Hoe u uw EIN-nummer kunt vinden: IRS-stappen, documenten om te controleren en wat u vervolgens moet doen

Als u uw Employer Identification Number (EIN) moet vinden, staat het snelste antwoord meestal al in uw bedrijfsadministratie. Een EIN is het federale belastingnummer dat de IRS gebruikt om een bedrijf of rechtspersoon te identificeren, en het staat op allerlei fiscale en bancaire documenten.

Als u het niet meteen kunt terugvinden, ga dan niet ervan uit dat u een nieuw nummer nodig heeft. In de meeste gevallen is de juiste volgende stap om uw administratie te doorzoeken, het nummer bij de IRS te bevestigen en het op een veilige plaats te bewaren voor later gebruik.

Wat een EIN is en waarom het belangrijk is

Een EIN is een negencijferig nummer dat door de IRS wordt toegewezen aan bepaalde bedrijven en entiteiten voor belastingrapportage. Het wordt vaak gebruikt door:

• C Corporations
• Partnerships
• LLC's met werknemers of meerdere leden
• Nalatenschappen en trusts
• Non-profitorganisaties en andere instellingen

Bedrijven gebruiken een EIN voor het indienen van federale belastingaangiften, het openen van zakelijke bankrekeningen, het aannemen van werknemers, het verwerken van loonadministratie en het afronden van veel staats- en lokale registraties. Als u ooit loonheffingsformulieren hebt ingediend, een zakelijke lening hebt aangevraagd of een merchant account hebt geopend, kan uw EIN al in die documenten voorkomen.

Waar u eerst moet zoeken naar uw EIN

Controleer voordat u contact opneemt met de IRS eerst de documenten en systemen waarin het nummer het meest waarschijnlijk staat.

1. Uw IRS-toekenningsbrief

Als uw bedrijf oorspronkelijk een EIN heeft aangevraagd, heeft de IRS een toekenningsbericht uitgegeven. Als u dat bericht digitaal hebt opgeslagen of hebt afgedrukt, staat het EIN daarop.

Zoek naar:

• De originele EIN-bevestigings- of toekenningsbrief
• Opgeslagen PDF's of e-mailbijlagen uit uw oprichtingsproces
• Interne oprichtingsbestanden die zijn bewaard door de oprichter, accountant of advocaat

Als uw bedrijf recent is opgericht en gebruik heeft gemaakt van een oprichtingsservice of indieningspartner, kan de EIN-bevestiging ook zijn opgenomen in uw zakelijke dossierpakket.

2. Federale belastingaangiften en loonadministratie-aangiften

Uw EIN staat vaak op ingediende belastingformulieren. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Formulier 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return
• Formulier 940, Employer's Annual Federal Unemployment Tax Return
• Formulieren W-2 en W-3
• Vennootschaps- of partnership-inkomstenbelastingaangiften
• Formulieren voor accijnsbelasting of loonheffingen

Als uw bedrijf werkt met een belastingadviseur, salarisverwerker of boekhouder, vraag hen dan om de meest recente aangiften te controleren. Zij hebben het EIN mogelijk ook in hun klantprofiel opgeslagen.

3. Zakelijke bank- en financiële documenten

Banken en kredietverstrekkers vragen doorgaans om het EIN wanneer een rekening wordt geopend of een lening wordt goedgekeurd. Controleer:

• Zakelijke betaalrekeninggegevens
• Merchant processing-overeenkomsten
• Leningsdocumenten
• Kredietaanvragen
• Bankdocumenten voor onboarding

Als uw bedrijf een betaalverwerker of boekhoudplatform gebruikt, kan het EIN ook zijn opgeslagen in de accountinstellingen of het belastingprofiel.

4. Staats- en lokale registraties

Uw staatsbelastingdienst, arbeidsbureau of vergunningsafdeling kan uw EIN in het systeem hebben staan als u het bedrijf hebt geregistreerd voor loonbelasting, omzetbelasting of andere aangiften.

Bekijk:

• Registraties voor staatsbelastingen
• Vergunningen voor omzetbelasting
• Werkloosheidsverzekeringsrekeningen
• Lokale vergunningsbestanden
• Jaarverslagen of registratiedocumenten

5. Interne bedrijfsadministratie

Veel bedrijven bewaren het EIN op plekken die gemakkelijk over het hoofd worden gezien:

• Operating agreements of statutaire bedrijfsdossiers
• Oprichtingsdocumenten die zijn bewaard door de registered agent of oprichter
• Profielen in boekhoudsoftware
• Instelschermen van salarissystemen
• Bestanden voor leveranciersonboarding

Als u een virtueel kantoor, externe CPA of uitbesteed loonadministratieteam hebt, vraag hen dan rechtstreeks of zij het nummer in hun administratie hebben.

Hoe u uw EIN bij de IRS kunt opvragen

Als uw administratie het EIN niet bevat, kan de IRS het nummer bevestigen voor de juiste bevoegde persoon.

De IRS Business and Specialty Tax Line kan helpen met vragen over EIN's op 800-829-4933. Als u slechthorend bent, is het TTY-nummer van de IRS 800-829-4059.

Wees vóór het bellen voorbereid om belangrijke informatie over het bedrijf te bevestigen, zoals:

• Officiële bedrijfsnaam
• Bedrijfsadres
• Gegevens van de verantwoordelijke partij
• Soort entiteit
• Uw identiteit en bevoegdheid om de informatie te ontvangen

Als u niet een geautoriseerde persoon voor de entiteit bent, kan de IRS het EIN mogelijk niet verstrekken.

Als u meerdere EIN's hebt

Sommige bedrijven komen per ongeluk met meer dan één EIN uit, vaak omdat er een nieuwe aanvraag is ingediend toen het oorspronkelijke nummer niet kon worden gevonden. Als u niet zeker weet welk nummer bij het actieve bedrijf hoort, neem dan contact op met de IRS Business and Specialty Tax Line en vraag hulp bij het identificeren van het juiste EIN voordat u aangifte doet.

Wat u niet moet doen als u uw EIN niet kunt vinden

De meest voorkomende fout is om te snel een nieuw EIN aan te vragen. Dat kan onnodige administratieve werkzaamheden veroorzaken en problemen opleveren met loonadministratie, belastingaangiften en bankrekeningen.

Vermijd deze fouten:

• Een tweede EIN-aanvraag indienen alleen omdat het oorspronkelijke nummer ontbreekt
• Een staatsbelastingnummer gebruiken in plaats van het federale EIN
• Het interne klantnummer van een accountant verwarren met het bedrijfs-EIN
• Belastingaangiften indienen onder het verkeerde entiteitsnummer

Als u het niet zeker weet, wacht dan met indienen en verifieer het nummer voordat u een belastingformulier of loonadministratie-record verstuurt.

EIN versus andere zakelijke ID's

Het is gemakkelijk om het EIN te verwarren met andere identificatienummers. Dit is het verschil:

• EIN: Federaal fiscaal identificatienummer uitgegeven door de IRS
• Staatsbelastingnummer: Uitgegeven door een staatsinstantie voor belastingrekeningen op staatsniveau
• Vergunningnummer voor omzetbelasting: Wordt gebruikt voor het innen en afdragen van omzetbelasting in bepaalde staten
• Entiteit-registratienummer: Een zakelijke registratiereferentie of charternummer van de staat

Alleen het EIN wordt gebruikt als het federale zakelijke belastingidentificatienummer van de IRS.

Wat als u nooit een EIN hebt gehad?

Als uw bedrijf daadwerkelijk nooit een EIN heeft ontvangen, moet u mogelijk een aanvraag indienen in plaats van een bestaand nummer te proberen terug te vinden.

De IRS raadt aan om elektronisch aan te vragen wanneer dat mogelijk is. In het algemeen moet u per entiteit één aanvraagmethode gebruiken, zodat u geen dubbele nummers ontvangt. Het aanvraagproces hangt af van waar het bedrijf is gevestigd en hoe snel u het EIN nodig hebt.

Als u een nieuw bedrijf opricht, is het vaak het beste om het EIN te regelen nadat uw entiteit correct is opgericht en voordat u rekeningen opent, werknemers aanneemt of begint met het indienen van loonbelasting.

Hoe u uw EIN later gemakkelijk terugvindt

Zodra u het nummer hebt gevonden, bewaar het dan op meer dan één veilige plek. Een beetje organisatie nu kan later veel tijd besparen.

Goede plekken om het te bewaren zijn onder meer:

• Uw map met oprichtingsdocumenten
• Een veilige wachtwoordmanager
• Aantekeningen in uw boekhoudsysteem
• Het profiel van de zakelijke bankrekening
• Een gedeelde interne compliance-map met beperkte toegang

Het is ook verstandig om de IRS-toekenningsbrief, de eerste belastingaangifte en de documenten voor de bankrekening samen te bewaren, zodat het EIN eenvoudig kan worden geverifieerd wanneer dat nodig is.

Hoe Zenind nieuwe ondernemers helpt georganiseerd te blijven

Voor oprichters en eigenaren van kleine bedrijven is ontbrekende administratie vaak het echte probleem, niet het EIN zelf. Zenind helpt het oprichtingsproces te vereenvoudigen en belangrijke bedrijfsdocumenten georganiseerd te houden, zodat essentiële gegevens makkelijker terug te vinden zijn wanneer u ze nodig hebt.

Dat is belangrijk omdat het EIN slechts één onderdeel is van een bredere compliance-workflow. Nieuwe bedrijven moeten ook oprichtingsdocumenten, registraties, belastingrekeningen en doorlopende indieningsverplichtingen beheren. Met een betrouwbaar systeem vanaf dag één verkleint u de kans op dubbele aanvragen, gemiste deadlines en vermijdbare administratieve rompslomp.

Conclusie

Als u uw EIN-nummer wilt vinden, begin dan met uw IRS-brief, belastingaangiften, bankdocumenten en staatsregistraties. Als u het nog steeds niet kunt vinden, bel dan de IRS Business and Specialty Tax Line op 800-829-4933 om het nummer te verifiëren bij de juiste bevoegde partij.

In de meeste gevallen hebt u geen nieuw EIN nodig. U hebt het bestaande nummer nodig, bevestigd en opgeslagen op een plek waar u het de volgende keer snel kunt terugvinden.