Как да откриете своя EIN номер: стъпки в IRS, кои записи да проверите и какво да направите след това

Ако трябва да намерите своя Employer Identification Number (EIN), най-бързият отговор обикновено вече е в бизнес документите ви. EIN е федералният данъчен идентификатор, който IRS използва, за да идентифицира дадено бизнес дружество, и се среща в широк набор от данъчни и банкови документи.

Ако не можете да го откриете веднага, не приемайте, че ви е нужен нов номер. В повечето случаи правилната следваща стъпка е да прегледате документите си, да потвърдите номера с IRS и да го съхраните на сигурно място за бъдеща употреба.

Какво е EIN и защо е важен

EIN е деветцифрен номер, който IRS присвоява на определени бизнеси и организации за данъчни цели. Той обикновено се използва от:

• Корпорации
• Партньорства
• LLC с служители или повече от един член
• Наследства и тръстове
• Неправителствени организации и други структури

Бизнесите използват EIN, за да подават федерални данъчни декларации, да откриват бизнес банкови сметки, да наемат служители, да обработват заплати и да извършват много щатски и местни регистрации. Ако някога сте подавали формуляри за данъци върху заетостта, кандидатствали сте за бизнес заем или сте откривали merchant account, вашият EIN може вече да присъства в тези записи.

Къде първо да потърсите своя EIN

Преди да се свържете с IRS, проверете документите и системите, в които е най-вероятно да се съдържа номерът.

1. Вашето уведомление за присвояване от IRS

Ако вашият бизнес първоначално е кандидатствал за EIN, IRS е издал уведомление за присвояване. Ако сте го запазили електронно или на хартия, EIN ще бъде върху него.

Потърсете:

• Оригиналното потвърждение или писмо за присвояване на EIN
• Запазени PDF файлове или прикачени файлове от имейл, свързани с процеса по учредяване
• Вътрешни файлове за учредяване, съхранявани от основателя, счетоводителя или адвоката ви

Ако компанията ви е учредена скоро и е използвала услуга по учредяване или партньор за подаване, потвърждението за EIN може също да е включено в пакета с бизнес документи.

2. Федерални данъчни декларации и payroll документи

Вашият EIN често присъства в подадени данъчни формуляри. Често срещани примери са:

• Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
• Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return
• Form W-2 и W-3 подадени документи
• Корпоративни или партньорски данъчни декларации
• Формуляри за акцизни данъци или данъци върху заетостта

Ако компанията ви има данъчен консултант, payroll доставчик или счетоводител, помолете ги да проверят последните подадени документи. Те може също да имат EIN в клиентския профил.

3. Бизнес банкови и финансови документи

Банките и кредиторите обикновено изискват EIN, когато се открива сметка или се одобрява заем. Проверете:

• Документи по бизнес разплащателната сметка
• Договори за merchant processing
• Документи за заем
• Кредитни заявления
• Формуляри за откриване на сметка в банка

Ако бизнесът ви работи с платежен процесор или счетоводна платформа, EIN може също да е записан в настройките на акаунта или в данъчния профил.

4. Щатски и местни регистрации

Вашата щатска данъчна агенция, трудова служба или отдел по лицензиране може да има EIN в своите записи, ако сте регистрирали бизнеса за данъци върху заплатите, данък върху продажбите или други подавания.

Прегледайте:

• Щатски регистрации за бизнес данъци
• Разрешителни за данък върху продажбите
• Сметки за unemployment insurance
• Файлове за местни лицензи
• Годишни отчети или регистрационни документи

5. Вътрешни бизнес документи

Много бизнеси съхраняват EIN на места, които лесно се пропускат:

• Operating agreements или корпоративни регистри
• Учредителни документи, пазени от registered agent или организатора
• Профили в счетоводен софтуер
• Настройки в payroll система
• Файлове за onboarding на доставчици

Ако имате виртуален офис, външен CPA или аутсорснат payroll екип, попитайте ги директно дали разполагат с номера.

Как да получите своя EIN от IRS

Ако в документите ви няма EIN, IRS може да помогне да потвърди номера за правилното упълномощено лице.

IRS Business and Specialty Tax Line може да помогне с въпроси, свързани с EIN, на 800-829-4933. Ако имате слухово увреждане, TTY номерът на IRS е 800-829-4059.

Преди да се обадите, бъдете готови да потвърдите ключова информация за бизнеса, като например:

• Официално фирмено име
• Бизнес адрес
• Информация за отговорното лице
• Тип на юридическото лице
• Вашата самоличност и право да получите информацията

Ако не сте упълномощено лице за дружеството, IRS може да не разкрие EIN.

Ако имате повече от един EIN

Някои бизнеси по невнимание получават повече от един EIN, често защото е подадено ново заявление, когато оригиналният номер не е бил намерен. Ако не сте сигурни кой номер принадлежи на активния бизнес, свържете се с IRS Business and Specialty Tax Line и поискайте помощ за идентифициране на правилния EIN преди подаване на документи.

Какво да не правите, когато не можете да намерите EIN

Най-честата грешка е да кандидатствате за нов EIN твърде бързо. Това може да създаде излишна административна работа и да доведе до проблеми с payroll, данъчни декларации и банкови сметки.

Избягвайте тези грешки:

• Подаване на второ заявление за EIN само защото оригиналният номер липсва
• Използване на щатски данъчен номер вместо федералния EIN
• Бъркане на вътрешен клиентски номер на счетоводител с бизнес EIN
• Подаване на данъчни декларации под грешен номер на юридическото лице

Ако не сте сигурни, спрете и проверете номера, преди да подадете какъвто и да е данъчен формуляр или payroll запис.

EIN срещу други бизнес идентификатори

Лесно е EIN да се обърка с други идентификационни номера. Ето разликата:

• EIN: Федерален данъчен идентификационен номер, издаден от IRS
• Щатски данъчен номер: Издава се от щатска агенция за щатски данъчни сметки
• Номер на разрешително за данък върху продажбите: Използва се за събиране и превеждане на данък върху продажбите в определени щати
• Номер на регистрация на юридическо лице: Щатски регистрационен номер на бизнес или номер на учредителен акт

Само EIN се използва като федерален бизнес данъчен идентификатор пред IRS.

Какво ако никога не сте имали EIN?

Ако бизнесът ви наистина никога не е получил EIN, може да се наложи да подадете заявление за нов номер, вместо да се опитвате да възстановите съществуващ.

IRS препоръчва електронно кандидатстване, когато това е възможно. По принцип трябва да използвате един метод на заявление за едно юридическо лице, за да не получите дублирани номера. Процесът на кандидатстване зависи от това къде се намира бизнесът и колко бързо ви е нужен EIN.

Ако създавате нов бизнес, обикновено е най-добре да получите EIN след като юридическото лице е правилно създадено и преди да отворите сметки, да наемете служители или да започнете да подавате payroll данъци.

Как да направите EIN лесен за откриване по-късно

След като намерите номера, съхранете го на повече от едно сигурно място. Малко организация сега може да спести време по-късно.

Подходящи места за съхранение са:

• Папката с документите по учредяване
• Сигурен password manager
• Бележките в счетоводната система
• Профилът на бизнес банковата сметка
• Споделена вътрешна compliance папка с ограничен достъп

Добра идея е също да държите заедно уведомлението за присвояване от IRS, първия данъчен документ и документите за откриване на банковата сметка, за да може EIN лесно да бъде потвърден при нужда.

Как Zenind помага на новите собственици на бизнес да останат организирани

За основатели и малки бизнеси често истинският проблем е липсата на документи, а не самият EIN. Zenind помага да се опрости процесът по учредяване и да се поддържат основните бизнес документи организирани, така че важните детайли да се намират по-лесно, когато са нужни.

Това е важно, защото EIN е само една част от по-широк compliance работен процес. Новите бизнеси трябва също да управляват учредителни документи, регистрации, данъчни сметки и текущи задължения по подаване. Наличието на надеждна система от първия ден намалява риска от дублирани заявления, пропуснати срокове и избягваеми административни главоболия.

Накратко

Ако трябва да намерите своя EIN номер, започнете с уведомлението от IRS, данъчните си декларации, банковите документи и щатските регистрационни записи. Ако все още не можете да го откриете, обадете се на IRS Business and Specialty Tax Line на 800-829-4933, за да потвърдите номера с надлежно упълномощеното лице.

В повечето случаи не ви е нужен нов EIN. Нужен ви е съществуващият, потвърден и съхранен на място, където можете да го намерите следващия път, когато бизнесът ви има нужда от него.