Cum să îți găsești numărul EIN: pașii IRS, documentele de verificat și ce urmează

Dacă trebuie să găsești Employer Identification Number (EIN), cel mai rapid răspuns este de obicei deja în documentele afacerii tale. Un EIN este codul fiscal federal pe care IRS îl folosește pentru a identifica o entitate de afaceri și apare pe o gamă largă de documente fiscale și bancare.

Dacă nu îl poți localiza imediat, nu presupune că ai nevoie de unul nou. În majoritatea cazurilor, pasul corect este să cauți în evidențele tale, să confirmi numărul cu IRS și să îl păstrezi într-un loc sigur pentru utilizare viitoare.

Ce este un EIN și de ce contează

Un EIN este un număr din nouă cifre atribuit de IRS anumitor afaceri și entități în scopuri de raportare fiscală. Este folosit în mod obișnuit de:

• Corporații
• Parteneriate
• LLC-uri cu angajați sau mai mulți membri
• Succesiuni și trusturi
• Organizații nonprofit și alte organizații

Afacerile folosesc un EIN pentru a depune declarații fiscale federale, a deschide conturi bancare de afaceri, a angaja salariați, a procesa salarii și a finaliza multe înregistrări la nivel de stat și local. Dacă ai depus vreodată formulare de taxe pentru angajați, ai solicitat un împrumut de afaceri sau ai deschis un cont merchant, EIN-ul tău poate apărea deja în acele evidențe.

Unde să cauți mai întâi EIN-ul tău

Înainte să contactezi IRS, verifică documentele și sistemele care au cele mai mari șanse să conțină numărul.

1. Avizul tău de atribuire emis de IRS

Dacă afacerea ta a solicitat inițial un EIN, IRS a emis un aviz de atribuire. Dacă ai salvat acel aviz electronic sau l-ai tipărit, EIN-ul va fi pe el.

Caută:

• Scrisoarea originală de confirmare sau atribuire a EIN-ului
• PDF-uri salvate sau atașamente de e-mail din procesul de înființare
• Dosare interne de formare păstrate de fondator, contabil sau avocat

Dacă firma ta a fost înființată recent și a folosit un serviciu de înființare sau un partener de depunere, confirmarea EIN poate fi inclusă și în dosarul tău de documente ale afacerii.

2. Declarații fiscale federale și documente de salarizare

EIN-ul apare adesea pe formularele fiscale depuse. Exemple comune includ:

• Formularul 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
• Formularul 940, Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return
• Formularele W-2 și W-3
• Declarații de impozit pe venit pentru corporații sau parteneriate
• Formulare pentru accize sau taxe de angajare

Dacă firma ta lucrează cu un contabil, un furnizor de payroll sau un bookkeeper, roagă-i să verifice cele mai recente depuneri. Ei pot avea, de asemenea, EIN-ul în profilul de client.

3. Documente bancare și financiare ale afacerii

Băncile și creditorii solicită de obicei EIN-ul atunci când este deschis un cont sau aprobat un împrumut. Verifică:

• Evidențele contului curent de afaceri
• Acordurile cu procesatorii de plăți
• Documentele de împrumut
• Cererile de credit
• Formularele de onboarding bancar

Dacă afacerea ta lucrează cu un procesator de plăți sau cu o platformă de contabilitate, EIN-ul poate fi stocat și în setările contului sau în profilul fiscal.

4. Înregistrări la nivel de stat și local

Agenția fiscală de stat, departamentul de muncă sau departamentul de licențiere pot avea EIN-ul în evidențe dacă ai înregistrat afacerea pentru taxe de salarizare, taxă pe vânzări sau alte depuneri.

Verifică:

• Înregistrările fiscale de stat ale afacerii
• Autorizațiile de taxă pe vânzări
• Conturile de asigurare de șomaj
• Dosarele de licențiere locală
• Documentele de raport anual sau de înregistrare

5. Evidențele interne ale afacerii

Multe afaceri păstrează EIN-ul în locuri ușor de trecut cu vederea:

• Acorduri de funcționare sau registre corporative
• Documente de înființare păstrate de agentul înregistrat sau organizator
• Profiluri din software-ul de contabilitate
• Ecrane de configurare din sistemele de payroll
• Dosare de onboarding ale furnizorilor

Dacă ai un birou virtual, un CPA extern sau o echipă de payroll externalizată, întreabă-i direct dacă au numărul în evidențe.

Cum să obții EIN-ul de la IRS

Dacă evidențele tale nu conțin EIN-ul, IRS te poate ajuta să îl verifice pentru partea autorizată corectă.

Linia IRS Business and Specialty Tax Line poate ajuta cu întrebări legate de EIN la 800-829-4933. Dacă ai deficiențe de auz, numărul IRS TTY este 800-829-4059.

Înainte să suni, pregătește-te să confirmi informații cheie despre afacere, cum ar fi:

• Numele legal al afacerii
• Adresa afacerii
• Informațiile părții responsabile
• Tipul entității
• Identitatea ta și autoritatea de a primi informația

Dacă nu ești o persoană autorizată pentru entitate, IRS este posibil să nu dezvăluie EIN-ul.

Dacă ai mai multe EIN-uri

Unele afaceri ajung accidental să aibă mai multe EIN-uri, adesea pentru că a fost depusă o cerere nouă atunci când numărul original nu a putut fi găsit. Dacă nu ești sigur ce număr aparține afacerii active, contactează IRS Business and Specialty Tax Line și cere ajutor pentru identificarea EIN-ului corect înainte de depunere.

Ce să nu faci când nu poți găsi EIN-ul

Cea mai frecventă greșeală este să soliciți prea repede un EIN nou. Asta poate crea muncă administrativă inutilă și poate cauza probleme cu payroll-ul, declarațiile fiscale și conturile bancare.

Evită aceste greșeli:

• Depunerea unei a doua cereri de EIN doar pentru că numărul original lipsește
• Folosirea unui cod fiscal de stat în locul EIN-ului federal
• Confundarea unui număr intern de client al contabilului cu EIN-ul afacerii
• Depunerea declarațiilor fiscale sub numărul greșit al entității

Dacă nu ești sigur, oprește-te și verifică numărul înainte de a trimite orice formular fiscal sau document de payroll.

EIN vs. alte ID-uri ale afacerii

Este ușor să confunzi EIN-ul cu alte numere de identificare. Iată diferența:

• EIN: Număr federal de identificare fiscală emis de IRS
• State tax ID: Emis de o agenție de stat pentru conturi fiscale la nivel de stat
• Sales tax permit number: Folosit pentru colectarea și remiterea taxei pe vânzări în anumite state
• Entity filing number: Un număr de referință pentru înregistrarea sau actul constitutiv al afacerii la nivel de stat

Doar EIN-ul este folosit ca identificator fiscal federal al afacerii în relația cu IRS.

Ce se întâmplă dacă nu ai avut niciodată un EIN?

Dacă afacerea ta chiar nu a primit niciodată un EIN, este posibil să trebuiască să aplici pentru unul nou, în loc să încerci să recuperezi un număr existent.

IRS recomandă depunerea electronică atunci când este eligibilă. În general, ar trebui să folosești o singură metodă de aplicare pentru fiecare entitate, astfel încât să nu primești numere duplicate. Procesul de aplicare depinde de locul în care este situată afacerea și de cât de repede ai nevoie de EIN.

Dacă înființezi o afacere nouă, de obicei este mai bine să obții EIN-ul după ce entitatea este creată corespunzător și înainte să deschizi conturi, să angajezi personal sau să începi depunerea taxelor de payroll.

Cum să faci EIN-ul ușor de găsit mai târziu

După ce găsești numărul, salvează-l în mai mult de un loc sigur. Puțină organizare acum îți poate economisi timp mai târziu.

Locuri bune pentru păstrare includ:

• Dosarul tău de documente de înființare
• Un manager de parole sigur
• Notele din sistemul tău de contabilitate
• Profilul contului bancar de afaceri
• Un dosar intern partajat de conformitate, cu acces limitat

Este, de asemenea, inteligent să păstrezi împreună avizul de atribuire de la IRS, prima declarație fiscală și documentele de deschidere a contului bancar, astfel încât EIN-ul să poată fi verificat ușor atunci când este nevoie.

Cum ajută Zenind noii proprietari de afaceri să rămână organizați

Pentru fondatori și proprietari de mici afaceri, documentele lipsă sunt adesea problema reală, nu EIN-ul în sine. Zenind ajută la simplificarea procesului de înființare și la organizarea documentelor esențiale ale afacerii, astfel încât detaliile importante să fie mai ușor de urmărit atunci când ai nevoie de ele.

Asta contează deoarece EIN-ul este doar o parte dintr-un flux mai amplu de conformitate. Afacerile noi trebuie, de asemenea, să gestioneze documentele de înființare, înregistrările, conturile fiscale și obligațiile de depunere continue. Un sistem de încredere încă din prima zi reduce riscul de aplicații duplicate, termene ratate și bătăi de cap administrative evitabile.

Concluzie

Dacă trebuie să găsești numărul tău EIN, începe cu avizul IRS, declarațiile fiscale, documentele bancare și înregistrările de stat. Dacă tot nu îl poți localiza, sună la IRS Business and Specialty Tax Line la 800-829-4933 pentru a verifica numărul cu autoritatea potrivită.

În majoritatea cazurilor, nu ai nevoie de un EIN nou. Ai nevoie de cel existent, confirmat și stocat într-un loc în care îl poți găsi data viitoare când afacerea ta are nevoie de el.