Notions de base sur les impôts pour les propriétaires de SARL : NIF, NE, taxes de franchise et règles de déclaration

Créer une SARL est souvent la première vraie étape vers la construction d’une entreprise, mais les questions fiscales suivent généralement de près la constitution. Avez-vous besoin d’un NE? Qu’est-ce qu’un NIF? Comment une SARL à associé unique est-elle imposée? Votre État facture-t-il une taxe de franchise?

La réponse dépend de la structure de votre entreprise, de l’endroit où elle exerce ses activités et du fait que vous soyez citoyen américain, résident ou propriétaire étranger. Comprendre ces notions tôt peut vous aider à éviter des erreurs de déclaration, des échéances manquées et des pénalités inutiles.

Ce guide couvre les principaux concepts fiscaux que tout propriétaire de SARL devrait connaître, avec un accent particulier sur les questions qui reviennent le plus souvent après la constitution.

L’imposition d’une SARL commence par sa classification

Une SARL est une entité commerciale créée en vertu du droit des États, mais l’IRS peut l’imposer différemment selon le nombre de propriétaires et les choix fiscaux effectués par l’entreprise.

Par défaut :

• Une SARL à associé unique est généralement traitée comme une entité transparente pour l’impôt fédéral sur le revenu.
• Une SARL à plusieurs associés est généralement traitée comme une société de personnes pour l’impôt fédéral sur le revenu.
• Une SARL peut choisir d’être imposée comme une société en produisant l’élection appropriée.

Ce traitement par défaut est important, car il détermine quelle déclaration de revenus l’entreprise produit, quel numéro d’assurance sociale ou numéro d’identification fiscale est utilisé, et si la SARL doit avoir son propre compte fiscal fédéral.

Comment les SARL à associé unique sont imposées

Si vous détenez une SARL seul, l’IRS considère généralement l’entreprise comme distincte en vertu du droit des États, mais comme une entité ignorée pour l’impôt fédéral sur le revenu, à moins que vous choisissiez l’imposition comme société.

En pratique, cela signifie que les profits et les pertes de la SARL sont généralement déclarés dans votre déclaration personnelle plutôt que dans une déclaration fédérale distincte au nom de la SARL.

Pour de nombreux propriétaires, cette structure est simple et souple. Elle peut aussi avantager les petites entreprises qui veulent une protection en matière de responsabilité sans la charge de conformité d’une structure fiscale plus complexe.

Une SARL à associé unique peut tout de même avoir besoin d’un NE dans plusieurs situations, notamment lorsqu’elle a des employés, qu’elle doit produire certains formulaires relatifs aux retenues à la source ou aux taxes d’accise, ou qu’elle a besoin d’un NE pour des raisons bancaires ou fiscales au niveau de l’État.

Comment les SARL à plusieurs associés sont imposées

Une SARL américaine comptant deux associés ou plus est généralement traitée comme une société de personnes aux fins de l’impôt fédéral sur le revenu, à moins qu’elle n’opte pour l’imposition comme société.

Cela signifie que la SARL produit habituellement une déclaration de renseignements de société de personnes, tandis que les associés déclarent leur part des revenus, déductions et crédits dans leur propre déclaration de revenus.

Pour les propriétaires, cela signifie généralement :

• La SARL gère la déclaration au niveau de la société de personnes.
• Chaque associé déclare individuellement les éléments fiscaux qui lui sont attribués.
• La convention d’exploitation et la structure de propriété peuvent influencer la répartition des revenus et des pertes.

Comme l’imposition des sociétés de personnes peut devenir complexe rapidement, les nouvelles SARL à plusieurs associés devraient organiser leurs livres tôt et décider comment elles suivront les apports en capital, les distributions et les pourcentages de participation des associés.

NE et NIF : quelle est la différence?

De nombreux nouveaux fondateurs confondent le NE et le NIF, car les deux sont des numéros d’identification fiscale, mais ils servent des objectifs différents.

NE

Un numéro d’entreprise est utilisé pour identifier une entreprise à des fins fiscales fédérales. Les entreprises ont souvent besoin d’un NE pour :

• Ouvrir des comptes bancaires d’entreprise
• Embaucher des employés
• Produire certaines déclarations fiscales
• Travailler avec des fournisseurs qui demandent un numéro d’identification fiscale d’entreprise
• Répondre à certaines exigences de déclaration de l’État

Voyez le NE comme le numéro d’identification fiscale de l’entreprise.

NIF

Un numéro d’identification de contribuable individuel est destiné à certaines personnes qui ont besoin d’un numéro d’identification fiscale américain à des fins fiscales fédérales, mais qui ne sont pas admissibles à un numéro d’assurance sociale.

Un NIF ne donne pas le droit de travailler. Il ne modifie pas le statut d’immigration et ne donne pas droit aux prestations de Sécurité sociale. Il est utilisé uniquement dans le système fiscal fédéral.

En général, un NIF est pertinent lorsqu’un propriétaire, un conjoint ou une personne à charge a besoin de produire une déclaration fiscale fédérale mais ne peut pas obtenir de NAS.

Quand les propriétaires de SARL ont-ils besoin d’un NIF?

Un NIF peut être pertinent pour les propriétaires étrangers ou d’autres personnes qui ont une obligation fiscale fédérale américaine, mais qui ne sont pas admissibles à un NAS.

Les situations courantes comprennent :

• Un propriétaire non-résident qui doit produire une déclaration de revenus américaine
• Un conjoint ou une personne à charge qui doit être inclus dans une déclaration fiscale et n’est pas admissible à un NAS
• Une personne étrangère qui a besoin d’un numéro d’identification fiscale à des fins de déclaration ou de retenue

Si vous êtes un fondateur étranger qui crée une entreprise américaine, la vraie question n’est pas simplement de savoir si vous détenez une SARL. C’est plutôt de savoir si vous avez une obligation fiscale fédérale et si vous êtes admissible à un NAS.

Comme les règles d’identification fiscale peuvent dépendre des faits particuliers, de nombreux fondateurs travaillent avec un professionnel de la fiscalité pour déterminer si une demande de NIF est nécessaire.

Quand une SARL a-t-elle besoin d’un NE?

Beaucoup de nouveaux propriétaires d’entreprise supposent que toutes les SARL ont besoin d’un NE immédiatement. Ce n’est pas toujours vrai, mais beaucoup en ont besoin assez tôt.

Une SARL à associé unique peut ne pas avoir besoin d’un NE si elle n’a pas d’employés et aucune obligation en matière de taxes d’accise. Toutefois, elle peut tout de même en avoir besoin si :

• Elle embauche des employés
• Elle produit des déclarations de taxes sur l’emploi
• Elle doit s’inscrire à certaines activités liées aux taxes d’accise
• Une banque ou un organisme d’État l’exige
• Le propriétaire souhaite séparer les dossiers bancaires et fiscaux de l’entreprise de ses comptes personnels

Une SARL à plusieurs associés aura souvent besoin d’un NE, car elle a ses propres obligations de déclaration fiscale et ne peut généralement pas utiliser le numéro fiscal personnel d’un associé pour les déclarations d’entreprise.

Si vous créez une nouvelle entreprise, obtenir le NE au bon moment peut vous éviter bien des démarches répétées plus tard.

Qu’en est-il des taxes de franchise?

La taxe de franchise est une obligation au niveau de l’État qui peut s’appliquer même lorsqu’une entreprise n’est pas rentable.

Le terme peut prêter à confusion, car il ne s’agit pas toujours d’une taxe sur les revenus. Dans de nombreux États, la taxe de franchise est un droit ou une taxe imposé pour le privilège d’exercer des activités dans l’État ou de maintenir une entité en règle.

Pour les propriétaires de SARL, le point essentiel est simple : les obligations fiscales provinciales ou étatiques sont distinctes du traitement fédéral de l’impôt sur le revenu.

Vous pouvez avoir une entreprise imposée d’une certaine façon au niveau fédéral et devoir tout de même payer des frais de dépôt propres à l’État, des frais de rapport annuel ou des taxes de franchise.

Notions de base sur la taxe de franchise pour les SARL du Delaware

Le Delaware est un État de constitution populaire, donc il revient souvent dans les discussions fiscales.

Pour les SARL du Delaware, la taxe annuelle est distincte du système fiscal fédéral. Les SARL du Delaware doivent généralement payer une taxe annuelle, et la date d’échéance est le 1er juin. Les sociétés constituées au Delaware ont des exigences différentes en matière de taxe de franchise et de rapport annuel, avec une échéance au 1er mars.

Si vous avez constitué une SARL au Delaware mais exploitez votre entreprise ailleurs, vous devez quand même tenir compte des obligations de l’entité au Delaware ainsi que de toute obligation fiscale dans l’État où vous exercez réellement vos activités.

C’est l’une des raisons pour lesquelles les nouveaux fondateurs ne devraient pas supposer que le fait de constituer une entreprise dans un État élimine les obligations de déclaration dans un autre.

Avez-vous besoin d’un CPA dans l’État de constitution?

Pas nécessairement.

De nombreux propriétaires de SARL travaillent avec un professionnel de la fiscalité dans l’État où ils exercent réellement leurs activités plutôt que dans l’État où l’entreprise a été constituée. Cela a souvent du sens, car l’impôt à payer est généralement lié aux activités de l’entreprise et au lien fiscal, et non seulement au dépôt de constitution.

Un bon conseiller fiscal peut vous aider à déterminer :

• Quelles déclarations votre SARL doit produire
• Si vous avez besoin d’un NE ou d’un NIF
• Si votre SARL devrait conserver son traitement fiscal par défaut ou choisir l’imposition comme société
• Quels États exigent des déclarations annuelles, des taxes de franchise ou des taxes sur le chiffre d’affaires brut

Erreurs fiscales courantes des nouveaux propriétaires de SARL

Les nouveaux fondateurs rencontrent souvent les mêmes problèmes évitables après la constitution :

• Supposer qu’une SARL est soumise à une seule règle fiscale universelle
• Oublier que le traitement fiscal fédéral et celui de l’État peuvent différer
• Attendre trop longtemps pour obtenir un NE lorsque l’entreprise en a besoin
• Confondre un NIF avec un NE
• Manquer les dates limites de l’État pour les taxes annuelles ou les rapports
• Ne pas séparer les dossiers personnels et commerciaux dès le départ

Ces erreurs sont généralement plus faciles à prévenir qu’à corriger.

Liste de vérification simple de conformité fiscale pour les nouvelles SARL

Utilisez cette liste dès que votre SARL est constituée :

• Confirmez si votre SARL est à associé unique ou à plusieurs associés
• Déterminez si vous avez besoin d’un NE
• Déterminez si certains propriétaires ont besoin d’un NIF
• Vérifiez les échéances de rapport annuel ou de taxe de franchise de votre État
• Mettez en place la tenue de livres dès le départ
• Séparez les comptes bancaires personnels et d’entreprise
• Décidez si votre SARL doit conserver son statut fiscal par défaut ou faire un choix fiscal
• Examinez les obligations de déclaration dans chaque État où l’entreprise exerce ses activités

Comment Zenind aide les nouveaux propriétaires d’entreprise à rester organisés

Zenind aide les entrepreneurs à créer et à gérer des entreprises américaines en mettant l’accent sur la clarté, la rapidité et le soutien continu à la conformité. Pour les nouveaux propriétaires de SARL, cela compte parce que la préparation fiscale commence avec des dossiers de constitution bien tenus et une gestion fiable de l’entité.

Des documents de constitution aux rappels de conformité, Zenind peut vous aider à suivre le côté administratif de la propriété d’entreprise afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre activité.

Conclusion

L’imposition des SARL n’est pas uniforme.

Une SARL à associé unique est généralement imposée différemment d’une SARL à plusieurs associés. Un NE identifie une entreprise, tandis qu’un NIF s’applique à certaines personnes qui ont besoin d’un numéro d’identification fiscale américain mais qui ne peuvent pas obtenir de NAS. Et même si votre traitement fiscal fédéral est simple, des obligations provinciales ou étatiques comme les taxes de franchise et les rapports annuels peuvent toujours s’appliquer.

Si vous créez une nouvelle entreprise, il vaut la peine de comprendre les règles fiscales avant que votre première échéance de déclaration n’arrive.