Як знайти свій номер EIN: кроки IRS, які документи перевірити та що робити далі

Якщо вам потрібно знайти свій Employer Identification Number (EIN), найшвидше рішення зазвичай уже є у ваших бізнес-документах. EIN — це федеральний податковий ідентифікаційний номер, який IRS використовує для ідентифікації бізнес-структури, і він зазначається в широкому спектрі податкових та банківських документів.

Якщо ви не можете знайти його одразу, не припускайте, що вам потрібен новий номер. У більшості випадків правильний наступний крок — переглянути документи, підтвердити номер в IRS і зберегти його в надійному місці для подальшого використання.

Що таке EIN і чому він важливий

EIN — це дев’ятизначний номер, який IRS присвоює певним бізнесам та організаціям для податкової звітності. Його зазвичай використовують:

• Корпорації
• Партнерства
• LLC з працівниками або кількома учасниками
• Спадщини та трасти
• Некомерційні та інші організації

Компанії використовують EIN для подання федеральних податкових декларацій, відкриття бізнес-рахунків, найму працівників, обробки зарплати та виконання багатьох державних і місцевих реєстрацій. Якщо ви коли-небудь подавали форми з податків на оплату праці, зверталися по бізнес-кредит або відкривали merchant account, ваш EIN уже може бути зазначений у цих документах.

Де спочатку шукати свій EIN

Перш ніж звертатися до IRS, перевірте документи та системи, де номер найімовірніше зберігається.

1. Ваше повідомлення про присвоєння від IRS

Якщо ваша компанія спочатку подавала заявку на EIN, IRS надсилав повідомлення про присвоєння. Якщо ви зберегли його в електронному вигляді або роздрукували, EIN буде вказано там.

Шукайте:

• Оригінальне підтвердження EIN або лист про присвоєння
• Збережені PDF-файли або вкладення в електронній пошті з процесу реєстрації
• Внутрішні файли компанії, які зберігає засновник, бухгалтер або юрист

Якщо ваша компанія була створена нещодавно і ви користувалися сервісом реєстрації або партнером із подання документів, підтвердження EIN також може бути включено до пакета бізнес-документів.

2. Федеральні податкові декларації та звіти з payroll

Ваш EIN часто зазначається в поданих податкових формах. Типові приклади:

• Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return
• Form 940, Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return
• Подання Form W-2 і W-3
• Декларації з податку на прибуток корпорації або партнерства
• Форми з акцизного податку або податків на оплату праці

Якщо у вашої компанії є податковий консультант, payroll-провайдер або бухгалтер, попросіть їх перевірити останні подання. Вони також можуть мати EIN у профілі клієнта.

3. Банківські та фінансові документи бізнесу

Банки та кредитори зазвичай збирають EIN під час відкриття рахунку або схвалення позики. Перевірте:

• Документи бізнес-чекінгу
• Угоди з merchant processing
• Кредитні документи
• Заявки на кредит
• Форми для відкриття рахунку в банку

Якщо ваш бізнес працює з платіжним процесингом або бухгалтерською платформою, EIN також може зберігатися в налаштуваннях облікового запису або податковому профілі.

4. Державні та місцеві реєстрації

Ваш державний податковий орган, служба праці або орган ліцензування можуть мати ваш EIN у своїх записах, якщо ви реєстрували бізнес для payroll-податків, податку з продажів або інших подань.

Перевірте:

• Державні податкові реєстрації бізнесу
• Дозволи на податок з продажів
• Облікові записи страхування на випадок безробіття
• Файли місцевих ліцензій
• Річні звіти або реєстраційні документи

5. Внутрішні бізнес-документи

Багато компаній зберігають EIN у місцях, які легко пропустити:

• Операційні угоди або корпоративні книги
• Документи про створення компанії, які зберігає registered agent або організатор
• Профілі в бухгалтерському програмному забезпеченні
• Екрани налаштування payroll-систем
• Файли для онбордингу постачальників

Якщо у вас є віртуальний офіс, зовнішній CPA або аутсорсингова payroll-команда, зверніться до них напряму й запитайте, чи є у них цей номер.

Як отримати свій EIN в IRS

Якщо у ваших документах EIN немає, IRS може допомогти підтвердити його для належної уповноваженої особи.

Лінія IRS Business and Specialty Tax Line може допомогти з питаннями щодо EIN за номером 800-829-4933. Якщо у вас порушення слуху, номер TTY IRS — 800-829-4059.

Перед дзвінком підготуйтеся підтвердити ключову інформацію про бізнес, зокрема:

• Юридичну назву бізнесу
• Адресу бізнесу
• Інформацію про відповідальну особу
• Тип юридичної особи
• Вашу особу та повноваження на отримання інформації

Якщо ви не є уповноваженою особою для цієї організації, IRS може не розкрити EIN.

Якщо у вас кілька EIN

Іноді в бізнесу випадково з’являється більше ніж один EIN, часто тому, що подали нову заявку, коли не вдалося знайти початковий номер. Якщо ви не впевнені, який номер належить активному бізнесу, зверніться до IRS Business and Specialty Tax Line та попросіть допомогти визначити правильний EIN перед поданням документів.

Чого не робити, якщо ви не можете знайти свій EIN

Найпоширеніша помилка — занадто швидко подавати заявку на новий EIN. Це може створити зайву адміністративну роботу і призвести до проблем із payroll, податковими поданнями та банківськими рахунками.

Уникайте таких помилок:

• Подавати другу заявку на EIN лише тому, що оригінальний номер загублено
• Використовувати державний податковий номер замість федерального EIN
• Плутати внутрішній номер клієнта бухгалтера з бізнес-EIN
• Подавати податкові декларації під неправильним номером юридичної особи

Якщо ви не впевнені, зробіть паузу й перевірте номер перед поданням будь-якої податкової форми або payroll-запису.

EIN vs. інші бізнес-ідентифікатори

Легко переплутати EIN з іншими ідентифікаційними номерами. Ось різниця:

• EIN: Федеральний податковий ідентифікаційний номер, виданий IRS
• Державний податковий номер: Видається державним органом для податкових рахунків на рівні штату
• Номер дозволу на податок з продажів: Використовується для нарахування та перерахування податку з продажів у певних штатах
• Номер реєстрації юридичної особи: Державний номер реєстрації бізнесу або посилання на статут

Лише EIN використовується як федеральний податковий ідентифікатор бізнесу в IRS.

Що робити, якщо у вас ніколи не було EIN

Якщо ваш бізнес справді ніколи не отримував EIN, можливо, вам потрібно подати заявку на новий номер, а не намагатися відновити вже наявний.

IRS рекомендує подавати заявку в електронному вигляді, якщо це дозволено. Загалом для однієї юридичної особи слід використовувати один спосіб подання заявки, щоб не отримати дублікати номерів. Процес залежить від того, де розташований бізнес і як швидко вам потрібен EIN.

Якщо ви створюєте новий бізнес, зазвичай найкраще отримати EIN після належного створення юридичної особи і до відкриття рахунків, найму працівників або початку подання payroll-податків.

Як зробити так, щоб EIN було легко знайти пізніше

Коли ви знайдете номер, збережіть його щонайменше в двох надійних місцях. Трохи організації зараз заощадить час пізніше.

Добрі місця для зберігання:

• Папка з документами про створення компанії
• Надійний менеджер паролів
• Нотатки в бухгалтерській системі
• Профіль бізнес-банківського рахунку
• Спільна внутрішня папка з комплаєнсу з обмеженим доступом

Також варто зберігати разом повідомлення про присвоєння від IRS, першу податкову подачу та документи налаштування банківського рахунку, щоб EIN можна було легко підтвердити за потреби.

Як Zenind допомагає новим власникам бізнесу тримати все впорядковано

Для засновників і власників малого бізнесу проблема часто не в самому EIN, а у відсутності документів. Zenind допомагає спростити процес створення компанії та організувати важливі бізнес-документи, щоб ключові дані було легше відстежувати, коли вони потрібні.

Це важливо, тому що EIN — лише одна частина ширшого процесу комплаєнсу. Нові компанії також повинні керувати документами про створення, реєстраціями, податковими рахунками та поточними обов’язками з подання звітності. Надійна система з першого дня зменшує ризик дублювання заявок, пропущених дедлайнів і зайвих адміністративних проблем.

Підсумок

Якщо вам потрібно знайти свій номер EIN, почніть із повідомлення від IRS, податкових декларацій, банківських документів і державних реєстраційних записів. Якщо ви все ще не можете його знайти, зателефонуйте до IRS Business and Specialty Tax Line за номером 800-829-4933, щоб підтвердити номер у належної уповноваженої особи.

У більшості випадків вам не потрібен новий EIN. Вам потрібен існуючий номер, підтверджений і збережений у місці, де його буде легко знайти наступного разу, коли він знадобиться вашому бізнесу.