New York veldedig spill-lisens: En praktisk veiledning til regelverk for ideelle organisasjoner

Veldedig spill i New York kan være et pålitelig fundraising-verktøy, men det er ikke enkel innsamlingsaktivitet. Delstaten behandler bingo, lotteri med loddposer, raffler og casino nights som regulerte aktiviteter med konkrete krav til lisens, innlevering og rapportering. Hvis organisasjonen din ønsker å arrangere et slikt event, er den tryggeste tilnærmingen å planlegge etterlevelsen før du setter en dato, selger en billett eller trykker en annonse.

For mange organisasjoner begynner prosessen med et Commission-identifikasjonsnummer og ender med en kommunal lisens. Mellom disse to stegene kan du måtte samle styringsdokumenter, dokumentere organisasjonens historikk, bekrefte lokal godkjenning og forberede løpende regnskapsføring. Det gjør veldedig spill i New York til like mye et etterlevelsesprosjekt som et fundraising-arrangement.

Hva veldedig spill omfatter i New York

New York regulerer flere vanlige former for innsamlingsaktivitet for veldedige organisasjoner under reglene for veldedig spill:

• Bingo
• Bell jar-spill
• Raffles
• Casino nights, også kalt Las Vegas nights

Hver kategori har egne skjemaer, frister og driftsregler. En lisens for én type arrangement gir ikke automatisk tillatelse til en annen. Hvis organisasjonen din planlegger å variere innsamlingsaktivitetene, bør du gjennomgå hvert spill separat.

Hovedprinsippet er enkelt: bare autoriserte organisasjoner kan drive veldedig spill, og inntektene må brukes til lovlige organisatoriske formål.

Hvem som kan drive veldedig spill

New York forventer at organisasjonen som søker lisensen, er en reell veldedig eller autorisert organisasjon. I praksis betyr det vanligvis at organisasjonen bør kunne vise at den:

• Har eksistert i minst ett år
• Har oppdaterte medlemslister
• Har styringsdokumenter og registre i orden
• Kan vise hvordan tidligere midler ble håndtert og brukt
• Vil bruke spillinntektene til lovlige formål

Delstaten begrenser også hvem som kan drive spillene. Reelle medlemmer av den lisensierte organisasjonen, eller medlemmer av tilknyttede eller assosierte grupper, forventes vanligvis å bistå med bingo og spill med innsats.

Trinn 1: Skaff Commission-identifikasjonsnummeret

Før de fleste kommuner vil utstede en lisens, krever New York State et Games of Chance and/or Bingo Identification Number fra Gaming Commission.

Den grunnleggende prosessen er:

1. Fyll ut og notariser Form 1A, Application for Registration and Identification Number.
2. Send inn søknaden og påkrevde støttedokumenter til Division of Charitable Gaming.
3. Vent på Commission sin vurdering og godkjenning eller avslag.
4. Etter at Commission har utstedt identifikasjonsnummeret, søker du om lokal lisens hos kommunen.

Commission oppgir at søknader vanligvis tar 8 til 10 uker å behandle, så organisasjoner bør ikke vente til siste liten.

Dokumenter som ofte kreves

Commission ber om dokumentasjon som viser organisasjonens struktur, ledelse og økonomiske historikk. Vanlig etterspurte dokumenter inkluderer:

• Vedtekter og styringsregler, hvis organisasjonen er innlemmet som selskap
• Konstitusjon og vedtekter, hvis organisasjonen ikke er innlemmet
• Charter for organisasjonen
• Navn og titler på medlemmer av styringsorganet
• Navn på nåværende medlemmer
• En liste over utgifter fra foregående år, inkludert veldedige utbetalinger
• Den nyeste hovedboken eller IRS Form 990, 990-EZ eller 990-N og tilhørende vedlegg
• IRS-brev om skattefritak, hvis aktuelt

Det er her ryddige selskaps- og organisasjonsregistre betyr mye. Hvis dokumentene dine er inkonsistente, utdaterte eller vanskelige å finne, går innleveringsprosessen raskt tregt.

Trinn 2: Søk om kommunal lisens

Commission-identifikasjonsnummeret er ikke den endelige godkjenningen. New York krever også en kommunal lisens for selve arrangementet.

Det betyr at kommunen der organisasjonen er hjemmehørende, eller der arrangementet skal gjennomføres, må vurdere og utstede den aktuelle lisensen. Med andre ord får du adgang til systemet gjennom Commission, men det er kommunen som gir den operative tillatelsen til å gjennomføre arrangementet.

Siden lokale prosedyrer kan variere, bør organisasjoner bekrefte frister, kommunale skjemaer og eventuelle lokale bestemmelser før de antar at arrangementet er godkjent.

Grunnleggende om bingo-lisens i New York

Bingo er en av de mest strukturerte formene for veldedig spill i New York.

Viktige regler for bingo

• Kommuner utsteder bingo-lisenser for ett år av gangen
• Lisensavgiften for bingo er 18,75 dollar per anledning, betalt til kommunen
• Bingo kan bare gjennomføres i en kommune som har lokal lov eller forskrift for bingo
• Bingo er begrenset til 18 dager per kvartal
• Maksimal enkeltpremie er 5 000 dollar
• Maksimal premie per anledning er 15 000 dollar

Innleveringstrinn for bingo

Organisasjoner trenger vanligvis å:

• Sende inn Form 1A for å få bingo-identifikasjonsnummeret
• Søke om bingo-lisens med Form BC-2, BC-2A og BC-2B
• La kommunen vurdere kvalifikasjonen og utstede Form BC-5 hvis søknaden godkjennes
• Sende inn Form BC-7 innen 7 dager etter hver bingoøkt
• Sende inn Form BC-7Q innen 15 dager etter slutten av hvert kvartal der bingo ble arrangert
• Betale en ekstra lisensavgift tilsvarende 3 % av rapporterte nettoinntekter, hvis aktuelt

Bingo har også regler for bemanning og deltakelse. Personer under 18 år kan være til stede, men kan ikke spille bingo, mens personer mellom 16 og 18 år kan utføre ikke-spillrelaterte oppgaver som kioskdrift, rengjøring, vedlikehold og klargjøring av lokalet.

Hvis organisasjonen din vurderer bingo som en tilbakevendende innsamling, bør du legge rapporteringskalenderen før den første spilløkten planlegges. Kvartals- og øktbaserte innleveringer er enkle å overse hvis arrangementsteamet ikke har tydelig ansvar tidlig.

Grunnleggende om raffle-lisens i New York

Raffles er ofte enklere å gjennomføre enn bingo, men etterlevelseskravene er fortsatt viktige.

Den viktigste terskelen er forventet nettoinntekt:

• Hvis forventet nettoinntekt er under 5 000 dollar, trenger organisasjonen ikke registrere seg hos Commission
• Hvis forventet nettoinntekt er mellom 5 000 og 29 999 dollar per kalenderår, faller organisasjonen inn under kategori 1B
• Hvis organisasjonen kan generere 30 000 dollar eller mer, må den følge kravene for kategori 1A

Regler for innlevering og gebyr ved raffles

For raffles i kategori 1A må organisasjonen vanligvis:

• Sende inn Form GC-2, GC-2A og GC-2B
• Betale en årlig lisensavgift på 25 dollar til kommunesekretæren
• Skaffe kommunal Games of Chance License, Form GC-5
• Sende inn Form GC-7R til kommunesekretæren og Commission innen 30. januar året etter
• Betale en ekstra kommunal lisensavgift tilsvarende 2 % av nettofortjenesten over 30 000 dollar, hvis aktuelt

For raffles i kategori 1B sender organisasjonen vanligvis inn Form GCVS-1 til kommunesekretæren og Commission for å bekrefte forventet årlig nettoinntektsnivå.

Hvis faktisk nettoinntekt viser seg å bli høyere enn forventet, må organisasjonen følge innleveringsinstruksjonene for den høyere kategorien. Det gjør realistisk økonomisk planlegging viktig før billetter selges.

New York tillater også raffle-salg via internett eller mobile enheter, men dette krever separat godkjenning fra Commission før organisasjonen kan gå videre.

Bell jar-spill og andre former for veldedig spill

Bell jar-spill er også regulert av Commission og kommunen. Organisasjoner som selger bell jar-billetter må følge bestemte regler for lisens og rapportering, og allerede lisensierte organisasjoner kan bruke Commission sin nettportal for visse kvartalsvise innleveringer.

Casino nights er en annen regulert form for veldedig spill i New York. Siden reglene kan avvike fra bingo og raffles, bør organisasjoner bekrefte de gjeldende kravene før de markedsfører arrangementet.

Når du planlegger et veldedig spill-arrangement, må du ikke anta at én tillatelse dekker alle spilltyper. Bekreft først den nøyaktige arrangementstypen, og tilpass deretter innleveringsprosessen til den typen.

Rapportering, registre og bruk av inntekter

New York forventer at inntekter fra veldedig spill skal støtte de lovlige formålene til den autoriserte organisasjonen. Det betyr at organisasjonen må føre tydelige registre over både inntekter og utgifter.

Gode etterlevelsesregistre inkluderer vanligvis:

• Kopier av alle lisenser og identifikasjonsnumre
• Øktlogger og fremmøteregistre
• Kopier av innsendte skjemaer og kvitteringer fra kommunen
• Lister over medlemmer og arbeidspersonell
• Bankopplysninger og bokføringsrapporter
• Dokumentasjon som viser hvordan inntektene ble brukt

Commission oppgir også at lisensene må være synlig oppslått der spillene gjennomføres. Det er en liten detalj, men den inngår i etterlevelseskravene og bør innarbeides i sjekklisten for oppsett av arrangementet.

Utgifter som kan kreve oppmerksomhet

Noen spillrelaterte utgifter kan være direkte knyttet til arrangementet og krever rapportering, blant annet:

• Leie eller kjøp av utstyr
• Leie av bord og stoler
• Husleie til lisensiert utleier
• Renholds- eller vakttjenester
• Utarbeidelse av påkrevde spillskjemaer og bokføring
• Markedsføring og andre driftskostnader

Siden ekstra lisensavgifter og rapporteringsregler kan variere etter spilltype, bør organisasjoner sørge for at de bruker riktige skjemaer for hvert arrangement og ikke blander rapportering for bingo og games of chance.

Vanlige feil i etterlevelsen

Mange organisasjoner havner i trøbbel på grunn av de samme forebyggbare feilene:

• Å planlegge et arrangement før begge godkjenningene er på plass
• Å anta at Commission-godkjenning alene er nok
• Å bruke feil skjemasett for spilltypen
• Å gå glipp av frister for økt-, kvartals- eller årsrapportering
• Å ikke bekrefte at kommunen har vedtatt påkrevd lokal lov
• Å selge eller annonsere raffle-billetter på nett uten nødvendig godkjenning
• Å la styringsdokumenter eller medlemslister bli utdaterte

Disse problemene skyldes vanligvis ikke vond vilje. De oppstår når en innsamlingsaksjon behandles som et enkelt kveldsevent i stedet for som en regulert etterlevelsesprosess.

Hvordan Zenind kan hjelpe med oppsettsarbeidet

Zenind er bygget for selskapsdannelse og løpende etterlevelse, noe som er nyttig når den veldedige aktiviteten din avhenger av ryddige registre og en tydelig organisasjonsstruktur. Hvis organisasjonen din fortsatt setter opp den juridiske enheten som skal drive innsamlingen, kan det å holde formasjonspapirene organisert spare tid senere.

En praktisk arbeidsflyt ser slik ut:

1. Organiser stiftelsesdokumenter og vedtekter
2. Bekreft styringsorganet og oppdatert medlemsliste
3. Sett sammen søknadspakken for Commission-ID
4. Søk om kommunal lisens
5. Følg opp frister for rapportering etter arrangementet

En slik struktur reduserer forsinkelser i innleveringen og bidrar til å forhindre unødvendige feil.

Hovedpoeng

En veldedig spill-lisens i New York er egentlig en flerlags godkjenningsprosess. De fleste organisasjoner trenger et Commission-identifikasjonsnummer, en kommunal lisens og disiplinert rapportering etter arrangementet. De nøyaktige skjemaene avhenger av om du arrangerer bingo, raffles, bell jar-spill eller en annen regulert form for veldedig spill.

Hvis du planlegger i god tid, holder dokumentene ryddige og tilpasser innleveringsprosessen til spilltypen, blir veldedig spill i New York håndterbart. Den reelle risikoen er ikke selve arrangementet. Det er å unnlate å behandle arrangementet som en etterlevelsesprosess fra starten av.