Licencia de juegos benéficos en Nueva York: una guía práctica de cumplimiento para organizaciones sin fines de lucro

Los juegos benéficos en Nueva York pueden ser una herramienta confiable de recaudación de fondos, pero no son una recaudación casual. El estado trata el bingo, las rifas, los juegos de jarrón de billetes y las noches de casino como actividades reguladas con requisitos específicos de licencia, presentación y reporte. Si su organización quiere realizar uno de estos eventos, la opción más segura es planear los pasos de cumplimiento antes de fijar una fecha, vender un boleto o imprimir un anuncio.

Para muchas organizaciones, el proceso comienza con un número de identificación de la Comisión y termina con una licencia municipal. Entre esos dos pasos, es posible que necesite reunir documentos de gobierno corporativo, demostrar la antigüedad de la organización, confirmar la autorización local y preparar el registro continuo. Eso convierte a los juegos benéficos en Nueva York en un proyecto de cumplimiento tanto como en un evento de recaudación.

Qué abarcan los juegos benéficos en Nueva York

Nueva York regula varios formatos comunes de recaudación benéfica bajo sus reglas de juegos benéficos:

• Bingo
• Juegos de jarrón de billetes
• Rifas
• Noches de casino, también llamadas noches estilo Las Vegas

Cada categoría tiene sus propios formularios, fechas límite y reglas operativas. Una licencia para un tipo de evento no autoriza automáticamente otro. Si su organización planea diversificar sus actividades de recaudación, debe revisar cada juego por separado.

El principio básico es simple: solo las organizaciones autorizadas pueden realizar juegos benéficos, y los ingresos deben utilizarse para fines legales de la organización.

Quién puede realizar juegos benéficos

Nueva York espera que la organización que solicita la licencia sea una organización benéfica legítima o una organización autorizada. En la práctica, eso normalmente significa que la organización debe poder demostrar lo siguiente:

• Ha existido durante al menos un año
• Mantiene actualizados sus listados de miembros
• Tiene en orden sus documentos de gobierno y registros
• Puede mostrar cómo se manejaron y gastaron fondos anteriores
• Utilizará los ingresos de los juegos para fines legales

El estado también limita quién puede operar los juegos. Por lo general, se espera que colaboren miembros auténticos de la organización con licencia, o miembros de sus grupos auxiliares o afiliados, en el bingo y los juegos de azar.

Paso 1: Obtenga el número de identificación de la Comisión

Antes de que la mayoría de los municipios emita una licencia, el Estado de Nueva York requiere un número de identificación de Juegos de Azar y/o Bingo de la Comisión de Juego.

El proceso básico es el siguiente:

1. Completar y notarizar el Formulario 1A, Solicitud de registro y número de identificación.
2. Presentar la solicitud y los documentos de respaldo requeridos ante la División de Juegos Benéficos.
3. Esperar la revisión de la Comisión y su aprobación o rechazo.
4. Después de que la Comisión emita el número de identificación, solicitar la licencia local ante el municipio.

La Comisión indica que las solicitudes normalmente tardan entre 8 y 10 semanas en procesarse, por lo que las organizaciones no deben esperar hasta el último momento.

Documentos que comúnmente se requieren

La Comisión solicita documentación que demuestre la estructura, el liderazgo y el historial financiero de la organización. Los elementos que se solicitan con frecuencia incluyen:

• Acta constitutiva y estatutos, si la organización está constituida
• Constitución y estatutos, si la organización no está constituida
• Carta constitutiva de la organización
• Nombres y cargos de los miembros del órgano de gobierno
• Nombres de los miembros actuales
• Una lista de gastos del año anterior, incluidas las distribuciones benéficas
• El libro mayor general más reciente o el Formulario 990, 990-EZ o 990-N del IRS y sus anexos de respaldo
• Carta de determinación de exención fiscal del IRS, si aplica

Aquí es donde los registros corporativos ordenados marcan la diferencia. Si sus documentos son inconsistentes, están desactualizados o son difíciles de localizar, el proceso de presentación se retrasa rápidamente.

Paso 2: Solicite la licencia municipal

El número de identificación de la Comisión no es la aprobación final. Nueva York también requiere una licencia municipal para el evento real.

Eso significa que el municipio donde la organización está domiciliada o donde se llevará a cabo el evento debe revisar y emitir la licencia aplicable. En otras palabras, la Comisión lo incorpora al sistema, pero el municipio local le da el permiso operativo para realizar el evento.

Como los procedimientos locales pueden variar, las organizaciones deben confirmar las fechas límite de presentación, los formularios municipales y cualquier ordenanza local antes de asumir que el evento ya fue aprobado.

Aspectos básicos de la licencia de bingo en Nueva York

El bingo es uno de los formatos de juegos benéficos más estructurados en Nueva York.

Reglas clave del bingo

• Los municipios emiten licencias de bingo por un año
• La tarifa de la licencia de bingo es de 18.75 dólares por ocasión, pagaderos al municipio
• El bingo solo puede realizarse en un municipio que tenga una ley u ordenanza local de bingo
• El bingo está limitado a 18 días por trimestre
• El premio máximo por premio individual es de 5,000 dólares
• El premio máximo por ocasión es de 15,000 dólares

Pasos para presentar el bingo

Por lo general, las organizaciones deben:

• Presentar el Formulario 1A para obtener el número de identificación de bingo
• Solicitar la licencia de bingo con los Formularios BC-2, BC-2A y BC-2B
• Hacer que el municipio revise la elegibilidad y emita el Formulario BC-5, si se aprueba
• Presentar el Formulario BC-7 dentro de los 7 días posteriores a cada sesión de bingo
• Presentar el Formulario BC-7Q dentro de los 15 días posteriores al final de cualquier trimestre en el que se haya realizado bingo
• Pagar una tarifa adicional de licencia igual al 3% de los ingresos netos reportados, si corresponde

El bingo también tiene reglas sobre personal y participación. Las personas menores de 18 años pueden asistir, pero no pueden jugar bingo, mientras que las personas entre 16 y 18 años pueden realizar tareas no relacionadas con el juego, como concesiones, limpieza, mantenimiento y preparación del lugar.

Si su organización considera el bingo como una recaudación recurrente, establezca el calendario de reportes antes de programar el primer juego. Los formularios trimestrales y por sesión son fáciles de pasar por alto si el equipo del evento no asigna responsabilidades desde el inicio.

Aspectos básicos de la licencia de rifa en Nueva York

Las rifas suelen ser más sencillas de ejecutar que el bingo, pero aun así las reglas de cumplimiento importan.

El umbral más importante es el ingreso neto esperado:

• Si los ingresos netos esperados son menores de 5,000 dólares, la organización no necesita registrarse ante la Comisión
• Si los ingresos netos esperados están entre 5,000 y 29,999 dólares por año calendario, la organización entra en la Categoría 1B
• Si la organización puede generar 30,000 dólares o más, debe seguir los requisitos de la Categoría 1A

Reglas de presentación y tarifas para rifas

Para las rifas de Categoría 1A, la organización generalmente debe:

• Presentar los Formularios GC-2, GC-2A y GC-2B
• Pagar una tarifa anual de licencia de 25 dólares al secretario municipal
• Obtener la Licencia Municipal de Juegos de Azar, Formulario GC-5
• Presentar el Formulario GC-7R ante el secretario municipal y la Comisión antes del 30 de enero del año siguiente
• Pagar una tarifa municipal adicional de licencia equivalente al 2% de las utilidades netas superiores a 30,000 dólares, si aplica

Para las rifas de Categoría 1B, la organización generalmente presenta el Formulario GCVS-1 ante el secretario municipal y la Comisión para certificar el rango esperado de ingresos netos anuales.

Si los ingresos netos reales resultan más altos de lo esperado, la organización debe seguir las instrucciones de presentación de la categoría superior. Por eso es importante hacer una proyección financiera realista antes de vender boletos.

Nueva York también permite la venta de rifas por internet o mediante dispositivos móviles, pero eso requiere una aprobación separada de la Comisión antes de que la organización pueda proceder.

Juegos de jarrón de billetes y otras formas de juegos benéficos

Los juegos de jarrón de billetes también están regulados por la Comisión y el municipio. Las organizaciones que venden boletos de jarrón de billetes deben seguir reglas específicas de licencia y reporte, y las organizaciones actualmente con licencia pueden usar el portal en línea de la Comisión para ciertas presentaciones trimestrales.

Las noches de casino son otro formato regulado de juegos benéficos en Nueva York. Como las reglas pueden diferir del bingo y las rifas, las organizaciones deben confirmar los requisitos vigentes antes de promocionar el evento.

Al planear cualquier evento de juegos benéficos, no suponga que un solo permiso cubre todos los tipos de juego. Primero confirme el formato exacto del evento y luego adapte el proceso de presentación a ese formato.

Reportes, registros y uso de los ingresos

Nueva York espera que los ingresos de los juegos benéficos apoyen los fines legales de la organización autorizada. Eso significa que la organización debe mantener registros claros tanto de los ingresos como de los gastos.

Un buen registro de cumplimiento normalmente incluye:

• Copias de todas las licencias y números de identificación
• Registros de sesiones y listas de asistencia
• Copias de los formularios presentados y recibos municipales
• Listas de miembros y trabajadores
• Registros bancarios e informes contables
• Registros que muestren cómo se gastaron los ingresos

La Comisión también señala que las licencias deben exhibirse donde se realizan los juegos. Es un detalle pequeño, pero forma parte de la carga de cumplimiento y debe incluirse en la lista de verificación de preparación del evento.

Gastos que pueden requerir atención

Algunos gastos relacionados con el juego pueden estar directamente vinculados al evento y requerir reportes, incluidos:

• Renta o compra de equipo
• Renta de mesas y sillas
• Renta a un arrendador con licencia
• Servicios de limpieza o seguridad
• Preparación de los formularios de juego requeridos y contabilidad
• Publicidad y otros costos operativos

Como las tarifas adicionales de licencia y las reglas de reporte pueden variar según el tipo de juego, las organizaciones deben asegurarse de usar los formularios correctos para cada evento y no mezclar los reportes de bingo con los de juegos de azar.

Errores comunes de cumplimiento

Muchas organizaciones enfrentan problemas por los mismos errores evitables:

• Programar un evento antes de tener ambas aprobaciones
• Suponer que la aprobación de la Comisión por sí sola es suficiente
• Usar el conjunto incorrecto de formularios para el tipo de juego
• Omitir fechas límite de presentación por sesión, trimestrales o anuales
• No confirmar que el municipio haya aprobado la ley local requerida
• Vender o anunciar boletos de rifa en línea sin la aprobación necesaria
• Dejar desactualizados los documentos de gobierno o los listados de miembros

Estos problemas normalmente no se deben a mala intención. Ocurren cuando una recaudación se trata como un evento de una sola noche en lugar de un proceso regulado de cumplimiento.

Cómo Zenind puede ayudar con el trabajo de preparación

Zenind está diseñado para la formación de empresas y la organización continua del cumplimiento, lo cual es útil cuando su actividad benéfica depende de registros limpios y de una estructura corporativa clara. Si su organización todavía está formando la entidad legal que operará la recaudación, mantener organizado el expediente de formación puede ahorrar tiempo más adelante.

Un flujo de trabajo práctico se ve así:

1. Organizar los documentos de formación y los estatutos
2. Confirmar el órgano de gobierno y el listado actual de miembros
3. Reunir el paquete de solicitud del ID de la Comisión
4. Solicitar la licencia municipal
5. Dar seguimiento a las fechas límite de reporte posteriores al evento

Ese tipo de estructura reduce retrasos de presentación y ayuda a prevenir errores evitables.

Conclusión final

Una licencia de juegos benéficos en Nueva York realmente es un proceso de aprobación en capas. La mayoría de las organizaciones necesita un número de identificación de la Comisión, una licencia municipal y reportes disciplinados después del evento. Los formularios exactos dependen de si está organizando bingo, rifas, juegos de jarrón de billetes u otro juego benéfico regulado.

Si planea con anticipación, mantiene sus registros organizados y adapta el proceso de presentación al tipo de juego, los juegos benéficos en Nueva York se vuelven manejables. El verdadero riesgo no es el evento en sí. Es no tratarlo como un proceso de cumplimiento desde el principio.