Licența pentru jocuri caritabile în New York: un ghid practic de conformitate pentru organizații nonprofit

Jocurile caritabile din New York pot fi un instrument de strângere de fonduri fiabil, dar nu reprezintă o activitate informală de fundraising. Statul tratează bingo, tombolele, jocurile bell jar și serile de tip casino drept activități reglementate, cu cerințe specifice de licențiere, depunere a documentelor și raportare. Dacă organizația dvs. dorește să organizeze unul dintre aceste evenimente, cea mai sigură abordare este să planificați pașii de conformitate înainte de a stabili data, de a vinde un bilet sau de a tipări o reclamă.

Pentru multe organizații, procesul începe cu un număr de identificare al Commission și se încheie cu o licență municipală. Între acești doi pași, este posibil să fie nevoie să adunați documentele de guvernanță, să demonstrați istoricul organizației, să confirmați autorizarea locală și să pregătiți evidențe continue. Asta face ca jocurile caritabile din New York să fie la fel de mult un proiect de conformitate pe cât sunt un eveniment de strângere de fonduri.

Ce acoperă jocurile caritabile în New York

New York reglementează mai multe formate comune de strângere de fonduri caritabile în cadrul regulilor sale privind jocurile caritabile:

• Bingo
• Jocuri bell jar
• Tombole
• Seri de tip casino, numite și Las Vegas nights

Fiecare categorie are propriile formulare, termene și reguli operaționale. O licență pentru un tip de eveniment nu autorizează automat un alt tip. Dacă organizația dvs. intenționează să diversifice activitățile de fundraising, trebuie să analizați fiecare joc separat.

Principiul de bază este simplu: doar organizațiile autorizate pot desfășura jocuri caritabile, iar veniturile trebuie utilizate în scopuri legale ale organizației.

Cine poate desfășura jocuri caritabile

New York se așteaptă ca organizația care solicită licența să fie o organizație caritabilă sau autorizată în mod autentic. În practică, asta înseamnă de obicei că organizația ar trebui să poată demonstra:

• că există de cel puțin un an
• că menține liste actuale ale membrilor
• că are documentele de guvernanță și evidențele în ordine
• că poate arăta cum au fost gestionate și cheltuite fondurile anterioare
• că va folosi veniturile din jocuri în scopuri legale

Statul limitează și cine poate opera jocurile. În general, se așteaptă ca membrii de bună credință ai organizației licențiate, sau membrii grupurilor sale auxiliare ori afiliate, să ajute la bingo și la jocurile de noroc caritabile.

Pasul 1: Obțineți numărul de identificare al Commission

Înainte ca majoritatea municipalităților să emită o licență, statul New York solicită un Games of Chance and/or Bingo Identification Number de la Gaming Commission.

Procesul de bază este:

1. Completați și legalizați prin notar Formularul 1A, cererea de înregistrare și de atribuire a numărului de identificare.
2. Depuneți cererea și documentele justificative cerute la Division of Charitable Gaming.
3. Așteptați analiza Commission și aprobarea sau respingerea.
4. După ce Commission emite numărul de identificare, depuneți cererea pentru licența locală la municipalitate.

Commission precizează că procesarea cererilor durează, de regulă, între 8 și 10 săptămâni, așa că organizațiile nu ar trebui să aștepte până în ultimul moment.

Documente solicitate frecvent

Commission cere documente care să dovedească structura, conducerea și istoricul financiar al organizației. Printre documentele solicitate în mod obișnuit se numără:

• actul constitutiv și statutul, dacă organizația este înregistrată ca persoană juridică
• constituția și statutul, dacă organizația nu este înregistrată ca persoană juridică
• charter-ul organizației
• numele și funcțiile membrilor organului de conducere
• numele membrilor actuali
• o listă a cheltuielilor din anul precedent, inclusiv a sumelor distribuite în scop caritabil
• registrul general cel mai recent sau formularul IRS 990, 990-EZ ori 990-N și anexele justificative
• scrisoarea IRS de recunoaștere a statutului de scutire de la impozitare, dacă este cazul

Aici contează foarte mult evidențele clare ale entității. Dacă documentele sunt inconsistente, învechite sau greu de găsit, procesul de depunere încetinește rapid.

Pasul 2: Solicitați licența municipală

Numărul de identificare al Commission nu reprezintă aprobarea finală. New York solicită și o licență municipală pentru evenimentul propriu-zis.

Asta înseamnă că municipalitatea în care organizația își are domiciliul sau în care se desfășoară evenimentul trebuie să analizeze și să emită licența aplicabilă. Cu alte cuvinte, Commission vă introduce în sistem, dar municipalitatea locală vă oferă permisiunea operațională de a organiza evenimentul.

Deoarece procedurile locale pot varia, organizațiile ar trebui să confirme termenele de depunere, formularele municipale și orice ordonanțe locale înainte de a presupune că evenimentul este aprobat.

Elemente de bază pentru licența de bingo din New York

Bingo este unul dintre cele mai structurate formate de jocuri caritabile din New York.

Reguli cheie pentru bingo

• Municipalitățile emit licențe de bingo valabile un an
• Taxa pentru licența de bingo este de 18,75 USD per ocazie, plătibilă municipalității
• Bingo poate fi desfășurat numai într-o municipalitate care are o lege locală sau o ordonanță pentru bingo
• Bingo este limitat la 18 zile pe trimestru
• Premiul maxim unic este de 5.000 USD
• Premiul maxim per ocazie este de 15.000 USD

Pași de depunere pentru bingo

În general, organizațiile trebuie să:

• depună Formularul 1A pentru a obține numărul de identificare pentru bingo
• solicite licența de bingo cu Formularele BC-2, BC-2A și BC-2B
• permită municipalității să analizeze eligibilitatea și să emită Formularul BC-5 dacă cererea este aprobată
• depună Formularul BC-7 în termen de 7 zile după fiecare sesiune de bingo
• depună Formularul BC-7Q în termen de 15 zile după încheierea fiecărui trimestru în care s-a desfășurat bingo
• plătească o taxă suplimentară de licență egală cu 3% din venitul net raportat, dacă există

Bingo are și reguli privind personalul și participarea. Persoanele sub 18 ani pot participa, dar nu pot juca bingo, în timp ce persoanele între 16 și 18 ani pot îndeplini sarcini non-gaming, cum ar fi activități de concesiune, curățenie, întreținere și pregătirea locației.

Dacă organizația dvs. ia în considerare bingo ca fundraiser recurent, construiți calendarul de raportare înainte de a programa primul joc. Raportările trimestriale și cele la nivel de sesiune se pot omite ușor dacă echipa responsabilă de eveniment nu atribuie din timp responsabilitățile.

Elemente de bază pentru licența de tombolă din New York

Tombolele sunt adesea mai ușor de organizat decât bingo, dar regulile de conformitate rămân importante.

Cel mai important prag este venitul net estimat:

• dacă venitul net estimat este mai mic de 5.000 USD, organizația nu trebuie să se înregistreze la Commission
• dacă venitul net estimat este între 5.000 USD și 29.999 USD pe an calendaristic, organizația intră în Categoria 1B
• dacă organizația poate genera 30.000 USD sau mai mult, trebuie să respecte cerințele din Categoria 1A

Reguli de depunere și taxe pentru tombolă

Pentru tombolele din Categoria 1A, organizația trebuie, în general, să:

• depună Formularele GC-2, GC-2A și GC-2B
• plătească o taxă anuală de licență de 25 USD către grefierul municipal
• obțină licența municipală pentru Games of Chance, Formularul GC-5
• depună Formularul GC-7R la grefierul municipal și la Commission până la 30 ianuarie a anului următor
• plătească o taxă suplimentară municipală egală cu 2% din profitul net peste 30.000 USD, dacă este aplicabil

Pentru tombolele din Categoria 1B, organizația depune în general Formularul GCVS-1 la grefierul municipal și la Commission pentru a certifica intervalul estimat al veniturilor nete anuale.

Dacă veniturile nete reale ajung să fie mai mari decât cele estimate, organizația trebuie să urmeze instrucțiunile de depunere corespunzătoare categoriei superioare. De aceea, o prognoză financiară realistă este importantă înainte de vânzarea biletelor.

New York permite și vânzarea online sau prin dispozitive mobile a biletelor pentru tombolă, dar acestea necesită aprobare separată din partea Commission înainte ca organizația să poată continua.

Jocuri bell jar și alte forme de jocuri caritabile

Jocurile bell jar sunt, de asemenea, reglementate de Commission și de municipalitate. Organizațiile care vând bilete bell jar trebuie să respecte reguli specifice de licențiere și raportare, iar organizațiile licențiate curente pot folosi portalul online al Commission pentru anumite raportări trimestriale.

Serile de tip casino reprezintă o altă formă reglementată de joc caritabil în New York. Deoarece regulile pot diferi de cele pentru bingo și tombole, organizațiile ar trebui să confirme cerințele actuale înainte de a promova evenimentul.

Atunci când planificați orice eveniment de joc caritabil, nu presupuneți că un singur permis acoperă toate tipurile de jocuri. Confirmați mai întâi formatul exact al evenimentului, apoi potriviți procesul de depunere cu acel format.

Raportare, evidențe și utilizarea veniturilor

New York se așteaptă ca veniturile din jocurile caritabile să susțină scopurile legale ale organizației autorizate. Asta înseamnă că organizația trebuie să păstreze evidențe clare atât ale veniturilor, cât și ale cheltuielilor.

Evidențele bune de conformitate includ, de obicei:

• copii ale tuturor licențelor și numerelor de identificare
• registrele sesiunilor și evidențele de prezență
• copii ale formularelor depuse și ale chitanțelor municipale
• listele membrilor și ale lucrătorilor
• evidențe bancare și rapoarte contabile
• documente care arată cum au fost cheltuite veniturile

Commission menționează și că licențele trebuie afișate la locul unde se desfășoară jocurile. Este un detaliu mic, dar face parte din povara de conformitate și ar trebui inclus în lista de verificare pentru pregătirea evenimentului.

Cheltuieli care pot necesita atenție

Unele cheltuieli legate de jocuri pot fi direct asociate cu evenimentul și pot necesita raportare, inclusiv:

• închirierea sau achiziția de echipamente
• închirierea de mese și scaune
• chiria plătită unui lessor licențiat
• servicii de curățenie sau securitate
• pregătirea formularelor obligatorii pentru jocuri și a evidențelor contabile
• publicitatea și alte costuri operaționale

Deoarece taxele suplimentare de licență și regulile de raportare pot varia în funcție de tipul jocului, organizațiile ar trebui să se asigure că folosesc formularele corecte pentru fiecare eveniment și că nu amestecă raportarea pentru bingo cu cea pentru jocurile de noroc caritabile.

Greșeli frecvente de conformitate

Multe organizații întâmpină probleme din aceleași erori care pot fi evitate:

• programarea unui eveniment înainte de obținerea ambelor aprobări
• presupunerea că aprobarea Commission este suficientă
• utilizarea setului greșit de formulare pentru tipul de joc
• omiterea termenelor pentru sesiunile, rapoartele trimestriale sau cele anuale
• neconfirmarea faptului că municipalitatea a adoptat legea locală necesară
• vânzarea sau promovarea online a biletelor de tombolă fără aprobarea necesară
• lăsarea documentelor de guvernanță sau a listelor de membri să devină învechite

Aceste probleme nu sunt, de obicei, cauzate de intenții rele. Ele apar atunci când o strângere de fonduri este tratată ca un eveniment de o singură noapte, nu ca un proces reglementat de conformitate.

Cum poate ajuta Zenind cu partea de pregătire

Zenind este creat pentru înființarea companiilor și pentru organizarea conformității continue, ceea ce este util atunci când activitatea dvs. caritabilă depinde de evidențe clare și de o structură juridică bine definită. Dacă organizația dvs. încă își configurează entitatea legală care va opera fundraiserul, menținerea unui dosar de înființare organizat poate economisi timp mai târziu.

Un flux de lucru practic arată astfel:

1. Organizați documentele de înființare și statutul
2. Confirmați organul de conducere și lista actuală a membrilor
3. Pregătiți pachetul de cerere pentru ID-ul Commission
4. Solicitați licența municipală
5. Urmăriți termenele de raportare de după eveniment

Un asemenea nivel de structură reduce întârzierile de depunere și ajută la prevenirea erorilor evitabile.

Concluzie

O licență pentru jocuri caritabile în New York este, de fapt, un proces de aprobare în mai multe etape. Majoritatea organizațiilor au nevoie de un număr de identificare al Commission, de o licență municipală și de o raportare disciplinată după eveniment. Formularele exacte depind de faptul dacă organizația organizează bingo, tombole, jocuri bell jar sau un alt joc caritabil reglementat.

Dacă planificați din timp, păstrați evidențele organizate și potriviți procesul de depunere cu tipul jocului, jocurile caritabile din New York devin gestionabile. Riscul real nu este evenimentul în sine. Este să nu tratați evenimentul ca pe un proces de conformitate încă de la început.