Noções Básicas de Impostos para Proprietários de LLC: ITINs, EINs, Franchise Taxes e Regras de Declaração

Criar uma LLC é muitas vezes o primeiro passo real para construir uma empresa, mas as questões fiscais costumam surgir logo a seguir à constituição. Precisa de um EIN? O que é um ITIN? Como é tributada uma LLC de membro único? O seu estado cobra franchise tax?

A resposta depende da forma como a sua empresa está estruturada, do local onde opera e de saber se é cidadão dos EUA, residente ou proprietário estrangeiro. Compreender estas noções básicas cedo pode ajudar a evitar erros de declaração, prazos perdidos e penalizações desnecessárias.

Este guia aborda os conceitos fiscais essenciais que todos os proprietários de LLC devem conhecer, com especial foco nas questões que surgem com mais frequência após a constituição.

A Tributação de uma LLC Começa com a Classificação

Uma LLC é uma entidade empresarial ao abrigo da lei estadual, mas o IRS pode tributá-la de forma diferente consoante o número de proprietários e quaisquer opções fiscais que a empresa faça.

Por defeito:

• Uma LLC com um único membro é, em geral, tratada como uma entidade disregarded para efeitos de imposto federal sobre o rendimento.
• Uma LLC com vários membros é, em geral, tratada como uma sociedade para efeitos de imposto federal sobre o rendimento.
• Uma LLC pode optar por ser tributada como uma sociedade anónima através da apresentação da eleição apropriada.

Esse tratamento por defeito é importante porque determina qual a declaração fiscal que a empresa apresenta, qual o número de Segurança Social ou número de identificação fiscal usado e se a LLC precisa da sua própria conta fiscal federal.

Como São Tributadas as LLC de Membro Único

Se for o único proprietário de uma LLC, o IRS normalmente trata a empresa como separada ao abrigo da lei estadual, mas disregarded para efeitos de imposto federal sobre o rendimento, a menos que escolha a tributação como sociedade anónima.

Na prática, isso significa que os lucros e prejuízos da LLC são normalmente declarados na sua declaração pessoal, em vez de numa declaração separada de imposto federal sobre o rendimento para a própria LLC.

Para muitos proprietários, esta estrutura é simples e flexível. Também pode ser uma vantagem para pequenas empresas que querem proteção de responsabilidade sem a carga de conformidade de uma estrutura fiscal mais complexa.

Uma LLC de membro único pode ainda precisar de um EIN em várias situações, incluindo quando tem trabalhadores, tem de apresentar determinados formulários de impostos sobre emprego ou consumo, ou precisa de um EIN para efeitos bancários ou fiscais estaduais.

Como São Tributadas as LLC com Vários Membros

Uma LLC doméstica com dois ou mais membros é, em geral, tratada como uma sociedade para efeitos de imposto federal sobre o rendimento, a menos que opte pela tributação como sociedade anónima.

Isso significa que a LLC normalmente apresenta uma declaração informativa de sociedade, enquanto os proprietários declaram a sua parte do rendimento, deduções e créditos nas suas próprias declarações fiscais.

Para os proprietários, isto normalmente significa:

• A própria LLC trata da declaração ao nível da sociedade.
• Cada membro declara individualmente os itens fiscais que lhe foram atribuídos.
• O acordo operacional e a estrutura de propriedade podem afetar a forma como o rendimento e as perdas são atribuídos.

Como a tributação de sociedades pode tornar-se detalhada rapidamente, as novas LLC com vários membros devem organizar a contabilidade cedo e decidir como irão acompanhar as entradas de capital, distribuições e percentagens dos membros.

EIN vs ITIN: Qual É a Diferença?

Muitos novos fundadores confundem um EIN e um ITIN porque ambos são números de identificação fiscal, mas servem propósitos diferentes.

EIN

Um Employer Identification Number é usado para identificar uma empresa para fins fiscais federais. As empresas muitas vezes precisam de um EIN para:

• Abrir contas bancárias empresariais
• Contratar trabalhadores
• Apresentar determinadas declarações fiscais
• Trabalhar com fornecedores que pedem um número fiscal empresarial
• Cumprir requisitos de registo estadual

Pense no EIN como o número fiscal da empresa.

ITIN

Um Individual Taxpayer Identification Number destina-se a certas pessoas que precisam de um número de identificação de contribuinte dos EUA para fins fiscais federais, mas não são elegíveis para um Social Security Number.

Um ITIN não é uma autorização de trabalho. Não altera o estatuto de imigração e não confere benefícios da Segurança Social. É usado apenas no sistema fiscal federal.

Em geral, um ITIN é relevante quando um proprietário, cônjuge ou dependente individual tem uma necessidade de declaração fiscal federal, mas não pode obter um SSN.

Quando É que os Proprietários de LLC Precisam de um ITIN?

Um ITIN pode ser relevante para proprietários estrangeiros ou outras pessoas que tenham uma finalidade fiscal federal nos EUA, mas que não se qualifiquem para um SSN.

Situações comuns incluem:

• Um proprietário não residente que precisa de apresentar uma declaração fiscal nos EUA
• Um cônjuge ou dependente que tem de ser incluído numa declaração fiscal e não é elegível para um SSN
• Uma pessoa estrangeira que precisa de um número de identificação fiscal para efeitos de reporte ou retenção na fonte

Se é um fundador estrangeiro a criar uma empresa nos EUA, a questão-chave não é apenas se detém uma LLC. É saber se tem uma obrigação de declaração fiscal federal e se é elegível para um SSN.

Como as regras de identificação fiscal podem depender muito dos factos, muitos fundadores trabalham com um profissional de impostos ao decidir se é necessária uma candidatura a ITIN.

Quando É que as LLC Precisam de um EIN?

Muitos novos proprietários de empresas assumem que todas as LLC precisam de um EIN imediatamente. Isso nem sempre é verdade, mas muitas precisam de um relativamente cedo.

Uma LLC de membro único pode não precisar de um EIN se não tiver trabalhadores nem obrigações de impostos especiais de consumo. No entanto, a LLC pode ainda precisar de um se:

• Contratar trabalhadores
• Apresentar declarações de impostos sobre emprego
• Precisar de registar certas atividades sujeitas a impostos especiais de consumo
• Um banco ou agência estatal o exigir
• O proprietário quiser manter a contabilidade bancária e fiscal da empresa separada das contas pessoais

Uma LLC com vários membros precisará frequentemente de um EIN porque tem as suas próprias obrigações de reporte fiscal e, em geral, não pode usar o número fiscal pessoal de um membro para reporte empresarial.

Se está a criar uma nova empresa, obter o EIN no momento certo pode poupar-lhe burocracia mais tarde.

E Quanto aos Franchise Taxes?

O franchise tax é uma obrigação ao nível estadual que pode aplicar-se mesmo quando a empresa não tem lucro.

O termo pode ser confuso porque nem sempre é um imposto sobre o volume de negócios. Em muitos estados, o franchise tax é uma taxa ou imposto pelo privilégio de exercer atividade no estado ou de manter uma entidade em situação regular.

Para os proprietários de LLC, o ponto principal é simples: as obrigações fiscais estaduais são separadas do tratamento do imposto federal sobre o rendimento.

Pode ter uma empresa tributada de uma forma a nível federal e ainda dever taxas de reporte estaduais, taxas de relatório anual ou franchise taxes.

Noções Básicas de Franchise Tax para LLC de Delaware

Delaware é um estado de constituição popular, por isso surge muitas vezes em discussões fiscais.

Para LLC de Delaware, o imposto anual é separado do sistema fiscal federal. As LLC de Delaware devem, em geral, um imposto anual, e a data limite é 1 de junho. As sociedades constituídas em Delaware têm requisitos diferentes de franchise tax e de relatório anual, com prazo em 1 de março.

Se constituiu uma LLC em Delaware, mas opera noutro local, continua a ter de prestar atenção às obrigações da entidade em Delaware e a quaisquer obrigações fiscais no estado onde realmente exerce a atividade.

Essa é uma das razões pelas quais os novos fundadores não devem assumir que constituir numa entidade estatal elimina responsabilidades de declaração noutros estados.

Precisa de um CPA no Estado de Constituição?

Não necessariamente.

Muitos proprietários de LLC trabalham com um profissional de impostos no estado onde realmente operam, em vez do estado onde constituíram a empresa. Isso muitas vezes faz sentido porque a responsabilidade fiscal costuma estar ligada à atividade empresarial e ao nexus, e não apenas ao pedido de constituição.

Um bom consultor fiscal pode ajudá-lo a determinar:

• Que declarações a sua LLC deve apresentar
• Se precisa de um EIN ou ITIN
• Se a sua LLC deve manter o tratamento fiscal por defeito ou optar pela tributação como sociedade anónima
• Que estados exigem declarações anuais, franchise taxes ou gross receipts taxes

Erros Fiscais Comuns que Novos Proprietários de LLC Cometem

Os novos fundadores frequentemente caem nos mesmos problemas evitáveis após a constituição:

• Assumir que uma LLC tem automaticamente uma regra fiscal universal
• Esquecer que o tratamento fiscal federal e estadual pode ser diferente
• Demorar demasiado tempo a obter um EIN quando a empresa precisa de um
• Confundir um ITIN com um EIN
• Perder prazos estaduais para impostos anuais ou relatórios
• Não separar os registos pessoais e empresariais desde o primeiro dia

Estes erros são normalmente mais fáceis de prevenir do que de corrigir.

Uma Lista Simples de Verificação Fiscal para Novas LLC

Use esta lista assim que a sua LLC estiver constituída:

• Confirme se a sua LLC é de membro único ou de vários membros
• Determine se precisa de um EIN
• Determine se algum proprietário precisa de um ITIN
• Reveja os prazos do seu estado para relatório anual ou franchise tax
• Configure a contabilidade desde o início
• Mantenha separadas as contas bancárias empresariais e pessoais
• Decida se a sua LLC deve manter o estatuto fiscal por defeito ou fazer uma eleição
• Reveja as obrigações de declaração em todos os estados onde a empresa opera

Como a Zenind Ajuda os Novos Proprietários de Empresas a Manterem-se Organizados

A Zenind ajuda os empreendedores a constituir e gerir empresas nos EUA com foco em clareza, rapidez e apoio contínuo à conformidade. Para novos proprietários de LLC, isso é importante porque a preparação fiscal começa com registos de constituição organizados e uma gestão fiável da entidade.

Desde documentos de constituição a lembretes de conformidade, a Zenind pode ajudá-lo a manter o controlo da parte administrativa da propriedade empresarial para que possa concentrar-se na construção do negócio.

Conclusão

Os impostos de uma LLC não são iguais para todos.

Uma LLC de membro único é normalmente tributada de forma diferente de uma LLC com vários membros. Um EIN identifica uma empresa, enquanto um ITIN se aplica a certas pessoas que precisam de um número de identificação fiscal dos EUA, mas não conseguem obter um SSN. E, mesmo que o seu tratamento fiscal federal seja simples, obrigações estaduais como franchise taxes e relatórios anuais ainda podem aplicar-se.

Se está a criar uma nova empresa, vale a pena compreender as regras fiscais antes de chegar ao primeiro prazo de declaração.