Newyorská licencia pre charitatívne hazardné hry: Praktický sprievodca súladom pre neziskové organizácie

Charitatívne hazardné hry v New Yorku môžu byť spoľahlivým nástrojom získavania finančných prostriedkov, ale nejde o bežné dobrovoľnícke podujatie. Štát považuje bingo, tomboly, bell jar hry a casino nights za regulované činnosti so špecifickými požiadavkami na licencie, podania a vykazovanie. Ak chce vaša organizácia usporiadať jedno z týchto podujatí, najbezpečnejší prístup je naplánovať kroky súladu ešte pred stanovením dátumu, predajom lístka alebo vytlačením reklamy.

Pre mnohé organizácie proces začína identifikačným číslom komisie a končí mestskou licenciou. Medzi týmito dvoma krokmi možno budete musieť zhromaždiť zakladateľské dokumenty, preukázať históriu organizácie, potvrdiť miestne oprávnenie a pripraviť sa na priebežné vedenie záznamov. To robí z charitatívnych hazardných hier v New Yorku skôr projekt súladu než len podujatie na získavanie financií.

Čo zahŕňajú charitatívne hazardné hry v New Yorku

New York upravuje niekoľko bežných foriem charitatívneho fundraisingu v rámci svojich pravidiel pre charitatívne hazardné hry:

• Bingo
• Bell jar hry
• Tomboly
• Casino nights, nazývané aj Las Vegas nights

Každá kategória má vlastné formuláre, termíny a prevádzkové pravidlá. Licencia pre jeden typ podujatia vás automaticky neoprávňuje na iný typ. Ak vaša organizácia plánuje diverzifikovať fundraisingové aktivity, mali by ste si samostatne preveriť každú hru.

Základný princíp je jednoduchý: charitatívne hazardné hry môžu organizovať iba oprávnené organizácie a výnosy sa musia použiť na zákonné účely organizácie.

Kto môže charitatívne hazardné hry organizovať

New York očakáva, že organizácia žiadajúca o licenciu bude skutočne charitatívnou alebo oprávnenou organizáciou. V praxi to zvyčajne znamená, že organizácia by mala vedieť preukázať:

• že existuje aspoň jeden rok
• že vedie aktuálne zoznamy členov
• že má v poriadku zakladateľské dokumenty a záznamy
• že vie preukázať, ako boli naložené s predchádzajúcimi prostriedkami a na čo boli použité
• že výnosy z hazardných hier využije na zákonné účely

Štát zároveň obmedzuje, kto môže hry prevádzkovať. Pri bingo a hrách o šťastí sa spravidla očakáva, že pomáhať budú riadni členovia licencovanej organizácie alebo členovia jej pomocných či pridružených skupín.

Krok 1: Získanie identifikačného čísla komisie

Predtým, než väčšina obcí vydá licenciu, štát New York vyžaduje identifikačné číslo pre Games of Chance a/alebo Bingo od Gaming Commission.

Základný postup je nasledovný:

1. Vyplňte a dajte úradne overiť Form 1A, teda Application for Registration and Identification Number.
2. Podajte žiadosť a požadované podporné dokumenty na Division of Charitable Gaming.
3. Počkajte na preskúmanie komisiou a na schválenie alebo zamietnutie.
4. Po vydaní identifikačného čísla komisiou požiadajte o miestnu licenciu na príslušnej obci.

Komisia uvádza, že spracovanie žiadostí zvyčajne trvá 8 až 10 týždňov, preto by organizácie nemali čakať do poslednej chvíle.

Bežne požadované dokumenty

Komisia žiada dokumentáciu, ktorá preukazuje štruktúru organizácie, vedenie a finančnú históriu. Medzi bežne požadované položky patria:

• zakladateľská listina a stanovy, ak je organizácia zapísaná
• ústava a stanovy, ak organizácia nie je zapísaná
• charta organizácie
• mená a funkcie členov riadiaceho orgánu
• mená aktuálnych členov
• zoznam výdavkov za predchádzajúci rok vrátane charitatívnych príspevkov
• posledná hlavná účtovná kniha alebo IRS Form 990, 990-EZ, alebo 990-N a podporné prílohy
• rozhodnutie IRS o oslobodení od dane, ak je relevantné

Práve tu rozhoduje poriadok v záznamoch subjektu. Ak sú vaše dokumenty nejednotné, neaktuálne alebo sa ťažko hľadajú, podanie sa rýchlo spomalí.

Krok 2: Žiadosť o mestskú licenciu

Identifikačné číslo komisie nie je konečné schválenie. New York tiež vyžaduje mestskú licenciu pre samotné podujatie.

To znamená, že obec, v ktorej je organizácia domicilovaná alebo v ktorej sa podujatie uskutoční, musí príslušnú licenciu preskúmať a vydať. Inými slovami, komisia vás dostane do systému, ale miestna obec vám dá prevádzkové povolenie na uskutočnenie podujatia.

Keďže miestne postupy sa môžu líšiť, organizácie by si mali predpoklady na podanie, miestne formuláre a prípadné miestne nariadenia overiť skôr, než budú považovať podujatie za schválené.

Základné informácie o bingo licencii v New Yorku

Bingo je jednou z najviac štruktúrovaných foriem charitatívnych hazardných hier v New Yorku.

Kľúčové pravidlá pre bingo

• Obce vydávajú bingo licencie na jeden rok
• Poplatok za bingo licenciu je 18,75 USD za príležitosť, splatný obci
• Bingo sa môže konať iba v obci, ktorá má miestny zákon alebo nariadenie pre bingo
• Bingo je obmedzené na 18 dní za štvrťrok
• Maximálna jednorazová výhra je 5 000 USD
• Maximálna výhra za jedno podujatie je 15 000 USD

Kroky pri podaní pre bingo

Organizácie zvyčajne potrebujú:

• podať Form 1A na získanie bingo identifikačného čísla
• požiadať o bingo licenciu prostredníctvom formulárov BC-2, BC-2A a BC-2B
• nechať obec preskúmať oprávnenosť a v prípade schválenia vydať Form BC-5
• podať Form BC-7 do 7 dní po každej bingo session
• podať Form BC-7Q do 15 dní po skončení každého štvrťroka, v ktorom sa bingo konalo
• zaplatiť dodatočný licenčný poplatok vo výške 3 % z vykázaných čistých výnosov, ak existujú

Bingo má aj pravidlá pre personálne zabezpečenie a účasť. Osoby mladšie ako 18 rokov sa môžu zúčastniť, ale nesmú bingo hrať, zatiaľ čo osoby vo veku 16 až 18 rokov môžu vykonávať nehernú prácu, napríklad obsluhu predaja občerstvenia, upratovanie, údržbu a prípravu priestoru.

Ak vaša organizácia uvažuje o bingu ako o opakovanom zdroji príjmov, vytvorte si kalendár vykazovania ešte pred naplánovaním prvej hry. Štvrťročné a po-session podania sa dajú ľahko prehliadnuť, ak tím zodpovedný za podujatie nepridelí vlastníctvo včas.

Základné informácie o licencii na tombolu v New Yorku

Tomboly sa často realizujú jednoduchšie než bingo, ale pravidlá súladu sú stále dôležité.

Najdôležitejším prahom sú očakávané čisté výnosy:

• Ak sú očakávané čisté výnosy nižšie ako 5 000 USD, organizácia sa nemusí registrovať na Komisii
• Ak sú očakávané čisté výnosy medzi 5 000 USD a 29 999 USD za kalendárny rok, organizácia spadá do kategórie 1B
• Ak organizácia môže dosiahnuť 30 000 USD alebo viac, musí dodržať požiadavky kategórie 1A

Pravidlá podania a poplatkov pre tomboly

Pri tombolách kategórie 1A musí organizácia spravidla:

• podať Formy GC-2, GC-2A a GC-2B
• zaplatiť ročný licenčný poplatok 25 USD mestskému úradníkovi
• získať mestskú Games of Chance License, Form GC-5
• podať Form GC-7R mestskému úradníkovi a Komisii do 30. januára nasledujúceho roka
• zaplatiť dodatočný mestský licenčný poplatok vo výške 2 % z čistého zisku nad 30 000 USD, ak sa uplatňuje

Pri tombolách kategórie 1B organizácia spravidla podáva Form GCVS-1 mestskému úradníkovi a Komisii, aby potvrdila očakávaný ročný rozsah čistých výnosov.

Ak sa skutočné čisté výnosy nakoniec ukážu vyššie, než sa očakávalo, organizácia musí postupovať podľa podaní pre vyššiu kategóriu. Preto je pred predajom lístkov dôležité realisticky plánovať financie.

New York tiež umožňuje predaj tombolových lístkov cez internet alebo mobilné zariadenia, ale tie vyžadujú samostatné schválenie komisiou pred začatím.

Bell jar hry a iné formy charitatívnych hazardných hier

Bell jar hry sú tiež regulované komisiou aj obcou. Organizácie, ktoré predávajú lístky do bell jar hier, musia dodržiavať špecifické licenčné a vykazovacie pravidlá a aktuálne licencované organizácie môžu na určité štvrťročné podania používať online portál komisie.

Casino nights sú ďalšou regulovanou formou charitatívnych hazardných hier v New Yorku. Keďže pravidlá sa môžu líšiť od binga a tomboly, organizácie by si mali pred propagáciou podujatia overiť aktuálne požiadavky.

Pri plánovaní akéhokoľvek charitatívneho hazardného podujatia nepredpokladajte, že jedno povolenie pokrýva všetky typy hier. Najprv potvrďte presný formát podujatia a potom prispôsobte proces podania tomuto formátu.

Vykazovanie, záznamy a použitie výnosov

New York očakáva, že výnosy z charitatívnych hazardných hier budú podporovať zákonné účely oprávnenej organizácie. To znamená, že organizácia musí viesť prehľadné záznamy o príjmoch aj výdavkoch.

Dobré záznamy o súlade zvyčajne zahŕňajú:

• kópie všetkých licencií a identifikačných čísel
• záznamy o sessions a dochádzke
• kópie podaných formulárov a obecných potvrdení
• zoznamy členov a pracovníkov
• bankové záznamy a účtovné výkazy
• záznamy o tom, ako boli výnosy použité

Komisia tiež uvádza, že licencie musia byť vystavené na mieste, kde sa hry konajú. Je to drobný detail, ale patrí k povinnostiam súladu a mal by byť súčasťou kontrolného zoznamu pri príprave podujatia.

Výdavky, ktoré si môžu vyžadovať pozornosť

Niektoré výdavky súvisiace s hrami môžu priamo súvisieť s podujatím a vyžadovať vykázanie, vrátane:

• prenájmu alebo kúpy vybavenia
• prenájmu stolov a stoličiek
• nájmu licencovaného prenajímateľa
• upratovacích alebo bezpečnostných služieb
• prípravy požadovaných herných formulárov a účtovníctva
• reklamy a iných prevádzkových nákladov

Keďže dodatočné licenčné poplatky a pravidlá vykazovania sa môžu líšiť podľa typu hry, organizácie by si mali overiť, že používajú správne formuláre pre každé podujatie a nemiešajú vykazovanie pre bingo a hry o šťastie.

Bežné chyby v súlade

Mnohé organizácie sa dostanú do problémov kvôli rovnakým, no predvídateľným chybám:

• naplánovanie podujatia pred získaním oboch povolení
• predpoklad, že stačí len schválenie komisie
• použitie nesprávnej sady formulárov pre typ hry
• zmeškanie termínov pre session, štvrťročné alebo ročné podania
• neoverenie, či obec prijala požadovaný miestny zákon
• predaj alebo propagácia tombolových lístkov online bez požadovaného schválenia
• zastarané riadiace dokumenty alebo zoznamy členov

Tieto problémy zvyčajne nevznikajú zo zlého úmyslu. Objavujú sa vtedy, keď sa fundraiser berie ako jednorazové podujatie namiesto regulovaného procesu súladu.

Ako môže Zenind pomôcť s prípravou

Zenind je určený na zakladanie podnikov a priebežnú organizáciu súladu, čo je užitočné, keď charitatívna aktivita závisí od čistých záznamov a jasnej štruktúry subjektu. Ak vaša organizácia ešte len zakladá právny subjekt, ktorý bude fundraiser prevádzkovať, udržiavanie zakladateľskej dokumentácie v poriadku môže neskôr ušetriť čas.

Praktický pracovný postup vyzerá takto:

1. Usporiadajte zakladateľské dokumenty a stanovy
2. Overte riadiaci orgán a aktuálny zoznam členov
3. Pripravte balík žiadosti o identifikačné číslo komisie
4. Požiadajte o mestskú licenciu
5. Sledujte termíny následného vykazovania po podujatí

Takáto štruktúra znižuje oneskorenia pri podávaní a pomáha predchádzať zbytočným chybám.

Záverečné zhrnutie

Licencia na charitatívne hazardné hry v New Yorku je v skutočnosti viacvrstvový schvaľovací proces. Väčšina organizácií potrebuje identifikačné číslo komisie, mestskú licenciu a disciplinované vykazovanie po podujatí. Presné formuláre závisia od toho, či organizujete bingo, tombolu, bell jar hry alebo inú regulovanú charitatívnu hru.

Ak plánujete vopred, udržiavate záznamy v poriadku a prispôsobíte proces podania typu hry, charitatívne hazardné hry v New Yorku sa stávajú zvládnuteľnými. Skutočné riziko nie je samotné podujatie. Je to zlyhanie v tom, že sa na podujatie od začiatku nehľadí ako na proces súladu.