Como Encontrar o Seu Número EIN: passos do IRS, registos a verificar e o que fazer a seguir

Se precisa de encontrar o seu Número de Identificação do Empregador (EIN), a resposta mais rápida costuma já estar nos registos da sua empresa. Um EIN é o NIF federal que o IRS utiliza para identificar uma entidade empresarial e aparece numa vasta gama de documentos fiscais e bancários.

Se não o conseguir localizar de imediato, não assuma que precisa de um novo. Na maioria dos casos, o passo certo é procurar nos seus registos, confirmar o número junto do IRS e guardá-lo num local seguro para uso futuro.

O que é um EIN e porque é importante

Um EIN é um número de nove dígitos atribuído pelo IRS a certas empresas e entidades para efeitos de declaração fiscal. É normalmente utilizado por:

• Sociedades anónimas
• Sociedades de pessoas
• LLC com empregados ou vários membros
• Espólios e trusts
• Organizações sem fins lucrativos e outras organizações

As empresas usam um EIN para apresentar declarações fiscais federais, abrir contas bancárias empresariais, contratar empregados, processar salários e concluir muitos registos estaduais e locais. Se alguma vez apresentou formulários de impostos sobre emprego, pediu um empréstimo empresarial ou abriu uma conta de comerciante, o seu EIN pode já constar desses registos.

Onde procurar primeiro o seu EIN

Antes de contactar o IRS, verifique os documentos e sistemas com maior probabilidade de conter o número.

1. O seu aviso de atribuição do IRS

Se a sua empresa tiver pedido originalmente um EIN, o IRS emitiu um aviso de atribuição. Se guardou esse aviso em formato digital ou em papel, o EIN estará lá.

Procure por:

• A confirmação ou carta original de atribuição do EIN
• PDFs guardados ou anexos de e-mail do seu processo de constituição
• Ficheiros internos de constituição guardados pelo fundador, contabilista ou advogado

Se a sua empresa foi constituída recentemente e utilizou um serviço de constituição ou um parceiro de submissão, a confirmação do EIN também pode estar incluída no pacote de registos da empresa.

2. Declarações fiscais federais e registos de processamento salarial

O seu EIN aparece frequentemente nos formulários fiscais apresentados. Exemplos comuns incluem:

• Formulário 941, Declaração Trimestral Federal do Empregador
• Formulário 940, Declaração Anual Federal do Imposto de Desemprego do Empregador
• Formulários W-2 e W-3
• Declarações de imposto sobre o rendimento de sociedades anónimas ou sociedades de pessoas
• Formulários de imposto especial de consumo ou de impostos sobre emprego

Se a sua empresa tiver um contabilista, fornecedor de payroll ou bookkeeper, peça-lhe para verificar as declarações mais recentes. Também podem ter o EIN guardado no perfil de cliente.

3. Documentos bancários e financeiros da empresa

Os bancos e credores normalmente recolhem o EIN quando é aberta uma conta ou aprovado um empréstimo. Verifique:

• Registos da conta corrente empresarial
• Contratos de processamento de pagamentos
• Documentos de empréstimo
• Pedidos de crédito
• Formulários de abertura de conta bancária

Se a sua empresa trabalha com um processador de pagamentos ou uma plataforma de contabilidade, o EIN também pode estar guardado nas definições da conta ou no perfil fiscal.

4. Registos estaduais e locais

A autoridade fiscal estadual, a entidade laboral ou o departamento de licenciamento podem ter o seu EIN em registo se tiver inscrito a empresa para impostos sobre salários, imposto sobre vendas ou outras obrigações.

Analise:

• Registos fiscais empresariais estaduais
• Licenças de imposto sobre vendas
• Contas de seguro de desemprego
• Ficheiros de licenciamento local
• Documentação de relatórios anuais ou de registo

5. Registos internos da empresa

Muitas empresas guardam o EIN em locais fáceis de esquecer:

• Acordos de funcionamento ou livros de registos societários
• Documentos de constituição guardados pelo agente registado ou organizador
• Perfis em software de contabilidade
• Ecrãs de configuração do sistema de payroll
• Ficheiros de integração de fornecedores

Se tem um escritório virtual, um CPA externo ou uma equipa de payroll subcontratada, pergunte-lhes diretamente se têm o número em arquivo.

Como obter o seu EIN junto do IRS

Se os seus registos não incluírem o EIN, o IRS pode ajudar a confirmar o número à pessoa autorizada correta.

A Business and Specialty Tax Line do IRS pode ajudar com questões relacionadas com EIN através do número 800-829-4933. Se tiver uma deficiência auditiva, o número TTY do IRS é 800-829-4059.

Antes de ligar, esteja preparado para confirmar informações importantes sobre a empresa, como:

• Nome legal da empresa
• Morada da empresa
• Informação da parte responsável
• Tipo de entidade
• A sua identidade e autoridade para receber a informação

Se não for uma pessoa autorizada da entidade, o IRS pode não divulgar o EIN.

Se tiver vários EIN

Algumas empresas acabam por ter mais do que um EIN, muitas vezes porque foi submetido um novo pedido quando o número original não foi encontrado. Se não tiver a certeza de qual número pertence à empresa ativa, contacte a Business and Specialty Tax Line do IRS e peça ajuda para identificar o EIN correto antes de apresentar qualquer declaração.

O que não fazer quando não encontra o seu EIN

O erro mais comum é pedir um novo EIN demasiado depressa. Isso pode criar trabalho administrativo desnecessário e causar problemas com payroll, declarações fiscais e contas bancárias.

Evite estes erros:

• Submeter um segundo pedido de EIN apenas porque o número original está em falta
• Usar um NIF estadual em vez do EIN federal
• Confundir um número interno de cliente do contabilista com o EIN da empresa
• Apresentar declarações fiscais sob o número de entidade errado

Se tiver dúvidas, pare e confirme o número antes de submeter qualquer formulário fiscal ou registo de payroll.

EIN vs. outros IDs empresariais

É fácil confundir o EIN com outros números de identificação. Eis a diferença:

• EIN: número de identificação fiscal federal emitido pelo IRS
• NIF estadual: emitido por uma entidade estadual para contas fiscais ao nível do estado
• Número da licença de imposto sobre vendas: usado para cobrar e entregar imposto sobre vendas em alguns estados
• Número de registo da entidade: número de referência de registo empresarial ou de escritura emitido pelo estado

Apenas o EIN é utilizado como identificador fiscal empresarial federal do IRS.

E se nunca tiver tido um EIN?

Se a sua empresa nunca tiver recebido um EIN, poderá ter de pedir um em vez de tentar recuperar um número existente.

O IRS recomenda que o pedido seja feito eletronicamente, quando elegível. Em geral, deve usar apenas um método de pedido por entidade para não receber números duplicados. O processo de candidatura depende do local da empresa e da rapidez com que precisa do EIN.

Se estiver a constituir uma nova empresa, é frequentemente melhor obter o EIN depois de a entidade estar devidamente criada e antes de abrir contas, contratar empregados ou começar a apresentar impostos sobre salários.

Como manter o seu EIN fácil de encontrar no futuro

Depois de localizar o número, guarde-o em mais do que um local seguro. Um pouco de organização agora pode poupar tempo mais tarde.

Bons locais para o guardar incluem:

• A sua pasta de registos de constituição
• Um gestor de palavras-passe seguro
• As notas do seu sistema de contabilidade
• O perfil da conta bancária empresarial
• Uma pasta de conformidade interna partilhada com acesso limitado

Também é inteligente guardar o aviso de atribuição do IRS, a primeira declaração fiscal e os documentos de abertura da conta bancária em conjunto, para que o EIN seja fácil de verificar quando necessário.

Como a Zenind ajuda novos empresários a manter tudo organizado

Para fundadores e pequenos empresários, muitas vezes o verdadeiro problema são os documentos em falta, não o EIN em si. A Zenind ajuda a simplificar o processo de constituição e a manter os registos empresariais essenciais organizados, para que seja mais fácil acompanhar os detalhes importantes quando precisar deles.

Isto é importante porque o EIN é apenas uma parte de um fluxo de conformidade mais amplo. As novas empresas também precisam de gerir documentos de constituição, registos, contas fiscais e obrigações contínuas de apresentação. Ter um sistema fiável desde o primeiro dia reduz a probabilidade de pedidos duplicados, prazos falhados e dores de cabeça administrativas evitáveis.

Em resumo

Se precisa de encontrar o seu número EIN, comece pelo seu aviso do IRS, declarações fiscais, documentos bancários e registos de inscrição estadual. Se ainda assim não conseguir localizar o número, contacte a Business and Specialty Tax Line do IRS através do número 800-829-4933 para confirmar o número com a autoridade adequada.

Na maioria dos casos, não precisa de um novo EIN. Precisa do existente, confirmado e guardado num local onde o consiga encontrar da próxima vez que a sua empresa precisar dele.