Comment trouver votre numéro d’EIN : étapes de l’IRS, documents à vérifier et prochaines actions

Si vous devez retrouver votre numéro d’identification d’employeur (EIN), la réponse la plus rapide se trouve généralement déjà dans vos dossiers d’entreprise. Un EIN est le numéro d’identification fiscale fédéral que l’IRS utilise pour identifier une entité commerciale, et il apparaît sur un large éventail de documents fiscaux et bancaires.

Si vous ne le trouvez pas immédiatement, ne présumez pas que vous avez besoin d’un nouveau numéro. Dans la plupart des cas, la bonne prochaine étape consiste à chercher dans vos dossiers, à confirmer le numéro auprès de l’IRS et à le conserver dans un endroit sécurisé pour usage futur.

Ce qu’est un EIN et pourquoi il est important

Un EIN est un numéro à neuf chiffres attribué par l’IRS à certaines entreprises et entités à des fins de déclaration fiscale. Il est couramment utilisé par :

• Les sociétés par actions
• Les sociétés de personnes
• Les sociétés à responsabilité limitée (LLC) avec des employés ou plusieurs membres
• Les successions et les fiducies
• Les organismes sans but lucratif et autres organisations

Les entreprises utilisent un EIN pour produire des déclarations fiscales fédérales, ouvrir des comptes bancaires d’entreprise, embaucher des employés, traiter la paie et effectuer de nombreuses inscriptions auprès des autorités d’État et locales. Si vous avez déjà produit des formulaires de taxes sur l’emploi, demandé un prêt commercial ou ouvert un compte marchand, votre EIN peut déjà figurer dans ces dossiers.

Où chercher en premier votre EIN

Avant de communiquer avec l’IRS, vérifiez les documents et systèmes les plus susceptibles de contenir le numéro.

1. Votre avis d’attribution de l’IRS

Si votre entreprise a initialement demandé un EIN, l’IRS a émis un avis d’attribution. Si vous avez conservé cet avis en version électronique ou imprimée, l’EIN s’y trouve.

Cherchez :

• La lettre originale de confirmation ou d’attribution de l’EIN
• Les PDF enregistrés ou les pièces jointes aux courriels provenant de votre processus de constitution
• Les dossiers internes de constitution conservés par votre fondateur, comptable ou avocat

Si votre entreprise a été constituée récemment et a utilisé un service de constitution ou un partenaire de dépôt, la confirmation de l’EIN peut aussi être incluse dans votre dossier d’entreprise.

2. Déclarations fiscales fédérales et dépôts de paie

Votre EIN apparaît souvent sur les formulaires fiscaux déposés. Exemples courants :

• Formulaire 941, Federal Tax Return trimestriel de l’employeur
• Formulaire 940, Federal Unemployment Tax Return annuel de l’employeur
• Déclarations de formulaires W-2 et W-3
• Déclarations de revenus des sociétés ou des sociétés de personnes
• Formulaires de taxe d’accise ou de taxes sur l’emploi

Si votre entreprise a un préparateur fiscal, un fournisseur de paie ou un commis comptable, demandez-lui de vérifier les derniers dépôts. Il peut aussi avoir l’EIN dans son profil client.

3. Documents bancaires et financiers de l’entreprise

Les banques et les prêteurs recueillent habituellement l’EIN lors de l’ouverture d’un compte ou de l’approbation d’un prêt. Vérifiez :

• Les dossiers du compte chèques d’entreprise
• Les ententes de traitement des cartes marchandes
• Les documents de prêt
• Les demandes de crédit
• Les formulaires d’ouverture de compte bancaire

Si votre entreprise travaille avec un processeur de paiements ou une plateforme comptable, l’EIN peut aussi être enregistré dans les paramètres du compte ou le profil fiscal.

4. Inscriptions auprès des autorités d’État et locales

Votre agence fiscale provinciale ou d’État, le bureau du travail ou le service des permis peut avoir votre EIN au dossier si l’entreprise a été enregistrée pour la paie, la taxe de vente ou d’autres dépôts.

Examinez :

• Les inscriptions fiscales provinciales ou d’État
• Les permis de taxe de vente
• Les comptes d’assurance-emploi
• Les dossiers de licences locales
• Les documents de déclaration annuelle ou d’enregistrement

5. Dossiers internes de l’entreprise

De nombreuses entreprises conservent l’EIN à des endroits faciles à oublier :

• Les conventions d’exploitation ou les registres corporatifs
• Les documents de constitution conservés par l’agent enregistré ou le fondateur
• Les profils dans les logiciels comptables
• Les écrans de configuration des systèmes de paie
• Les dossiers d’intégration des fournisseurs

Si vous avez un bureau virtuel, un CPA externe ou une équipe de paie externalisée, demandez-leur directement s’ils ont le numéro au dossier.

Comment obtenir votre EIN auprès de l’IRS

Si vos dossiers ne contiennent pas l’EIN, l’IRS peut aider à le confirmer pour la bonne personne autorisée.

La ligne des impôts des entreprises et spécialisées de l’IRS peut répondre aux questions liées à l’EIN au 800-829-4933. Si vous avez une déficience auditive, le numéro TTY de l’IRS est le 800-829-4059.

Avant d’appeler, préparez-vous à confirmer les renseignements clés sur l’entreprise, comme :

• La dénomination légale de l’entreprise
• L’adresse de l’entreprise
• Les renseignements sur la personne responsable
• Le type d’entité
• Votre identité et votre autorité à recevoir l’information

Si vous n’êtes pas une personne autorisée pour l’entité, l’IRS peut ne pas divulguer l’EIN.

Si vous avez plusieurs EIN

Certaines entreprises se retrouvent par erreur avec plus d’un EIN, souvent parce qu’une nouvelle demande a été soumise lorsque le numéro original ne pouvait pas être retrouvé. Si vous ne savez pas quel numéro appartient à l’entreprise active, communiquez avec la ligne des impôts des entreprises et spécialisées de l’IRS et demandez de l’aide pour identifier le bon EIN avant de produire quoi que ce soit.

Ce qu’il ne faut pas faire quand vous ne trouvez pas votre EIN

L’erreur la plus courante consiste à demander un nouvel EIN trop rapidement. Cela peut créer un travail administratif inutile et causer des problèmes avec la paie, les déclarations fiscales et les comptes bancaires.

Évitez ces erreurs :

• Soumettre une deuxième demande d’EIN simplement parce que le numéro original est introuvable
• Utiliser un numéro d’identification fiscale d’État au lieu de l’EIN fédéral
• Confondre un numéro interne de client du comptable avec l’EIN de l’entreprise
• Produire des déclarations fiscales sous le mauvais numéro d’entité

En cas de doute, faites une pause et vérifiez le numéro avant de soumettre un formulaire fiscal ou un registre de paie.

EIN vs autres identifiants d’entreprise

Il est facile de confondre l’EIN avec d’autres numéros d’identification. Voici la différence :

• EIN : numéro d’identification fiscale fédéral émis par l’IRS
• Numéro d’identification fiscale d’État : émis par une agence d’État pour les comptes fiscaux provinciaux ou d’État
• Numéro de permis de taxe de vente : utilisé pour percevoir et remettre la taxe de vente dans certains États
• Numéro de dossier de l’entité : numéro de référence d’enregistrement ou de constitution d’une entreprise au niveau de l’État

Seul l’EIN sert d’identifiant fiscal fédéral de l’entreprise auprès de l’IRS.

Et si vous n’avez jamais eu d’EIN ?

Si votre entreprise n’a réellement jamais reçu d’EIN, vous devrez peut-être en demander un au lieu d’essayer de récupérer un numéro existant.

L’IRS recommande de faire la demande par voie électronique lorsque c’est admissible. En général, vous devriez utiliser une seule méthode de demande par entité afin de ne pas recevoir de numéros en double. Le processus de demande dépend de l’endroit où l’entreprise est située et de la rapidité avec laquelle vous avez besoin de l’EIN.

Si vous êtes en train de constituer une nouvelle entreprise, il est souvent préférable d’obtenir l’EIN une fois l’entité correctement créée et avant d’ouvrir des comptes, d’embaucher des employés ou de commencer à produire des déclarations de taxes sur la paie.

Comment garder votre EIN facile à retrouver plus tard

Une fois le numéro trouvé, conservez-le dans plus d’un endroit sécurisé. Un peu d’organisation maintenant peut vous faire gagner du temps plus tard.

De bons endroits pour le conserver :

• Votre dossier de documents de constitution
• Un gestionnaire de mots de passe sécurisé
• Les notes de votre système comptable
• Le profil du compte bancaire d’entreprise
• Un dossier de conformité interne partagé avec accès limité

Il est aussi judicieux de garder ensemble l’avis d’attribution de l’IRS, la première déclaration fiscale et les documents de configuration du compte bancaire afin de pouvoir vérifier facilement l’EIN au besoin.

Comment Zenind aide les nouveaux propriétaires d’entreprise à rester organisés

Pour les fondateurs et les propriétaires de petites entreprises, le vrai problème est souvent le manque de documents, pas l’EIN lui-même. Zenind aide à simplifier le processus de constitution et à organiser les dossiers d’entreprise essentiels afin que les renseignements clés soient plus faciles à suivre quand vous en avez besoin.

C’est important parce que l’EIN n’est qu’une partie d’un flux de conformité plus large. Les nouvelles entreprises doivent aussi gérer les documents de constitution, les inscriptions, les comptes fiscaux et les obligations de déclaration continues. Disposer d’un système fiable dès le premier jour réduit le risque de demandes en double, d’échéances manquées et de tracas administratifs évitables.

En résumé

Si vous devez trouver votre numéro d’EIN, commencez par votre avis de l’IRS, vos déclarations fiscales, vos documents bancaires et vos dossiers d’inscription auprès de l’État. Si vous ne le trouvez toujours pas, appelez la ligne des impôts des entreprises et spécialisées de l’IRS au 800-829-4933 pour vérifier le numéro auprès de l’autorité appropriée.

Dans la plupart des cas, vous n’avez pas besoin d’un nouvel EIN. Vous avez besoin de l’EIN existant, confirmé et rangé à un endroit où vous pourrez le retrouver la prochaine fois que votre entreprise en aura besoin.