Noções básicas de impostos para proprietários de LLC: ITINs, EINs, franquias e regras de declaração

Abrir uma LLC costuma ser o primeiro passo real para construir um negócio, mas as dúvidas tributárias geralmente surgem logo depois da constituição. Você precisa de um EIN? O que é um ITIN? Como uma LLC de sócio único é tributada? Seu estado cobra imposto de franquia?

A resposta depende de como sua empresa está estruturada, onde opera e se você é cidadão, residente ou proprietário estrangeiro nos EUA. Entender esses conceitos desde cedo pode ajudar a evitar erros de declaração, prazos perdidos e multas desnecessárias.

Este guia aborda os principais conceitos fiscais que todo proprietário de LLC deve conhecer, com foco especial nas dúvidas que costumam surgir após a constituição.

A tributação da LLC começa pela classificação

Uma LLC é uma entidade empresarial criada por lei estadual, mas o IRS pode tributá-la de forma diferente dependendo do número de proprietários e de eventuais eleições fiscais feitas pela empresa.

Por padrão:

• Uma LLC de sócio único geralmente é tratada como uma entidade desconsiderada para fins de imposto de renda federal.
• Uma LLC com vários sócios geralmente é tratada como uma sociedade para fins de imposto de renda federal.
• Uma LLC pode optar por ser tributada como corporação ao apresentar a eleição apropriada.

Esse tratamento padrão é importante porque determina qual declaração de imposto a empresa apresenta, qual CPF ou número de identificação fiscal é usado e se a LLC precisa de sua própria conta fiscal federal.

Como as LLCs de sócio único são tributadas

Se você possui uma LLC sozinho, o IRS normalmente trata a empresa como separada pela lei estadual, mas desconsiderada para fins de imposto de renda federal, a menos que você escolha a tributação como corporação.

Na prática, isso significa que os lucros e prejuízos da LLC geralmente são informados na sua declaração pessoal, em vez de uma declaração federal separada em nome da própria LLC.

Para muitos proprietários, essa estrutura é simples e flexível. Também pode ser uma vantagem para pequenas empresas que desejam proteção de responsabilidade sem o peso de uma estrutura tributária mais complexa.

Uma LLC de sócio único ainda pode precisar de um EIN em várias situações, inclusive quando tem funcionários, precisa apresentar certos formulários de impostos sobre folha de pagamento ou impostos especiais, ou precisa de um EIN para fins bancários ou fiscais estaduais.

Como as LLCs com vários sócios são tributadas

Uma LLC doméstica com dois ou mais sócios geralmente é tratada como uma sociedade para fins de imposto de renda federal, a menos que opte pela tributação como corporação.

Isso significa que a LLC normalmente apresenta uma declaração informativa de sociedade, enquanto os proprietários informam sua parcela de renda, deduções e créditos em suas próprias declarações de imposto.

Para os proprietários, isso geralmente significa:

• A própria LLC cuida da declaração em nível de sociedade.
• Cada sócio informa individualmente os itens fiscais atribuídos.
• O contrato operacional e a estrutura de participação podem afetar a forma como a renda e os prejuízos são distribuídos.

Como a tributação de sociedades pode se tornar detalhada rapidamente, novas LLCs com vários sócios devem organizar sua contabilidade desde o início e definir como vão controlar aportes de capital, distribuições e percentuais de participação.

EIN vs ITIN: qual é a diferença?

Muitos fundadores confundem EIN e ITIN porque ambos são números de identificação fiscal, mas eles têm finalidades diferentes.

EIN

O Employer Identification Number é usado para identificar uma empresa para fins fiscais federais. As empresas frequentemente precisam de um EIN para:

• Abrir contas bancárias empresariais
• Contratar funcionários
• Apresentar certas declarações fiscais
• Trabalhar com fornecedores que exigem um ID fiscal empresarial
• Cumprir exigências de registro estadual

Pense no EIN como o ID fiscal da empresa.

ITIN

O Individual Taxpayer Identification Number é destinado a certas pessoas que precisam de um número de identificação fiscal dos EUA para fins federais, mas não são elegíveis para um Social Security Number.

Um ITIN não é autorização de trabalho. Ele não altera o status migratório e não concede benefícios do Social Security. Ele é usado somente no sistema fiscal federal.

Em geral, o ITIN é relevante quando um proprietário, cônjuge ou dependente precisa cumprir uma obrigação fiscal federal, mas não pode obter um SSN.

Quando os proprietários de LLC precisam de um ITIN?

Um ITIN pode ser relevante para proprietários estrangeiros ou outras pessoas que tenham uma finalidade fiscal federal nos EUA, mas não se qualifiquem para um SSN.

Situações comuns incluem:

• Um proprietário não residente que precisa apresentar uma declaração de imposto nos EUA
• Um cônjuge ou dependente que precisa ser incluído em uma declaração fiscal e não é elegível para um SSN
• Uma pessoa estrangeira que precisa de um número de identificação fiscal para fins de declaração ou retenção

Se você é um fundador estrangeiro formando uma empresa nos EUA, a pergunta principal não é apenas se você possui uma LLC. É se você tem obrigação de declaração fiscal federal e se é elegível para um SSN.

Como as regras de identificação fiscal podem depender dos fatos específicos do caso, muitos fundadores trabalham com um profissional de impostos ao decidir se é necessário solicitar um ITIN.

Quando as LLCs precisam de um EIN?

Muitos novos empresários presumem que todas as LLCs precisam de um EIN imediatamente. Isso nem sempre é verdade, mas muitas acabam precisando de um relativamente cedo.

Uma LLC de sócio único pode não precisar de um EIN se não tiver funcionários e nem obrigações de impostos especiais. No entanto, a LLC ainda pode precisar de um se:

• Contratar funcionários
• Apresentar declarações de impostos sobre folha de pagamento
• Precisar se registrar para determinadas atividades de impostos especiais
• Um banco ou órgão estadual exigir um
• O proprietário quiser manter as contas bancárias e os registros fiscais da empresa separados dos pessoais

Uma LLC com vários sócios geralmente precisará de um EIN porque tem suas próprias obrigações de declaração fiscal e, em geral, não pode depender do número fiscal pessoal de um sócio para relatórios empresariais.

Se você está abrindo um novo negócio, obter o EIN no momento certo pode economizar muita papelada depois.

E quanto aos impostos de franquia?

O imposto de franquia é uma obrigação em nível estadual que pode se aplicar mesmo quando a empresa não é lucrativa.

O termo pode causar confusão porque nem sempre é um imposto sobre a receita. Em muitos estados, o imposto de franquia é uma taxa ou tributo pelo privilégio de fazer negócios no estado ou por manter a entidade em situação regular.

Para proprietários de LLC, o ponto principal é simples: as obrigações fiscais estaduais são separadas do tratamento federal do imposto de renda.

Você pode ter uma empresa tributada de uma forma no âmbito federal e, ainda assim, dever taxas estaduais de arquivamento, taxas de relatório anual ou impostos de franquia.

Noções básicas de imposto de LLC em Delaware

Delaware é um estado muito popular para constituição, então costuma aparecer em discussões sobre impostos.

Para LLCs de Delaware, o imposto anual é separado do sistema fiscal federal. As LLCs de Delaware geralmente devem pagar um imposto anual, e o vencimento é em 1º de junho. As corporações constituídas em Delaware têm exigências diferentes de imposto de franquia e relatório anual, com prazo em 1º de março.

Se você constituiu uma LLC em Delaware, mas opera em outro estado, ainda precisa prestar atenção às obrigações da entidade em Delaware e a quaisquer obrigações fiscais no estado onde realmente conduz seus negócios.

Essa é uma das razões pelas quais novos fundadores não devem presumir que constituir em um estado elimina as exigências de declaração em outro.

Você precisa de um CPA no estado de constituição?

Não necessariamente.

Muitos proprietários de LLC trabalham com um profissional de impostos no estado onde realmente operam, e não no estado onde constituíram a empresa. Isso muitas vezes faz sentido porque a responsabilidade fiscal normalmente está ligada à atividade empresarial e ao nexus, e não apenas ao registro de constituição.

Um bom consultor tributário pode ajudar você a determinar:

• Quais declarações sua LLC precisa apresentar
• Se você precisa de um EIN ou ITIN
• Se sua LLC deve manter o tratamento fiscal padrão ou optar pela tributação como corporação
• Quais estados exigem relatórios anuais, impostos de franquia ou impostos sobre receita bruta

Erros fiscais comuns cometidos por novos proprietários de LLC

Novos fundadores frequentemente enfrentam os mesmos problemas evitáveis após a constituição:

• Acreditar que uma LLC tem uma única regra tributária universal
• Esquecer que o tratamento fiscal federal e estadual pode ser diferente
• Demorar demais para obter um EIN quando a empresa precisa de um
• Confundir ITIN com EIN
• Perder prazos estaduais para impostos anuais ou relatórios
• Não separar desde o início os registros pessoais e empresariais

Esses erros geralmente são mais fáceis de prevenir do que de corrigir.

Um checklist simples de conformidade fiscal para novas LLCs

Use este checklist assim que sua LLC for constituída:

• Confirme se sua LLC é de sócio único ou de vários sócios
• Determine se você precisa de um EIN
• Determine se algum proprietário precisa de um ITIN
• Verifique os prazos de relatório anual ou imposto de franquia do seu estado
• Organize a contabilidade desde o início
• Mantenha contas bancárias empresariais e pessoais separadas
• Decida se sua LLC deve permanecer no tratamento fiscal padrão ou fazer uma eleição
• Revise as obrigações de declaração em todos os estados onde a empresa opera

Como a Zenind ajuda novos empresários a se manterem organizados

A Zenind ajuda empreendedores a constituir e gerenciar empresas nos EUA com foco em clareza, agilidade e suporte contínuo de conformidade. Para novos proprietários de LLC, isso é importante porque a preparação tributária começa com registros de constituição organizados e uma gestão confiável da entidade.

Dos documentos de formação aos lembretes de conformidade, a Zenind pode ajudar você a acompanhar o lado administrativo da propriedade de uma empresa para que você possa se concentrar em construir o negócio.

Conclusão

Os impostos de LLC não são iguais para todos.

Uma LLC de sócio único geralmente é tributada de forma diferente de uma LLC com vários sócios. Um EIN identifica uma empresa, enquanto um ITIN se aplica a certas pessoas que precisam de um número de identificação fiscal dos EUA, mas não conseguem obter um SSN. E mesmo que seu tratamento fiscal federal seja simples, obrigações estaduais como impostos de franquia e relatórios anuais ainda podem se aplicar.

Se você está abrindo um novo negócio, vale a pena entender as regras fiscais antes que chegue o seu primeiro prazo de declaração.