Cách tìm số EIN của bạn: Các bước với IRS, hồ sơ cần kiểm tra và việc cần làm tiếp theo

Nếu bạn cần tìm số Employer Identification Number (EIN) của mình, câu trả lời nhanh nhất thường đã có sẵn trong hồ sơ doanh nghiệp. EIN là mã số thuế liên bang mà IRS dùng để xác định một thực thể kinh doanh, và nó xuất hiện trên rất nhiều tài liệu thuế và ngân hàng.

Nếu bạn chưa thể tìm thấy ngay, đừng vội cho rằng bạn cần một số mới. Trong hầu hết trường hợp, bước tiếp theo đúng là tìm trong hồ sơ của bạn, xác nhận lại số với IRS, rồi lưu trữ ở nơi an toàn để dùng sau này.

EIN là gì và vì sao nó quan trọng

EIN là một số gồm chín chữ số do IRS cấp cho một số doanh nghiệp và tổ chức nhất định cho mục đích khai báo thuế. Nó thường được sử dụng bởi:

• Công ty cổ phần
• Công ty hợp danh
• LLC có nhân viên hoặc nhiều thành viên
• Di sản và quỹ tín thác
• Tổ chức phi lợi nhuận và các tổ chức khác

Doanh nghiệp sử dụng EIN để nộp tờ khai thuế liên bang, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, thuê nhân viên, xử lý bảng lương và hoàn tất nhiều thủ tục đăng ký ở cấp tiểu bang và địa phương. Nếu bạn từng nộp các biểu mẫu thuế lao động, xin khoản vay doanh nghiệp hoặc mở tài khoản thanh toán thẻ, EIN của bạn có thể đã xuất hiện trong những hồ sơ đó.

Nơi cần tìm trước tiên để tra EIN

Trước khi liên hệ IRS, hãy kiểm tra những tài liệu và hệ thống có khả năng chứa số này nhất.

1. Thông báo cấp số từ IRS

Nếu doanh nghiệp của bạn ban đầu đã nộp đơn xin EIN, IRS sẽ phát hành một thông báo cấp số. Nếu bạn đã lưu thông báo đó dưới dạng điện tử hoặc in ra, EIN sẽ nằm trên đó.

Hãy tìm:

• Thư xác nhận hoặc thư cấp EIN gốc
• Tệp PDF đã lưu hoặc tệp đính kèm email từ quá trình thành lập
• Hồ sơ nội bộ được lưu bởi nhà sáng lập, kế toán hoặc luật sư của bạn

Nếu công ty của bạn mới thành lập gần đây và đã dùng dịch vụ thành lập hoặc đơn vị hỗ trợ nộp hồ sơ, thư xác nhận EIN cũng có thể nằm trong bộ hồ sơ doanh nghiệp của bạn.

2. Tờ khai thuế liên bang và hồ sơ bảng lương

EIN của bạn thường xuất hiện trên các biểu mẫu thuế đã nộp. Ví dụ phổ biến gồm:

• Form 941, Tờ khai thuế liên bang hàng quý của chủ sử dụng lao động
• Form 940, Tờ khai thuế thất nghiệp liên bang hằng năm của chủ sử dụng lao động
• Hồ sơ nộp Form W-2 và W-3
• Tờ khai thuế thu nhập của công ty hoặc công ty hợp danh
• Các biểu mẫu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế việc làm

Nếu công ty của bạn có đơn vị khai thuế, nhà cung cấp dịch vụ payroll hoặc kế toán viên, hãy nhờ họ kiểm tra các lần nộp gần nhất. Họ cũng có thể đang lưu EIN trong hồ sơ khách hàng của mình.

3. Tài liệu ngân hàng và tài chính doanh nghiệp

Ngân hàng và bên cho vay thường thu thập EIN khi mở tài khoản hoặc phê duyệt khoản vay. Hãy kiểm tra:

• Hồ sơ tài khoản thanh toán doanh nghiệp
• Hợp đồng xử lý thanh toán thẻ
• Hồ sơ khoản vay
• Đơn xin tín dụng
• Biểu mẫu onboarding của ngân hàng

Nếu doanh nghiệp của bạn làm việc với cổng thanh toán hoặc nền tảng kế toán, EIN cũng có thể được lưu trong cài đặt tài khoản hoặc hồ sơ thuế.

4. Đăng ký ở cấp tiểu bang và địa phương

Cơ quan thuế tiểu bang, văn phòng lao động hoặc cơ quan cấp phép có thể đã lưu EIN của bạn nếu bạn đăng ký doanh nghiệp cho thuế lương, thuế bán hàng hoặc các hồ sơ khác.

Hãy xem lại:

• Đăng ký thuế doanh nghiệp cấp tiểu bang
• Giấy phép thu thuế bán hàng
• Tài khoản bảo hiểm thất nghiệp
• Hồ sơ cấp phép địa phương
• Hồ sơ báo cáo thường niên hoặc đăng ký

5. Hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp lưu EIN ở những nơi dễ bị bỏ sót:

• Thỏa thuận điều hành hoặc sổ hồ sơ công ty
• Tài liệu thành lập do registered agent hoặc người nộp hồ sơ lưu giữ
• Hồ sơ trong phần mềm kế toán
• Màn hình thiết lập hệ thống payroll
• Tệp onboarding nhà cung cấp

Nếu bạn có văn phòng ảo, CPA bên ngoài hoặc nhóm payroll thuê ngoài, hãy hỏi trực tiếp xem họ có lưu số này hay không.

Cách lấy EIN từ IRS

Nếu hồ sơ của bạn không có EIN, IRS có thể giúp xác minh cho đúng người được ủy quyền.

Đường dây hỗ trợ Doanh nghiệp và Thuế chuyên biệt của IRS có thể hỗ trợ các câu hỏi liên quan đến EIN qua số 800-829-4933. Nếu bạn bị khiếm thính, số TTY của IRS là 800-829-4059.

Trước khi gọi, hãy chuẩn bị xác nhận các thông tin quan trọng về doanh nghiệp, chẳng hạn như:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Địa chỉ doanh nghiệp
• Thông tin của bên chịu trách nhiệm
• Loại hình pháp nhân
• Danh tính và thẩm quyền của bạn để nhận thông tin

Nếu bạn không phải là người được ủy quyền của thực thể đó, IRS có thể sẽ không cung cấp EIN.

Nếu bạn có nhiều EIN

Một số doanh nghiệp vô tình có nhiều hơn một EIN, thường là do nộp đơn mới khi không tìm thấy số ban đầu. Nếu bạn không chắc số nào thuộc về doanh nghiệp đang hoạt động, hãy liên hệ Đường dây hỗ trợ Doanh nghiệp và Thuế chuyên biệt của IRS và yêu cầu giúp xác định đúng EIN trước khi nộp hồ sơ.

Không nên làm gì khi bạn không tìm thấy EIN

Sai lầm phổ biến nhất là nộp đơn xin EIN mới quá nhanh. Việc đó có thể tạo thêm công việc hành chính không cần thiết và có thể gây ra vấn đề với payroll, hồ sơ thuế và tài khoản ngân hàng.

Hãy tránh các sai lầm sau:

• Nộp đơn xin EIN lần hai chỉ vì không tìm thấy số gốc
• Dùng mã số thuế tiểu bang thay cho EIN liên bang
• Nhầm số nội bộ khách hàng của kế toán với EIN của doanh nghiệp
• Nộp tờ khai thuế dưới sai mã số thực thể

Nếu bạn không chắc chắn, hãy tạm dừng và xác minh số trước khi nộp bất kỳ tờ khai thuế hoặc hồ sơ payroll nào.

EIN so với các mã số doanh nghiệp khác

Rất dễ nhầm EIN với các số nhận dạng khác. Đây là điểm khác nhau:

• EIN: Mã số nhận dạng thuế liên bang do IRS cấp
• Mã số thuế tiểu bang: Do cơ quan tiểu bang cấp cho các tài khoản thuế cấp tiểu bang
• Số giấy phép thuế bán hàng: Dùng để thu và nộp thuế bán hàng ở một số tiểu bang nhất định
• Số hồ sơ pháp nhân: Số tham chiếu đăng ký hoặc điều lệ doanh nghiệp cấp tiểu bang

Chỉ EIN mới được dùng làm mã định danh thuế doanh nghiệp liên bang của IRS.

Nếu bạn chưa từng có EIN thì sao?

Nếu doanh nghiệp của bạn thực sự chưa từng nhận EIN, bạn có thể cần nộp đơn xin một số mới thay vì cố khôi phục một số hiện có.

IRS khuyến nghị nộp đơn điện tử khi đủ điều kiện. Nói chung, bạn nên dùng một phương thức nộp cho mỗi thực thể để tránh nhận số trùng lặp. Quy trình nộp đơn phụ thuộc vào nơi doanh nghiệp được đặt và mức độ nhanh chóng bạn cần có EIN.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp mới, tốt nhất thường là xin EIN sau khi thực thể đã được thành lập hợp lệ và trước khi mở tài khoản, thuê nhân viên hoặc bắt đầu nộp thuế lương.

Cách giữ EIN dễ tìm về sau

Sau khi tìm được số, hãy lưu nó ở nhiều nơi an toàn. Một chút tổ chức ngay lúc này có thể giúp tiết kiệm thời gian sau này.

Những nơi phù hợp để lưu gồm:

• Thư mục hồ sơ thành lập của bạn
• Trình quản lý mật khẩu an toàn
• Ghi chú trong hệ thống kế toán
• Hồ sơ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Một thư mục tuân thủ nội bộ dùng chung nhưng chỉ cho phép truy cập hạn chế

Bạn cũng nên giữ thư cấp EIN của IRS, tờ khai thuế đầu tiên và tài liệu thiết lập tài khoản ngân hàng cùng nhau để dễ xác minh khi cần.

Zenind giúp chủ doanh nghiệp mới giữ hồ sơ gọn gàng như thế nào

Với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, vấn đề thực sự thường là thiếu giấy tờ, chứ không phải bản thân EIN. Zenind giúp đơn giản hóa quy trình thành lập và tổ chức các hồ sơ doanh nghiệp quan trọng để những thông tin then chốt dễ theo dõi hơn khi bạn cần.

Điều đó rất quan trọng vì EIN chỉ là một phần của quy trình tuân thủ rộng hơn. Doanh nghiệp mới còn phải quản lý tài liệu thành lập, đăng ký, tài khoản thuế và các nghĩa vụ nộp hồ sơ định kỳ. Có một hệ thống đáng tin cậy ngay từ đầu sẽ giảm nguy cơ nộp đơn trùng, trễ hạn và những rắc rối hành chính có thể tránh được.

Kết luận

Nếu bạn cần tìm số EIN của mình, hãy bắt đầu từ thông báo của IRS, các tờ khai thuế, tài liệu ngân hàng và hồ sơ đăng ký tiểu bang. Nếu vẫn không tìm thấy, hãy gọi Đường dây hỗ trợ Doanh nghiệp và Thuế chuyên biệt của IRS theo số 800-829-4933 để xác minh số với đúng thẩm quyền.

Trong hầu hết trường hợp, bạn không cần EIN mới. Bạn chỉ cần EIN hiện có, được xác nhận và lưu ở nơi bạn có thể tìm lại lần sau khi doanh nghiệp cần đến.