New York velgørenhedsspillelicens: En praktisk compliance-guide for nonprofitorganisationer

Velgørenhedsspil i New York kan være et pålideligt fundraisingværktøj, men det er ikke almindelig indsamling. Staten behandler bingo, lotterier, bell jar-spil og casino nights som regulerede aktiviteter med specifikke krav til licens, indberetning og rapportering. Hvis din organisation vil afholde en af disse begivenheder, er den sikreste tilgang at planlægge compliance-trinnene, før du fastsætter en dato, sælger en billet eller trykker en annonce.

For mange organisationer begynder processen med et Commission-identifikationsnummer og slutter med en kommunal licens. Mellem disse to trin kan du skulle samle vedtægter, dokumentere organisationens historik, bekræfte lokal godkendelse og forberede løbende bogføring. Det gør New York velgørenhedsspil lige så meget til et compliance-projekt som til en fundraisingbegivenhed.

Hvad velgørenhedsspil omfatter i New York

New York regulerer flere almindelige former for velgørende fundraising under reglerne for velgørenhedsspil:

• Bingo
• Bell jar-spil
• Lotterier
• Casino nights, også kaldet Las Vegas nights

Hver kategori har sine egne formularer, deadlines og driftsregler. En licens til én type begivenhed giver ikke automatisk tilladelse til en anden. Hvis din organisation planlægger at diversificere sine fundraisingaktiviteter, bør I gennemgå hver spiltype separat.

Det grundlæggende princip er enkelt: kun autoriserede organisationer må afholde velgørenhedsspil, og provenuet skal bruges til lovlige organisatoriske formål.

Hvem der kan afholde velgørenhedsspil

New York forventer, at organisationen, der søger licensen, er en reel velgørende eller autoriseret organisation. I praksis betyder det normalt, at organisationen bør kunne dokumentere:

• At den har eksisteret i mindst ét år
• At den fører opdaterede medlemslister
• At dens vedtægter og dokumenter er i orden
• At den kan vise, hvordan tidligere midler blev håndteret og anvendt
• At den vil bruge spilleprovenuet til lovlige formål

Staten begrænser også, hvem der må afvikle spillene. Reelle medlemmer af den licenserede organisation eller medlemmer af dens hjælpeorganisationer eller tilknyttede grupper forventes generelt at bistå ved bingo og games of chance.

Trin 1: Få Commission-identifikationsnummeret

Før de fleste kommuner udsteder en licens, kræver New York State et Games of Chance and/or Bingo Identification Number fra Gaming Commission.

Den grundlæggende proces er:

1. Udfyld og notariser formular 1A, Application for Registration and Identification Number.
2. Indsend ansøgningen og de nødvendige bilag til Division of Charitable Gaming.
3. Afvent Commissionens gennemgang og godkendelse eller afslag.
4. Når Commissionen udsteder identifikationsnummeret, ansøg om den lokale licens hos kommunen.

Commissionen oplyser, at ansøgninger typisk tager 8 til 10 uger at behandle, så organisationer bør ikke vente til sidste øjeblik.

Dokumenter, der ofte kræves

Commissionen anmoder om dokumentation, der viser organisationens struktur, ledelse og økonomiske historik. Typisk efterspurgte dokumenter omfatter:

• Stiftelsesdokumenter og vedtægter, hvis organisationen er stiftet som selskab
• Konstitution og vedtægter, hvis organisationen ikke er stiftet som selskab
• Organisationens charter
• Navne og titler på medlemmer af den styrende ledelse
• Navne på aktuelle medlemmer
• En liste over udgifter fra det foregående år, herunder velgørende uddelinger
• Den seneste hovedbog eller IRS Form 990, 990-EZ eller 990-N samt relevante bilag
• IRS’ afgørelse om skattefritagelse, hvis relevant

Her betyder ordnede virksomhedsoplysninger meget. Hvis dine dokumenter er inkonsistente, forældede eller svære at finde, går indsendelsesprocessen hurtigt i stå.

Trin 2: Ansøg om den kommunale licens

Commission-identifikationsnummeret er ikke den endelige godkendelse. New York kræver også en kommunal licens til selve begivenheden.

Det betyder, at kommunen, hvor organisationen har hjemsted, eller hvor begivenheden afholdes, skal gennemgå og udstede den relevante licens. Med andre ord bringer Commissionen dig ind i systemet, men den lokale kommune giver den operationelle tilladelse til at afholde begivenheden.

Da lokale procedurer kan variere, bør organisationer bekræfte indsendelsesfrister, kommunale formularer og eventuelle lokale regler, før de antager, at begivenheden er godkendt.

Grundlæggende om bingo-licens i New York

Bingo er en af de mest strukturerede former for velgørenhedsspil i New York.

Vigtige bingo-regler

• Kommuner udsteder bingo-licenser med en varighed på ét år
• Licensgebyret for bingo er 18,75 USD pr. anledning, betalt til kommunen
• Bingo må kun afholdes i en kommune med en lokal lov eller bekendtgørelse om bingo
• Bingo er begrænset til 18 dage pr. kvartal
• Den maksimale enkeltgevinst er 5.000 USD
• Den maksimale gevinst pr. anledning er 15.000 USD

Indsendelsestrin for bingo

Organisationer skal generelt:

• Indgive formular 1A for at få bingo-identifikationsnummeret
• Ansøge om bingo-licens med formularerne BC-2, BC-2A og BC-2B
• Lade kommunen vurdere berettigelse og udstede formular BC-5, hvis ansøgningen godkendes
• Indgive formular BC-7 inden for 7 dage efter hver bingosession
• Indgive formular BC-7Q inden for 15 dage efter afslutningen af hvert kvartal, hvor der blev afholdt bingo
• Betale et ekstra licensgebyr svarende til 3 % af de rapporterede nettoindtægter, hvis sådanne findes

Bingo har også regler for bemanding og deltagelse. Personer under 18 år må være til stede, men må ikke spille bingo, mens personer mellem 16 og 18 år må udføre ikke-spillerelaterede opgaver såsom kioskdrift, rengøring, vedligeholdelse og klargøring af lokalet.

Hvis din organisation overvejer bingo som en tilbagevendende fundraisingaktivitet, bør du opbygge rapporteringskalenderen, før det første spil planlægges. Kvartalsvise og sessionsbaserede indberetninger er lette at overse, hvis eventteamet ikke fordeler ansvaret tidligt.

Grundlæggende om lotteri-licens i New York

Lotterier er ofte lettere at gennemføre end bingo, men compliance-reglerne er stadig vigtige.

Den vigtigste grænse er forventet nettoindtægt:

• Hvis den forventede nettoindtægt er under 5.000 USD, behøver organisationen ikke registrere sig hos Commissionen
• Hvis den forventede nettoindtægt er mellem 5.000 USD og 29.999 USD pr. kalenderår, falder organisationen i kategori 1B
• Hvis organisationen kan generere 30.000 USD eller mere, skal den følge kravene for kategori 1A

Regler for indsendelse og gebyrer ved lotteri

For lotterier i kategori 1A skal organisationen generelt:

• Indgive formularerne GC-2, GC-2A og GC-2B
• Betale et årligt licensgebyr på 25 USD til kommunens kontor
• Opnå den kommunale Games of Chance License, formular GC-5
• Indgive formular GC-7R til kommunens kontor og Commissionen senest den 30. januar året efter
• Betale et ekstra kommunalt licensgebyr svarende til 2 % af nettooverskud over 30.000 USD, hvis relevant

For lotterier i kategori 1B indgiver organisationen generelt formular GCVS-1 til kommunens kontor og Commissionen for at bekræfte det forventede interval for den årlige nettoindtægt.

Hvis den faktiske nettoindtægt ender højere end forventet, skal organisationen følge indberetningsinstruktionerne for den højere kategori. Det gør realistisk økonomisk planlægning vigtig, før billetter sælges.

New York tillader også lotterisalg via internet eller mobile enheder, men det kræver særskilt godkendelse fra Commissionen, før organisationen kan fortsætte.

Bell jar-spil og andre former for velgørenhedsspil

Bell jar-spil er også reguleret af Commissionen og kommunen. Organisationer, der sælger bell jar-billetter, skal følge specifikke licens- og rapporteringsregler, og nuværende licenserede organisationer kan bruge Commissionens onlineportal til visse kvartalsvise indberetninger.

Casino nights er en anden reguleret form for velgørenhedsspil i New York. Da reglerne kan afvige fra bingo og lotterier, bør organisationer bekræfte de aktuelle krav, før de markedsfører begivenheden.

Når du planlægger enhver form for velgørenhedsspil, må du ikke antage, at én tilladelse dækker alle spiltyper. Bekræft først den præcise eventtype, og match derefter indsendelsesprocessen til den type.

Rapportering, registre og anvendelse af provenu

New York forventer, at provenuet fra velgørenhedsspil understøtter den autoriserede organisations lovlige formål. Det betyder, at organisationen skal føre klare registre over både indtægter og udgifter.

Gode compliance-registre omfatter typisk:

• Kopier af alle licenser og identifikationsnumre
• Sessionslogfiler og deltagerlister
• Kopier af indsendte formularer og kvitteringer fra kommunen
• Lister over medlemmer og medarbejdere
• Bankoptegnelser og bogføringsrapporter
• Registrering af, hvordan provenuet blev anvendt

Commissionen bemærker også, at licenser skal være opslået, hvor spillene afholdes. Det er en lille detalje, men det er en del af compliance-byrden og bør indgå i tjeklisten for opsætning af arrangementet.

Udgifter, der kan kræve opmærksomhed

Nogle spille-relaterede udgifter kan være direkte knyttet til begivenheden og kræve rapportering, herunder:

• Leje eller køb af udstyr
• Leje af borde og stole
• Husleje til licenseret udlejer
• Rengørings- eller sikkerhedstjenester
• Udarbejdelse af påkrævede spilformularer og bogføring
• Annoncering og andre driftsomkostninger

Da yderligere licensgebyrer og rapporteringsregler kan variere efter spiltype, bør organisationer sikre, at de bruger de korrekte formularer til hver begivenhed og ikke blander rapportering for bingo og games of chance.

Almindelige compliance-fejl

Mange organisationer løber ind i de samme forebyggelige fejl:

• At planlægge en begivenhed, før begge godkendelser er på plads
• At antage, at Commissionens godkendelse alene er nok
• At bruge det forkerte sæt formularer til spiltypen
• At overse deadlines for sessioner, kvartaler eller årlige indberetninger
• At undlade at bekræfte, at kommunen har vedtaget den nødvendige lokale lov
• At sælge eller annoncere lotteribilletter online uden den nødvendige godkendelse
• At lade styringsdokumenter eller medlemslister blive forældede

Disse problemer skyldes som regel ikke ond vilje. De opstår, når en fundraiser behandles som en enkelt aftenbegivenhed i stedet for en reguleret compliance-proces.

Hvordan Zenind kan hjælpe med oprettelsesarbejdet

Zenind er bygget til virksomhedsregistrering og løbende compliance-organisering, hvilket er nyttigt, når jeres velgørende aktivitet afhænger af ordnede dokumenter og en tydelig selskabsstruktur. Hvis din organisation stadig er ved at etablere den juridiske enhed, der skal stå for fundraiseren, kan det spare tid senere at holde stiftelsesmaterialet organiseret.

Et praktisk workflow ser sådan ud:

1. Organiser stiftelsesdokumenter og vedtægter
2. Bekræft den styrende ledelse og den aktuelle medlemsliste
3. Saml ansøgningspakken til Commission-ID
4. Ansøg om den kommunale licens
5. Spor deadlines for rapportering efter arrangementet

En sådan struktur reducerer forsinkelser i indgivelsen og hjælper med at forebygge undgåelige fejl.

Endelig konklusion

En New York velgørenhedsspillelicens er i virkeligheden en proces med flere lag af godkendelser. De fleste organisationer har brug for et Commission-identifikationsnummer, en kommunal licens og disciplineret rapportering efter begivenheden. De præcise formularer afhænger af, om du afholder bingo, lotterier, bell jar-spil eller en anden reguleret form for velgørenhedsspil.

Hvis du planlægger i god tid, holder dine registre organiserede og matcher indsendelsesprocessen til spiltypen, bliver velgørenhedsspil i New York håndterbart. Den reelle risiko er ikke selve begivenheden. Det er at undlade at behandle begivenheden som en compliance-proces fra starten.