Ako nájsť svoje EIN číslo: kroky IRS, dokumenty, ktoré treba skontrolovať, a čo urobiť ďalej

Ak potrebujete nájsť svoje Employer Identification Number (EIN), najrýchlejšia odpoveď je zvyčajne už vo vašich obchodných záznamoch. EIN je federálne daňové identifikačné číslo, ktoré IRS používa na identifikáciu obchodného subjektu, a objavuje sa v širokej škále daňových a bankových dokumentov.

Ak ho nedokážete hneď nájsť, nepredpokladajte, že potrebujete nové. Vo väčšine prípadov je správnym ďalším krokom prehľadať svoje záznamy, potvrdiť číslo s IRS a uložiť ho na bezpečné miesto pre budúce použitie.

Čo je EIN a prečo je dôležité

EIN je deväťmiestne číslo, ktoré IRS prideľuje určitým podnikom a subjektom na účely daňového vykazovania. Bežne ho používajú:

• korporácie
• partnerstvá
• LLC s zamestnancami alebo viacerými spoločníkmi
• dedičstvá a trusty
• neziskové organizácie a ďalšie subjekty

Podniky používajú EIN na podávanie federálnych daňových priznaní, otváranie podnikových bankových účtov, prijímanie zamestnancov, spracovanie miezd a dokončenie mnohých štátnych a miestnych registrácií. Ak ste niekedy podávali formuláre k dani zo zamestnania, žiadali o podnikový úver alebo otvárali merchant účet, vaše EIN sa už možno nachádza v týchto záznamoch.

Kde hľadať EIN ako prvé

Predtým, než kontaktujete IRS, skontrolujte dokumenty a systémy, v ktorých sa číslo najpravdepodobnejšie nachádza.

1. Vaše oznámenie o pridelení od IRS

Ak váš podnik pôvodne žiadal o EIN, IRS vydal oznámenie o pridelení. Ak ste si toto oznámenie uložili elektronicky alebo vytlačili, EIN na ňom bude uvedené.

Hľadajte:

• pôvodné potvrdenie alebo list o pridelení EIN
• uložené PDF súbory alebo e-mailové prílohy z procesu založenia
• interné zakladateľské súbory uložené zakladateľom, účtovníkom alebo právnikom

Ak bola vaša spoločnosť založená nedávno a využila službu založenia alebo partnerského podávateľa, potvrdenie EIN môže byť súčasťou aj balíka firemných dokumentov.

2. Federálne daňové priznania a mzdové výkazy

Vaše EIN sa často nachádza v podaných daňových formulároch. Medzi bežné príklady patria:

• Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
• Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return
• formuláre W-2 a W-3
• daňové priznania korporácie alebo partnerstva
• formuláre k spotrebným daniam alebo daniam zo zamestnania

Ak má vaša spoločnosť daňového poradcu, poskytovateľa miezd alebo účtovníka, požiadajte ich, aby skontrolovali najnovšie podania. EIN môžu mať tiež uložené vo svojom klientskom profile.

3. Podnikové bankové a finančné dokumenty

Banky a veritelia zvyčajne požadujú EIN pri otvorení účtu alebo schválení úveru. Skontrolujte:

• záznamy k podnikateľskému bežnému účtu
• zmluvy s merchant spracovaním platieb
• úverové dokumenty
• žiadosti o úver
• onboardingové formuláre banky

Ak vaša firma používa platobnú bránu alebo účtovnú platformu, EIN môže byť uložené aj v nastaveniach účtu alebo daňovom profile.

4. Štátne a miestne registrácie

Daňový úrad štátu, pracovný úrad alebo licenčné oddelenie môžu mať vaše EIN v evidencii, ak ste firmu registrovali na mzdové dane, daň z predaja alebo iné podania.

Skontrolujte:

• štátne daňové registrácie podniku
• povolenia na daň z predaja
• účty poistenia v nezamestnanosti
• miestne licenčné spisy
• výročné správy alebo registračné dokumenty

5. Interné firemné záznamy

Mnohé podniky uchovávajú EIN na miestach, ktoré sa ľahko prehliadnu:

• prevádzkové zmluvy alebo firemná kniha záznamov
• zakladateľské dokumenty uchovávané registrovaným agentom alebo zakladateľom
• profily v účtovnom softvéri
• obrazovky nastavenia mzdového systému
• onboardingové súbory dodávateľov

Ak máte virtuálnu kanceláriu, externého CPA alebo outsourcovaný mzdový tím, opýtajte sa ich priamo, či majú číslo v evidencii.

Ako získať svoje EIN od IRS

Ak vo svojich záznamoch EIN nenájdete, IRS môže pomôcť overiť ho pre oprávnenú osobu.

IRS Business and Specialty Tax Line môže pomôcť s otázkami k EIN na čísle 800-829-4933. Ak máte poruchu sluchu, TTY číslo IRS je 800-829-4059.

Pred telefonátom si pripravte údaje na potvrdenie k podniku, napríklad:

• právny názov podniku
• adresu podniku
• údaje o zodpovednej osobe
• typ subjektu
• vašu totožnosť a oprávnenie získať tieto informácie

Ak nie ste oprávnenou osobou pre daný subjekt, IRS nemusí EIN poskytnúť.

Ak máte viacero EIN

Niektoré podniky si nechtiac vytvoria viac než jedno EIN, často preto, že nová žiadosť bola podaná v čase, keď sa pôvodné číslo nedarilo nájsť. Ak si nie ste istí, ktoré číslo patrí aktívnemu podniku, kontaktujte IRS Business and Specialty Tax Line a požiadajte o pomoc pri identifikácii správneho EIN pred podaním.

Čomu sa vyhnúť, keď svoje EIN nenájdete

Najčastejšou chybou je príliš rýchle podanie žiadosti o nové EIN. To môže vytvoriť zbytočnú administratívnu prácu a spôsobiť problémy s mzdami, daňovými podaniami a bankovými účtami.

Vyhnite sa týmto chybám:

• podaniu druhej žiadosti o EIN len preto, že pôvodné číslo chýba
• používaniu štátneho daňového identifikačného čísla namiesto federálneho EIN
• zámene interného klientského čísla účtovníka s podnikateľským EIN
• podávaniu daňových priznaní pod nesprávnym číslom subjektu

Ak si nie ste istí, zastavte sa a overte číslo pred odoslaním akéhokoľvek daňového formulára alebo mzdového záznamu.

EIN verzus iné podnikové identifikátory

Je ľahké si pomýliť EIN s inými identifikačnými číslami. Tu je rozdiel:

• EIN: federálne daňové identifikačné číslo vydané IRS
• Štátne daňové ID: vydané štátnym úradom pre štátne daňové účty
• Číslo povolenia na daň z predaja: používa sa na výber a odvádzanie dane z predaja v niektorých štátoch
• Číslo podania subjektu: štátne registračné číslo firmy alebo číslo zriaďovacej listiny

Len EIN sa používa ako federálny daňový identifikátor podniku pre IRS.

Čo ak ste EIN nikdy nemali?

Ak váš podnik skutočne nikdy EIN nedostal, možno budete musieť požiadať o nové namiesto snahy obnoviť existujúce číslo.

IRS odporúča požiadať elektronicky, ak ste na to oprávnení. Vo všeobecnosti by ste mali pre jeden subjekt použiť len jeden spôsob podania, aby ste nedostali duplicitné čísla. Proces žiadosti závisí od miesta podnikania a od toho, ako rýchlo EIN potrebujete.

Ak zakladáte nový podnik, zvyčajne je najlepšie získať EIN po riadnom založení subjektu a pred otvorením účtov, prijatím zamestnancov alebo začatím podávania mzdových daní.

Ako si EIN udržať ľahko dostupné do budúcna

Keď číslo nájdete, uložte ho na viac než jedno bezpečné miesto. Trocha organizácie teraz vám môže neskôr ušetriť čas.

Dobré miesta na uloženie:

• priečinok s dokumentmi k založeniu
• bezpečný správca hesiel
• poznámky v účtovnom systéme
• profil podnikateľského bankového účtu
• zdieľaný interný compliance priečinok s obmedzeným prístupom

Je tiež rozumné uchovávať spolu oznámenie o pridelení od IRS, prvé daňové podanie a dokumenty k nastaveniu bankového účtu, aby sa EIN dalo v prípade potreby ľahko overiť.

Ako Zenind pomáha novým podnikateľom zostať organizovanými

Pre zakladateľov a malých podnikateľov je často skutočným problémom chýbajúca dokumentácia, nie samotné EIN. Zenind pomáha zjednodušiť proces založenia a udržať dôležité firemné záznamy usporiadané, aby sa kľúčové údaje dali ľahšie nájsť, keď ich potrebujete.

To je dôležité, pretože EIN je len jedna časť širšieho compliance procesu. Nové podniky musia spravovať aj zakladateľské dokumenty, registrácie, daňové účty a priebežné povinnosti pri podávaní. Spoľahlivý systém od prvého dňa znižuje riziko duplicitných žiadostí, zmeškaných termínov a zbytočných administratívnych problémov.

Záver

Ak potrebujete nájsť svoje EIN číslo, začnite pri oznámení od IRS, daňových priznaniach, bankových dokumentoch a záznamoch o štátnej registrácii. Ak ho stále nedokážete nájsť, zavolajte na IRS Business and Specialty Tax Line na číslo 800-829-4933, aby ste si číslo overili cez oprávnenú osobu.

Vo väčšine prípadov nepotrebujete nové EIN. Potrebujete to existujúce, potvrdené a uložené tam, kde ho nabudúce ľahko nájdete.