New York állami jótékonysági szerencsejáték-engedély: gyakorlati megfelelőségi útmutató nonprofit szervezeteknek

A New York állambeli jótékonysági szerencsejáték megbízható adománygyűjtési eszköz lehet, de korántsem kötetlen fundraiser. Az állam a bingót, a tombolákat, a bell jar játékokat és a kaszinóesteket szabályozott tevékenységként kezeli, amelyekhez konkrét engedélyezési, bejelentési és jelentési kötelezettségek tartoznak. Ha a szervezet ilyen eseményt szeretne rendezni, a legbiztonságosabb megközelítés az, ha a megfelelőségi lépéseket még azelőtt megtervezi, hogy dátumot tűzne ki, jegyet árulna vagy hirdetést nyomtatna.

Sok szervezet számára a folyamat egy Commission azonosítószámmal kezdődik, és egy önkormányzati engedéllyel zárul. E két lépés között be kell gyűjteni az irányító dokumentumokat, igazolni kell a szervezet működési múltját, meg kell erősíteni a helyi felhatalmazást, és fel kell készülni a folyamatos nyilvántartásra. Emiatt a New York állami jótékonysági szerencsejáték inkább megfelelőségi projekt, mint egyszerű adománygyűjtő esemény.

Mit fed le a jótékonysági szerencsejáték New Yorkban

New York több gyakori jótékonysági adománygyűjtő formát is a jótékonysági szerencsejáték szabályai alá sorol:

• Bingo
• Bell jar játékok
• Tombolák
• Kaszinóestek, más néven Las Vegas estek

Minden kategóriának saját űrlapjai, határidői és működési szabályai vannak. Az egyik eseménytípusra kiadott engedély nem jogosít fel automatikusan egy másikra. Ha a szervezet többféle adománygyűjtési tevékenységet tervez, minden játékot külön kell áttekinteni.

Az alapelv egyszerű: csak felhatalmazott szervezetek tarthatnak jótékonysági szerencsejátékot, és a bevételt jogszerű szervezeti célokra kell fordítani.

Kik tarthatnak jótékonysági szerencsejátékot

New York elvárja, hogy az engedélyt kérelmező szervezet valódi jótékonysági vagy más felhatalmazott szervezet legyen. A gyakorlatban ez általában azt jelenti, hogy a szervezetnek igazolnia kell:

• Legalább egy éve működik
• Naprakész tagsági nyilvántartást vezet
• Az irányító dokumentumai és nyilvántartásai rendben vannak
• Tudja, hogyan kezelték és költötték el a korábbi forrásokat
• A szerencsejátékból származó bevételt jogszerű célokra használja fel

Az állam azt is korlátozza, kik működtethetik a játékokat. A licenccel rendelkező szervezet valódi tagjait, illetve az ahhoz kapcsolódó vagy annak kisegítő csoportjainak tagjait általában elvárják, hogy közreműködjenek a bingo és a játékszerű szerencsejátékok lebonyolításában.

1. lépés: Szerezze meg a Commission azonosítószámot

Mielőtt a legtöbb önkormányzat kiadná az engedélyt, New York állam megköveteli a Gaming Commissiontől származó Games of Chance és/vagy Bingo Identification Number azonosítószámot.

Az alapfolyamat a következő:

1. Töltse ki és közjegyző által hitelesíttesse az 1A űrlapot, az Application for Registration and Identification Number kérelmet.
2. Nyújtsa be a kérelmet és a szükséges mellékleteket a Division of Charitable Gaming részére.
3. Várja meg a Commission felülvizsgálatát, valamint az elfogadást vagy elutasítást.
4. Miután a Commission kiadta az azonosítószámot, nyújtsa be a helyi engedélykérelmet az önkormányzatnál.

A Commission szerint a kérelmek feldolgozása általában 8-10 hetet vesz igénybe, ezért a szervezeteknek nem érdemes az utolsó pillanatra hagyniuk a folyamatot.

Gyakran szükséges dokumentumok

A Commission olyan dokumentumokat kérhet, amelyek igazolják a szervezet felépítését, vezetését és pénzügyi múltját. Gyakran kért iratok például:

• Alapító okirat és alapszabály, ha a szervezet jogi személy
• Alkotmány és alapszabály, ha a szervezet nem jogi személy
• A szervezet okirata vagy alapító okmánya
• Az irányító testület tagjainak neve és tisztsége
• A jelenlegi tagok neve
• Az előző év költségeinek listája, beleértve a jótékonysági kifizetéseket
• A legutóbbi főkönyv vagy az IRS 990, 990-EZ vagy 990-N nyomtatvány és a kapcsolódó mellékletek
• IRS adómentességi határozat, ha alkalmazandó

Itt válik fontossá a rendezett szervezeti dokumentáció. Ha az iratok ellentmondásosak, elavultak vagy nehezen találhatók meg, a benyújtási folyamat gyorsan lelassul.

2. lépés: Kérelmezze az önkormányzati engedélyt

A Commission azonosítószáma nem a végső jóváhagyás. New York a tényleges eseményhez önkormányzati engedélyt is előír.

Ez azt jelenti, hogy annak az önkormányzatnak, ahol a szervezet székhelye található vagy ahol az eseményt megtartják, felül kell vizsgálnia és ki kell adnia a megfelelő engedélyt. Más szóval: a Commission beviszi a szervezetet a rendszerbe, de a helyi önkormányzat adja meg az operatív felhatalmazást az esemény lebonyolítására.

Mivel a helyi eljárások eltérhetnek, a szervezeteknek meg kell erősíteniük a benyújtási határidőket, az önkormányzati űrlapokat és az esetleges helyi rendeleteket, mielőtt azt feltételeznék, hogy az esemény jóváhagyott.

New York-i bingo engedély alapjai

A bingo New Yorkban az egyik leginkább szabályozott jótékonysági szerencsejáték-forma.

Fő szabályok bingóra

• Az önkormányzatok egyéves bingo engedélyt adnak ki
• A bingo engedély díja alkalmonként 18,75 USD, amelyet az önkormányzatnak kell megfizetni
• Bingo csak olyan önkormányzatban tartható, ahol helyi bingo törvény vagy rendelet van érvényben
• A bingo negyedévente legfeljebb 18 napra korlátozott
• Az egyetlen nyeremény maximuma 5 000 USD
• Az alkalmonkénti maximális nyeremény 15 000 USD

Bingo benyújtási lépések

A szervezeteknek általában a következőket kell tenniük:

• Az 1A űrlap benyújtása a bingo azonosítószám megszerzéséhez
• Bingo engedély kérelmezése a BC-2, BC-2A és BC-2B űrlapokkal
• Az önkormányzat általi jogosultsági vizsgálat és a BC-5 űrlap kiállítása jóváhagyás esetén
• A BC-7 űrlap benyújtása minden bingo ülés után 7 napon belül
• A BC-7Q űrlap benyújtása 15 napon belül annak a negyedévnek a lezárását követően, amelyben bingo zajlott
• További licencdíj megfizetése, amely a jelentett nettó bevétel 3%-ának felel meg, ha van ilyen

A bingóra személyzeti és részvételi szabályok is vonatkoznak. A 18 év alattiak jelen lehetnek, de nem játszhatnak bingót, míg a 16 és 18 év közöttiek nem játék jellegű feladatokat végezhetnek, például büfé, takarítás, karbantartás és helyszín-előkészítés.

Ha a szervezet ismétlődő adománygyűjtésként fontolgatja a bingót, a jelentési naptárat az első játék előtt el kell készíteni. A negyedéves és ülésenkénti bejelentések könnyen elmaradhatnak, ha az eseménycsapat nem osztja ki előre a felelősségeket.

New York-i tombola engedély alapjai

A tombolák végrehajtása gyakran egyszerűbb, mint a bingos játékoké, de a megfelelőségi szabályok itt is lényegesek.

A legfontosabb küszöb az elvárt nettó bevétel:

• Ha az elvárt nettó bevétel kevesebb mint 5 000 USD, a szervezetnek nem kell regisztrálnia a Commissionnél
• Ha az elvárt nettó bevétel évi 5 000 és 29 999 USD között van, a szervezet a 1B kategóriába tartozik
• Ha a szervezet legalább 30 000 USD bevételt érhet el, az 1A kategória követelményeit kell követnie

Tombola benyújtási és díjszabályok

Az 1A kategóriájú tombolák esetén a szervezetnek általában a következőket kell teljesítenie:

• A GC-2, GC-2A és GC-2B űrlapok benyújtása
• 25 USD éves engedélydíj megfizetése az önkormányzati hivatalnok részére
• A Games of Chance License, GC-5 űrlap megszerzése az önkormányzattól
• A GC-7R űrlap benyújtása az önkormányzati hivatalnokhoz és a Commissionhöz a következő év január 30-ig
• További önkormányzati licencdíj megfizetése, amely a 30 000 USD feletti nettó nyereség 2%-ának felel meg, ha alkalmazandó

Az 1B kategóriájú tombolák esetén a szervezet általában a GCVS-1 űrlapot nyújtja be az önkormányzati hivatalnokhoz és a Commissionhöz annak igazolására, hogy az éves elvárt nettó bevétel mely kategóriába tartozik.

Ha a tényleges nettó bevétel magasabb lesz a vártnál, a szervezetnek a magasabb kategóriára vonatkozó benyújtási utasításokat kell követnie. Ezért fontos a reális pénzügyi tervezés még a jegyek értékesítése előtt.

New York internetes vagy mobileszközön történő tombolasorsolást is engedélyez, de ehhez a szervezetnek külön Commission-jóváhagyást kell beszereznie, mielőtt elindulna.

Bell jar játékok és a jótékonysági szerencsejáték egyéb formái

A bell jar játékok szintén a Commission és az önkormányzat szabályozása alá tartoznak. Azoknak a szervezeteknek, amelyek bell jar jegyeket értékesítenek, speciális licenc- és jelentési szabályokat kell követniük, és a jelenlegi licenccel rendelkező szervezetek a Commission online portálját is használhatják bizonyos negyedéves bejelentésekhez.

A kaszinóestek szintén szabályozott jótékonysági szerencsejáték-formák New Yorkban. Mivel a szabályok eltérhetnek a bingo és a tombolák szabályaitól, a szervezeteknek az esemény népszerűsítése előtt meg kell erősíteniük az aktuális követelményeket.

Bármely jótékonysági szerencsejáték-esemény tervezésekor ne feltételezze, hogy egyetlen engedély minden játéktípust lefed. Először erősítse meg a pontos eseményformátumot, majd ahhoz igazítsa a benyújtási folyamatot.

Jelentés, nyilvántartás és a bevétel felhasználása

New York elvárja, hogy a jótékonysági szerencsejátékból származó bevételek a felhatalmazott szervezet jogszerű céljait szolgálják. Ez azt jelenti, hogy a szervezetnek világos nyilvántartást kell vezetnie a bevételekről és a kiadásokról is.

A jó megfelelőségi nyilvántartás általában a következőket tartalmazza:

• Az összes engedély és azonosítószám másolata
• Ülésnaplók és jelenléti nyilvántartások
• A benyújtott űrlapok és az önkormányzati átvételek másolatai
• Tag- és munkavállalói listák
• Banki kivonatok és könyvelési jelentések
• Annak dokumentációja, hogyan használták fel a bevételt

A Commission azt is megjegyzi, hogy az engedélyeket ki kell függeszteni ott, ahol a játékokat tartják. Ez apró részletnek tűnhet, de a megfelelőségi kötelezettségek része, és az esemény előkészítési ellenőrzőlistába be kell építeni.

Olyan költségek, amelyekre figyelni kellhet

Egyes szerencsejátékhoz kapcsolódó költségek közvetlenül az eseményhez köthetők, és jelentést igényelhetnek, például:

• Eszközbérlés vagy eszközvásárlás
• Asztal- és székbérlés
• Engedéllyel rendelkező bérbeadó díja
• Takarítási vagy biztonsági szolgáltatások
• A szükséges szerencsejáték-űrlapok elkészítése és a könyvelés
• Reklám és egyéb működési költségek

Mivel a további licencdíjak és jelentési szabályok játéktípustól függően eltérhetnek, a szervezeteknek meg kell győződniük arról, hogy az adott eseményhez a megfelelő űrlapokat használják, és nem keverik a bingo és a games of chance jelentési kötelezettségeit.

Gyakori megfelelőségi hibák

Sok szervezet ugyanazokba az elkerülhető hibákba ütközik:

• Az esemény időzítése a két jóváhagyás megszerzése előtt
• Annak feltételezése, hogy a Commission jóváhagyása önmagában elegendő
• A játéktípushoz nem megfelelő űrlapcsomag használata
• Ülés-, negyedéves vagy éves határidők elmulasztása
• Annak elmulasztása, hogy az önkormányzat megalkotta-e a szükséges helyi rendeletet
• Tombolajegyek online értékesítése vagy hirdetése a szükséges jóváhagyás nélkül
• Elavult irányító dokumentumok vagy tagsági listák

Ezeket a problémákat általában nem rossz szándék okozza. Inkább abból adódnak, hogy a fundraiserre egyetlen esteként tekintenek, nem pedig szabályozott megfelelőségi folyamatként.

Hogyan segíthet a Zenind az előkészítésben

A Zenind üzleti alapításra és folyamatos megfelelőségi szervezésre készült, ami hasznos, ha a jótékonysági tevékenység rendezett nyilvántartáson és világos szervezeti struktúrán múlik. Ha a szervezet még csak most alakítja ki azt a jogi entitást, amely a fundraiserért felel majd, a formation dokumentumok rendszerezése később időt takaríthat meg.

Egy praktikus munkafolyamat a következő:

1. A formation dokumentumok és az alapszabály rendezése
2. Az irányító testület és a jelenlegi tagsági lista megerősítése
3. A Commission ID kérelmi csomag összeállítása
4. Az önkormányzati engedély kérelmezése
5. Az esemény utáni jelentési határidők nyomon követése

Az ilyen struktúra csökkenti a benyújtási késedelmeket, és segít megelőzni az elkerülhető hibákat.

Végső tanulság

A New York állami jótékonysági szerencsejáték-engedély valójában egy többlépcsős jóváhagyási folyamat. A legtöbb szervezetnek Commission azonosítószámra, önkormányzati engedélyre és fegyelmezett utólagos jelentésre van szüksége. A pontos űrlapok attól függenek, hogy bingo, tombola, bell jar játék vagy más szabályozott jótékonysági játék zajlik.

Ha előre tervez, rendezetten tartja a nyilvántartásait, és a benyújtási folyamatot a játéktípushoz igazítja, a New York-i jótékonysági szerencsejáték kezelhetővé válik. A valódi kockázat nem maga az esemény. Az a gond, ha az eseményt már az elején nem megfelelőségi folyamatként kezeli.