Aspectos básicos de impuestos para dueños de LLC: ITIN, EIN, impuestos de franquicia y reglas de presentación

Crear una LLC suele ser el primer paso real para construir un negocio, pero las preguntas fiscales normalmente llegan justo después de la constitución. ¿Necesitas un EIN? ¿Qué es un ITIN? ¿Cómo se grava una LLC de un solo miembro? ¿Tu estado cobra un impuesto de franquicia?

La respuesta depende de cómo esté estructurado tu negocio, en dónde opere y si eres ciudadano estadounidense, residente o propietario extranjero. Entender estos conceptos básicos desde el inicio puede ayudarte a evitar errores de presentación, plazos vencidos y sanciones innecesarias.

Esta guía cubre los conceptos fiscales fundamentales que todo dueño de una LLC debe conocer, con especial atención a las preguntas que suelen surgir después de la constitución.

La tributación de una LLC comienza con la clasificación

Una LLC es una entidad comercial creada bajo la ley estatal, pero el IRS puede gravarla de manera diferente según el número de propietarios y cualquier elección fiscal que haga el negocio.

Por defecto:

• Una LLC de un solo miembro generalmente se trata como una entidad ignorada para fines del impuesto federal sobre la renta.
• Una LLC de varios miembros generalmente se trata como una sociedad para fines del impuesto federal sobre la renta.
• Una LLC puede elegir ser gravada como corporación al presentar la elección correspondiente.

Ese tratamiento predeterminado importa porque determina qué declaración presenta el negocio, qué número de Seguro Social o número de identificación fiscal se usa y si la LLC necesita su propia cuenta fiscal federal.

Cómo se gravan las LLC de un solo miembro

Si eres el único propietario de una LLC, por lo general el IRS considera que la empresa es separada bajo la ley estatal, pero ignorada para fines del impuesto federal sobre la renta, a menos que elijas la tributación corporativa.

En términos prácticos, eso significa que las utilidades y pérdidas de la LLC normalmente se reportan en tu declaración personal, en lugar de en una declaración federal separada para la propia LLC.

Para muchos dueños, esta estructura es simple y flexible. También puede ser una ventaja para negocios pequeños que quieren protección de responsabilidad sin la carga de cumplimiento de una estructura fiscal más compleja.

Una LLC de un solo miembro aún puede necesitar un EIN en varias situaciones, por ejemplo cuando tiene empleados, debe presentar ciertos formularios de impuestos sobre nómina o impuestos especiales, o necesita un EIN para banca o fines fiscales estatales.

Cómo se gravan las LLC de varios miembros

Una LLC doméstica con dos o más miembros generalmente se trata como una sociedad para fines del impuesto federal sobre la renta, a menos que elija la tributación corporativa.

Eso significa que la LLC normalmente presenta una declaración informativa de sociedad, mientras que los propietarios reportan su parte de ingresos, deducciones y créditos en sus propias declaraciones de impuestos.

Para los dueños, esto normalmente significa:

• La LLC misma se encarga del reporte a nivel sociedad.
• Cada miembro reporta de forma individual los conceptos fiscales que le fueron asignados.
• El acuerdo de operación y la estructura de propiedad pueden afectar cómo se asignan los ingresos y las pérdidas.

Como la tributación de sociedades puede volverse detallada rápidamente, las nuevas LLC de varios miembros deben organizar su contabilidad desde el inicio y decidir cómo llevarán el seguimiento de aportaciones de capital, distribuciones y porcentajes de los miembros.

EIN vs ITIN: ¿cuál es la diferencia?

Muchos fundadores nuevos confunden un EIN y un ITIN porque ambos son números de identificación fiscal, pero cumplen funciones distintas.

EIN

El Número de Identificación del Empleador se usa para identificar a un negocio a efectos fiscales federales. Las empresas suelen necesitar un EIN para:

• Abrir cuentas bancarias de negocio
• Contratar empleados
• Presentar ciertas declaraciones de impuestos
• Trabajar con proveedores que solicitan un ID fiscal de negocio
• Cumplir con requisitos estatales de presentación

Piensa en el EIN como el ID fiscal del negocio.

ITIN

El Número de Identificación Individual del Contribuyente es para ciertas personas que necesitan un número de identificación para fines fiscales federales, pero no son elegibles para un Número de Seguro Social.

Un ITIN no es un permiso de trabajo. No cambia el estatus migratorio y no otorga beneficios del Seguro Social. Se usa únicamente en el sistema fiscal federal.

En general, un ITIN es relevante cuando un propietario, cónyuge o dependiente tiene una necesidad de presentar impuestos federales pero no puede obtener un SSN.

¿Cuándo necesitan un ITIN los dueños de LLC?

Un ITIN puede ser relevante para propietarios extranjeros u otras personas que tienen un propósito fiscal federal en Estados Unidos pero no califican para un SSN.

Situaciones comunes incluyen:

• Un propietario no residente que necesita presentar una declaración de impuestos en Estados Unidos
• Un cónyuge o dependiente que debe incluirse en una declaración y no es elegible para un SSN
• Una persona extranjera que necesita un número de identificación fiscal para fines de reporte o retención

Si eres un fundador extranjero formando un negocio en Estados Unidos, la pregunta clave no es solo si eres dueño de una LLC. Es si tienes una obligación de presentación fiscal federal y si eres elegible para un SSN.

Como las reglas de identificación fiscal pueden depender de los hechos y circunstancias, muchos fundadores trabajan con un profesional fiscal al decidir si es necesaria una solicitud de ITIN.

¿Cuándo necesitan un EIN las LLC?

Muchos dueños nuevos asumen que todas las LLC necesitan un EIN de inmediato. Eso no siempre es cierto, pero muchas sí lo necesitan relativamente pronto.

Una LLC de un solo miembro puede no necesitar un EIN si no tiene empleados ni obligaciones de impuestos especiales. Sin embargo, la LLC aún podría necesitar uno si:

• Contrata empleados
• Presenta declaraciones de impuestos sobre nómina
• Necesita registrarse para ciertas actividades sujetas a impuestos especiales
• Un banco o una agencia estatal lo requiere
• El propietario quiere mantener separadas las cuentas bancarias y los registros fiscales del negocio respecto de los personales

Una LLC de varios miembros con frecuencia necesitará un EIN porque tiene sus propias obligaciones de presentación fiscal y, por lo general, no puede depender del número fiscal personal de un miembro para el reporte del negocio.

Si estás formando un nuevo negocio, obtener el EIN en el momento correcto puede ahorrarte papeleo repetido más adelante.

¿Qué pasa con los impuestos de franquicia?

El impuesto de franquicia es una obligación a nivel estatal que puede aplicar incluso cuando un negocio no es rentable.

El término puede ser confuso porque no siempre es un impuesto sobre los ingresos. En muchos estados, el impuesto de franquicia es una cuota o impuesto por el privilegio de hacer negocios en el estado o por mantener una entidad en regla.

Para los dueños de LLC, el punto clave es sencillo: las obligaciones fiscales estatales son separadas del tratamiento federal del impuesto sobre la renta.

Puedes tener un negocio gravado de una manera a nivel federal y aun así deber cuotas de presentación estatales, cuotas de informe anual o impuestos de franquicia.

Aspectos básicos de impuestos para LLC en Delaware

Delaware es un estado popular para constituir empresas, por lo que suele aparecer en conversaciones fiscales.

Para las LLC de Delaware, el impuesto anual es independiente del sistema fiscal federal. Las LLC de Delaware generalmente deben pagar un impuesto anual, y la fecha límite es el 1 de junio. Las corporaciones constituidas en Delaware tienen requisitos distintos de impuesto de franquicia y reporte anual, con una fecha límite del 1 de marzo.

Si formaste una LLC en Delaware pero operas en otro estado, aun así debes prestar atención a las obligaciones a nivel de entidad en Delaware y a cualquier obligación fiscal en el estado donde realmente haces negocios.

Esa es una razón por la que los fundadores nuevos no deben asumir que constituir en un estado elimina las responsabilidades de presentación en otro.

¿Necesitas un CPA en el estado de constitución?

No necesariamente.

Muchos dueños de LLC trabajan con un profesional fiscal en el estado donde realmente operan, en lugar del estado donde constituyeron la empresa. Eso suele tener sentido porque la responsabilidad fiscal normalmente está ligada a la actividad comercial y al nexo, no solo a la constitución.

Un buen asesor fiscal puede ayudarte a determinar:

• Qué declaraciones debe presentar tu LLC
• Si necesitas un EIN o un ITIN
• Si tu LLC debe conservar el tratamiento fiscal predeterminado o elegir la tributación corporativa
• Qué estados esperan presentaciones anuales, impuestos de franquicia o impuestos sobre ingresos brutos

Errores fiscales comunes de los nuevos dueños de LLC

Los fundadores nuevos suelen enfrentar los mismos problemas evitables después de la constitución:

• Asumir que una LLC tiene una sola regla fiscal universal
• Olvidar que el tratamiento fiscal federal y estatal puede ser diferente
• Esperar demasiado para obtener un EIN cuando el negocio lo necesita
• Confundir un ITIN con un EIN
• Perder fechas límite estatales para impuestos anuales o reportes
• No separar desde el primer día los registros personales y de negocio

Por lo general, estos errores son más fáciles de prevenir que de corregir.

Una lista simple de cumplimiento fiscal para nuevas LLC

Usa esta lista en cuanto tu LLC esté constituida:

• Confirma si tu LLC es de un solo miembro o de varios miembros
• Determina si necesitas un EIN
• Determina si algún propietario necesita un ITIN
• Revisa las fechas límite de reporte anual o impuesto de franquicia de tu estado
• Configura la contabilidad desde el inicio
• Mantén separadas las cuentas bancarias del negocio y las personales
• Decide si tu LLC debe conservar su estatus fiscal predeterminado o hacer una elección fiscal
• Revisa las obligaciones de presentación en cada estado donde opera el negocio

Cómo ayuda Zenind a que los nuevos dueños de negocios se mantengan organizados

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Conclusión

Los impuestos de una LLC no son iguales para todos.

Una LLC de un solo miembro normalmente se grava de forma distinta a una LLC de varios miembros. Un EIN identifica a un negocio, mientras que un ITIN aplica a ciertas personas que necesitan un número de identificación fiscal de Estados Unidos pero no pueden obtener un SSN. Y aunque tu tratamiento fiscal federal sea sencillo, las obligaciones estatales como los impuestos de franquicia y los reportes anuales aún pueden aplicar.

Si estás formando un negocio nuevo, vale la pena entender las reglas fiscales antes de que llegue tu primera fecha límite de presentación.