Jak zjistit své EIN číslo: kroky IRS, kde hledat záznamy a co dělat dál

Pokud potřebujete najít své Employer Identification Number (EIN), nejrychlejší odpověď už obvykle leží ve vašich firemních záznamech. EIN je federální daňové ID, které IRS používá k identifikaci podnikatelského subjektu, a objevuje se na celé řadě daňových i bankovních dokumentů.

Pokud ho nemůžete okamžitě najít, nepředpokládejte, že potřebujete nové. Ve většině případů je správný další krok projít záznamy, ověřit číslo u IRS a uložit si ho na bezpečné místo pro budoucí použití.

Co je EIN a proč je důležité

EIN je devítimístné číslo přidělené IRS některým firmám a subjektům pro účely daňového výkaznictví. Běžně ho používají:

• Korporace
• Partnerství
• LLC s zaměstnanci nebo více členy
• Pozůstalosti a trusty
• Neziskové organizace a další subjekty

Firmy používají EIN k podávání federálních daňových přiznání, otevírání firemních bankovních účtů, přijímání zaměstnanců, zpracování mezd a k mnoha státním i místním registracím. Pokud jste někdy podávali formuláře k zaměstnaneckým daním, žádali o firemní úvěr nebo otevírali obchodní účet pro přijímání plateb, vaše EIN se už může v těchto záznamech nacházet.

Kde hledat jako první

Než kontaktujete IRS, zkontrolujte dokumenty a systémy, kde je číslo nejpravděpodobněji uložené.

1. Oznámení o přidělení od IRS

Pokud vaše firma o EIN původně žádala, IRS vydal oznámení o přidělení. Pokud jste si toto oznámení uložili elektronicky nebo vytiskli, EIN na něm bude uvedeno.

Hledejte:

• Původní potvrzení EIN nebo přidělovací dopis
• Uložené PDF soubory nebo přílohy e-mailů z procesu založení
• Interní zakládací soubory uložené zakladatelem, účetním nebo právníkem

Pokud byla vaše společnost založena nedávno a použila službu pro založení firmy nebo partnerskou firmu pro podání, potvrzení EIN může být také součástí balíčku firemních dokumentů.

2. Federální daňová přiznání a mzdové výkazy

Vaše EIN se často objevuje v podaných daňových formulářích. Mezi běžné příklady patří:

• Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
• Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return
• Form W-2 a W-3
• Přiznání k dani z příjmu korporace nebo partnerství
• Formuláře pro spotřební daně nebo zaměstnanecké daně

Pokud má vaše společnost daňového poradce, poskytovatele mzdových služeb nebo účetního, požádejte je, aby zkontrolovali poslední podaná přiznání. EIN mohou mít také uložené ve svém klientském profilu.

3. Firemní bankovní a finanční dokumenty

Banky a věřitelé obvykle vyžadují EIN při otevření účtu nebo schválení úvěru. Zkontrolujte:

• Záznamy k firemnímu běžnému účtu
• Smlouvy k platebním branám
• Úvěrové dokumenty
• Žádosti o kredit
• Bankovní onboarding formuláře

Pokud vaše firma používá platební procesor nebo účetní platformu, EIN může být uloženo také v nastavení účtu nebo daňovém profilu.

4. Státní a místní registrace

Státní daňový úřad, úřad práce nebo licenční oddělení mohou mít vaše EIN v záznamech, pokud jste firmu registrovali k mzdovým daním, dani z prodeje nebo k jiným podáním.

Projděte:

• Registrace ke státním podnikatelským daním
• Povolení k výběru daně z prodeje
• Účty pro pojištění v nezaměstnanosti
• Místní licenční spisy
• Dokumenty k výročním zprávám nebo registraci

5. Interní firemní záznamy

Mnoho firem uchovává EIN na místech, která se snadno přehlédnou:

• Společenské smlouvy nebo firemní registrační složky
• Zakládací dokumenty uložené u registrovaného zástupce nebo zakladatele
• Účetní software a profily
• Nastavení mzdového systému
• Soubory pro onboarding dodavatelů

Pokud máte virtuální kancelář, externího účetního nebo outsourcovaný mzdový tým, zeptejte se jich přímo, zda mají číslo uložené.

Jak získat EIN od IRS

Pokud ve svých záznamech EIN nenajdete, IRS může pomoci ověřit číslo pro oprávněnou osobu.

Linka IRS Business and Specialty Tax Line může pomoci s dotazy k EIN na čísle 800-829-4933. Pokud máte sluchové postižení, TTY číslo IRS je 800-829-4059.

Než zavoláte, připravte si údaje k ověření firmy, například:

• Právní název firmy
• Adresu firmy
• Informace o odpovědné osobě
• Typ subjektu
• Svou totožnost a oprávnění získat tyto informace

Pokud nejste oprávněnou osobou pro daný subjekt, IRS nemusí EIN poskytnout.

Pokud máte více EIN

Některé firmy omylem skončí s více než jedním EIN, často proto, že byla podána nová žádost, když se původní číslo nedařilo najít. Pokud si nejste jisti, které číslo patří aktivní firmě, kontaktujte IRS Business and Specialty Tax Line a požádejte o pomoc s určením správného EIN před podáním.

Čemu se vyhnout, když EIN nemůžete najít

Nejčastější chybou je příliš rychle podat žádost o nové EIN. To může vytvořit zbytečnou administrativní zátěž a způsobit problémy s mzdami, daňovými přiznáními i bankovními účty.

Vyhněte se těmto chybám:

• Podání druhé žádosti o EIN jen proto, že původní číslo chybí
• Použití státního daňového ID místo federálního EIN
• Záměně interního čísla klienta u účetního za firemní EIN
• Podání daňových přiznání pod nesprávným identifikačním číslem subjektu

Pokud si nejste jisti, zastavte se a číslo ověřte, než odešlete jakýkoli daňový formulář nebo mzdový záznam.

EIN vs. jiné podnikatelské identifikátory

Je snadné zaměnit EIN s jinými identifikačními čísly. Rozdíl je následující:

• EIN: Federální daňové identifikační číslo vydané IRS
• Státní daňové ID: Vydává státní úřad pro státní daňové účty
• Číslo povolení k dani z prodeje: Používá se pro výběr a odvod daně z prodeje v některých státech
• Číslo podání subjektu: Státní registrační nebo charterové referenční číslo firmy

Pouze EIN se používá jako federální podnikatelský daňový identifikátor IRS.

Co když jste EIN nikdy neměli?

Pokud vaše firma EIN skutečně nikdy neobdržela, možná budete muset místo obnovy stávajícího čísla o číslo teprve požádat.

IRS doporučuje podání elektronické žádosti, pokud je to možné. Obecně byste měli pro jeden subjekt použít jen jednu metodu žádosti, abyste nedostali duplicitní čísla. Postup podání závisí na tom, kde se firma nachází a jak rychle EIN potřebujete.

Pokud zakládáte novou firmu, je často nejlepší získat EIN poté, co je subjekt řádně vytvořen, a předtím, než otevřete účty, přijmete zaměstnance nebo začnete podávat mzdové daně.

Jak si EIN uložit, aby se dalo snadno najít později

Jakmile číslo najdete, uložte ho na více bezpečných míst. Trocha organizace teď může později ušetřit spoustu času.

Dobrá místa pro uložení jsou:

• Složka s podklady k založení firmy
• Bezpečný správce hesel
• Poznámky v účetním systému
• Profil firemního bankovního účtu
• Sdílená interní složka pro compliance s omezeným přístupem

Je také rozumné uchovávat oznámení o přidělení od IRS, první daňové podání a dokumenty k nastavení bankovního účtu společně, aby bylo EIN snadné v případě potřeby ověřit.

Jak Zenind pomáhá novým podnikatelům zůstat organizovaní

Pro zakladatele a malé podnikatele je často skutečným problémem chybějící dokumentace, nikoli samotné EIN. Zenind pomáhá zjednodušit proces založení firmy a udržet důležité firemní záznamy přehledně uspořádané, aby se klíčové údaje lépe dohledávaly, když je potřebujete.

To je důležité, protože EIN je jen jedna část širšího procesu compliance. Nové firmy také musejí spravovat zakládací dokumenty, registrace, daňové účty a průběžné povinnosti spojené s podáváním. Spolehlivý systém od prvního dne snižuje riziko duplicitních žádostí, zmeškaných lhůt a zbytečných administrativních potíží.

Shrnutí

Pokud potřebujete najít své EIN číslo, začněte u oznámení od IRS, daňových přiznání, bankovních dokumentů a státních registračních záznamů. Pokud ho stále nemůžete najít, zavolejte na IRS Business and Specialty Tax Line na čísle 800-829-4933 a ověřte číslo u oprávněné osoby.

Ve většině případů nové EIN nepotřebujete. Potřebujete to stávající, potvrzené a uložené tam, kde ho příště snadno najdete.