svolto il bingo
• Pagare un’ulteriore tassa di licenza pari al 3% dei proventi netti dichiarati, se presenti

Il bingo prevede anche regole su personale e partecipazione. Le persone con meno di 18 anni possono partecipare come presenti ma non possono giocare a bingo, mentre le persone tra 16 e 18 anni possono svolgere mansioni non di gioco, come concessioni, pulizia, manutenzione e preparazione del sito.

Se la vostra organizzazione sta valutando il bingo come raccolta fondi ricorrente, predisponete il calendario di rendicontazione prima di programmare la prima partita. Le scadenze trimestrali e quelle per singola sessione sono facili da perdere se il team dell’evento non assegna subito le responsabilità.

Nozioni di base sulla licenza per le lotterie a New York

Le lotterie sono spesso più semplici da gestire rispetto al bingo, ma le regole di conformità restano importanti.

La soglia più importante è il valore previsto dei proventi netti:

• Se i proventi netti previsti sono inferiori a 5.000 dollari, l’organizzazione non deve registrarsi presso la Commissione
• Se i proventi netti previsti sono compresi tra 5.000 e 29.999 dollari per anno civile, l’organizzazione rientra nella Categoria 1B
• Se l’organizzazione può generare 30.000 dollari o più, deve seguire i requisiti della Categoria 1A

Regole di deposito e tariffe per le lotterie

Per le lotterie di Categoria 1A, l’organizzazione in genere deve:

• Presentare i Form GC-2, GC-2A e GC-2B
• Pagare una tassa di licenza annuale di 25 dollari al segretario comunale
• Ottenere la licenza comunale Games of Chance, Form GC-5
• Presentare il Form GC-7R al segretario comunale e alla Commissione entro il 30 gennaio dell’anno successivo
• Pagare un’ulteriore tassa di licenza comunale pari al 2% degli utili netti oltre i 30.000 dollari, se applicabile

Per le lotterie di Categoria 1B, l’organizzazione di norma presenta il Form GCVS-1 al segretario comunale e alla Commissione per certificare l’intervallo previsto dei proventi netti annuali.

Se i proventi netti effettivi risultano più alti del previsto, l’organizzazione deve seguire le istruzioni di deposito previste per la categoria superiore. Questo rende importante una previsione finanziaria realistica prima della vendita dei biglietti.

New York consente anche la vendita di biglietti per lotterie tramite internet o dispositivi mobili, ma tali attività richiedono un’approvazione separata della Commissione prima che l’organizzazione possa procedere.

Giochi con bell jar e altre forme di gioco benefico

Anche i giochi con bell jar sono regolamentati dalla Commissione e dal comune. Le organizzazioni che vendono biglietti bell jar devono seguire regole specifiche di licenza e rendicontazione, e le organizzazioni attualmente autorizzate possono usare il portale online della Commissione per alcuni depositi trimestrali.

Le serate casino sono un’altra forma di gioco benefico regolamentata a New York. Poiché le regole possono differire da quelle del bingo e delle lotterie, le organizzazioni dovrebbero confermare i requisiti aggiornati prima di promuovere l’evento.

Quando pianificate qualsiasi evento di gioco benefico, non presumete che un solo permesso copra ogni tipo di gioco. Prima confermate il formato esatto dell’evento, poi abbinate il processo di deposito a quel formato.

Rendicontazione, registri e uso dei proventi

New York prevede che i proventi del gioco benefico sostengano le finalità lecite dell’organizzazione autorizzata. Ciò significa che l’organizzazione deve conservare registri chiari sia delle entrate sia delle spese.

Una buona documentazione di conformità in genere include:

• Copie di tutte le licenze e dei numeri di identificazione
• Registri delle sessioni e delle presenze
• Copie dei moduli presentati e delle ricevute comunali
• Elenchi di membri e addetti
• Estratti bancari e report contabili
• Registri che mostrino come sono stati spesi i proventi

La Commissione osserva inoltre che le licenze devono essere esposte nel luogo in cui si svolgono i giochi. È un dettaglio minore, ma fa parte degli obblighi di conformità e dovrebbe essere incluso nella checklist di allestimento dell’evento.

Spese che potrebbero richiedere attenzione

Alcune spese legate al gioco possono essere direttamente connesse all’evento e richiedere rendicontazione, tra cui:

• Noleggio o acquisto di attrezzature
• Noleggio di tavoli e sedie
• Affitto a locatore autorizzato
• Servizi di pulizia o sicurezza
• Preparazione dei moduli di gioco richiesti e della contabilità
• Pubblicità e altri costi operativi

Poiché tasse aggiuntive di licenza e regole di rendicontazione possono variare in base al tipo di gioco, le organizzazioni devono assicurarsi di usare i moduli corretti per ogni evento e di non mescolare la rendicontazione del bingo con quella dei giochi d’azzardo autorizzati.

Errori di conformità comuni

Molte organizzazioni incontrano problemi a causa degli stessi errori evitabili:

• Programmare un evento prima di avere entrambe le approvazioni
• Pensare che l’approvazione della Commissione sia sufficiente da sola
• Usare il set di moduli sbagliato per il tipo di gioco
• Mancare le scadenze di deposito per sessione, trimestre o anno
• Non verificare che il comune abbia emanato la legge locale richiesta
• Vendere o pubblicizzare biglietti per lotterie online senza l’approvazione richiesta
• Lasciare che documenti di governance o elenchi dei membri diventino obsoleti

Questi problemi di solito non derivano da cattive intenzioni. Succedono quando una raccolta fondi viene trattata come un evento di una sola sera invece che come un processo di conformità regolamentato.

Come Zenind può aiutare con la preparazione

Zenind è pensato per la costituzione di imprese e la conformità continuativa, il che è utile quando la vostra attività benefica dipende da registri ordinati e da una struttura societaria chiara. Se la vostra organizzazione sta ancora costituendo l’ente legale che gestirà la raccolta fondi, mantenere ordinato il fascicolo di costituzione può far risparmiare tempo in seguito.

Un flusso di lavoro pratico è il seguente:

1. Organizzare i documenti di costituzione e gli statuti
2. Confermare l’organo di governo e l’elenco aggiornato dei membri
3. Predisporre il pacchetto di richiesta del numero di identificazione della Commissione
4. Richiedere la licenza comunale
5. Monitorare le scadenze di rendicontazione successive all’evento

Questo tipo di struttura riduce i ritardi di deposito e aiuta a prevenire errori evitabili.

Conclusione

Una licenza per il gioco benefico a New York è in realtà un processo di approvazione a più livelli. La maggior parte delle organizzazioni ha bisogno di un numero di identificazione della Commissione, di una licenza comunale e di una rendicontazione disciplinata dopo l’evento. I moduli esatti dipendono dal fatto che stiate organizzando bingo, lotterie, giochi con bell jar o un altro gioco benefico regolamentato.

Se pianificate in anticipo, mantenete i registri ordinati e abbinate il processo di deposito al tipo di gioco, il gioco benefico a New York diventa gestibile. Il vero rischio non è l’evento in sé. È non trattare l’evento come un processo di conformità fin dall’inizio.