Miten löydät EIN-numerosi: IRS:n vaiheet, tarkistettavat asiakirjat ja mitä tehdä seuraavaksi

Jos sinun täytyy löytää Employer Identification Number -numerosi (EIN), nopein vastaus on yleensä jo yrityksesi asiakirjoissa. EIN on liittovaltion verotunniste, jota IRS käyttää yrityksen tunnistamiseen, ja se näkyy monenlaisissa vero- ja pankkiasiakirjoissa.

Jos et löydä sitä heti, älä oleta, että tarvitset uuden numeron. Useimmissa tapauksissa oikea seuraava askel on etsiä asiakirjoista, vahvistaa numero IRS:ltä ja säilyttää se turvallisessa paikassa tulevaa käyttöä varten.

Mikä EIN on ja miksi sillä on merkitystä

EIN on yhdeksännumeroinen numero, jonka IRS antaa tietyille yrityksille ja yhteisöille veroraportointia varten. Sitä käyttävät tavallisesti:

• Osakeyhtiöt ja muut yhtiömuodot
• Kumppanuudet
• LLC-yhtiöt, joilla on työntekijöitä tai useita jäseniä
• Kuolinpesät ja trustit
• Voittoa tavoittelemattomat yhteisöt ja muut organisaatiot

Yritykset käyttävät EIN-numeroa liittovaltion veroilmoitusten tekemiseen, yrityspankkitilien avaamiseen, työntekijöiden palkkaamiseen, palkanlaskennan hoitamiseen ja moniin osavaltiotason sekä paikallisiin rekisteröinteihin. Jos olet joskus jättänyt työnantajavelvoitteisiin liittyviä lomakkeita, hakenut yrityslainaa tai avannut kauppiastilin, EIN-numerosi voi jo näkyä näissä tiedoissa.

Mistä EIN kannattaa etsiä ensin

Ennen kuin otat yhteyttä IRS:ään, tarkista ne asiakirjat ja järjestelmät, joissa numero todennäköisimmin on.

1. IRS:n myöntämä vahvistusilmoitus

Jos yrityksesi haki alun perin EIN-numeroa, IRS antoi vahvistusilmoituksen. Jos olet tallentanut sen sähköisesti tai tulostanut sen, EIN löytyy siitä.

Etsi:

• Alkuperäinen EIN-vahvistus tai myöntökirje
• Tallennetut PDF-tiedostot tai sähköpostiliitteet perustamisprosessistasi
• Sisäiset perustamisasiakirjat, joita säilyttää perustaja, kirjanpitäjä tai asianajaja

Jos yrityksesi on perustettu hiljattain ja käytit perustamispalvelua tai ilmoitusten käsittelijää, EIN-vahvistus voi myös sisältyä yrityksen asiakirjakansioon.

2. Liittovaltion veroilmoitukset ja palkanlaskennan raportit

EIN näkyy usein jätetyissä veroasiakirjoissa. Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Lomake 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
• Lomake 940, Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return
• Lomakkeet W-2 ja W-3
• Yhtiö- tai kumppanuustuloveroilmoitukset
• Valmistevero- tai työnantajaveroihin liittyvät lomakkeet

Jos yritykselläsi on veronvalmistaja, palkanlaskennan palveluntarjoaja tai kirjanpitäjä, pyydä heitä tarkistamaan viimeisimmät ilmoitukset. Heillä voi myös olla EIN tallennettuna asiakasprofiiliin.

3. Yrityksen pankki- ja talousasiakirjat

Pankit ja luotonantajat keräävät yleensä EIN-numeron tilin avaamisen tai lainan hyväksymisen yhteydessä. Tarkista:

• Yrityksen käyttötilin tiedot
• Kauppiaspalvelusopimukset
• Laina-asiakirjat
• Luottohakemukset
• Pankin käyttöönotto- ja asiakirjalomakkeet

Jos yrityksesi käyttää maksunvälittäjää tai kirjanpitoalustaa, EIN voi olla tallennettuna myös tiliasetuksiin tai veroprofiiliin.

4. Osavaltion ja paikalliset rekisteröinnit

Osavaltion veroviranomaisella, työvoimaviranomaisella tai lupaviranomaisella voi olla EIN rekisterissä, jos olet rekisteröinyt yrityksen palkkaveroja, myyntiveroa tai muita ilmoituksia varten.

Tarkista:

• Osavaltion yritysverorekisteröinnit
• Myyntiveroluvat
• Työttömyysvakuutustilit
• Paikalliset lupatiedostot
• Vuosiraportti- tai rekisteröintiasiakirjat

5. Sisäiset yritysasiakirjat

Monet yritykset säilyttävät EIN:n paikoissa, jotka on helppo unohtaa:

• Yhtiösopimukset tai yritysasiakirjakansiot
• Perustamisasiakirjat, joita säilyttää rekisteröity edustaja tai perustaja
• Kirjanpito-ohjelmistojen profiilit
• Palkanlaskentajärjestelmän käyttöönottonäkymät
• Toimittajien onboarding-asiakirjat

Jos käytössäsi on virtuaalitoimisto, ulkoinen CPA tai ulkoistettu palkanlaskentatiimi, kysy heiltä suoraan, onko numero tallessa.

Miten saat EIN-numerosi IRS:ltä

Jos asiakirjoissasi ei ole EIN-numeroa, IRS voi auttaa vahvistamaan sen oikealle valtuutetulle henkilölle.

IRS:n Business and Specialty Tax Line voi auttaa EIN-kysymyksissä numerossa 800-829-4933. Jos sinulla on kuulovamma, IRS:n TTY-numero on 800-829-4059.

Ennen puhelua valmistaudu vahvistamaan yrityksestä keskeisiä tietoja, kuten:

• Yrityksen virallinen nimi
• Yrityksen osoite
• Vastuuhenkilön tiedot
• Yhteisötyyppi
• Henkilöllisyytesi ja oikeutesi saada tiedot

Jos et ole yhteisön valtuutettu henkilö, IRS ei välttämättä luovuta EIN-numeroa.

Jos sinulla on useita EIN-numeroita

Joskus yritykselle kertyy vahingossa useampi kuin yksi EIN, usein siksi, että uusi hakemus on jätetty, kun alkuperäistä numeroa ei ole löytynyt. Jos et ole varma, mikä numero kuuluu aktiiviselle yritykselle, ota yhteyttä IRS:n Business and Specialty Tax Line -palveluun ja pyydä apua oikean EIN:n tunnistamiseen ennen ilmoitusten jättämistä.

Mitä ei kannata tehdä, kun et löydä EIN-numeroa

Yleisin virhe on hakea uutta EIN-numeroa liian nopeasti. Se voi aiheuttaa turhaa hallinnollista työtä ja ongelmia palkanlaskennassa, veroilmoituksissa ja pankkitileissä.

Vältä näitä virheitä:

• Toisen EIN-hakemuksen jättäminen vain siksi, että alkuperäinen numero puuttuu
• Osavaltion verotunnuksen käyttäminen liittovaltion EIN:n sijaan
• Kirjanpitäjän sisäisen asiakasnumeron sekoittaminen yrityksen EIN-numeroon
• Veroilmoitusten jättäminen väärällä yhteisönumerolla

Jos olet epävarma, pysähdy ja varmista numero ennen kuin toimitat mitään vero- tai palkanlaskenta-asiakirjoja.

EIN vs. muut yritystunnisteet

EIN voi helposti sekoittua muihin tunnistenumeroihin. Tässä ero:

• EIN: IRS:n myöntämä liittovaltion verotunnus
• Osavaltion verotunnus: Osavaltion viranomaisen myöntämä tunnus osavaltion veroasioita varten
• Myyntiverolupanumero: Käytetään myyntiveron keräämiseen ja tilittämiseen tietyissä osavaltioissa
• Yhteisön rekisteröintinumero: Osavaltion yritysrekisteröinnin tai perustamisasiakirjan viitenumero

Vain EIN toimii IRS:n liittovaltion yritysverotunnisteena.

Entä jos sinulla ei ole koskaan ollut EIN-numeroa?

Jos yrityksesi ei ole koskaan saanut EIN-numeroa, sinun täytyy ehkä hakea sellaista sen sijaan, että yrittäisit palauttaa olemassa olevan numeron.

IRS suosittelee hakemista sähköisesti, kun se on mahdollista. Yleisesti ottaen sinun tulisi käyttää yhtä hakutapaa per yhteisö, jotta et saa tuplanumeroita. Hakuprosessi riippuu siitä, missä yritys sijaitsee ja kuinka nopeasti tarvitset EIN:n.

Jos perustat uutta yritystä, on usein paras hankkia EIN sen jälkeen, kun yhteisö on perustettu asianmukaisesti ja ennen kuin avaat tilejä, palkkaat työntekijöitä tai aloitat palkkaverojen ilmoittamisen.

Miten pidät EIN:n helposti löydettävänä myöhemmin

Kun olet löytänyt numeron, tallenna se useampaan turvalliseen paikkaan. Pieni järjestely nyt voi säästää aikaa myöhemmin.

Hyviä säilytyspaikkoja ovat:

• Perustamisasiakirjojen kansio
• Suojattu salasanojen hallintaohjelma
• Kirjanpitojärjestelmän muistiinpanot
• Yrityksen pankkitilin profiili
• Jaettu sisäinen compliance-kansio, jonka käyttö on rajattu

On myös järkevää säilyttää IRS:n vahvistusilmoitus, ensimmäinen veroilmoitus ja pankkitilin perustamisasiakirjat yhdessä, jotta EIN on helppo vahvistaa tarvittaessa.

Miten Zenind auttaa uusia yrittäjiä pysymään järjestyksessä

Perustajille ja pienyritysten omistajille puuttuvat paperit ovat usein todellinen ongelma, eivät itse EIN. Zenind auttaa yksinkertaistamaan perustamisprosessia ja pitämään tärkeät yritysasiakirjat järjestyksessä, jotta keskeiset tiedot löytyvät helpommin silloin, kun niitä tarvitset.

Tämä on tärkeää, koska EIN on vain yksi osa laajempaa compliance-työnkulkua. Uusien yritysten on myös hallittava perustamisasiakirjoja, rekisteröintejä, verotilejä ja jatkuvia ilmoitusvelvoitteita. Luotettava järjestelmä alusta alkaen vähentää tuplahakemusten, myöhästyneiden määräaikojen ja turhan hallinnollisen vaivan riskiä.

Yhteenveto

Jos sinun täytyy löytää EIN-numerosi, aloita IRS:n vahvistusilmoituksesta, veroilmoituksista, pankkiasiakirjoista ja osavaltion rekisteröintitiedoista. Jos et vieläkään löydä sitä, soita IRS:n Business and Specialty Tax Line -palveluun numeroon 800-829-4933 vahvistaaksesi numeron oikean valtuutuksen kanssa.

Useimmissa tapauksissa et tarvitse uutta EIN-numeroa. Tarvitset olemassa olevan numeron, vahvistettuna ja tallennettuna paikkaan, josta löydät sen seuraavan kerran, kun yrityksesi tarvitsee sitä.