EIN Numaranızı Nasıl Bulursunuz: IRS Adımları, Kontrol Edilecek Kayıtlar ve Sonraki Adımlar

İşveren Kimlik Numaranızı (EIN) bulmanız gerekiyorsa, en hızlı yanıt çoğu zaman iş kayıtlarınızda zaten yer alır. EIN, IRS'in bir işletme varlığını tanımlamak için kullandığı federal vergi kimlik numarasıdır ve çok sayıda vergi ve bankacılık belgesinde görünür.

Numarayı hemen bulamıyorsanız, mutlaka yeni bir numara almanız gerektiğini varsaymayın. Çoğu durumda doğru sonraki adım, kayıtlarınızı kontrol etmek, numarayı IRS ile doğrulamak ve gelecekte kullanmak üzere güvenli bir yerde saklamaktır.

EIN nedir ve neden önemlidir

EIN, IRS tarafından bazı işletme ve kuruluşlara vergi bildirim amacıyla atanan dokuz haneli bir numaradır. Genellikle şu yapılar tarafından kullanılır:

• Şirketler
• Ortaklıklar
• Çalışanı olan veya birden fazla ortağı bulunan LLC'ler
• Miraslar ve vakıflar
• Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar ve diğer organizasyonlar

İşletmeler EIN'i federal vergi beyannameleri vermek, işletme banka hesapları açmak, çalışan işe almak, bordro süreçlerini yürütmek ve birçok eyalet ile yerel kayıt işlemini tamamlamak için kullanır. Eğer daha önce istihdam vergisi formları verdiyseniz, bir işletme kredisine başvurduysanız veya bir ödeme alma hesabı açtıysanız, EIN'iniz bu kayıtlarda zaten yer alıyor olabilir.

Önce EIN'inizi nerede aramalısınız

IRS ile iletişime geçmeden önce, numaranın bulunma olasılığı en yüksek olan belgeleri ve sistemleri kontrol edin.

1. IRS tahsis bildiriminiz

İşletmeniz başlangıçta bir EIN başvurusunda bulunduysa, IRS bir tahsis bildirimi düzenlemiştir. Bu bildirimi elektronik olarak kaydettiyseniz veya yazdırdıysanız, EIN üzerinde yer alır.

Şunları arayın:

• Orijinal EIN onay veya tahsis mektubu
• Kuruluş sürecinizden kalan kayıtlı PDF'ler veya e-posta ekleri
• Kurucu, muhasebeci veya avukatınız tarafından saklanan iç kuruluş dosyaları

Şirketiniz yakın zamanda kurulduysa ve bir kuruluş hizmeti veya dosyalama ortağı kullandıysa, EIN onayı iş kayıtları paketinizin içinde de bulunabilir.

2. Federal vergi beyannameleri ve bordro bildirimleri

EIN'iniz çoğu zaman verilen vergi formlarında görünür. Yaygın örnekler şunlardır:

• Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
• Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return
• Form W-2 ve W-3 bildirimleri
• Kurumlar veya ortaklık gelir vergisi beyannameleri
• Özel tüketim vergisi veya istihdam vergisi formları

Şirketinizin bir vergi hazırlayıcısı, bordro sağlayıcısı veya muhasebecisi varsa, onlardan en son verilen bildirimleri kontrol etmelerini isteyin. Ayrıca müşteri profillerinde EIN kayıtlı olabilir.

3. İşletme banka ve finansal belgeleri

Bankalar ve kredi kuruluşları, bir hesap açılırken veya kredi onaylanırken genellikle EIN'i toplar. Şunları kontrol edin:

• İşletme vadesiz hesap kayıtları
• Ödeme işleme sözleşmeleri
• Kredi belgeleri
• Kredi başvuruları
• Banka kayıt oluşturma formları

İşletmeniz bir ödeme işlemcisi veya muhasebe platformu kullanıyorsa, EIN hesap ayarlarında veya vergi profilinde de saklanıyor olabilir.

4. Eyalet ve yerel kayıtlar

İşletmeyi bordro vergileri, satış vergisi veya diğer başvurular için kaydettiyseniz, eyalet vergi dairesi, çalışma ofisi veya lisanslama birimi EIN'inizi kayıtlarında tutuyor olabilir.

Şunları gözden geçirin:

• Eyalet işletme vergi kayıtları
• Satış vergisi izinleri
• İşsizlik sigortası hesapları
• Yerel lisans dosyaları
• Yıllık rapor veya kayıt evrakları

5. Dahili işletme kayıtları

Birçok işletme EIN'i gözden kaçması kolay yerlerde tutar:

• Şirket sözleşmeleri veya kurumsal kayıt defterleri
• Kayıtlı temsilci veya kurucu tarafından tutulan kuruluş belgeleri
• Muhasebe yazılımı profilleri
• Bordro sistemi kurulum ekranları
• Tedarikçi kayıt dosyaları

Sanal ofis, dışarıdan hizmet veren bir CPA veya dış kaynak bordro ekibiyle çalışıyorsanız, numarayı onların kayıtlarında olup olmadığını doğrudan sorun.

EIN'inizi IRS'ten nasıl alabilirsiniz

Kayıtlarınızda EIN yoksa, IRS doğru yetkili kişi için doğrulama sağlayabilir.

IRS Business and Specialty Tax Line, EIN ile ilgili sorularda 800-829-4933 numarası üzerinden yardımcı olabilir. İşitme engeliniz varsa IRS TTY numarası 800-829-4059'dur.

Aramadan önce, işletmeyle ilgili şu temel bilgileri doğrulamaya hazır olun:

• Yasal işletme adı
• İşletme adresi
• Sorumlu kişi bilgileri
• Varlık türü
• Bilgiyi alma yetkiniz ve kimliğiniz

Kuruluş adına yetkili bir kişi değilseniz, IRS EIN'i paylaşmayabilir.

Birden fazla EIN'iniz varsa

Bazı işletmeler yanlışlıkla birden fazla EIN alır; bu durum genellikle orijinal numara bulunamadığında yeni bir başvuru yapılması nedeniyle oluşur. Aktif işletmeye hangi numaranın ait olduğundan emin değilseniz, başvuru yapmadan önce doğru EIN'i belirlemede yardım istemek için IRS Business and Specialty Tax Line ile iletişime geçin.

EIN'inizi bulamadığınızda ne yapmamalısınız

En yaygın hata, orijinal numara eksik diye çok hızlı bir şekilde yeni EIN başvurusu yapmaktır. Bu, gereksiz idari iş yükü oluşturabilir ve bordro, vergi bildirimleri ile banka hesaplarında sorunlara yol açabilir.

Şu hatalardan kaçının:

• Orijinal numara kayıp diye ikinci bir EIN başvurusu yapmak
• Federal EIN yerine eyalet vergi kimlik numarasını kullanmak
• Muhasebecinin dahili müşteri numarasını işletme EIN'iyle karıştırmak
• Vergi beyannamelerini yanlış varlık numarasıyla vermek

Emin değilseniz, herhangi bir vergi formu veya bordro kaydı göndermeden önce durup numarayı doğrulayın.

EIN ve diğer işletme kimlikleri

EIN'i diğer kimlik numaralarıyla karıştırmak kolaydır. Farkları şöyledir:

• EIN: IRS tarafından verilen federal vergi kimlik numarası
• Eyalet vergi kimlik numarası: Eyalet düzeyindeki vergi hesapları için bir eyalet kurumu tarafından verilir
• Satış vergisi izin numarası: Belirli eyaletlerde satış vergisi tahsil etmek ve beyan etmek için kullanılır
• Varlık dosyalama numarası: Bir eyalet işletme kayıt veya tescil referans numarasıdır

IRS federal işletme vergi tanımlayıcısı olarak yalnızca EIN kullanır.

Hiç EIN'iniz olmadıysa ne olur

İşletmeniz gerçekten hiç EIN almadıysa, mevcut bir numarayı kurtarmaya çalışmak yerine bir EIN başvurusu yapmanız gerekebilir.

IRS, uygun olduğunda elektronik başvuru yapılmasını önerir. Genel olarak, tek bir varlık için tek bir başvuru yöntemi kullanmalısınız; böylece mükerrer numara alma riskini azaltırsınız. Başvuru süreci, işletmenin bulunduğu yere ve EIN'e ne kadar hızlı ihtiyaç duyduğunuza bağlıdır.

Yeni bir işletme kuruyorsanız, varlığınız doğru şekilde oluşturulduktan sonra ve hesap açmadan, çalışan almadan veya bordro vergisi bildirimlerine başlamadan önce EIN'i almak çoğu zaman en doğrusudur.

EIN'inizi daha sonra kolayca bulmak için nasıl saklarsınız

Numarayı bulduğunuzda, onu birden fazla güvenli yerde saklayın. Bugün yapılacak küçük bir düzenleme, ileride zaman kazandırır.

Saklamak için iyi yerler şunlardır:

• Kuruluş kayıtları klasörünüz
• Güvenli bir parola yöneticisi
• Muhasebe sistemi notlarınız
• İşletme banka hesabı profili
• Sınırlı erişimli, paylaşılan bir iç uyum klasörü

IRS tahsis bildirimini, ilk vergi beyannamesini ve banka hesabı kurulum belgelerini birlikte saklamak da akıllıcadır; böylece EIN gerektiğinde kolayca doğrulanabilir.

Zenind yeni işletme sahiplerinin düzenli kalmasına nasıl yardımcı olur

Kurucular ve küçük işletme sahipleri için asıl sorun çoğu zaman EIN'in kendisi değil, eksik evraklardır. Zenind, kuruluş sürecini sadeleştirmeye ve önemli iş kayıtlarını düzenli tutmaya yardımcı olur; böylece ihtiyaç duyduğunuzda temel bilgilere ulaşmak daha kolay olur.

Bu önemlidir çünkü EIN, daha geniş bir uyum iş akışının yalnızca bir parçasıdır. Yeni işletmelerin kuruluş belgelerini, kayıtları, vergi hesaplarını ve devam eden bildirim yükümlülüklerini de yönetmesi gerekir. İlk günden itibaren güvenilir bir sistem kurmak, mükerrer başvuruların, kaçırılan son tarihlerın ve önlenebilir idari sorunların önüne geçer.

Sonuç

EIN numaranızı bulmanız gerekiyorsa, IRS bildiriminizden, vergi bildirimlerinizden, banka belgelerinizden ve eyalet kayıt evraklarınızdan başlayın. Yine de bulamazsanız, yetkili kişiyle numarayı doğrulamak için IRS Business and Specialty Tax Line'ı 800-829-4933 numarasından arayın.

Çoğu durumda yeni bir EIN'e ihtiyacınız yoktur. İhtiyacınız olan şey, mevcut olanı doğrulamak ve bir sonraki kullanımda kolayca bulabileceğiniz bir yerde saklamaktır.