Lisensi Permainan Amal New York: Panduan Kepatuhan Praktis untuk Organisasi Nirlaba

Permainan amal di New York dapat menjadi sarana penggalangan dana yang andal, tetapi ini bukan penggalangan dana biasa. Negara bagian memperlakukan bingo, undian, bell jar games, dan casino nights sebagai kegiatan yang diatur dengan persyaratan lisensi, pengajuan, dan pelaporan yang spesifik. Jika organisasi Anda ingin menyelenggarakan salah satu acara ini, pendekatan paling aman adalah merencanakan langkah kepatuhan sebelum menetapkan tanggal, menjual tiket, atau mencetak iklan.

Bagi banyak organisasi, prosesnya dimulai dengan nomor identifikasi Komisi dan berakhir dengan lisensi dari pemerintah daerah. Di antara dua langkah tersebut, Anda mungkin perlu mengumpulkan dokumen pendirian, membuktikan riwayat organisasi, memastikan otorisasi lokal, dan menyiapkan pencatatan yang berkelanjutan. Itu membuat permainan amal di New York sama banyaknya sebagai proyek kepatuhan seperti halnya acara penggalangan dana.

Apa Saja yang Dicakup Permainan Amal di New York

New York mengatur beberapa format penggalangan dana amal yang umum di bawah aturan permainan amalnya:

• Bingo
• Bell jar games
• Undian
• Casino nights, juga disebut Las Vegas nights

Setiap kategori memiliki formulir, tenggat waktu, dan aturan operasionalnya sendiri. Lisensi untuk satu jenis acara tidak secara otomatis mengizinkan jenis lainnya. Jika organisasi Anda berencana mendiversifikasi aktivitas penggalangan dana, Anda harus meninjau setiap permainan secara terpisah.

Prinsip intinya sederhana: hanya organisasi yang berwenang yang boleh menyelenggarakan permainan amal, dan hasilnya harus digunakan untuk tujuan organisasi yang sah.

Siapa yang Dapat Menyelenggarakan Permainan Amal

New York mengharapkan organisasi yang mengajukan lisensi menjadi organisasi amal atau organisasi yang berwenang secara sah. Dalam praktiknya, itu biasanya berarti organisasi harus dapat menunjukkan:

• Telah berdiri setidaknya selama satu tahun
• Memiliki daftar anggota yang mutakhir
• Memiliki dokumen tata kelola dan catatan yang tertata
• Dapat menunjukkan bagaimana dana sebelumnya dikelola dan dibelanjakan
• Akan menggunakan hasil permainan untuk tujuan yang sah

Negara bagian juga membatasi siapa yang dapat mengoperasikan permainan. Anggota bona fide dari organisasi pemegang lisensi, atau anggota dari kelompok bantu atau afiliasinya, umumnya diharapkan membantu bingo dan permainan kesempatan.

Langkah 1: Dapatkan Nomor Identifikasi Komisi

Sebelum sebagian besar pemerintah daerah akan menerbitkan lisensi, Negara Bagian New York mensyaratkan Nomor Identifikasi Games of Chance dan/atau Bingo dari Gaming Commission.

Proses dasarnya adalah:

1. Lengkapi dan notariskan Formulir 1A, Application for Registration and Identification Number.
2. Ajukan permohonan beserta dokumen pendukung yang dipersyaratkan ke Division of Charitable Gaming.
3. Tunggu peninjauan Komisi dan persetujuan atau penolakan.
4. Setelah Komisi menerbitkan nomor identifikasi, ajukan lisensi lokal ke pemerintah daerah.

Komisi menyatakan bahwa permohonan biasanya memerlukan waktu pemrosesan 8 hingga 10 minggu, jadi organisasi sebaiknya tidak menunggu hingga menit terakhir.

Dokumen yang Umumnya Diperlukan

Komisi meminta dokumentasi yang membuktikan struktur, kepemimpinan, dan riwayat keuangan organisasi. Item yang umum diminta meliputi:

• Akta pendirian dan anggaran dasar, jika organisasi berbadan hukum
• Konstitusi dan anggaran dasar, jika organisasi tidak berbadan hukum
• Piagam organisasi
• Nama dan jabatan anggota badan pengurus
• Nama anggota saat ini
• Daftar pengeluaran tahun sebelumnya, termasuk penyaluran amal
• Buku besar umum terbaru atau IRS Form 990, 990-EZ, atau 990-N beserta jadwal pendukung
• Surat penetapan pengecualian pajak dari IRS, jika berlaku

Di sinilah catatan entitas yang rapi menjadi penting. Jika dokumen Anda tidak konsisten, kedaluwarsa, atau sulit ditemukan, proses pengajuan akan cepat melambat.

Langkah 2: Ajukan Lisensi dari Pemerintah Daerah

Nomor identifikasi Komisi bukanlah persetujuan akhir. New York juga mensyaratkan lisensi dari pemerintah daerah untuk acara yang sebenarnya.

Artinya, pemerintah daerah tempat organisasi berdomisili atau tempat acara akan diselenggarakan harus meninjau dan menerbitkan lisensi yang berlaku. Dengan kata lain, Komisi membawa Anda masuk ke sistem, tetapi pemerintah daerah setempat memberikan izin operasional untuk menjalankan acara tersebut.

Karena prosedur lokal dapat berbeda, organisasi harus memastikan tenggat pengajuan, formulir pemerintah daerah, dan peraturan setempat lainnya sebelum menganggap acara tersebut telah disetujui.

Dasar Lisensi Bingo New York

Bingo adalah salah satu format permainan amal yang paling terstruktur di New York.

Aturan Utama Bingo

• Pemerintah daerah menerbitkan lisensi bingo selama satu tahun
• Biaya lisensi bingo adalah $18.75 per kesempatan, dibayarkan kepada pemerintah daerah
• Bingo hanya boleh diselenggarakan di pemerintah daerah yang memiliki local law atau ordinance bingo
• Bingo dibatasi hingga 18 hari per kuartal
• Hadiah tunggal maksimum adalah $5,000
• Hadiah maksimum per acara adalah $15,000

Langkah Pengajuan Bingo

Organisasi umumnya perlu:

• Mengajukan Formulir 1A untuk mendapatkan nomor identifikasi bingo
• Mengajukan lisensi bingo dengan Formulir BC-2, BC-2A, dan BC-2B
• Meminta pemerintah daerah meninjau kelayakan dan menerbitkan Formulir BC-5 jika disetujui
• Mengajukan Formulir BC-7 dalam 7 hari setelah setiap sesi bingo
• Mengajukan Formulir BC-7Q dalam 15 hari setelah akhir kuartal apa pun di mana bingo diselenggarakan
• Membayar biaya lisensi tambahan sebesar 3% dari laba bersih yang dilaporkan, jika ada

Bingo juga memiliki aturan staf dan partisipasi. Individu di bawah 18 tahun boleh hadir tetapi tidak boleh bermain bingo, sementara individu berusia 16 hingga 18 tahun dapat melakukan tugas nonpermainan seperti konter makanan, pembersihan, pemeliharaan, dan persiapan lokasi.

Jika organisasi Anda mempertimbangkan bingo sebagai penggalangan dana berulang, buat kalender pelaporan sebelum permainan pertama dijadwalkan. Pengajuan per sesi dan per kuartal mudah terlewat jika tim acara tidak menetapkan penanggung jawab sejak awal.

Dasar Lisensi Undian New York

Undian sering kali lebih mudah dijalankan dibandingkan bingo, tetapi aturan kepatuhannya tetap penting.

Ambang batas terpenting adalah perkiraan hasil bersih:

• Jika perkiraan hasil bersih kurang dari $5,000, organisasi tidak perlu mendaftar ke Komisi
• Jika perkiraan hasil bersih antara $5,000 dan $29,999 per tahun kalender, organisasi termasuk Kategori 1B
• Jika organisasi dapat menghasilkan $30,000 atau lebih, organisasi harus mengikuti persyaratan Kategori 1A

Aturan Pengajuan dan Biaya Undian

Untuk undian Kategori 1A, organisasi umumnya harus:

• Mengajukan Formulir GC-2, GC-2A, dan GC-2B
• Membayar biaya lisensi tahunan sebesar $25 kepada panitera pemerintah daerah
• Memperoleh Lisensi Games of Chance dari pemerintah daerah, Formulir GC-5
• Mengajukan Formulir GC-7R kepada panitera pemerintah daerah dan Komisi paling lambat 30 Januari tahun berikutnya
• Membayar biaya lisensi tambahan kepada pemerintah daerah sebesar 2% dari laba bersih di atas $30,000, jika berlaku

Untuk undian Kategori 1B, organisasi umumnya mengajukan Formulir GCVS-1 kepada panitera pemerintah daerah dan Komisi untuk mengesahkan kisaran perkiraan hasil bersih tahunan.

Jika hasil bersih aktual ternyata lebih tinggi dari perkiraan, organisasi harus mengikuti petunjuk pengajuan untuk kategori yang lebih tinggi. Itu membuat peramalan keuangan yang realistis menjadi penting sebelum tiket dijual.

New York juga mengizinkan penjualan undian melalui internet atau perangkat seluler, tetapi hal itu memerlukan persetujuan terpisah dari Komisi sebelum organisasi dapat melanjutkan.

Bell Jar Games dan Bentuk Lain Permainan Amal

Bell jar games juga diatur oleh Komisi dan pemerintah daerah. Organisasi yang menjual tiket bell jar harus mengikuti aturan lisensi dan pelaporan yang spesifik, dan organisasi yang telah memiliki lisensi saat ini dapat menggunakan portal online Komisi untuk pengajuan kuartalan tertentu.

Casino nights adalah format permainan amal lain yang diatur di New York. Karena aturannya dapat berbeda dari bingo dan undian, organisasi harus memastikan persyaratan terkini sebelum mempromosikan acara.

Saat merencanakan acara permainan amal apa pun, jangan berasumsi satu izin mencakup semua jenis permainan. Konfirmasikan format acara yang tepat terlebih dahulu, lalu sesuaikan proses pengajuan dengan format tersebut.

Pelaporan, Catatan, dan Penggunaan Hasil

New York mengharapkan hasil permainan amal mendukung tujuan sah dari organisasi yang berwenang. Itu berarti organisasi harus menyimpan catatan yang jelas atas pendapatan dan pengeluaran.

Catatan kepatuhan yang baik biasanya mencakup:

• Salinan semua lisensi dan nomor identifikasi
• Log sesi dan catatan kehadiran
• Salinan formulir yang diajukan dan tanda terima pemerintah daerah
• Daftar anggota dan pekerja
• Catatan bank dan laporan pembukuan
• Catatan yang menunjukkan bagaimana hasil digunakan

Komisi juga mencatat bahwa lisensi harus dipasang di tempat permainan diselenggarakan. Itu detail kecil, tetapi merupakan bagian dari beban kepatuhan dan harus dimasukkan ke dalam daftar persiapan acara.

Biaya yang Mungkin Perlu Diperhatikan

Beberapa biaya terkait permainan mungkin secara langsung terkait dengan acara dan perlu dilaporkan, termasuk:

• Sewa atau pembelian peralatan
• Sewa meja dan kursi
• Sewa lessor berlisensi
• Layanan kebersihan atau keamanan
• Persiapan formulir permainan yang diwajibkan dan pembukuan
• Iklan dan biaya operasional lainnya

Karena biaya lisensi tambahan dan aturan pelaporan dapat berbeda menurut jenis permainan, organisasi harus memastikan mereka menggunakan formulir yang benar untuk setiap acara dan tidak mencampur pelaporan bingo dan games of chance.

Kesalahan Kepatuhan yang Umum

Banyak organisasi mengalami masalah karena kesalahan yang sama dan sebenarnya dapat dicegah:

• Menjadwalkan acara sebelum kedua persetujuan diperoleh
• Menganggap persetujuan Komisi saja sudah cukup
• Menggunakan set formulir yang salah untuk jenis permainan
• Melewatkan tenggat pengajuan sesi, kuartalan, atau tahunan
• Gagal memastikan bahwa pemerintah daerah telah memberlakukan local law yang diwajibkan
• Menjual atau mengiklankan tiket undian secara online tanpa persetujuan yang diperlukan
• Membiarkan dokumen tata kelola atau daftar anggota menjadi usang

Masalah-masalah ini biasanya bukan akibat niat buruk. Masalah ini terjadi ketika penggalangan dana diperlakukan sebagai acara satu malam, bukan sebagai proses kepatuhan yang diatur.

Bagaimana Zenind Dapat Membantu Pekerjaan Persiapan

Zenind dibangun untuk pembentukan bisnis dan pengorganisasian kepatuhan yang berkelanjutan, yang berguna ketika aktivitas amal Anda bergantung pada catatan yang rapi dan struktur entitas yang jelas. Jika organisasi Anda masih menyiapkan entitas hukum yang akan menjalankan penggalangan dana, menjaga file pembentukan tetap tertata dapat menghemat waktu nanti.

Alur kerja yang praktis terlihat seperti ini:

1. Atur dokumen pendirian dan anggaran dasar
2. Konfirmasi badan pengurus dan daftar anggota saat ini
3. Susun paket aplikasi ID Komisi
4. Ajukan lisensi pemerintah daerah
5. Lacak tenggat pelaporan pasca-acara

Struktur seperti itu mengurangi keterlambatan pengajuan dan membantu mencegah kesalahan yang dapat dihindari.

Kesimpulan

Lisensi permainan amal New York sebenarnya adalah proses persetujuan berlapis. Sebagian besar organisasi memerlukan nomor identifikasi Komisi, lisensi pemerintah daerah, dan pelaporan yang disiplin setelah acara selesai. Formulir yang tepat bergantung pada apakah Anda menjalankan bingo, undian, bell jar games, atau permainan amal lain yang diatur.

Jika Anda merencanakan lebih awal, menjaga catatan tetap tertata, dan menyesuaikan proses pengajuan dengan jenis permainan, permainan amal di New York menjadi lebih mudah dikelola. Risiko sebenarnya bukan acara itu sendiri. Risiko utamanya adalah gagal memperlakukan acara sebagai proses kepatuhan sejak awal.