Como é tributada uma LLC? Um guia prático para empresários

Criar uma sociedade de responsabilidade limitada, ou LLC, oferece a muitos empreendedores uma estrutura jurídica flexível, com formalidades mais simples do que as de uma sociedade anónima. Uma das primeiras perguntas que os novos proprietários fazem é como é tributada uma LLC. A resposta curta é que uma LLC não tem apenas um resultado fiscal. O seu tratamento fiscal federal depende do número de proprietários que tem e de saber se estes elegem uma classificação diferente junto do IRS.

Para muitas startups, as regras por defeito são favoráveis porque permitem que o rendimento da empresa passe diretamente para os proprietários, em vez de ser tributado primeiro ao nível da empresa. À medida que o negócio cresce, no entanto, algumas LLCs concluem que uma eleição fiscal diferente pode apoiar melhor os seus objetivos.

Este guia explica as regras fiscais federais básicas para LLCs, como funciona a tributação por transparência, quando uma LLC pode precisar de um EIN, o que acontece quando o negócio opta pelo tratamento de S corporation ou C corporation, e quais os impostos adicionais que os empresários devem ter em conta.

O tratamento fiscal por defeito de uma LLC

Para efeitos de imposto sobre o rendimento federal, uma LLC é classificada de acordo com as regras de classificação de entidades do IRS. Em muitos casos, o tratamento por defeito depende do número de membros, ou proprietários.

• Uma LLC com um único membro é, geralmente, tratada como uma entidade desconsiderada para efeitos de imposto sobre o rendimento federal.
• Uma LLC com vários membros é, geralmente, tratada como uma parceria para efeitos de imposto sobre o rendimento federal.

Na prática, ambas as classificações por defeito são estruturas de transparência fiscal. Isso significa que a LLC normalmente não paga imposto federal sobre o rendimento da mesma forma que uma C corporation. Em vez disso, os lucros, prejuízos, deduções e créditos passam para os proprietários, que os declaram nas suas declarações de impostos pessoais.

Esta é uma das razões pelas quais as LLCs são tão populares entre novos empresários. A estrutura pode combinar proteção de responsabilidade com flexibilidade fiscal.

Como são tributadas as LLCs com um único membro

Uma LLC com um único membro é normalmente tratada como uma entidade desconsiderada, a menos que escolha ser tributada de forma diferente.

Isso não significa que a empresa seja ignorada para todos os efeitos fiscais. Significa que o IRS geralmente trata a LLC e o seu proprietário como um único contribuinte para efeitos de reporte fiscal federal.

Para a maioria dos proprietários, o rendimento e as despesas da empresa são declarados no Schedule C e depois incluídos no Form 1040 do proprietário. Se a empresa tiver atividade de arrendamento ou atividade agrícola, podem aplicar-se formulários diferentes.

Uma LLC com um único membro pode ainda ter de se registar para contas fiscais estaduais e locais, cobrar imposto sobre vendas quando exigido, pagar impostos sobre emprego se tiver trabalhadores e apresentar declarações separadas para obrigações especializadas.

Como são tributadas as LLCs com vários membros

Uma LLC com vários membros é normalmente tratada como uma parceria, a menos que apresente uma eleição para ser tributada como uma sociedade anónima.

A tributação de parcerias funciona de forma diferente da tributação das sociedades anónimas. A LLC normalmente apresenta uma declaração informativa e cada proprietário recebe um Schedule K-1 que mostra a sua parte do rendimento, deduções, créditos e outros elementos fiscais da empresa.

Os proprietários depois declaram esses montantes nas suas próprias declarações. Por outras palavras, a responsabilidade fiscal passa para os membros em vez de ser paga apenas pela própria LLC.

Os proprietários muitas vezes dividem os elementos fiscais com base na percentagem de participação, mas o acordo operacional pode prever regras de alocação diferentes, desde que cumpram os requisitos fiscais. Essa flexibilidade pode ser útil quando os membros contribuem com diferentes montantes de capital, trabalho ou experiência.

Porque é que um EIN é importante

Um Employer Identification Number, ou EIN, é frequentemente obrigatório ou fortemente recomendado para uma LLC.

Uma LLC geralmente precisa de um EIN se:

• Tiver mais de um membro.
• Tiver empregados.
• Precisar de apresentar determinadas declarações fiscais federais.
• Quiser abrir uma conta bancária empresarial em nome da empresa.

Mesmo uma LLC com um único membro e sem empregados pode optar por obter um EIN para que o proprietário não tenha de usar o seu número de Segurança Social pessoal em contextos empresariais. Para muitas startups, este é um passo prático que ajuda a manter separadas as informações de identidade pessoal e empresarial.

Zenind pode ajudar os fundadores a preparar os passos essenciais de constituição que conduzem a esta fase, incluindo a criação de uma estrutura de LLC em conformidade e a organização dos detalhes necessários para operações bancárias e registos fiscais.

Tributação por transparência: o que significa na prática

A tributação por transparência é frequentemente descrita como simples, mas vale a pena compreender o que realmente significa.

Com a tributação por transparência, a LLC geralmente não paga imposto federal sobre o rendimento dos lucros da empresa ao nível da entidade. Em vez disso, o lucro é atribuído aos proprietários, que depois o declaram nas suas declarações pessoais e pagam imposto às suas taxas individuais.

Isso pode ser benéfico para muitas pequenas empresas porque:

• A empresa evita o imposto sobre o rendimento ao nível da sociedade segundo as regras por defeito.
• Os proprietários podem, por vezes, usar prejuízos empresariais para compensar outros rendimentos, sujeito a limitações fiscais.
• O reporte fiscal é muitas vezes mais simples na fase inicial de uma empresa.

A contrapartida é que os proprietários podem dever imposto mesmo que a empresa retenha lucros dentro da sociedade em vez de distribuir cada euro em numerário. Uma boa contabilidade é essencial, porque a fatura fiscal e o dinheiro disponível no banco nem sempre são a mesma coisa.

Imposto sobre trabalho independente e proprietários de LLC

A tributação por transparência não elimina todas as obrigações fiscais.

Muitos proprietários de LLC também precisam de considerar o imposto sobre trabalho independente. Este imposto ajuda a financiar a Segurança Social e o Medicare e pode aplicar-se ao rendimento ativo da empresa.

O tratamento exato depende do papel do proprietário e da classificação fiscal da LLC. Para muitos proprietários ativos numa LLC tributada por defeito, o rendimento empresarial pode estar sujeito a imposto sobre trabalho independente para além do imposto sobre o rendimento normal.

Esta é uma das razões pelas quais empresas em crescimento costumam analisar se uma eleição fiscal diferente pode fazer sentido. O objetivo não é procurar a taxa mais baixa isoladamente, mas avaliar o efeito global do imposto sobre o rendimento, imposto sobre salários, distribuições e custos de conformidade.

Eleger o tratamento fiscal de S corporation

Uma LLC pode, muitas vezes, eleger ser tributada como uma S corporation se cumprir os requisitos do IRS. Isto não altera a entidade jurídica em si. A empresa continua a ser uma LLC ao abrigo da lei estadual, mas escolhe uma classificação fiscal federal diferente.

Muitos proprietários consideram a eleição de S corporation quando a empresa gera lucros consistentes e o proprietário trabalha ativamente na empresa. A vantagem potencial é que parte da remuneração do proprietário pode ser paga como salário e parte como distribuições, o que pode reduzir a exposição ao imposto sobre trabalho independente quando estruturado corretamente.

Ainda assim, a tributação como S corporation não é automaticamente melhor. Normalmente introduz obrigações adicionais de folha de pagamento, reporte e conformidade. Pode ser uma boa opção em algumas situações e uma má opção noutras.

Razões comuns para avaliar uma eleição de S corporation incluem:

• A empresa tem lucro consistente.
• O proprietário trabalha na empresa a tempo inteiro.
• A empresa consegue suportar a conformidade da folha de pagamento.
• O custo administrativo é justificado pelas poupanças fiscais.

Como as regras dependem dos factos, os proprietários devem avaliar a eleição com um profissional fiscal antes de apresentar o pedido.

Eleger o tratamento fiscal de C corporation

Uma LLC também pode eleger ser tributada como uma C corporation.

Esta opção pode fazer sentido para empresas que pretendem reinvestir lucros, atrair certos tipos de investidores ou estruturar a remuneração e os benefícios de forma diferente. O tratamento de C corporation também pode ser útil em cenários específicos de crescimento em que o proprietário quer que a empresa funcione sob o modelo fiscal das sociedades anónimas.

No entanto, esta eleição traz a possibilidade de dupla tributação. Numa estrutura de C corporation, a empresa paga imposto sobre os seus lucros e os acionistas podem pagar imposto novamente sobre certas distribuições.

Por essa razão, a tributação como C corporation geralmente não é a escolha por defeito para uma nova LLC. É mais comum quando existe uma razão empresarial clara para usar essa estrutura.

Outros impostos que os proprietários de LLC não devem ignorar

O imposto federal sobre o rendimento é apenas uma parte do quadro. Uma LLC também pode ser responsável por outros impostos e registos.

Imposto sobre o rendimento estadual

Muitos estados impõem as suas próprias regras de imposto sobre o rendimento às LLCs ou aos seus proprietários. O tratamento estadual pode diferir do tratamento federal, por isso os proprietários devem confirmar as regras em cada estado onde fazem negócios.

Imposto sobre vendas

Se a LLC vender bens ou serviços tributáveis, pode precisar de se registar para imposto sobre vendas, cobrar o imposto aos clientes e entregá-lo ao estado.

Impostos sobre salários e emprego

Se a LLC tiver empregados, pode ser necessário reter impostos sobre salários, pagar impostos do empregador e apresentar declarações de impostos sobre emprego.

Imposto sobre trabalho independente

Como referido acima, muitos proprietários ativos numa LLC de transparência fiscal também têm de considerar o imposto sobre trabalho independente.

Impostos e registos locais

Algumas cidades e condados exigem licenças empresariais, impostos sobre receitas brutas ou registos locais. Estas obrigações podem ser fáceis de ignorar no início, especialmente quando o proprietário se concentra apenas nas declarações federais.

Noções básicas de declaração fiscal de uma LLC

Os formulários que uma LLC utiliza dependem da sua classificação fiscal.

• Uma LLC com um único membro tributada como entidade desconsiderada normalmente declara o rendimento no Schedule C, Schedule E ou Schedule F, consoante a atividade.
• Uma LLC com vários membros tributada como parceria geralmente apresenta o Form 1065 e emite formulários Schedule K-1 para os membros.
• Uma LLC que elege o tratamento de S corporation geralmente apresenta o Form 1120-S.
• Uma LLC que elege o tratamento de C corporation geralmente apresenta o Form 1120.

A estrutura da declaração é importante porque cada caminho de apresentação cria obrigações de reporte, prazos e consequências fiscais diferentes para os proprietários.

Uma boa organização contabilística facilita estas declarações. Os proprietários devem acompanhar receitas, despesas, folha de pagamento, retiradas dos proprietários, entradas de capital e distribuições ao longo do ano, em vez de tentar reconstruir tudo na altura dos impostos.

Erros comuns a evitar

Os novos proprietários de LLC cometem frequentemente alguns erros previsíveis quando se trata de impostos.

Misturar fundos pessoais e empresariais

A mistura de fundos dificulta a contabilidade e pode enfraquecer a separação entre o proprietário e a LLC.

Não cumprir os registos estaduais

Uma LLC pode estar corretamente constituída, mas ainda assim não estar em conformidade se não tiver registado as contas fiscais exigidas num estado onde opera.

Assumir que a regra fiscal por defeito nunca muda

Uma LLC pode, normalmente, eleger uma classificação diferente se, mais tarde, essa opção se tornar mais adequada. O planeamento fiscal deve evoluir à medida que a empresa cresce.

Ignorar as regras da folha de pagamento

Se a empresa tiver empregados ou proprietários-empregados ao abrigo de uma eleição de folha de pagamento, os impostos sobre salários e o reporte de remunerações têm de ser tratados corretamente.

Escolher uma eleição fiscal sem modelar os números

Uma estrutura que pareça fiscalmente eficiente em teoria pode não ser a mais adequada quando se incluem rendimento estimado, salário, distribuições e custos de conformidade.

Quando rever a estrutura fiscal da sua LLC

É aconselhável rever o tratamento fiscal da sua LLC quando:

• O volume de negócios se torna estável.
• O lucro aumenta significativamente.
• Contrata empregados.
• Expande para outro estado.
• Adiciona ou remove membros.
• Está a preparar-se para captar investimento externo.

Uma estrutura fiscal que funcionava bem no lançamento pode já não ser ideal dois anos depois. A resposta certa muitas vezes muda à medida que a empresa amadurece.

Considerações finais

Uma LLC dá aos empresários uma flexibilidade importante, mas essa flexibilidade traz escolhas. Por defeito, uma LLC com um único membro é normalmente tratada como uma entidade desconsiderada e uma LLC com vários membros como uma parceria para efeitos fiscais federais. A partir daí, os proprietários podem, por vezes, eleger o tratamento de S corporation ou C corporation se uma estrutura fiscal diferente se adequar melhor ao negócio.

A melhor abordagem é tratar a tributação de uma LLC como parte do plano mais amplo de constituição e conformidade, e não como uma reflexão posterior. Quando a entidade está corretamente estruturada, o EIN está em vigor, os registos estão organizados e as obrigações fiscais são revistas cedo, a empresa fica numa posição muito mais forte para crescer.

Para fundadores que querem manter o foco na construção da empresa, a Zenind fornece apoio prático para a constituição de LLCs e para a conformidade contínua, para que o negócio comece com uma base administrativa sólida.