Πώς να βρείτε τον αριθμό EIN σας: βήματα του IRS, έλεγχος αρχείων και τι να κάνετε στη συνέχεια

                        # Πώς να βρείτε τον αριθμό EIN σας: βήματα του IRS, έλεγχος αρχείων και τι να κάνετε στη συνέχεια

Αν χρειάζεται να βρείτε τον Αριθμό Ταυτοποίησης Εργοδότη (EIN) σας, η πιο γρήγορη απάντηση συνήθως βρίσκεται ήδη στα επιχειρηματικά σας αρχεία. Ένας EIN είναι ο ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός που χρησιμοποιεί το IRS για την ταυτοποίηση μιας επιχειρηματικής οντότητας και εμφανίζεται σε πολλά φορολογικά και τραπεζικά έγγραφα.

Αν δεν μπορείτε να τον εντοπίσετε αμέσως, μην υποθέσετε ότι χρειάζεστε νέο αριθμό. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το σωστό επόμενο βήμα είναι να αναζητήσετε τα αρχεία σας, να επιβεβαιώσετε τον αριθμό με το IRS και να τον αποθηκεύσετε με ασφάλεια για μελλοντική χρήση.

Τι είναι ο EIN και γιατί έχει σημασία

Ο EIN είναι ένας εννεαψήφιος αριθμός που αποδίδεται από το IRS σε ορισμένες επιχειρήσεις και οντότητες για φορολογικούς σκοπούς. Χρησιμοποιείται συχνά από:

• Εταιρείες
• Συνεταιρισμούς
• LLC με εργαζομένους ή περισσότερα από ένα μέλη
• Κληρονομιές και καταπιστεύματα
• Μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και άλλους φορείς

Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν έναν EIN για να υποβάλλουν ομοσπονδιακές φορολογικές δηλώσεις, να ανοίγουν επαγγελματικούς τραπεζικούς λογαριασμούς, να προσλαμβάνουν εργαζομένους, να επεξεργάζονται μισθοδοσία και να ολοκληρώνουν πολλές κρατικές και τοπικές εγγραφές. Αν έχετε υποβάλει ποτέ φόρμες φόρου απασχόλησης, έχετε ζητήσει επιχειρηματικό δάνειο ή έχετε ανοίξει λογαριασμό εμπορικών συναλλαγών, ο EIN σας μπορεί ήδη να εμφανίζεται σε αυτά τα αρχεία.

Πού να ψάξετε πρώτα για τον EIN σας

Πριν επικοινωνήσετε με το IRS, ελέγξτε τα έγγραφα και τα συστήματα που είναι πιθανότερο να περιέχουν τον αριθμό.

1. Η ειδοποίηση απόδοσης του IRS

Αν η επιχείρησή σας έκανε αρχικά αίτηση για EIN, το IRS εξέδωσε μια ειδοποίηση απόδοσης. Αν την έχετε αποθηκεύσει ηλεκτρονικά ή έχετε εκτυπωμένη εκδοχή, ο EIN θα αναγράφεται εκεί.

Αναζητήστε:

• Το αρχικό έγγραφο επιβεβαίωσης ή απόδοσης EIN
• Αποθηκευμένα PDF ή συνημμένα email από τη διαδικασία σύστασης
• Εσωτερικά αρχεία σύστασης που φυλάσσονται από τον ιδρυτή, τον λογιστή ή τον δικηγόρο σας

Αν η εταιρεία σας συστάθηκε πρόσφατα και χρησιμοποιήσατε υπηρεσία σύστασης ή συνεργάτη υποβολής, η επιβεβαίωση EIN μπορεί επίσης να περιλαμβάνεται στο φάκελο επιχειρηματικών εγγράφων σας.

2. Ομοσπονδιακές φορολογικές δηλώσεις και αρχεία μισθοδοσίας

Ο EIN σας εμφανίζεται συχνά σε υποβληθέντα φορολογικά έντυπα. Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Έντυπο 941, Τριμηνιαία Ομοσπονδιακή Φορολογική Δήλωση Εργοδότη
• Έντυπο 940, Ετήσια Ομοσπονδιακή Φορολογική Δήλωση Ανεργίας Εργοδότη
• Υποβολές Εντύπων W-2 και W-3
• Φορολογικές δηλώσεις εταιρειών ή συνεταιρισμών
• Έντυπα ειδικών φόρων κατανάλωσης ή φόρου απασχόλησης

Αν η εταιρεία σας έχει φοροτεχνικό, πάροχο μισθοδοσίας ή λογιστή, ζητήστε τους να ελέγξουν τις πιο πρόσφατες υποβολές. Μπορεί επίσης να έχουν τον EIN καταχωρισμένο στο προφίλ πελάτη σας.

3. Τραπεζικά και οικονομικά έγγραφα της επιχείρησης

Οι τράπεζες και οι δανειστές συνήθως ζητούν τον EIN όταν ανοίγει λογαριασμός ή εγκρίνεται δάνειο. Ελέγξτε:

• Αρχεία επαγγελματικού λογαριασμού όψεως
• Συμφωνίες επεξεργασίας πληρωμών με κάρτα
• Έγγραφα δανείου
• Αιτήσεις πίστωσης
• Έντυπα έναρξης τραπεζικής συνεργασίας

Αν η επιχείρησή σας συνεργάζεται με πάροχο πληρωμών ή πλατφόρμα λογιστικής, ο EIN μπορεί επίσης να είναι αποθηκευμένος στις ρυθμίσεις του λογαριασμού ή στο φορολογικό προφίλ.

4. Κρατικές και τοπικές εγγραφές

Η κρατική φορολογική υπηρεσία, η υπηρεσία εργασίας ή το τμήμα αδειοδότησης ενδέχεται να έχουν τον EIN σας καταχωρισμένο, αν δηλώσατε την επιχείρηση για φόρους μισθοδοσίας, φόρο πωλήσεων ή άλλες υποβολές.

Ελέγξτε:

• Εγγραφές κρατικών επιχειρηματικών φόρων
• Άδειες φόρου πωλήσεων
• Λογαριασμούς ασφάλισης ανεργίας
• Τοπικά αρχεία αδειοδότησης
• Έγγραφα ετήσιας έκθεσης ή εγγραφής

5. Εσωτερικά επιχειρηματικά αρχεία

Πολλές επιχειρήσεις φυλάσσουν τον EIN σε σημεία που εύκολα περνούν απαρατήρητα:

• Λειτουργικές συμφωνίες ή βιβλία εταιρικών αρχείων
• Έγγραφα σύστασης που διατηρεί ο εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος ή ο οργανωτής
• Προφίλ σε λογιστικά προγράμματα
• Οθόνες ρύθμισης συστημάτων μισθοδοσίας
• Αρχεία ένταξης προμηθευτών

Αν έχετε εικονικό γραφείο, εξωτερικό λογιστή ή εξωτερική ομάδα μισθοδοσίας, ρωτήστε τους απευθείας αν έχουν τον αριθμό διαθέσιμο.

Πώς να πάρετε τον EIN σας από το IRS

Αν τα αρχεία σας δεν περιλαμβάνουν τον EIN, το IRS μπορεί να βοηθήσει στην επιβεβαίωση για το σωστό εξουσιοδοτημένο άτομο.

Η Γραμμή Φορολογίας Επιχειρήσεων και Εξειδικευμένων Θεμάτων του IRS μπορεί να βοηθήσει με ερωτήσεις σχετικά με τον EIN στο 800-829-4933. Αν έχετε πρόβλημα ακοής, ο αριθμός TTY του IRS είναι 800-829-4059.

Πριν καλέσετε, να είστε έτοιμοι να επιβεβαιώσετε βασικές πληροφορίες για την επιχείρηση, όπως:

• Επίσημη επωνυμία επιχείρησης
• Διεύθυνση επιχείρησης
• Πληροφορίες υπεύθυνου προσώπου
• Τύπος οντότητας
• Η ταυτότητα και η εξουσιοδότησή σας να λάβετε τις πληροφορίες

Αν δεν είστε εξουσιοδοτημένο πρόσωπο για την οντότητα, το IRS ενδέχεται να μην αποκαλύψει τον EIN.

Αν έχετε περισσότερους από έναν EIN

Ορισμένες επιχειρήσεις καταλήγουν κατά λάθος με περισσότερους από έναν EIN, συχνά επειδή υποβλήθηκε νέα αίτηση όταν ο αρχικός αριθμός δεν μπορούσε να βρεθεί. Αν δεν είστε βέβαιοι ποιος αριθμός ανήκει στην ενεργή επιχείρηση, επικοινωνήστε με τη Γραμμή Φορολογίας Επιχειρήσεων και Εξειδικευμένων Θεμάτων του IRS και ζητήστε βοήθεια για τον εντοπισμό του σωστού EIN πριν από οποιαδήποτε υποβολή.

Τι να μην κάνετε όταν δεν μπορείτε να βρείτε τον EIN σας

Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι να κάνετε αίτηση για νέο EIN πολύ γρήγορα. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει περιττή διοικητική εργασία και να προκαλέσει προβλήματα με τη μισθοδοσία, τις φορολογικές υποβολές και τους τραπεζικούς λογαριασμούς.

Αποφύγετε αυτά τα λάθη:

• Υποβολή δεύτερης αίτησης EIN μόνο επειδή ο αρχικός αριθμός λείπει
• Χρήση κρατικού φορολογικού αριθμού αντί για τον ομοσπονδιακό EIN
• Σύγχυση ενός εσωτερικού αριθμού πελάτη του λογιστή με τον επιχειρηματικό EIN
• Υποβολή φορολογικών δηλώσεων με λάθος αριθμό οντότητας

Αν δεν είστε βέβαιοι, σταματήστε και επιβεβαιώστε τον αριθμό πριν υποβάλετε οποιοδήποτε φορολογικό έντυπο ή αρχείο μισθοδοσίας.

EIN σε σύγκριση με άλλους επιχειρηματικούς αριθμούς

Είναι εύκολο να συγχέετε τον EIN με άλλους αριθμούς ταυτοποίησης. Η διαφορά είναι η εξής:

• EIN: Ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός ταυτοποίησης που εκδίδεται από το IRS
• Κρατικός φορολογικός αριθμός: Εκδίδεται από κρατική υπηρεσία για φορολογικούς λογαριασμούς σε επίπεδο πολιτείας
• Αριθμός άδειας φόρου πωλήσεων: Χρησιμοποιείται για τη συλλογή και απόδοση φόρου πωλήσεων σε ορισμένες πολιτείες
• Αριθμός υποβολής οντότητας: Κρατικός αριθμός εγγραφής επιχείρησης ή αναφοράς καταστατικού

Μόνο ο EIN χρησιμοποιείται ως ο ομοσπονδιακός φορολογικός αναγνωριστικός αριθμός της επιχείρησης στο IRS.

Τι γίνεται αν δεν είχατε ποτέ EIN;

Αν η επιχείρησή σας δεν έλαβε ποτέ πραγματικά EIN, ίσως χρειαστεί να κάνετε αίτηση για έναν αντί να προσπαθείτε να ανακτήσετε έναν υπάρχοντα αριθμό.

Το IRS συνιστά ηλεκτρονική αίτηση όταν υπάρχει δυνατότητα. Γενικά, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε μία μέθοδο αίτησης ανά οντότητα, ώστε να μην λάβετε διπλούς αριθμούς. Η διαδικασία αίτησης εξαρτάται από το πού βρίσκεται η επιχείρηση και από το πόσο γρήγορα χρειάζεστε τον EIN.

Αν ξεκινάτε νέα επιχείρηση, συνήθως είναι καλύτερο να εξασφαλίσετε τον EIN αφού δημιουργηθεί σωστά η οντότητά σας και πριν ανοίξετε λογαριασμούς, προσλάβετε εργαζομένους ή αρχίσετε να υποβάλλετε φορολογίες μισθοδοσίας.

Πώς να κρατήσετε τον EIN σας εύκολο να βρεθεί αργότερα

Αφού εντοπίσετε τον αριθμό, αποθηκεύστε τον σε περισσότερα από ένα ασφαλή σημεία. Λίγη οργάνωση τώρα μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο αργότερα.

Καλές επιλογές αποθήκευσης είναι:

• Ο φάκελος των εγγράφων σύστασης
• Ένας ασφαλής διαχειριστής κωδικών πρόσβασης
• Οι σημειώσεις του λογιστικού σας συστήματος
• Το προφίλ του επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού
• Ένας κοινόχρηστος εσωτερικός φάκελος συμμόρφωσης με περιορισμένη πρόσβαση

Είναι επίσης έξυπνο να κρατάτε μαζί την ειδοποίηση απόδοσης του IRS, την πρώτη φορολογική υποβολή και τα έγγραφα έναρξης τραπεζικού λογαριασμού, ώστε ο EIN να είναι εύκολο να επαληθευτεί όταν χρειάζεται.

Πώς βοηθά η Zenind τους νέους επιχειρηματίες να παραμένουν οργανωμένοι

Για ιδρυτές και μικρομεσαίους επιχειρηματίες, το πραγματικό πρόβλημα είναι συχνά η έλλειψη εγγράφων, όχι ο ίδιος ο EIN. Η Zenind βοηθά να απλοποιηθεί η διαδικασία σύστασης και να οργανωθούν τα βασικά επιχειρηματικά αρχεία, ώστε οι σημαντικές πληροφορίες να είναι πιο εύκολο να εντοπιστούν όταν τις χρειάζεστε.

Αυτό έχει σημασία επειδή ο EIN είναι μόνο ένα μέρος ενός ευρύτερου πλαισίου συμμόρφωσης. Οι νέες επιχειρήσεις πρέπει επίσης να διαχειρίζονται έγγραφα σύστασης, εγγραφές, φορολογικούς λογαριασμούς και συνεχιζόμενες υποχρεώσεις υποβολής. Ένα αξιόπιστο σύστημα από την πρώτη μέρα μειώνει την πιθανότητα για διπλές αιτήσεις, χαμένες προθεσμίες και περιττά διοικητικά προβλήματα.

Συμπέρασμα

Αν χρειάζεται να βρείτε τον αριθμό EIN σας, ξεκινήστε με την ειδοποίηση του IRS, τις φορολογικές δηλώσεις, τα τραπεζικά έγγραφα και τα αρχεία κρατικής εγγραφής. Αν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να τον εντοπίσετε, καλέστε τη Γραμμή Φορολογίας Επιχειρήσεων και Εξειδικευμένων Θεμάτων του IRS στο 800-829-4933 για να επιβεβαιώσετε τον αριθμό με την αρμόδια αρχή.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν χρειάζεστε νέο EIN. Χρειάζεστε τον υπάρχοντα, επιβεβαιωμένο και αποθηκευμένο σε σημείο όπου θα μπορείτε να τον βρείτε την επόμενη φορά που η επιχείρησή σας θα τον χρειαστεί.