Licencja na gry charytatywne w stanie Nowy Jork: praktyczny przewodnik po zgodności dla organizacji non-profit

Gry charytatywne w stanie Nowy Jork mogą być niezawodnym narzędziem pozyskiwania funduszy, ale nie są to działania prowadzone swobodnie. Stan traktuje bingo, loterie fantowe, gry typu bell jar oraz wieczory kasynowe jako aktywności regulowane, z określonymi wymogami licencyjnymi, zgłoszeniowymi i sprawozdawczymi. Jeśli Twoja organizacja chce zorganizować jedno z takich wydarzeń, najbezpieczniej jest zaplanować kroki zgodności jeszcze przed ustaleniem daty, sprzedażą biletów czy wydrukowaniem reklamy.

W przypadku wielu organizacji proces zaczyna się od numeru identyfikacyjnego Komisji, a kończy na licencji miejskiej. Pomiędzy tymi dwoma etapami może być konieczne zgromadzenie dokumentów założycielskich, wykazanie historii organizacji, potwierdzenie lokalnego upoważnienia oraz przygotowanie do bieżącego prowadzenia ewidencji. To sprawia, że gry charytatywne w Nowym Jorku są równie mocno projektem zgodności, co wydarzeniem fundraisingowym.

Co obejmują gry charytatywne w stanie Nowy Jork

Nowy Jork reguluje kilka popularnych form zbiórek w ramach zasad dotyczących gier charytatywnych:

• Bingo
• Gry typu bell jar
• Loterie fantowe
• Wieczory kasynowe, nazywane również wieczorami Las Vegas

Każda z tych kategorii ma własne formularze, terminy i zasady operacyjne. Licencja na jeden rodzaj wydarzenia nie upoważnia automatycznie do innego. Jeśli Twoja organizacja planuje zróżnicować działania fundraisingowe, należy osobno przeanalizować każdą grę.

Podstawowa zasada jest prosta: tylko uprawnione organizacje mogą prowadzić gry charytatywne, a środki muszą być wykorzystane na zgodne z prawem cele organizacji.

Kto może prowadzić gry charytatywne

Nowy Jork oczekuje, że organizacja ubiegająca się o licencję będzie rzeczywistą organizacją charytatywną lub uprawnioną organizacją. W praktyce oznacza to zwykle, że organizacja powinna być w stanie wykazać:

• że istnieje co najmniej od roku
• że prowadzi aktualne listy członków
• że dokumenty organizacyjne i ewidencja są uporządkowane
• że potrafi wykazać, jak wcześniejsze środki były obsługiwane i wydatkowane
• że przychody z gier zostaną wykorzystane na zgodne z prawem cele

Stan ogranicza także to, kto może obsługiwać gry. Zasadniczo oczekuje się, że bingo i gry losowe będą obsługiwane przez rzeczywistych członków licencjonowanej organizacji albo członków jej grup pomocniczych lub stowarzyszonych.

Krok 1: Uzyskaj numer identyfikacyjny Komisji

Zanim większość gmin wyda licencję, stan Nowy Jork wymaga uzyskania z Komisji ds. Gier numeru identyfikacyjnego dla gier losowych i/lub bingo.

Podstawowy proces wygląda następująco:

1. Wypełnij i poświadcz notarialnie formularz 1A, czyli Application for Registration and Identification Number.
2. Złóż wniosek wraz z wymaganymi dokumentami pomocniczymi do Division of Charitable Gaming.
3. Poczekaj na weryfikację Komisji oraz decyzję o zatwierdzeniu albo odmowie.
4. Po wydaniu przez Komisję numeru identyfikacyjnego złóż wniosek o lokalną licencję w gminie.

Komisja wskazuje, że rozpatrzenie wniosków trwa zwykle od 8 do 10 tygodni, więc organizacje nie powinny czekać do ostatniej chwili.

Dokumenty zwykle wymagane

Komisja prosi o dokumenty potwierdzające strukturę organizacji, kierownictwo i historię finansową. Często wymagane są między innymi:

• statut i regulamin, jeśli organizacja jest podmiotem zarejestrowanym
• konstytucja i regulamin, jeśli organizacja nie jest zarejestrowana
• karta organizacji
• imiona i nazwiska oraz stanowiska członków organu zarządzającego
• imiona i nazwiska aktualnych członków
• wykaz wydatków z poprzedniego roku, w tym wypłat na cele charytatywne
• najnowsza księga główna lub formularz IRS 990, 990-EZ albo 990-N wraz z załącznikami pomocniczymi
• decyzja IRS potwierdzająca zwolnienie podatkowe, jeśli ma zastosowanie

To właśnie tutaj liczy się porządek w dokumentacji podmiotu. Jeśli dokumenty są niespójne, nieaktualne albo trudno je znaleźć, proces składania wniosku szybko się wydłuża.

Krok 2: Złóż wniosek o licencję miejską

Numer identyfikacyjny Komisji nie jest jeszcze ostatecznym zatwierdzeniem. Nowy Jork wymaga również licencji miejskiej na samo wydarzenie.

Oznacza to, że gmina, w której organizacja ma siedzibę albo w której odbędzie się wydarzenie, musi przejrzeć wniosek i wydać właściwą licencję. Innymi słowy, Komisja wprowadza Cię do systemu, ale lokalna gmina daje operacyjne uprawnienie do przeprowadzenia wydarzenia.

Ponieważ lokalne procedury mogą się różnić, organizacje powinny potwierdzić terminy składania dokumentów, formularze miejskie oraz wszelkie lokalne przepisy zanim założą, że wydarzenie zostało zatwierdzone.

Podstawy licencji na bingo w stanie Nowy Jork

Bingo jest jedną z najbardziej sformalizowanych form gier charytatywnych w stanie Nowy Jork.

Kluczowe zasady dotyczące bingo

• Gminy wydają roczne licencje na bingo
• Opłata za licencję bingo wynosi 18,75 USD za każdą okazję i jest płatna na rzecz gminy
• Bingo można prowadzić wyłącznie w gminie, która ma lokalne prawo lub rozporządzenie dotyczące bingo
• Bingo jest ograniczone do 18 dni w kwartale
• Maksymalna pojedyncza nagroda wynosi 5 000 USD
• Maksymalna łączna pula nagród na jedną okazję wynosi 15 000 USD

Kroki składania dokumentów dla bingo

Organizacje zazwyczaj muszą:

• złożyć formularz 1A, aby uzyskać numer identyfikacyjny bingo
• złożyć wniosek o licencję bingo z formularzami BC-2, BC-2A i BC-2B
• umożliwić gminie ocenę kwalifikowalności i wydanie formularza BC-5, jeśli wniosek zostanie zatwierdzony
• złożyć formularz BC-7 w ciągu 7 dni po każdej sesji bingo
• złożyć formularz BC-7Q w ciągu 15 dni po zakończeniu każdego kwartału, w którym prowadzono bingo
• zapłacić dodatkową opłatę licencyjną w wysokości 3% zgłoszonych przychodów netto, jeśli wystąpiły

Bingo ma również zasady dotyczące personelu i udziału. Osoby poniżej 18 roku życia mogą być obecne, ale nie mogą grać w bingo, natomiast osoby w wieku od 16 do 18 lat mogą wykonywać zadania niezwiązane z grą, takie jak obsługa stoiska z przekąskami, sprzątanie, konserwacja oraz przygotowanie miejsca.

Jeśli Twoja organizacja rozważa bingo jako cykliczną zbiórkę, przygotuj kalendarz sprawozdawczy jeszcze przed pierwszą grą. Terminowe raporty kwartalne i raporty po sesji łatwo przeoczyć, jeśli zespół wydarzenia nie przypisze odpowiedzialności odpowiednio wcześnie.

Podstawy licencji na loterie fantowe w stanie Nowy Jork

Loterie fantowe są często prostsze do zorganizowania niż bingo, ale zasady zgodności nadal mają znaczenie.

Najważniejszy próg dotyczy oczekiwanych przychodów netto:

• jeśli oczekiwane przychody netto są niższe niż 5 000 USD, organizacja nie musi rejestrować się w Komisji
• jeśli oczekiwane przychody netto wynoszą od 5 000 USD do 29 999 USD rocznie, organizacja kwalifikuje się do kategorii 1B
• jeśli organizacja może osiągnąć 30 000 USD lub więcej, musi spełnić wymogi kategorii 1A

Zasady składania wniosków i opłat dla loterii fantowych

W przypadku loterii kategorii 1A organizacja zazwyczaj musi:

• złożyć formularze GC-2, GC-2A i GC-2B
• uiścić roczną opłatę licencyjną w wysokości 25 USD na rzecz sekretarza gminy
• uzyskać miejską licencję na gry losowe, formularz GC-5
• złożyć formularz GC-7R u sekretarza gminy i w Komisji do 30 stycznia następnego roku
• zapłacić dodatkową miejską opłatę licencyjną w wysokości 2% zysków netto powyżej 30 000 USD, jeśli ma zastosowanie

W przypadku loterii kategorii 1B organizacja zazwyczaj składa formularz GCVS-1 u sekretarza gminy i w Komisji, aby potwierdzić oczekiwany roczny przedział przychodów netto.

Jeśli rzeczywiste przychody netto okażą się wyższe niż przewidywano, organizacja musi zastosować zasady składania dokumentów właściwe dla wyższej kategorii. Dlatego przed sprzedażą losów ważne jest realistyczne prognozowanie finansowe.

Nowy Jork zezwala również na sprzedaż losów przez internet lub urządzenia mobilne, ale wymaga to odrębnej zgody Komisji przed rozpoczęciem takich działań.

Gry typu Bell Jar i inne formy gier charytatywnych

Gry typu bell jar również podlegają regulacjom Komisji i gminy. Organizacje sprzedające kupony bell jar muszą stosować określone zasady licencyjne i sprawozdawcze, a obecnie licencjonowane organizacje mogą korzystać z internetowego portalu Komisji do niektórych kwartalnych zgłoszeń.

Wieczory kasynowe są kolejną regulowaną formą gier charytatywnych w stanie Nowy Jork. Ponieważ zasady mogą różnić się od zasad dotyczących bingo i loterii fantowych, organizacje powinny potwierdzić aktualne wymagania przed promowaniem wydarzenia.

Planując jakiekolwiek wydarzenie z grami charytatywnymi, nie zakładaj, że jedno pozwolenie obejmuje każdy typ gry. Najpierw potwierdź dokładny format wydarzenia, a następnie dopasuj proces składania dokumentów do tego formatu.

Sprawozdawczość, ewidencja i wykorzystanie środków

Nowy Jork oczekuje, że środki z gier charytatywnych będą wspierać zgodne z prawem cele uprawnionej organizacji. Oznacza to, że organizacja musi prowadzić przejrzystą dokumentację zarówno przychodów, jak i kosztów.

Dobra dokumentacja zgodności zwykle obejmuje:

• kopie wszystkich licencji i numerów identyfikacyjnych
• dzienniki sesji i listy obecności
• kopie złożonych formularzy i potwierdzeń z gminy
• listy członków i osób obsługujących wydarzenie
• dane bankowe i raporty księgowe
• dokumenty pokazujące, na co wydano środki

Komisja wskazuje również, że licencje muszą być umieszczone w miejscu prowadzenia gier. To drobny szczegół, ale jest częścią obowiązków zgodności i powinien znaleźć się na liście kontrolnej przygotowania wydarzenia.

Wydatki, które mogą wymagać uwagi

Niektóre wydatki związane z grami mogą być bezpośrednio powiązane z wydarzeniem i wymagać wykazania, w tym:

• wynajem lub zakup sprzętu
• wynajem stołów i krzeseł
• czynsz dla licencjonowanego wynajmującego
• usługi porządkowe lub ochrony
• przygotowanie wymaganych formularzy i prowadzenie księgowości gier
• reklama i inne koszty operacyjne

Ponieważ dodatkowe opłaty licencyjne i zasady raportowania mogą różnić się w zależności od rodzaju gry, organizacje powinny upewnić się, że używają właściwych formularzy dla każdego wydarzenia i nie mieszają sprawozdawczości dla bingo z raportowaniem dla gier losowych.

Najczęstsze błędy w zgodności

Wiele organizacji napotyka problemy z tymi samymi możliwymi do uniknięcia błędami:

• planowanie wydarzenia przed uzyskaniem obu wymaganych zgód
• zakładanie, że sama zgoda Komisji wystarczy
• użycie niewłaściwego zestawu formularzy dla danego typu gry
• niedotrzymanie terminów dla zgłoszeń po sesji, kwartalnych lub rocznych
• brak potwierdzenia, że gmina przyjęła wymagane lokalne prawo
• sprzedaż lub reklamowanie losów internetowo bez wymaganej zgody
• dopuszczenie do dezaktualizacji dokumentów zarządczych lub list członków

Problemy te zwykle nie wynikają ze złych intencji. Pojawiają się wtedy, gdy zbiórkę traktuje się jak jednorazowe wydarzenie, a nie jak regulowany proces zgodności.

Jak Zenind może pomóc w przygotowaniach

Zenind został stworzony z myślą o zakładaniu firm i bieżącej organizacji zgodności, co jest pomocne wtedy, gdy działalność charytatywna zależy od uporządkowanej dokumentacji i jasnej struktury podmiotu. Jeśli Twoja organizacja nadal tworzy podmiot prawny, który będzie prowadzić zbiórkę, utrzymanie uporządkowanego pakietu dokumentów założycielskich może później zaoszczędzić czas.

Praktyczny schemat działania wygląda następująco:

1. Uporządkuj dokumenty założycielskie i regulaminy
2. Potwierdź organ zarządzający oraz aktualną listę członków
3. Zbierz pakiet wniosku o numer identyfikacyjny Komisji
4. Złóż wniosek o licencję miejską
5. Monitoruj terminy sprawozdań po wydarzeniu

Taka struktura zmniejsza opóźnienia w składaniu dokumentów i pomaga uniknąć możliwych do uniknięcia błędów.

Najważniejsza konkluzja

Licencja na gry charytatywne w stanie Nowy Jork to w rzeczywistości wieloetapowy proces uzyskiwania zgód. Większość organizacji potrzebuje numeru identyfikacyjnego Komisji, licencji miejskiej oraz zdyscyplinowanego raportowania po wydarzeniu. Dokładne formularze zależą od tego, czy organizujesz bingo, loterie fantowe, gry typu bell jar czy inną regulowaną grę charytatywną.

Jeśli odpowiednio zaplanujesz działania, uporządkujesz dokumentację i dopasujesz proces składania wniosków do typu gry, gry charytatywne w Nowym Jorku stają się wykonalne. Prawdziwym ryzykiem nie jest samo wydarzenie. Jest nim niepotraktowanie wydarzenia od początku jako procesu zgodności.