Licence de jeux de bienfaisance de New York : guide pratique de conformité pour les organismes sans but lucratif

Les jeux de bienfaisance à New York peuvent constituer un outil de collecte de fonds fiable, mais il ne s’agit pas d’une collecte de fonds informelle. L’État traite le bingo, les tirages au sort, les jeux de jarre et les soirées casino comme des activités réglementées, assorties d’exigences précises en matière d’autorisation, de dépôt et de déclaration. Si votre organisation souhaite tenir l’un de ces événements, l’approche la plus sûre consiste à planifier les étapes de conformité avant de fixer une date, de vendre un billet ou d’imprimer une publicité.

Pour de nombreuses organisations, le processus commence par un numéro d’identification de la Commission et se termine par une licence municipale. Entre ces deux étapes, il peut être nécessaire de rassembler les documents constitutifs, de démontrer l’historique de l’organisation, de confirmer l’autorisation locale et de préparer la tenue des dossiers courants. Cela fait des jeux de bienfaisance de New York autant un projet de conformité qu’un événement de financement.

Ce que couvrent les jeux de bienfaisance à New York

New York réglemente plusieurs formats courants de collecte de fonds caritative dans le cadre de ses règles sur les jeux de bienfaisance :

• Bingo
• Jeux de jarre
• Tirages au sort
• Soirées casino, aussi appelées soirées Las Vegas

Chaque catégorie a ses propres formulaires, échéances et règles opérationnelles. Une licence pour un type d’événement n’autorise pas automatiquement un autre type. Si votre organisation prévoit diversifier ses activités de financement, vous devriez examiner chaque jeu séparément.

Le principe de base est simple : seules les organisations autorisées peuvent organiser des jeux de bienfaisance, et le produit doit être utilisé à des fins organisationnelles licites.

Qui peut organiser des jeux de bienfaisance

New York s’attend à ce que l’organisation qui demande la licence soit un véritable organisme de bienfaisance ou une organisation autorisée. En pratique, cela signifie généralement que l’organisation doit pouvoir démontrer :

• qu’elle existe depuis au moins un an
• qu’elle tient à jour ses listes de membres
• qu’elle dispose de documents constitutifs et de dossiers en ordre
• qu’elle peut expliquer comment les fonds antérieurs ont été gérés et dépensés
• qu’elle utilisera les recettes des jeux à des fins licites

L’État limite aussi les personnes qui peuvent exploiter les jeux. Les membres authentiques de l’organisation titulaire de la licence, ou les membres de ses groupes auxiliaires ou affiliés, sont généralement censés aider au bingo et aux jeux de hasard.

Étape 1 : obtenir le numéro d’identification de la Commission

Avant que la plupart des municipalités n’émettent une licence, l’État de New York exige un numéro d’identification pour les jeux de hasard et/ou le bingo délivré par la Gaming Commission.

Le processus de base est le suivant :

1. Remplir et faire notarier le formulaire 1A, soit la demande d’enregistrement et de numéro d’identification.
2. Soumettre la demande et les documents justificatifs exigés à la Division of Charitable Gaming.
3. Attendre l’examen de la Commission ainsi que son approbation ou son refus.
4. Une fois le numéro d’identification délivré par la Commission, présenter une demande de licence locale à la municipalité.

La Commission indique que le traitement des demandes prend généralement de 8 à 10 semaines, donc les organisations ne devraient pas attendre à la dernière minute.

Documents couramment exigés

La Commission demande des documents qui prouvent la structure, la direction et l’historique financier de l’organisation. Les éléments souvent demandés comprennent :

• les statuts constitutifs et les règlements administratifs, si l’organisation est constituée en personne morale
• la constitution et les règlements administratifs, si l’organisation n’est pas constituée en personne morale
• la charte de l’organisation
• les noms et titres des membres de l’organe dirigeant
• les noms des membres actuels
• une liste des dépenses de l’année précédente, y compris les débours caritatifs
• le grand livre général le plus récent ou les formulaires IRS 990, 990-EZ ou 990-N, ainsi que les annexes justificatives
• la lettre de détermination de l’exonération fiscale de l’IRS, le cas échéant

C’est ici que des dossiers d’entité bien tenus font toute la différence. Si vos documents sont incohérents, désuets ou difficiles à trouver, le dépôt ralentit rapidement.

Étape 2 : présenter une demande de licence municipale

Le numéro d’identification de la Commission n’est pas l’approbation finale. New York exige aussi une licence municipale pour l’événement lui-même.

Cela signifie que la municipalité où l’organisation est domiciliée ou où l’événement aura lieu doit examiner la demande et délivrer la licence applicable. Autrement dit, la Commission vous intègre au système, mais la municipalité locale vous donne l’autorisation opérationnelle de tenir l’événement.

Comme les procédures locales peuvent varier, les organisations devraient confirmer les échéances de dépôt, les formulaires municipaux et toute ordonnance locale avant de présumer que l’événement est approuvé.

Notions de base sur la licence de bingo à New York

Le bingo est l’un des formats de jeux de bienfaisance les plus encadrés à New York.

Règles clés du bingo

• Les municipalités délivrent des licences de bingo d’une durée d’un an
• Les frais de licence de bingo sont de 18,75 $ par occasion, payables à la municipalité
• Le bingo ne peut être tenu que dans une municipalité ayant adopté une loi ou une ordonnance locale sur le bingo
• Le bingo est limité à 18 jours par trimestre
• Le prix maximal pour un seul prix est de 5 000 $
• Le prix maximal par occasion est de 15 000 $

Étapes de dépôt pour le bingo

Les organisations doivent généralement :

• déposer le formulaire 1A pour obtenir le numéro d’identification du bingo
• présenter une demande de licence de bingo au moyen des formulaires BC-2, BC-2A et BC-2B
• faire examiner l’admissibilité par la municipalité et obtenir le formulaire BC-5, si la demande est approuvée
• déposer le formulaire BC-7 dans les 7 jours suivant chaque séance de bingo
• déposer le formulaire BC-7Q dans les 15 jours suivant la fin de tout trimestre au cours duquel du bingo a été tenu
• payer des frais de licence supplémentaires équivalant à 3 % des produits nets déclarés, le cas échéant

Le bingo comporte aussi des règles en matière de personnel et de participation. Les personnes de moins de 18 ans peuvent assister aux activités, mais ne peuvent pas jouer au bingo, tandis que les personnes de 16 à 18 ans peuvent accomplir des tâches non liées au jeu, comme la vente de concessions, le nettoyage, l’entretien et la préparation du site.

Si votre organisation envisage le bingo comme une collecte de fonds récurrente, établissez le calendrier de déclaration avant de fixer la première partie. Les dépôts trimestriels et ceux liés à chaque séance sont faciles à manquer si l’équipe de l’événement ne les attribue pas clairement dès le départ.

Notions de base sur la licence de tirage au sort à New York

Les tirages au sort sont souvent plus simples à organiser que le bingo, mais les règles de conformité demeurent importantes.

Le seuil le plus important est le produit net prévu :

• si le produit net prévu est inférieur à 5 000 $, l’organisation n’a pas besoin de s’inscrire auprès de la Commission
• si le produit net prévu se situe entre 5 000 $ et 29 999 $ par année civile, l’organisation relève de la catégorie 1B
• si l’organisation peut générer 30 000 $ ou plus, elle doit respecter les exigences de la catégorie 1A

Règles de dépôt et de frais pour les tirages au sort

Pour les tirages au sort de catégorie 1A, l’organisation doit généralement :

• déposer les formulaires GC-2, GC-2A et GC-2B
• payer un frais annuel de licence de 25 $ au greffier municipal
• obtenir la licence municipale de jeux de hasard, soit le formulaire GC-5
• déposer le formulaire GC-7R auprès du greffier municipal et de la Commission avant le 30 janvier de l’année suivante
• payer des frais de licence municipaux supplémentaires équivalant à 2 % des profits nets dépassant 30 000 $, le cas échéant

Pour les tirages au sort de catégorie 1B, l’organisation dépose généralement le formulaire GCVS-1 auprès du greffier municipal et de la Commission afin de certifier l’intervalle prévu des produits nets annuels.

Si les produits nets réels dépassent les prévisions, l’organisation doit suivre les instructions de dépôt correspondant à la catégorie supérieure. Il est donc important d’établir des prévisions financières réalistes avant la vente des billets.

New York autorise aussi la vente de billets de tirage au sort par Internet ou appareil mobile, mais cela nécessite une approbation distincte de la Commission avant que l’organisation puisse procéder.

Jeux de jarre et autres formes de jeux de bienfaisance

Les jeux de jarre sont aussi réglementés par la Commission et la municipalité. Les organisations qui vendent des billets de jeu de jarre doivent respecter des règles précises en matière de licence et de déclaration, et les organisations actuellement titulaires d’une licence peuvent utiliser le portail en ligne de la Commission pour certains dépôts trimestriels.

Les soirées casino constituent une autre forme réglementée de jeu de bienfaisance à New York. Comme les règles peuvent différer de celles du bingo et des tirages au sort, les organisations devraient confirmer les exigences en vigueur avant de promouvoir l’événement.

Lors de la planification de tout événement de jeu de bienfaisance, ne présumez pas qu’un seul permis couvre tous les types de jeux. Confirmez d’abord le format exact de l’événement, puis adaptez le processus de dépôt à ce format.

Déclarations, dossiers et utilisation des recettes

New York s’attend à ce que les produits des jeux de bienfaisance servent les fins licites de l’organisation autorisée. Cela signifie que l’organisation doit conserver des dossiers clairs de ses revenus et de ses dépenses.

De bons dossiers de conformité comprennent habituellement :

• des copies de toutes les licences et de tous les numéros d’identification
• des registres des séances et des listes de présence
• des copies des formulaires déposés et des reçus municipaux
• des listes des membres et des travailleurs
• des relevés bancaires et des rapports de tenue de livres
• des dossiers montrant comment les produits ont été dépensés

La Commission précise aussi que les licences doivent être affichées à l’endroit où les jeux sont tenus. C’est un détail mineur, mais il fait partie des obligations de conformité et devrait figurer dans la liste de vérification de préparation de l’événement.

Dépenses qui peuvent exiger une attention particulière

Certaines dépenses liées aux jeux peuvent être directement rattachées à l’événement et devoir être déclarées, notamment :

• la location ou l’achat d’équipement
• la location de tables et de chaises
• le loyer payé à un bailleur agréé
• les services de conciergerie ou de sécurité
• la préparation des formulaires de jeu exigés et de la tenue de livres
• la publicité et les autres coûts d’exploitation

Comme les frais supplémentaires et les règles de déclaration peuvent varier selon le type de jeu, les organisations doivent s’assurer d’utiliser les bons formulaires pour chaque événement et de ne pas mélanger les déclarations relatives au bingo et aux jeux de hasard.

Erreurs de conformité fréquentes

Beaucoup d’organisations rencontrent les mêmes erreurs évitables :

• planifier un événement avant d’avoir obtenu les deux approbations
• croire que l’approbation de la Commission suffit à elle seule
• utiliser le mauvais ensemble de formulaires pour le type de jeu
• manquer les échéances de dépôt pour les séances, les trimestres ou l’année
• ne pas confirmer que la municipalité a adopté la loi locale requise
• vendre ou annoncer des billets de tirage au sort en ligne sans l’approbation requise
• laisser les documents de gouvernance ou les listes de membres devenir désuets

Ces problèmes ne sont habituellement pas causés par une mauvaise intention. Ils surviennent lorsqu’une activité de financement est traitée comme un événement d’une seule soirée plutôt que comme un processus de conformité réglementé.

Comment Zenind peut aider au travail de préparation

Zenind est conçu pour la formation d’entreprises et la conformité continue, ce qui est utile lorsque votre activité caritative dépend de dossiers bien tenus et d’une structure d’entité claire. Si votre organisation met encore en place l’entité juridique qui exploitera la collecte de fonds, garder le dossier de constitution organisé peut faire gagner du temps plus tard.

Un flux de travail pratique ressemble à ceci :

1. Organiser les documents de constitution et les règlements administratifs
2. Confirmer l’organe directeur et la liste des membres actuels
3. Préparer le dossier de demande de numéro d’identification de la Commission
4. Présenter une demande de licence municipale
5. Suivre les échéances de déclaration après l’événement

Ce genre de structure réduit les retards de dépôt et aide à prévenir les erreurs évitables.

Conclusion

Une licence de jeux de bienfaisance de New York est en réalité un processus d’approbation à plusieurs niveaux. La plupart des organisations ont besoin d’un numéro d’identification de la Commission, d’une licence municipale et d’une déclaration rigoureuse après l’événement. Les formulaires exacts dépendent du fait que vous organisiez du bingo, des tirages au sort, des jeux de jarre ou un autre jeu de bienfaisance réglementé.

Si vous planifiez à l’avance, gardez vos dossiers en ordre et adaptez le processus de dépôt au type de jeu, les jeux de bienfaisance à New York deviennent gérables. Le vrai risque n’est pas l’événement lui-même. C’est de ne pas traiter l’événement comme un processus de conformité dès le départ.