Newyorská licence pro charitativní hry: Praktický průvodce compliance pro neziskové organizace

Charitativní hry v New Yorku mohou být spolehlivým nástrojem pro fundraising, ale nejde o běžné získávání darů. Stát považuje bingo, losové hry s lístky, raffle a casinové večery za regulované činnosti se specifickými požadavky na licenci, podání a reporting. Pokud vaše organizace chce uspořádat jednu z těchto akcí, nejbezpečnější postup je naplánovat kroky compliance ještě před stanovením termínu, prodejem vstupenek nebo tiskem reklamy.

Pro mnoho organizací proces začíná číslem identifikace od Komise a končí obecní licencí. Mezi těmito dvěma kroky možná budete muset shromáždit zakladatelské dokumenty, doložit historii organizace, potvrdit místní oprávnění a připravit se na průběžné vedení záznamů. Díky tomu je charitativní hraní v New Yorku stejně tak compliance projektem jako fundraisingovou akcí.

Co charitativní hry v New Yorku zahrnují

New York upravuje několik běžných forem charitativního fundraisingu v rámci pravidel pro charitativní hry:

• Bingo
• Hry s losy v sáčcích nebo sklenicích
• Raffle
• Casinové večery, také nazývané Las Vegas nights

Každá kategorie má vlastní formuláře, termíny a provozní pravidla. Licence pro jeden typ akce vás neopravňuje automaticky k pořádání jiného typu. Pokud vaše organizace plánuje diverzifikovat fundraisingové aktivity, měli byste každou hru posoudit samostatně.

Základní princip je jednoduchý: charitativní hry mohou provozovat pouze oprávněné organizace a výtěžek musí být použit na zákonné účely organizace.

Kdo může charitativní hry pořádat

New York očekává, že organizace žádající o licenci bude skutečnou charitativní nebo jinak oprávněnou organizací. V praxi to obvykle znamená, že organizace by měla být schopna doložit:

• že existuje alespoň jeden rok
• že vede aktuální seznam členů
• že má v pořádku zakladatelské a řídicí dokumenty
• že může doložit, jak byly použity předchozí prostředky
• že výtěžek z hraní použije na zákonné účely

Stát také omezuje, kdo smí hry provozovat. Od bona fide členů licencované organizace nebo členů jejích pomocných či přidružených skupin se obecně očekává, že budou pomáhat s bingo a hrami založenými na náhodě.

Krok 1: Získejte identifikační číslo Komise

Než většina obcí vydá licenci, stát New York vyžaduje od Gaming Commission identifikační číslo pro Games of Chance a/nebo Bingo.

Základní postup je následující:

1. Vyplňte a nechte ověřit Formulář 1A, tedy Application for Registration and Identification Number.
2. Podejte žádost a požadované podpůrné dokumenty na Division of Charitable Gaming.
3. Počkejte na posouzení Komise a na schválení nebo zamítnutí.
4. Po vydání identifikačního čísla Komise požádejte o místní licenci u obce.

Komise uvádí, že zpracování žádostí obvykle trvá 8 až 10 týdnů, proto organizace by neměly čekat do poslední chvíle.

Dokumenty, které se běžně požadují

Komise vyžaduje dokumentaci, která prokazuje strukturu, vedení a finanční historii organizace. Mezi běžně požadované položky patří:

• zakladatelské dokumenty a stanovy, pokud je organizace založená jako korporace
• ústava a stanovy, pokud je organizace nezapsaná
• statut organizace
• jména a funkce členů řídícího orgánu
• jména současných členů
• seznam výdajů za předchozí rok včetně charitativních rozdělení prostředků
• nejnovější hlavní účetní kniha nebo formulář IRS 990, 990-EZ nebo 990-N a podpůrné přílohy
• potvrzení o osvobození od daně od IRS, pokud je relevantní

Právě zde záleží na čisté evidenci subjektu. Pokud jsou vaše dokumenty nekonzistentní, zastaralé nebo těžko dohledatelné, proces podání se rychle zpomalí.

Krok 2: Podejte žádost o obecní licenci

Identifikační číslo Komise není konečné schválení. New York také vyžaduje obecní licenci pro samotnou akci.

To znamená, že obec, ve které je organizace usazena nebo ve které se akce koná, musí posoudit a vydat příslušnou licenci. Jinými slovy, Komise vás dostane do systému, ale místní obec vám dá provozní oprávnění akci skutečně uspořádat.

Protože se místní postupy mohou lišit, organizace by si měly ověřit termíny podání, obecní formuláře a případné místní vyhlášky dříve, než budou předpokládat, že je akce schválena.

Základy licence pro bingo v New Yorku

Bingo je jednou z nejvíce strukturovaných forem charitativního hraní v New Yorku.

Hlavní pravidla pro bingo

• Obce vydávají roční licence na bingo
• Poplatek za licenci na bingo činí 18,75 USD za jednu příležitost a hradí se obci
• Bingo lze pořádat pouze v obci, která má místní zákon nebo vyhlášku pro bingo
• Bingo je omezeno na 18 dnů za čtvrtletí
• Maximální jednotlivá výhra je 5 000 USD
• Maximální výhra za jednu akci je 15 000 USD

Kroky podání pro bingo

Organizace obvykle musí:

• podat Formulář 1A pro získání identifikačního čísla pro bingo
• podat žádost o licenci na bingo pomocí formulářů BC-2, BC-2A a BC-2B
• nechat obec posoudit způsobilost a v případě schválení vydat Formulář BC-5
• podat Formulář BC-7 do 7 dnů po každé bingo session
• podat Formulář BC-7Q do 15 dnů po skončení každého čtvrtletí, ve kterém se bingo hrálo
• uhradit dodatečný licenční poplatek ve výši 3 % z vykázaného čistého výnosu, pokud nějaký vznikl

Bingo má také pravidla pro personální obsazení a účast. Osoby mladší 18 let se mohou zúčastnit, ale nesmí bingo hrát, zatímco osoby ve věku 16 až 18 let mohou vykonávat neherní činnosti, jako je obsluha občerstvení, úklid, údržba a příprava místa.

Pokud vaše organizace zvažuje bingo jako opakovaný fundraising, vytvořte si kalendář reportingu ještě před naplánováním první hry. Čtvrtletní a po-sessionské podání se snadno přehlédnou, pokud odpovědnost neurčíte včas.

Základy licence na raffle v New Yorku

Raffle bývají jednodušší na organizaci než bingo, ale compliance pravidla jsou stále důležitá.

Nejdůležitějším prahem je očekávaný čistý výnos:

• Pokud je očekávaný čistý výnos nižší než 5 000 USD, organizace se nemusí registrovat u Komise
• Pokud je očekávaný čistý výnos mezi 5 000 a 29 999 USD za kalendářní rok, organizace spadá do kategorie 1B
• Pokud organizace může vygenerovat 30 000 USD nebo více, musí splnit požadavky kategorie 1A

Pravidla podání a poplatků pro raffle

U raffle kategorie 1A musí organizace zpravidla:

• podat formuláře GC-2, GC-2A a GC-2B
• uhradit roční licenční poplatek 25 USD městskému úředníkovi
• získat obecní Games of Chance License, Form GC-5
• podat Form GC-7R městskému úředníkovi i Komisi do 30. ledna následujícího roku
• uhradit dodatečný obecní licenční poplatek ve výši 2 % z čistého zisku nad 30 000 USD, pokud se uplatní

U raffle kategorie 1B organizace obvykle podává Form GCVS-1 městskému úředníkovi a Komisi, aby potvrdila očekávaný rozsah ročního čistého výnosu.

Pokud skutečný čistý výnos nakonec přesáhne očekávání, organizace musí postupovat podle podávání odpovídajícího vyšší kategorii. Proto je realistické finanční plánování důležité ještě před prodejem lístků.

New York také umožňuje prodej raffle přes internet nebo mobilní zařízení, ale tyto prodeje vyžadují samostatné předchozí schválení Komise.

Hry s losovými lístky a další formy charitativního hraní

Hry s losy v sáčcích nebo sklenicích jsou také regulovány Komisí i obcí. Organizace, které prodávají lístky do těchto her, musí dodržovat specifická licenční a reportovací pravidla a aktuálně licencované organizace mohou pro některá čtvrtletní podání využívat online portál Komise.

Casinové večery jsou v New Yorku další regulovanou formou charitativního hraní. Protože se pravidla mohou lišit od binga a raffle, organizace by si měly před propagací akce potvrdit aktuální požadavky.

Při plánování jakékoli charitativní herní akce nepředpokládejte, že jedno povolení pokrývá všechny typy her. Nejprve si potvrďte přesný formát akce a poté k němu přizpůsobte postup podání.

Reporting, záznamy a použití výtěžku

New York očekává, že výtěžek z charitativních her bude podporovat zákonné účely oprávněné organizace. To znamená, že organizace musí vést jasné záznamy o příjmech i výdajích.

Dobrá evidence compliance obvykle zahrnuje:

• kopie všech licencí a identifikačních čísel
• záznamy o jednotlivých akcích a docházku
• kopie podaných formulářů a obecních potvrzení
• seznamy členů a pracovníků
• bankovní záznamy a účetní výkazy
• záznamy o tom, jak byl výtěžek použit

Komise také uvádí, že licence musí být vyvěšeny na místě, kde se hry konají. Je to drobný detail, ale patří do compliance zátěže a měl by být součástí kontrolního seznamu pro přípravu akce.

Výdaje, které mohou vyžadovat pozornost

Některé výdaje související s hraním mohou být přímo navázány na akci a vyžadovat reporting, například:

• pronájem nebo nákup vybavení
• pronájem stolů a židlí
• nájem placený licencovanému pronajímateli
• úklidové nebo bezpečnostní služby
• příprava požadovaných herních formulářů a účetnictví
• reklama a další provozní náklady

Protože dodatečné licenční poplatky a reportovací pravidla se mohou lišit podle typu hry, organizace by si měly ověřit, že používají správné formuláře pro každou akci a nemíchají reporting pro bingo a hry založené na náhodě.

Časté chyby v compliance

Mnoho organizací se dostává do problémů kvůli stejným preventabilním chybám:

• naplánování akce dříve, než jsou obě schválení skutečně v ruce
• předpoklad, že stačí pouze schválení Komise
• použití nesprávné sady formulářů pro daný typ hry
• zmeškání termínů pro odevzdání po jednotlivých akcích, čtvrtletně nebo ročně
• neověření, že obec přijala požadovaný místní zákon
• prodej nebo propagace raffle lístků online bez požadovaného schválení
• zastaralé řídicí dokumenty nebo seznamy členů

Tyto problémy obvykle nevznikají ze zlého úmyslu. Vznikají tehdy, když je fundraiser brán jako jednorázová akce místo regulovaného compliance procesu.

Jak může Zenind pomoci s přípravou

Zenind je postaven pro zakládání firem a průběžnou organizační compliance, což je užitečné, když vaše charitativní činnost závisí na čistých záznamech a jasné struktuře subjektu. Pokud vaše organizace teprve zakládá právní entitu, která bude fundraiser provozovat, udržování přehledného zakládacího spisu může později ušetřit čas.

Praktický pracovní postup vypadá takto:

1. Uspořádejte zakladatelské dokumenty a stanovy
2. Ověřte řídící orgán a aktuální seznam členů
3. Připravte balíček pro žádost o ID od Komise
4. Podejte žádost o obecní licenci
5. Sledujte termíny následného reportingu po akci

Taková struktura snižuje zpoždění při podání a pomáhá předcházet zbytečným chybám.

Závěrečné shrnutí

Licence pro charitativní hry v New Yorku je ve skutečnosti vícevrstvý schvalovací proces. Většina organizací potřebuje identifikační číslo od Komise, obecní licenci a disciplinované reportování po akci. Přesné formuláře závisí na tom, zda pořádáte bingo, raffle, hry s losy v sáčcích nebo jinou regulovanou charitativní hru.

Když plánujete dopředu, udržujete záznamy v pořádku a přizpůsobíte podání typu hry, charitativní hraní v New Yorku je zvládnutelné. Skutečné riziko není samotná akce. Je to selhání považovat akci od začátku za compliance proces.