Jak znaleźć numer EIN: kroki IRS, dokumenty do sprawdzenia i co zrobić dalej

Jeśli musisz znaleźć swój Employer Identification Number (EIN), najszybsza odpowiedź zwykle już znajduje się w dokumentach firmowych. EIN to federalny numer identyfikacji podatkowej używany przez IRS do identyfikowania podmiotu gospodarczego i pojawia się w wielu dokumentach podatkowych oraz bankowych.

Jeśli nie możesz go od razu odnaleźć, nie zakładaj, że potrzebujesz nowego numeru. W większości przypadków właściwym kolejnym krokiem jest przejrzenie dokumentów, potwierdzenie numeru w IRS i bezpieczne zapisanie go na przyszłość.

Czym jest EIN i dlaczego ma znaczenie

EIN to dziewięciocyfrowy numer nadawany przez IRS określonym firmom i podmiotom do celów sprawozdawczości podatkowej. Jest powszechnie używany przez:

• Spółki kapitałowe
• Spółki osobowe
• LLC zatrudniające pracowników lub mające wielu członków
• Spadki i trusty
• Organizacje non-profit i inne podmioty

Firmy używają EIN do składania federalnych deklaracji podatkowych, otwierania firmowych rachunków bankowych, zatrudniania pracowników, obsługi listy płac i wykonywania wielu rejestracji stanowych oraz lokalnych. Jeśli kiedykolwiek składałeś formularze dotyczące podatków od zatrudnienia, ubiegałeś się o kredyt firmowy lub otwierałeś konto handlowe, Twój EIN może już znajdować się w tych dokumentach.

Gdzie najpierw szukać EIN

Zanim skontaktujesz się z IRS, sprawdź dokumenty i systemy, w których ten numer najczęściej się znajduje.

1. Twoje zawiadomienie o nadaniu numeru od IRS

Jeśli Twoja firma pierwotnie wystąpiła o EIN, IRS wydał zawiadomienie o nadaniu numeru. Jeśli zapisałeś je elektronicznie lub wydrukowałeś, EIN będzie na tym dokumencie.

Szukaj:

• Oryginalnego potwierdzenia EIN lub pisma o nadaniu numeru
• Zapisanych plików PDF lub załączników e-mail z procesu zakładania firmy
• Wewnętrznych plików założycielskich przechowywanych przez założyciela, księgowego lub prawnika

Jeśli Twoja spółka powstała niedawno i korzystała z usług firmy rejestracyjnej lub partnera składającego dokumenty, potwierdzenie EIN może być również częścią pakietu dokumentów firmowych.

2. Federalne deklaracje podatkowe i dokumenty płacowe

EIN często pojawia się na złożonych formularzach podatkowych. Typowe przykłady to:

• Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
• Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return
• Formularze W-2 i W-3
• Deklaracje podatku dochodowego dla spółek kapitałowych lub osobowych
• Formularze podatku akcyzowego lub podatku od zatrudnienia

Jeśli Twoja firma korzysta z usług doradcy podatkowego, dostawcy usług płacowych lub księgowego, poproś ich o sprawdzenie najnowszych złożonych dokumentów. Mogą też mieć EIN zapisany w profilu klienta.

3. Firmowe i finansowe dokumenty bankowe

Banki i pożyczkodawcy zazwyczaj zbierają EIN przy otwieraniu rachunku lub przyznawaniu kredytu. Sprawdź:

• Dokumenty firmowego rachunku bieżącego
• Umowy dotyczące obsługi płatności kartą
• Dokumenty kredytowe
• Wnioski kredytowe
• Formularze otwarcia konta w banku

Jeśli Twoja firma korzysta z procesora płatności lub platformy księgowej, EIN może być także zapisany w ustawieniach konta lub profilu podatkowym.

4. Rejestracje stanowe i lokalne

Stanowy urząd podatkowy, urząd pracy lub wydział licencyjny mogą mieć Twój EIN w rejestrach, jeśli zarejestrowałeś firmę do podatków od wynagrodzeń, podatku od sprzedaży lub innych obowiązków.

Sprawdź:

• Stanowe rejestracje podatkowe firmy
• Zezwolenia na podatek od sprzedaży
• Konta ubezpieczenia od bezrobocia
• Lokalne akta licencyjne
• Roczne raporty lub dokumenty rejestracyjne

5. Wewnętrzne dokumenty firmy

Wiele firm przechowuje EIN w miejscach, które łatwo przeoczyć:

• Umowa spółki lub księga rejestracyjna firmy
• Dokumenty założycielskie przechowywane przez agenta rejestrowego lub osobę składającą dokumenty
• Profile w oprogramowaniu księgowym
• Ekrany konfiguracji systemu płacowego
• Pliki onboardingowe dostawców

Jeśli korzystasz z biura wirtualnego, zewnętrznego CPA lub outsourcowanego zespołu płacowego, zapytaj ich bezpośrednio, czy mają ten numer w swoich dokumentach.

Jak uzyskać EIN z IRS

Jeśli Twoje dokumenty nie zawierają EIN, IRS może pomóc potwierdzić go właściwej upoważnionej osobie.

Linia Business and Specialty Tax Line IRS udziela pomocy w sprawach związanych z EIN pod numerem 800-829-4933. Jeśli masz problem ze słuchem, numer TTY IRS to 800-829-4059.

Przed telefonem przygotuj informacje potrzebne do potwierdzenia danych firmy, takie jak:

• Prawna nazwa firmy
• Adres firmy
• Dane osoby odpowiedzialnej
• Typ podmiotu
• Twoja tożsamość i uprawnienie do otrzymania informacji

Jeśli nie jesteś osobą upoważnioną do reprezentowania podmiotu, IRS może nie ujawnić EIN.

Jeśli masz więcej niż jeden EIN

Niektóre firmy przypadkowo kończą z więcej niż jednym EIN, często dlatego, że złożono nowy wniosek, gdy nie można było odnaleźć pierwotnego numeru. Jeśli nie masz pewności, który numer należy do aktywnej firmy, skontaktuj się z linią Business and Specialty Tax Line IRS i poproś o pomoc w ustaleniu właściwego EIN przed złożeniem deklaracji.

Czego nie robić, gdy nie możesz znaleźć EIN

Najczęstszym błędem jest zbyt szybkie składanie wniosku o nowy EIN. Może to stworzyć niepotrzebne obowiązki administracyjne i spowodować problemy z listą płac, rozliczeniami podatkowymi oraz kontami bankowymi.

Unikaj tych błędów:

• Składania drugiego wniosku o EIN tylko dlatego, że oryginalny numer został zgubiony
• Używania stanowego numeru podatkowego zamiast federalnego EIN
• Mylenia wewnętrznego numeru klienta księgowego z firmowym EIN
• Składania deklaracji podatkowych pod niewłaściwym numerem podmiotu

Jeśli nie masz pewności, wstrzymaj się i potwierdź numer przed złożeniem jakiegokolwiek formularza podatkowego lub dokumentu płacowego.

EIN a inne firmowe numery identyfikacyjne

Łatwo pomylić EIN z innymi numerami identyfikacyjnymi. Oto różnica:

• EIN: Federalny numer identyfikacji podatkowej nadawany przez IRS
• Stanowy numer podatkowy: Nadawany przez urząd stanowy do kont podatkowych na poziomie stanu
• Numer pozwolenia na podatek od sprzedaży: Służy do pobierania i odprowadzania podatku od sprzedaży w niektórych stanach
• Numer rejestracyjny podmiotu: Stanowy numer rejestracyjny firmy lub numer referencyjny statutu

Tylko EIN jest używany jako federalny identyfikator podatkowy firmy w IRS.

Co jeśli nigdy nie miałeś EIN

Jeśli Twoja firma rzeczywiście nigdy nie otrzymała EIN, możesz potrzebować złożyć wniosek o nowy numer zamiast próbować odzyskać istniejący.

IRS zaleca składanie wniosku elektronicznie, jeśli jest to możliwe. Zasadniczo powinieneś użyć jednej metody aplikacji dla jednego podmiotu, aby nie otrzymać duplikatów numerów. Proces zależy od tego, gdzie znajduje się firma i jak szybko potrzebujesz EIN.

Jeśli zakładasz nową firmę, najlepiej uzyskać EIN po prawidłowym utworzeniu podmiotu i przed otwarciem kont, zatrudnieniem pracowników lub rozpoczęciem rozliczania podatków od wynagrodzeń.

Jak sprawić, by EIN łatwo było znaleźć później

Gdy już odnajdziesz numer, przechowuj go w więcej niż jednym bezpiecznym miejscu. Odrobina organizacji teraz może zaoszczędzić czas później.

Dobre miejsca do przechowywania to:

• Folder z dokumentami założycielskimi
• Bezpieczny menedżer haseł
• Notatki w systemie księgowym
• Profil firmowego rachunku bankowego
• Wspólny wewnętrzny folder zgodności z ograniczonym dostępem

Warto też przechowywać razem zawiadomienie o nadaniu numeru od IRS, pierwszą deklarację podatkową i dokumenty otwarcia konta bankowego, aby łatwo można było potwierdzić EIN, gdy będzie potrzebny.

Jak Zenind pomaga nowym właścicielom firm zachować porządek

Dla założycieli i właścicieli małych firm często prawdziwym problemem są brakujące dokumenty, a nie sam EIN. Zenind pomaga uprościć proces zakładania firmy i utrzymać najważniejsze dokumenty firmowe w porządku, aby kluczowe informacje były łatwiejsze do odnalezienia wtedy, gdy są potrzebne.

Ma to znaczenie, ponieważ EIN to tylko jeden element szerszego procesu zgodności. Nowe firmy muszą także zarządzać dokumentami założycielskimi, rejestracjami, kontami podatkowymi i bieżącymi obowiązkami sprawozdawczymi. Posiadanie niezawodnego systemu od pierwszego dnia zmniejsza ryzyko duplikowania wniosków, pominięcia terminów i niepotrzebnych problemów administracyjnych.

Podsumowanie

Jeśli musisz znaleźć swój numer EIN, zacznij od zawiadomienia z IRS, deklaracji podatkowych, dokumentów bankowych i stanowych rejestrów. Jeśli nadal nie możesz go odnaleźć, zadzwoń do linii Business and Specialty Tax Line IRS pod numer 800-829-4933, aby potwierdzić numer z właściwą osobą upoważnioną.

W większości przypadków nie potrzebujesz nowego EIN. Potrzebujesz istniejącego numeru, potwierdzonego i zapisanego w miejscu, w którym łatwo go znaleźć, gdy Twoja firma będzie go ponownie potrzebować.