Como encontrar seu número EIN: passos do IRS, registros para verificar e o que fazer em seguida

Se você precisa encontrar seu Employer Identification Number (EIN), a resposta mais rápida geralmente já está nos registros da sua empresa. Um EIN é o ID fiscal federal que o IRS usa para identificar uma entidade comercial, e ele aparece em uma ampla variedade de documentos fiscais e bancários.

Se você não conseguir localizá-lo imediatamente, não presuma que precisa de um novo. Na maioria dos casos, o próximo passo correto é procurar nos seus registros, confirmar o número com o IRS e guardá-lo em um local seguro para uso futuro.

O que é um EIN e por que ele importa

Um EIN é um número de nove dígitos atribuído pelo IRS a determinadas empresas e entidades para fins de declaração fiscal. Ele é comumente usado por:

• Corporações
• Parcerias
• LLCs com funcionários ou vários sócios
• Espólios e trusts
• Organizações sem fins lucrativos e outras organizações

As empresas usam um EIN para enviar declarações federais de impostos, abrir contas bancárias comerciais, contratar funcionários, processar folha de pagamento e concluir muitas inscrições estaduais e locais. Se você já preencheu formulários de impostos sobre emprego, solicitou um empréstimo comercial ou abriu uma conta de recebimento de pagamentos, seu EIN talvez já esteja nesses registros.

Onde procurar primeiro pelo seu EIN

Antes de contatar o IRS, verifique os documentos e sistemas com maior probabilidade de conter o número.

1. Sua notificação de atribuição do IRS

Se sua empresa solicitou originalmente um EIN, o IRS emitiu uma notificação de atribuição. Se você salvou essa notificação eletronicamente ou a imprimiu, o EIN estará nela.

Procure por:

• A confirmação original do EIN ou carta de atribuição
• PDFs salvos ou anexos de e-mail do processo de formação
• Arquivos internos de constituição guardados pelo fundador, contador ou advogado

Se sua empresa foi constituída recentemente e usou um serviço de formação ou um parceiro de registro, a confirmação do EIN também pode estar incluída no pacote de registros da empresa.

2. Declarações federais de impostos e registros de folha de pagamento

Seu EIN costuma aparecer nos formulários fiscais enviados. Exemplos comuns incluem:

• Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
• Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return
• Registros do Form W-2 e W-3
• Declarações de imposto de renda corporativo ou de parceria
• Formulários de imposto seletivo ou de emprego

Se a sua empresa tiver um preparador de impostos, fornecedor de folha de pagamento ou contador, peça para verificarem os arquivos enviados mais recentes. Eles também podem ter o EIN salvo no perfil do cliente.

3. Documentos bancários e financeiros da empresa

Bancos e credores normalmente solicitam o EIN quando uma conta é aberta ou um empréstimo é aprovado. Verifique:

• Registros da conta corrente empresarial
• Contratos de processamento de pagamentos
• Documentos de empréstimo
• Solicitações de crédito
• Formulários de abertura de conta bancária

Se sua empresa trabalha com uma plataforma de pagamento ou de contabilidade, o EIN também pode estar armazenado nas configurações da conta ou no perfil fiscal.

4. Registros estaduais e locais

A agência fiscal estadual, o órgão trabalhista ou o departamento de licenciamento podem ter o seu EIN em arquivo se você registrou a empresa para impostos sobre folha de pagamento, imposto sobre vendas ou outros cadastros.

Revise:

• Registros estaduais de imposto empresarial
• Autorizações de imposto sobre vendas
• Contas de seguro-desemprego
• Arquivos de licenciamento local
• Documentação de relatório anual ou registro

5. Registros internos da empresa

Muitas empresas guardam o EIN em lugares fáceis de esquecer:

• Acordo operacional ou livros de registros corporativos
• Documentos de constituição guardados pelo agente registrado ou organizador
• Perfis em softwares de contabilidade
• Telas de configuração do sistema de folha de pagamento
• Arquivos de onboarding de fornecedores

Se você tiver um escritório virtual, um contador externo ou uma equipe terceirizada de folha de pagamento, pergunte diretamente se eles têm o número em arquivo.

Como obter seu EIN com o IRS

Se seus registros não incluírem o EIN, o IRS pode ajudar a verificar o número para a parte autorizada correta.

A linha de impostos empresariais e especializados do IRS pode ajudar com questões relacionadas ao EIN pelo número 800-829-4933. Se você tiver deficiência auditiva, o número TTY do IRS é 800-829-4059.

Antes de ligar, esteja preparado para confirmar informações importantes sobre a empresa, como:

• Nome legal da empresa
• Endereço comercial
• Informações da parte responsável
• Tipo de entidade
• Sua identidade e autoridade para receber a informação

Se você não for uma pessoa autorizada para a entidade, o IRS talvez não libere o EIN.

Se você tiver vários EINs

Algumas empresas acabam com mais de um EIN por acidente, muitas vezes porque uma nova solicitação foi enviada quando o número original não pôde ser localizado. Se você não tiver certeza de qual número pertence à empresa ativa, entre em contato com a linha de impostos empresariais e especializados do IRS e peça ajuda para identificar o EIN correto antes de enviar qualquer declaração.

O que não fazer quando você não consegue encontrar seu EIN

O erro mais comum é solicitar um novo EIN com pressa. Isso pode gerar trabalho administrativo desnecessário e causar problemas com folha de pagamento, declarações de impostos e contas bancárias.

Evite estes erros:

• Enviar uma segunda solicitação de EIN só porque o número original está ausente
• Usar um ID fiscal estadual em vez do EIN federal
• Confundir um número interno de cliente do contador com o EIN da empresa
• Enviar declarações de impostos sob o número de entidade errado

Se você não tiver certeza, pause e verifique o número antes de enviar qualquer formulário fiscal ou registro de folha de pagamento.

EIN vs. outros IDs empresariais

É fácil confundir o EIN com outros números de identificação. Veja a diferença:

• EIN: número federal de identificação fiscal emitido pelo IRS
• ID fiscal estadual: emitido por uma agência estadual para contas fiscais do estado
• Número da autorização de imposto sobre vendas: usado para cobrar e repassar imposto sobre vendas em certos estados
• Número de registro da entidade: referência estadual de registro comercial ou de constituição

Somente o EIN é usado como identificador fiscal federal da empresa perante o IRS.

E se você nunca teve um EIN?

Se sua empresa realmente nunca recebeu um EIN, talvez seja necessário solicitar um em vez de tentar recuperar um número existente.

O IRS recomenda solicitar eletronicamente quando elegível. Em geral, você deve usar um método de solicitação por entidade para não receber números duplicados. O processo de solicitação depende de onde a empresa está localizada e da rapidez com que você precisa do EIN.

Se você estiver abrindo uma nova empresa, geralmente é melhor obter o EIN depois que sua entidade estiver devidamente criada e antes de abrir contas, contratar funcionários ou começar a enviar impostos sobre folha de pagamento.

Como manter seu EIN fácil de encontrar depois

Depois de localizar o número, guarde-o em mais de um local seguro. Um pouco de organização agora pode economizar tempo depois.

Boas opções para armazená-lo incluem:

• Sua pasta de registros de constituição
• Um gerenciador de senhas seguro
• As observações do seu sistema contábil
• O perfil da conta bancária empresarial
• Uma pasta interna compartilhada de conformidade com acesso restrito

Também é inteligente manter juntos o aviso de atribuição do IRS, a primeira declaração fiscal e os documentos de abertura da conta bancária para que o EIN seja fácil de verificar quando necessário.

Como a Zenind ajuda novos empresários a se manterem organizados

Para fundadores e pequenos empresários, muitas vezes o verdadeiro problema é a falta de documentação, não o EIN em si. A Zenind ajuda a simplificar o processo de constituição e a manter registros empresariais essenciais organizados, para que os detalhes importantes sejam mais fáceis de acompanhar quando você precisar deles.

Isso importa porque o EIN é apenas uma parte de um fluxo de conformidade mais amplo. Novas empresas também precisam gerenciar documentos de constituição, registros, contas fiscais e obrigações contínuas de declaração. Ter um sistema confiável desde o primeiro dia reduz a chance de solicitações duplicadas, prazos perdidos e dores de cabeça administrativas evitáveis.

Conclusão

Se você precisa encontrar seu número EIN, comece pela notificação do IRS, declarações fiscais, documentos bancários e registros de cadastro estadual. Se ainda assim não conseguir localizar o número, ligue para a linha de impostos empresariais e especializados do IRS, no número 800-829-4933, para verificar o número com a autoridade adequada.

Na maioria dos casos, você não precisa de um novo EIN. Você precisa do existente, confirmado e armazenado em um lugar onde possa encontrá-lo na próxima vez que sua empresa precisar dele.