Kiến thức thuế cơ bản cho chủ sở hữu LLC: ITIN, EIN, thuế nhượng quyền và quy định nộp hồ sơ

Thành lập một LLC thường là bước đi thực sự đầu tiên để xây dựng doanh nghiệp, nhưng các câu hỏi về thuế thường xuất hiện ngay sau đó. Bạn có cần EIN không? ITIN là gì? LLC một thành viên bị đánh thuế như thế nào? Tiểu bang của bạn có thu thuế nhượng quyền không?

Câu trả lời phụ thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn được cấu trúc, nơi doanh nghiệp hoạt động, và việc bạn là công dân Hoa Kỳ, thường trú nhân hay chủ sở hữu nước ngoài. Hiểu rõ những điều cơ bản này từ sớm có thể giúp bạn tránh sai sót khi nộp hồ sơ, bỏ lỡ thời hạn và các khoản phạt không cần thiết.

Hướng dẫn này bao quát những khái niệm thuế cốt lõi mà mọi chủ sở hữu LLC nên biết, với trọng tâm là các câu hỏi thường gặp sau khi thành lập.

Việc đánh thuế LLC bắt đầu từ phân loại

LLC là một loại hình doanh nghiệp theo luật tiểu bang, nhưng IRS có thể đánh thuế theo cách khác tùy theo số lượng thành viên và bất kỳ lựa chọn thuế nào mà doanh nghiệp thực hiện.

Theo mặc định:

• LLC một thành viên thường được xem là thực thể không được tách riêng cho mục đích thuế thu nhập liên bang.
• LLC nhiều thành viên thường được xem là công ty hợp danh cho mục đích thuế thu nhập liên bang.
• LLC có thể chọn bị đánh thuế như một công ty cổ phần bằng cách nộp lựa chọn phù hợp.

Cách xử lý mặc định này rất quan trọng vì nó quyết định doanh nghiệp nộp tờ khai thuế nào, dùng Số An sinh Xã hội hoặc mã số thuế nào, và liệu LLC có cần tài khoản thuế liên bang riêng hay không.

LLC một thành viên bị đánh thuế như thế nào

Nếu bạn sở hữu LLC một mình, IRS thường xem công ty là một thực thể riêng theo luật tiểu bang nhưng là thực thể không được tách riêng cho mục đích thuế thu nhập liên bang, trừ khi bạn chọn áp dụng chế độ thuế doanh nghiệp.

Về thực tế, điều đó có nghĩa là lợi nhuận và thua lỗ của LLC thường được khai trên tờ khai cá nhân của bạn thay vì trên một tờ khai thuế thu nhập liên bang riêng của LLC.

Đối với nhiều chủ sở hữu, cấu trúc này đơn giản và linh hoạt. Nó cũng có thể là lợi thế cho các doanh nghiệp nhỏ muốn có trách nhiệm hữu hạn nhưng không muốn gánh nặng tuân thủ của một cấu trúc thuế phức tạp hơn.

Một LLC một thành viên vẫn có thể cần EIN trong một số trường hợp, bao gồm khi có nhân viên, phải nộp một số mẫu về thuế việc làm hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc cần EIN cho mục đích ngân hàng hay thuế của tiểu bang.

LLC nhiều thành viên bị đánh thuế như thế nào

Một LLC trong nước có từ hai thành viên trở lên thường được xem là công ty hợp danh cho mục đích thuế thu nhập liên bang, trừ khi nó chọn chế độ thuế doanh nghiệp.

Điều đó có nghĩa là LLC thường nộp một tờ khai thông tin của công ty hợp danh, trong khi các chủ sở hữu khai phần thu nhập, khoản khấu trừ và tín dụng của họ trên tờ khai thuế riêng.

Đối với chủ sở hữu, điều này thường có nghĩa là:

• Bản thân LLC xử lý việc báo cáo ở cấp công ty hợp danh.
• Mỗi thành viên khai các khoản thuế được phân bổ cho mình một cách riêng lẻ.
• Thỏa thuận điều hành và cơ cấu sở hữu có thể ảnh hưởng đến cách phân bổ thu nhập và thua lỗ.

Vì thuế công ty hợp danh có thể trở nên chi tiết rất nhanh, các LLC nhiều thành viên mới nên sắp xếp sổ sách sớm và quyết định cách theo dõi vốn góp, phân phối và tỷ lệ thành viên.

EIN và ITIN: Sự khác nhau là gì?

Nhiều nhà sáng lập mới nhầm lẫn giữa EIN và ITIN vì cả hai đều là mã số thuế, nhưng chúng phục vụ mục đích khác nhau.

EIN

Employer Identification Number là mã định danh doanh nghiệp cho mục đích thuế liên bang. Doanh nghiệp thường cần EIN để:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Tuyển nhân viên
• Nộp một số tờ khai thuế nhất định
• Làm việc với nhà cung cấp yêu cầu mã số thuế doanh nghiệp
• Đáp ứng yêu cầu nộp hồ sơ của tiểu bang

Hãy xem EIN như mã số thuế của doanh nghiệp.

ITIN

Individual Taxpayer Identification Number là dành cho một số cá nhân cần mã số định danh người nộp thuế Hoa Kỳ cho mục đích thuế liên bang nhưng không đủ điều kiện để có Số An sinh Xã hội.

ITIN không phải là giấy phép lao động. Nó không thay đổi tình trạng di trú, và cũng không mang lại quyền lợi An sinh Xã hội. Nó chỉ được sử dụng trong hệ thống thuế liên bang.

Thông thường, ITIN liên quan đến trường hợp một chủ sở hữu, vợ/chồng hoặc người phụ thuộc là cá nhân có nhu cầu khai thuế liên bang nhưng không thể xin SSN.

Khi nào chủ sở hữu LLC cần ITIN?

ITIN có thể phù hợp với chủ sở hữu nước ngoài hoặc những cá nhân khác có mục đích thuế liên bang tại Hoa Kỳ nhưng không đủ điều kiện nhận SSN.

Các trường hợp thường gặp gồm:

• Chủ sở hữu không cư trú cần nộp tờ khai thuế Hoa Kỳ
• Vợ/chồng hoặc người phụ thuộc phải được đưa vào hồ sơ thuế nhưng không đủ điều kiện có SSN
• Cá nhân nước ngoài cần mã số thuế để phục vụ báo cáo hoặc khấu lưu thuế

Nếu bạn là nhà sáng lập nước ngoài đang thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, câu hỏi quan trọng không chỉ là bạn có sở hữu LLC hay không. Câu hỏi là bạn có nghĩa vụ khai thuế liên bang hay không và bạn có đủ điều kiện để có SSN hay không.

Vì quy định về mã số thuế có thể phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, nhiều nhà sáng lập làm việc với chuyên gia thuế khi quyết định có cần nộp hồ sơ ITIN hay không.

Khi nào LLC cần EIN?

Nhiều chủ doanh nghiệp mới cho rằng tất cả LLC đều cần EIN ngay lập tức. Điều đó không phải lúc nào cũng đúng, nhưng nhiều trường hợp vẫn cần EIN khá sớm.

Một LLC một thành viên có thể không cần EIN nếu không có nhân viên và không có nghĩa vụ về thuế tiêu thụ đặc biệt. Tuy nhiên, LLC vẫn có thể cần EIN nếu:

• Có tuyển nhân viên
• Nộp tờ khai thuế việc làm
• Cần đăng ký cho một số hoạt động chịu thuế tiêu thụ đặc biệt
• Ngân hàng hoặc cơ quan tiểu bang yêu cầu
• Chủ sở hữu muốn tách riêng hồ sơ ngân hàng và thuế doanh nghiệp khỏi tài khoản cá nhân

Một LLC nhiều thành viên thường sẽ cần EIN vì có nghĩa vụ báo cáo thuế riêng và nhìn chung không thể dùng mã số thuế cá nhân của một thành viên cho việc báo cáo của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp mới, lấy EIN đúng thời điểm có thể giúp bạn tránh phải làm giấy tờ lặp lại về sau.

Còn thuế nhượng quyền thì sao?

Thuế nhượng quyền là một nghĩa vụ ở cấp tiểu bang có thể áp dụng ngay cả khi doanh nghiệp không có lãi.

Thuật ngữ này có thể gây nhầm lẫn vì nó không phải lúc nào cũng là thuế đánh trên doanh thu. Ở nhiều tiểu bang, thuế nhượng quyền là một khoản phí hoặc thuế cho đặc quyền kinh doanh tại tiểu bang hoặc để duy trì thực thể ở trạng thái tốt.

Đối với chủ sở hữu LLC, điểm mấu chốt rất đơn giản: nghĩa vụ thuế của tiểu bang tách biệt với cách đánh thuế thu nhập liên bang.

Bạn có thể có một doanh nghiệp được đánh thuế theo một cách ở cấp liên bang nhưng vẫn phải nộp phí hồ sơ, phí báo cáo thường niên hoặc thuế nhượng quyền ở cấp tiểu bang.

Kiến thức cơ bản về thuế LLC tại Delaware

Delaware là một tiểu bang phổ biến để thành lập doanh nghiệp, nên nó thường được nhắc đến trong các cuộc thảo luận về thuế.

Đối với LLC tại Delaware, thuế thường niên tách biệt với hệ thống thuế liên bang. LLC tại Delaware thường phải nộp thuế thường niên, và hạn nộp là ngày 1 tháng 6. Các công ty cổ phần thành lập tại Delaware có yêu cầu khác về thuế nhượng quyền và báo cáo thường niên, với hạn chót là ngày 1 tháng 3.

Nếu bạn thành lập LLC tại Delaware nhưng hoạt động ở nơi khác, bạn vẫn cần chú ý đến các nghĩa vụ ở cấp thực thể tại Delaware và mọi nghĩa vụ thuế tại tiểu bang nơi bạn thực sự kinh doanh.

Đó là một lý do khiến các nhà sáng lập mới không nên cho rằng việc thành lập ở một tiểu bang sẽ loại bỏ trách nhiệm nộp hồ sơ ở một tiểu bang khác.

Bạn có cần một CPA tại tiểu bang thành lập không?

Không nhất thiết.

Nhiều chủ sở hữu LLC làm việc với chuyên gia thuế tại tiểu bang nơi họ thực sự hoạt động thay vì tiểu bang nơi họ thành lập công ty. Điều đó thường hợp lý vì nghĩa vụ thuế thường gắn với hoạt động kinh doanh và nexus, chứ không chỉ với hồ sơ thành lập.

Một cố vấn thuế giỏi có thể giúp bạn xác định:

• LLC của bạn phải nộp những tờ khai nào
• Bạn có cần EIN hay ITIN hay không
• LLC của bạn nên giữ chế độ thuế mặc định hay chọn chế độ thuế doanh nghiệp
• Những tiểu bang nào yêu cầu báo cáo thường niên, thuế nhượng quyền hoặc thuế doanh thu gộp

Những sai lầm thuế thường gặp của chủ LLC mới

Các nhà sáng lập mới thường gặp phải những vấn đề dễ tránh giống nhau sau khi thành lập:

• Cho rằng LLC tự động có một quy tắc thuế chung cho mọi trường hợp
• Quên rằng cách đánh thuế ở cấp liên bang và tiểu bang có thể khác nhau
• Chậm xin EIN khi doanh nghiệp cần nó
• Nhầm lẫn ITIN với EIN
• Bỏ lỡ thời hạn của tiểu bang đối với thuế thường niên hoặc báo cáo thường niên
• Không tách riêng hồ sơ cá nhân và doanh nghiệp ngay từ đầu

Những sai lầm này thường dễ phòng ngừa hơn là khắc phục.

Danh sách kiểm tra tuân thủ thuế đơn giản cho LLC mới

Hãy dùng danh sách này ngay khi LLC của bạn được thành lập:

• Xác nhận LLC của bạn là một thành viên hay nhiều thành viên
• Xác định xem bạn có cần EIN hay không
• Xác định xem có chủ sở hữu nào cần ITIN hay không
• Xem lại hạn nộp báo cáo thường niên hoặc thuế nhượng quyền của tiểu bang bạn
• Thiết lập sổ sách kế toán từ đầu
• Tách riêng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và cá nhân
• Quyết định liệu LLC của bạn có nên giữ chế độ thuế mặc định hay thực hiện một lựa chọn thuế
• Xem lại nghĩa vụ nộp hồ sơ ở mọi tiểu bang nơi doanh nghiệp hoạt động

Zenind giúp chủ doanh nghiệp mới luôn ngăn nắp như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với trọng tâm là sự rõ ràng, tốc độ và hỗ trợ tuân thủ liên tục. Đối với chủ LLC mới, điều đó rất quan trọng vì sự sẵn sàng về thuế bắt đầu từ hồ sơ thành lập gọn gàng và quản lý thực thể đáng tin cậy.

Từ hồ sơ thành lập đến nhắc nhở tuân thủ, Zenind có thể giúp bạn theo dõi phần thủ tục hành chính của việc sở hữu doanh nghiệp để bạn tập trung vào việc xây dựng công ty.

Kết luận

Thuế LLC không phải là một khuôn mẫu áp dụng cho tất cả.

LLC một thành viên thường bị đánh thuế khác với LLC nhiều thành viên. EIN dùng để nhận diện doanh nghiệp, trong khi ITIN áp dụng cho một số cá nhân cần mã số thuế Hoa Kỳ nhưng không thể có SSN. Và ngay cả khi cách đánh thuế liên bang của bạn khá đơn giản, các nghĩa vụ ở cấp tiểu bang như thuế nhượng quyền và báo cáo thường niên vẫn có thể áp dụng.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp mới, việc hiểu rõ quy định thuế trước khi đến hạn nộp hồ sơ đầu tiên là rất đáng giá.